Thông thường việc lập invoice tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Ví dụ nếu là hợp đồng thanh toán bằng L/C thì việc lập invoice khá chi tiết thể hiện đầy đủ thông tin yêu cầu mẫu chuẩn invoice thương mại, còn lại có thể lập invoice đơn giản hơn thể hiện thông tin:
– Người nhập khẩu JOSBO.
– Người xuất khẩu đồng thời là người phát hành invoice là công ty Anh Em.
– Ngày lập 28/4/09 – Số hợp đồng 200904
– Số cont GLDU7244720 và số seal M0564850 – Tên tàu và số chuyến Pacific Gloria V055S. – Đi từ cảng ICD Phước Long, Việt Nam. – Cảng đến Adelaide, Australia.
– Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã hàng hóa, số lượng, giá cả cho một đơn vị hàng (USD) và tổng giá trị của nó, ký tên và đóng dấu công ty Anh Em.
Đối với hàng hóa này thì chỉ cần lập invoice đơn giản (vì hợp đồng thanh toán bằng phương thức T/T. Cách lập invoice thể hiện những thông tin chi tiết trên mẫu (xem phụ lục số 5).
Lập packing list cũng tương tự và có những thông tin như invoice nhưng có thêm phần nữa đó là trên packing list phải thể hiện Gross weight và thể tích của lô hàng (xem phụ lục số 6).
Sau khi lập các chứng từ trên, Master Lines phải đến người shipper (công ty Anh Em) để kí tên, đóng dấu vào cam kết khai (thông thường khách hàng quen thuộc sẽ cung cấp cho Master Lines con dấu và chữ kí để giảm bớt thời gian đi lại và chờ đợi nếu shipper đi vắng).
Sau đó nhân viên khai hải quan của Master Lines sẽ đi khai hải quan hàng xuất khẩu. Bộ tờ khai hải quan hàng xuất gồm:
– 2 tờ khai hải quan (1 bản lưu danh cho người khai và 1 bản lưu dành cho hải quan)
– Bản phụ lục đính kèm chi tiết hàng hóa đã kê ở trên (nếu có). – 1 packing list vừa lập.
– 2 đơn phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan theo mẫu (điền các thông tin in sẵn trên đơn).
– 1 giấy giới thiệu của công ty cho nhân viên hải quan đi khai. Quy trình khai hải quan hàng xuất
Đầu tiên Master Lines vào cửa hải quan hàng xuất để đăng kí tờ khai hàng xuất, nộp cả bộ chứng từ hàng xuất (bộ chứng từ như đã nêu ở trên) vào cửa đăng kí hải quan hàng xuất và đợi nhân viên hải quan cho mã tờ khai hải quan. Nhân viên hải quan sẽ ghi tên công ty khai hải quan hàng xuất và mã tờ khai vào 1 phiếu trắng là công ty Anh Em, MST: 0302386923 mã tờ khai 14743.
Nhân viên Master Lines sẽ kiểm tra tên công ty có phải là tên công ty có phải là khách hàng của mình hay không, lưu số tờ khai và điền mã tờ khai 14743 vào cả 2 bộ tờ khai. Sau đó đánh số thứ tự cho bộ chứng từ, ghi số lượng chứng từ vào phiếu tiếp nhận và nộp lại cho hải quan hàng xuất, hải quan sẽ nộp cho cấp trên và đợi lệnh, nhân viên cấp trên sẽ xem xét và phê duyệt vào lệnh hình thức là hàng thuộc mức nào, thông thường có 3 mức trong lệnh hình thức:
– Mức 1: hàng miễn kiểm không tính thuế – Mức 2: hàng miễn kiểm có tính thuế – Mức 3: hàng kiểm có tính thuế
Máy tính điện tử sẽ mặc định cho lô hàng thuộc mức nào và sau đó lãnh đạo sẽ duyệt lô hàng ở mức nào, kết quả sẽ lấy theo lãnh đạo duyệt.
Nếu lô hàng xuất khẩu thuộc mức 1 thì sẽ lấy tờ khai trực tiếp và thanh lý tờ khai luôn.
