Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL – Full container load) Quy trình cơ bản bao gồm các công việc :
- Người xuất khẩu liên lạc với hãng tàu, thông báo các thông tin về hàng hóa, nơi đi, nơi đến… Hãng tàu sẽ fax cho chủ hàng bảng lịch tàu để chủ hàng chọn chuyến tàu. Sau khi đã thống nhất hàng sẽ đi chuyến tàu nào thì hãng tàu sẽ fax cho chủ hàng Booking note (Bảng đăng ký lưu khoang/lưu cước) để chủ hàng điền vào và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu.
- Sau đó hãng tàu sẽ cấp Lệnh giao cont rỗng để chủ hàng mượn và seal (kẹp chì). Chủ hàng hoặc người vận tải thay mặt chủ hàng nhận container phải ký vào phiếu EIR (một dạng của biên bản giao container để quy trách nhiệm khi làm hư hỏng hoặc mất mát container).
- Chủ hàng (nhà xuất khẩu) lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng (nhà xuất khẩu) vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi CY (Container yard – bãi container).
- Chủ hàng khai hải quan và đại diện hải quan đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container.
- Chủ hàng lập Packing list và trao cho hãng tàu để lập B/L.
Nếu gửi hàng lẻ không đủ một container (LCL/LCL – less than a container load) có 2 trường hợp :
- Gửi hàng thông qua công ty giao nhận với tư cách là người gom hàng (Consolidator)
- Gửi hàng trực tiếp cho hãng tàu thông qua bộ phận cung cấp dịch vụ logistics của hãng tàu ví dụ Mearsk logistics (lưu ý rằng trước đây hãng tàu không làm nhiệm vụ gom hàng lẻ, song do sự phát triển của dịch vụ logistics nên hiện nay các hãng tàu đảm đương luôn công việc này).
Quy trình cơ bản :
Người xuất khẩu gửi Booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ giao nhận hàng.
Người xuất khẩu mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ tại trạm CFS (Container frieght station – tram đóng hàng lẻ) của hãng tàu hoặc của người gom hàng (Consolidator/Forwarder)
Người xuất khẩu mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm soát và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành thủ tục giao hàng và yêu cầu cấp vận đơn và chứng từ vận tải.
Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển tới nơi đến.