Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo cơ cấu đa tuyến -chức năng. Thủ trởng đơn vị là giám đốc công ty dợc sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng t vấn trong việc suy nghĩ, bàn bạc tiùm những giải pháp tối u cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên quyền quyết định những vấn đề ấy vẫn thuộc về giám đốc công ty. Những quyết định quản lý do các phàng chức năng nghiên cứu đề xuất khi dợc giám đốc thông qua sẽ trở thành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới theo tuyến đã quy định. Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến mà không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xởng, các tổ đội sản xuất. Cụ thể, bộ máy quản lý của công ty
phòng kinh tế kế hoạch, kĩ thật vật t tiếp thị, phòng tổ chức lao động hành chính với những chức năng nhiệm vụ nh sau:
Đứng đầu là giám đốc, ngời chịu trớc pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty, có quyền quyết định đối với những vấn đề quan trọng của công tynh trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A. Giám đốc công ty còn là ngời chủ tài khoản của doanh nghiệp.
Các phó giám đốc và là ngời giúp việc cho giám đốc, đợc giám đốc phân công một số công việc của giám đốc. Phó giám đốc và là ngời chịu trách nhiệm tr- ớc giám đốc về những mặt đợc phân công và đồng thời có thể thay mặt giám đốc quyết định những vấn đề đợc phân công. Phó giám đốc kĩ thuật phụ trách mảng công việc về thiết kế công trình, những vấn đề về kĩ thuật và điều hành bộ phận kĩ thuật trong phòng kinh tế kế hoạch, kĩ thuật vật t tiếp thị. Phó giám đốc kinh tế kế hoạch phụ trách mảng công việc hvề dự toán giá, về nguồn vật t và phân công sắp xếp các hạng mục công trình hay là tiên lợng, dự toán quá trình thi công, điều hành bộ phận tiên lợng trong phòng kinh tế kế hoạch vật t tiếp thị. Hai phó giám đốc luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Phòng kinh tế kế hoạch , kĩ thuật vật t tiếp thị có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở hợp đồng đã đợc ký kết trớc khi thi công, bóc tách bản vẽ, tiên lợng dự đoán tiến độ thi công.
Phòng tổ chức lao động hành chính có chức năng nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng nh của các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuấtvề công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp giám đốc nắm đợc trình độ kĩ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra ch- ơng trình đào tạo cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ lịp thời cho sản xuất kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điều hoà phân phối cho các đơn vị trực thuộc(các công trình) dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thờng xuyên kiểm tra giám sát về mặt tài chính đối với các đội xây dựng, hạng mục công trình hoàn thành đối với bên A, đảm bảo chi lơng cho cán bộ công nhân viên trong toàn bộ công ty và kiểm tra chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
Ban giám đốc cùng với các phòng chức năng điều hành hoạt động sản xuất thi công ở công ty một cách thống nhất với các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp. Hiện nay công ty thực hiện chế độ khoán gọn cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trên cơ sở hợp đồng của công ty với bên A. Bộ phận tiên lợng trong phòng kinh tế, kế hoạch, kĩ thuật, vật t tiếp thị lên kế hoạch cụ thể cho các công trình thi công, căn cứ váo khả năng và điều kiện và khả năng cụ thể của các đội và từ quy chế nội bộ, công ty giao khoán gọn cho các đội và xí nghiệp và giao nhiệm vụ phaỉu hoàn thành đúng tiến độ. Các đội và xí nghiệp lại căn cứ và điều kiện cụ thể của các đơn vị trực thuộc để phân công các phần việc. Với những công trình
có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thì có thể các đội và xí nghiệp xây lắp cùng phối hợp thi công. Cuối từng tháng hoặc khi hoàn thành hợp đồng làm khoán, các đội xí nghiệp tiến hành tổng kết, nghiệm thu đánh giá công việc về số lợng, chất lợng đã hàn thành của các đội, xí nghiệp để làm cơ sở thanh toán từng khoản theo quy định trong hợp đồng. Có thể nêu ra quá trình quản lý nh sau:
Đối với các công trình do công ty trực tiếp nhận với bên A, ký kết hợp đồng, nhận hồ sơ tài liệu, giải quyết các thủ tục về mặt bằng, nguồn điện nớc thi công. Đối với các công trình do các đơn vị tự tìm kiếm thì các thủ tục trên do các đơn vị tự giải quyết và giao lại hồ sơ cho phòng kinh tế kế hoạch kĩ thuật vật t tiếp thị lu. Phòng này chịu trách nhiệm hớng dẫn đôn đốc và thông qua hợp đồng trớc khi khi trình giám đốc ký. Sau khi có đầy đủ các thủ tục để có thể thi công đợc, các đơn vị trực thuộc phải lập tiến độ, biện pháp thi công nếu đợc gám dốc duyệt lúc đó mới ký lệnh khởi công. Về việc lập dự toán và quyết toán, các đơn vị tự làm và trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, yêu cầu phải đảm bảo tính hợp lý và kịp thời. Phòng kinh tế kế hoạch kĩ thuật vật t tiếp thị có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra và hỗ trợ về mặt dự toán khi cần thiết.