Nếu lô hàng thuộc mức 2 thì sẽ phân công cho nhân viên tính thuế và báo cho Master Lines, nhân viên Master Lines sẽ đến nhân viên tính thuế xác nhận giá trị tính thuế trên tờ khai, nhận lại tờ GATT tính thuế (để đưa lại cho công ty Anh Em sau này đi nộp thuế ở cơ quan thuế) và tờ khai hải quan hàng xuất (bản dành cho người khai hải quan), sau đó thanh lý bãi và thanh lý tàu.
Với lô hàng xuất khẩu này thì cấp trên trong khâu hải quan đã đánh vào mức 3 nghĩa là lô hàng bị kiểm và ghi chú trên tờ khai là hàng kiểm và bị kiểm xác xuất 5% tại ICD Phước Long, thời gian kiểm từ 14h ngày 28/4 đến 14h20 ngày 28/4 và sẽ phân công nhân viên tính thuế và nhân viên kiểm là Văn Hậu, Master Lines gọi điện cho nhân viên Văn Hậu (bảng đính kèm ở cửa hải quan có thông tin về tên nhân viên kiểm và số điện thoại liên hệ), rút tờ khai và đóng phí kiểm là 12.000đ, đóng lệ phí lấy tờ khai 30.000đ và đến hệ thống mạng điện tử bên thương vụ cảng đánh số cont GLDU7244720 để kiểm tra hàng nằm ở bãi nào.
Mặc nhiên bảng điện tử sẽ hiện ra lô hàng có số cont GLDU7244720 của công ty Anh Em ở vị trí bãi cont N02 và gọi điện cho nhân viên Văn Hậu báo là hàng đã sẵn sàng để kiểm. Nhân viên kiểm sẽ chỉ định mở cont và lôi bất cứ kiện nào để kiểm với xác xuất hàng lấy ra 5% hàng trong cont, kiểm theo thông tin ghi trên tời khai là tên hàng hoá. Ví dụ như là Tủ-LTV-08AI 1525x580x675 xem có đúng là bộ bàn với chất liệu đó không . Sau khi kiểm thấy khớp sẽ bấm thêm một seal gọi là seal hải quan có mã 31890 và đóng cont lại bấm seal hãng tàu M0564850 cho cont GLDU7244720. Nhân viên kiểm ghi chú thông tin sau khi kiểm là hàng hoá kê khai đúng với mô tả về số lượng và chất liệu như trong tờ khai hải quan, là hàng kiểm với xác xuất 5% tên hàng, số lượng, loại hàng đúng
Sau khi kiểm xong, nhân viên Master Lines quay lại cửa hải quan hàng xuất để giao cho nhân viên tính thuế, nhân viên tính thuế dựa vào mã hàng hoá trên tờ khai và tính thuế theo giá trị % quy định trong biểu thuế năm 2009 và lập GATT, ghi giá trị tính thuế để công ty Anh Em đóng thuế. Nếu là hàng kiểm thì việc tính thuế lúc nào cũng diễn ra sau khi kiểm vì khi hàng bị kiểm nghĩa là có thể loại hàng hoá kê khai không đúng mã hàng hoá hoặc là số lượng hàng hoá nên việc tính thuế thực hiện trước khâu kiểm thì có thể giá trị thuế không chính xác nếu hàng kiểm không đúng như trên tờ khai. Vì thế xác định mã hàng háo và số lượng thì việc tính thuế sẽ chính xác hơn.
Sau đó Master Lines sẽ đến hải quan giám sát làm thủ tục thanh lý hàng xuất, nộp tờ khai hải quan (bản lưu người khai hải quan) cho nhân viên giám sát, đợi nhân viên giám sát vào sổ và cấp cho Master Lines 1 phiếu với nội dung là đã lưu vào sổ hải quan, sau đó đem đến thanh lý tàu, nhân viên thanh lý tàu sẽ kiểm tra tên con tàu Pacific Gloria V055S ghi trên tờ khai có booking lô hàng của công ty Anh Em và thời gian thanh lý có trước giờ closing time không, ghi trên tờ khai có đúng với con tàu booking không.
Lưu ý nếu thanh lý trễ hơn so với giờ tàu chạy thì coi như hàng bị rớt tàu nghĩa là hàng sẽ không đi được con tàu đó và phải lưu tại bãi hoặc kho làm lại booking và khai hải quan cho lô hàng, mọi chi phí kho bãi sẽ phải đóng cho cảng.
Sau khi mọi thủ tục hải quan hoàn tất, Master Lines nhận lại tờ khai hàng xuất (bản dành cho người khai hải quan).