Chứng từ kế toán sử dụng:
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn giá trị gia tăng Biên bản giao nhận Phiếu nhập kho Thẻ kho
Đối với nguyên vật liệu về nhập kho, trước khi nhập kho phải làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách phẩm chất. Nếu đạt yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho. Khi đó, nhân viên thu mua sẽ lập biên bản giao nhận và phiếu đề nghị nhập kho. Cán bộ phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hóa đơn của người bán để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: liên 1 dùng để lưu còn liên 2 thì giao cho thủ kho. Sau đó, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư ghi sổ.
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập như sau:
- Nhân viên KCS kiểm tra vật tư về số lượng, quy cách phẩm chất
- Nhân viên thu mua lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập kho.
- Cán bộ phòng cung ứng vật tư lập phiếu nhập kho, ghi số lượng cần nhập theo yêu cầu vào phiếu nhập kho, ký và chuyển xuống cho thủ kho.
- Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư.
- Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, ghi định khoản và ghi sổ kế toán.
VD2: Ngày 14/12/2007 sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra NVL, Tổng công ty Giấy Việt Nam tiến hành nhập kho một số loại NVL thu mua của Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng theo hóa đơn LH/2007B số 0084301, nhập tại kho phân xưởng nguyên liệu.
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: LH / 2007B Số hóa đơn: 0084301 LIÊN 2: Giao khách hàng
Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Địa chỉ: Xã Tây Cốc - Đoan Hùng - Phú Thọ Tài khoản:
MST: 2600357502 – 015 Điện thoại:
Tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh Đơn vị: Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: Phù Ninh - Phú Thọ
Tài khoản:
MST: 2600357502
Hình thức thanh toán: tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000
Cộng tiền hàng: 9.220.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế giá trị gia tăng: 922.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.142.000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu một trăm bốn mươi hai nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.2: Biên bản giao nhận đường bộ BIÊN BẢN GIAO NHẬN ĐƯỜNG BỘ
Ngày 14 tháng 12 năm 2007
Số hóa đơn: 0084301 Số xe: 19L2829
Đơn vị giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Bên giao: Mai Thanh Hải
Bên nhận: 1- Nguyễn Văn Mạnh 2- Phạm Thị Hà
Chủng loại Khối lượng giao nhận (Tấn) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 18,44
Quy cách phẩm chất: Đủ quy cách phẩm chất.
Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Tổng công ty Giấy Mẫu số: 01 - VT
Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Bộ phận:…………. ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Nợ TK: 1520113 Số: 04 Có TK: 33621
Họ và tên người giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Theo HĐ số … ngày 14 tháng 12 năm 2007 của …
Nhập tại kho: Phân xưởng nguyên liệu địa điểm: …
S TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá M ã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng 9.220.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo:…
Ngày 14 tháng 12 năm 2007
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)