Về vật t, chủ yếu công ty giao cho các đơn vị tự mua ngoài theo yêu cầu thi công, ngoài ra còn một phần vật t do bộ phận sản xuất phụ và do bên A cung ứng nhng số này rất hạn chế. Hiện nay đội cung ứng vật t của công ty đã giảm biên chế và chỉ còn một bộ phận vật t chỉ có một nhân viên tiếp liệu vật t cho công ty, Do đó, lợng vật t nhập cho công ty thờng phục vụ cho địa bàn thi công ở Hà Nội. Về máy thi công, chủng loại máy thi công ở công ty khá phong phú đáp ứng tốt yêu cầu về kĩ thuật và tiến độ thi công mặc dù hệ số hao mòn khá lớn, hầu nh toàn bộ số máy móc đợc giao cho các đơn vị phụ thuộc quản lý.
Về chất lợng công trình, đội trởng công trình là ngời đại diện cho đội phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về chất lợng công trình và an toàn lao động, nếu có sai phạm kĩ thuật dẫn đến sửa chữa hoặc phá đi làm lại thì toàn bộ chi phí đó các đơn vị phải chịu trách nhiệm. Trong trờng hợp này, phòng kinh tế, kế hoạch, kĩ thuật, vật t, tiếp thị phải giám sát và giải quyết vớng mắc cho các đơn vị, trong quá trình thi công, các đơn vị có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ giám sát làm việc.
Về an toàn và bảo hiểm lao động: Các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp có trách nhiệm thực hiện thực hiện theo chế độ hiện hành của nhà nớc và theo quy định của công ty.
Qua một số đặc điểm trên, ta thấy công ty đã áp dụng một cơ cấu quản trị hợp lý vừa phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng vừa đảm bảo quyền chỉ huy thống nhất tránh sự chồng chéo hoặc sự buông lỏng quản lý. Công ty đã tăng cờng chỉ đạo ở tất cả các công trình từ nhỏ đến lớn. Đây là điều kiện quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của công ty, vì thế công ty luôn có sự đi lên và đạt thành tích ngày càng cao.
SƠ Đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp-công ty xây dựng số 34
GIáM ĐốC Phó giám đốc Phòng kinh tế, Kế hoạch, kĩ thuật, vật tư, tiếp thị Phòng tổ chức, Lao động hành chính Phòng kế toán, tài chính Xí nghiệp
Xây lăp số 1 Đội XD1 Đội XD2 Đội XD3 Đội XD8 Đôi XD9
Đội XD1 ĐộiXD2 KT TRƯởNG Phòng kinh tế, kế hoạch, kĩ thuật tiếp thị Phòng tổ chức lao động hành chính Phòng tài chính, kế toán
II/tổ chức công tác kế toán ở công ty.
1/Tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu của các doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác kế toán góp phần bảo toàn tài sản, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Cũng nh vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán sao cho hợp lý gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả, là điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của công ty. Bộ máy kế toán phải đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh. ở công ty xây dựng số 34, để phù hợp với đặc điểm của sản xuất là lực lợng thi công đợc tổ chức thành nhiều đội và xí nghiệp xây dựng và thực hiện giao khoán và để phù hợp với c cấu bộ máy quảnlý là chức năng -đa tuyến; bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty, các đội và xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế có nhiệm vụ hớng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, theo dõi chi phí, thu thập, kiểm tra chứng từ về phòng tài chính kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty có 5 ngời ở phòng tài chính kế toán và các nhân viên kinh tế ở các đội và xí nghiệp với những công việc đợc phân công nh sau:
+Kế toán trởng:Giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thông tin kinh tế trong toàn công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc và điều lệ điều lệ kế toán trởng hiện hành.
Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty. Phổ biến, hớng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính của Nhà nớc, của Bộ xây dựng và của Tổng công ty.
Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn.
Hớng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Tổ chức việc kiểm tra kế toán.
Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính -tín dụng
Chịu trách nhiệm trớc công ty và kế toán trởng Tổng công ty về toàn bộ công tác tài chính, kế toán.
Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng.
Theo dõi thanh lý tài sản cố định, kiểm tra, quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu t, lập hồ sơ thủ tục về đầu t xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu t xây dựng cơ bản.
Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ điều động trong nội bộ công ty. Theo dõi công tác thu vốn trên những công trình do công ty thi công. Lập báo cáo định kỳ và thờng xuyên về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp thông tin kế toán toàn công ty.
+Kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi Ngân hàng: Theo dõi tiền gửi và tiền vay Ngân hàng.
Theo dõi thanh toán với Ngân sách, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngời cung cấp, thanh toán các khoản phải thu của khách hàng
Theo dõi công tác thu vốn trên các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty. Hàng tháng lập các báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàn công ty, lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh.
Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lu động, kế hoạch lao động tiền lơng, các tờ khai về thuếvà thanh toán với Ngân sách, biên bản đối chiếu với cục thuế.
Tính toán các khoản phải thu của các đội và xí nghiệp xây lắp trực thuộc. Tham gia lập các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính.
Lập phiếu thu chi.
+Kế toán vật t và kế toán tiền lơng:
Theo dõi tình hình nhập -xuất-tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty.
Theo dõi thanh toán tạm ứng.
Theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm xã hôi toàn công ty. Lập nhập, xuất vật t.
Tập hợp, theo dõi chi phí khối cơ quan công ty, tham gia lập báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của công ty.
+Thủ quỹ kiên thống kê:
Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc bằng tiền mặt. Ghi chép thờng xuyên việc thu-chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Bảo quản, theo dõi số d đầu kỳ, số d cuối kỳ của quỹ.
Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng tháng.
+Kế toán ở xí nghiệp xây lắp số 1 và ở các đội xây dựng trực thuộc công ty là các nhân viên kế toán dới sự hớng dẫn kiểm tra của phòng kế toán công ty có nhiệm vụ lập chứng từ kế toán phát sinh tại các đội, xí nghiệp xây lặp, tính lơng công nhân viên sản xuất trực tiếp, gián tiếp. Định kỳ hay hàng tháng, lập báo cáo gửi về công ty theo kiểu mẫu quy địnhvà yêu cầu của phòng tài chính kế toán công ty. Kiểm tra đối chiếu số liệu với phòng tài chính kế toán và tập hợp chi phí sản xuất kinhdoanh của từng đội và xí nghiệp giao cho phòng tài chính kế toán vào cuối tháng. ở phòng tài chính kế toán, sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, theo sự phân công sẽ thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, lập các chứng từ, nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành các hoạt động của các công trình.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp-công ty xây dựng số 34
Kế toán trưởng
Thủ quỹ và
2/Tổ chức hình thức sổ kế toán của công ty.
Hình thức sổ kế toán là là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định. Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức
Nhật kí chung
a/Các loại sổ mà công ty sử dụng: +Sổ nhật kí chung. (1 quyển) +Sổ cái (1quyển)
+Các sổ kế toán chi tiết nh: Sổ tài sản cố định
Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm Thẻ kho vật liệu sản phẩm Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ Sổ chi tiết chi phí trả trớc.
Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, với Ngân sách Nhà nớc, thanh toán nội bộ.
Sổ chi tiết tiêu thụ
b/Trình tự ghi chép sổ kế toán ở công ty: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đợc gốc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trớc hết đợc ghi vào sổ nhật kí chung, căn cứ vào số liệu trên sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo những tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời các nghiệp vụ