PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG XÃ HỘ
2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động Xã hộ
NXB Lao động - Xã hội
Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In, kết hợp với những kiến thức được học ở trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán NVL tại Xí nghiệp In.
Ngoài giấy và bản in được quy định số lượng xuất theo đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, các NVL khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xưởng. Chính vì vậy, người lao động thường sử dụng lãng phí, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không được phản ánh chính xác. Để có thể quản lý NVL tốt hơn, Xí nghiệp cần xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL như sau:
+ Định mức tiêu hao cho các NVL khác ngoài giấy và bản in: trước khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức cho NVL, Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn đặt hàng theo từng loại ấn phẩm và mỗi ấn phẩm lại phân thành những cấp khác nhau căn cứ vào số lượng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Ví dụ như: đối với giáo trình hay sách giáo khoa thì với số lượng nhỏ là dưới 500 - 1000 cuốn, từ trên 1000 - 2000 cuốn là cỡ vừa, từ trên 2000 cuốn là cỡ lớn. Căn cứ vào cỡ của đơn đặt hàng ta định mức được mức tiêu hao NVL. Những đơn đặt hàng với số lượng nhỏ là bao nhiêu lít dung dịch ẩm, dung dịch hiện bản, axít, cồn, dầu hoả, …bao nhiêu kg xà phòng, giẻ lau, bột khô… cho một đơn đặt hàng. Tiếp đến các đơn đặt hàng cỡ cao hơn cũng vậy. Cùng với việc định mức NVL cho sản xuất phòng kế hoạch cử người theo dõi tình hình thực tế NVL thực dùng cho sản xuất ở mỗi phân phân xưởng, những người được phân công có thể chính là quản đốc phân xưởng. Sau mỗi ngày sản xuất quản đốc ghi lại tình hình sử dụng NVL lượng sản xuất, lượng tồn trong ngày để đến cuối tháng tổng hợp lượng NVL xuất. Ban đầu có thể việc tính định mức tiêu hao là chưa chính xác nhưng cùng với việc lập bảng Tổng hợp xuất NVL cho từng tháng sẽ giúp phòng kế hoạch và nhân viên kế toán thống kê lại được những kết quả của các tháng, trên cơ sở đó đối chiếu so sánh kết quả với thực tế tiêu hao và điều chỉnh tiếp cho đến
khi nào sát với thực tế thì khi đó chính là mức tiêu hao chính thức của NVL đối với loại đơn đặt hàng đó. Nó sẽ là mức chuẩn cho các đơn đặt hàng sau này.
+ Định mức bao nhiêu mực trên từng trang giấy in và trang in căn cứ theo từng khổ giấy in. Với những khổ giấy khác nhau thì lượng mực trên từng trang in cũng khác nhau. Từ đó, căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm và mỗi ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó.
+ Ngoài ra, Xí nghiệp cũng nên khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp như: tuyên dương, khen thưởng đối với những người sử dụng tiết kiệm NVL và phạt bồi thường đối với những người sử dụng lãng phí.
Báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Với tầm quan trọng của báo cáo quản trị cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc, Xí nghiệp In nên tiến hành lập các báo cáo quản trị nhằm phân tích tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng NVL cho sản xuất thông qua việc lập dự toán ngân sách chi phí sản xuất nói chung và chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này sẽ giúp cho Xí nghiệp chủ động được trong việc quyết định lượng NVL cần dự trữ, cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ. Qua đó, Xí nghiệp có thể kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán với thực tế để có những quyết định kịp thời và xác đáng.
Giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán NVL một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho NVL, Xí nghiệp In nên áp dụng tính giá theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trong điều kiện kế toán thủ công thì phương pháp này có nhiều nhược điểm, tính toán phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên trong điều kiện kế toán máy hiện nay, với sự hỗ trợ của máy tính thì đây không còn là vấn đề khó khăn đối với Xí nghiệp. Việc tính giá bình quân hoàn toàn do máy tính tự động tính. Áp dụng phương pháp này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá NVL xuất kho được tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá NVL nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp
cho các nhà quản lý biết được giá trị NVL tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng.
Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho NVL, giá bình quân của NVL sẽ được tính lại ngay theo công thức sau:
Bên cạnh đó, Xí nghiệp In cũng cần có kế hoạch dữ trữ NVL một cách khoa học sao cho vừa phải đảm bảo được một lượng NVL cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, nhưng cũng vừa phải đảm bảo sao cho lượng NVL này không quá nhiều, gây ra ứ đọng, lâu ngày sẽ dẫn đến hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... và đồng thời cũng làm giảm chi phí bảo quản của Xí nghiệp, góp phần làm hạ giá thành của sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp.
Xí nghiệp có thể tham khảo công thức sau để tính ra lượng dự trữ NVL giấy cần thiết:
Vdt = Vp x P x T Trong đó:
Vdt : Vật tư cần dự trữ
Vp : Vật tư tiêu hao trung bình 1 trang in tiêu chuẩn (13 x 19) P : Số trang in tiêu chuẩn trung bình trong 1 tháng.
T : Số tháng cần dự trữ vật tưS Giá NVL bình
quân sau mỗi = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập kho Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho
Giá thực tế của NVL xuất kho =
Giá bình quân của một đơn vị NVL x
Lượng NVL xuất kho
Ngoài ra, do đặc điểm của ngành in nên NVL của Xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những NVL phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất dễ hư hỏng, mục nát, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình bảo quản. Chính vì vậy, Xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Khoản dự phòng này được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của Xí nghiệp, giúp cho Xí nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Việc lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau:
Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Xí nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của NVL tồn kho. Thành phần Hội đồng gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật và một số chuyên gia nếu cần.
Trong trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị gốc nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đó.
+ Phương pháp lập dự phòng:
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm
giá NVL =
Lượng NVL thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài
chính x Giá gốc NVL tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho Giá gốc NVL tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của NVL tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại NVL tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) của Xí nghiệp.
+ Xử lý khoản dự phòng:
Tại thời điểm lập dự phòng nếu giá gốc NVL tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các bước trên.
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho.
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp trích thêm vào giá vốn hàng bán của Xí nghiệp phần chênh lệch.
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
Trong một kỳ kinh doanh có rất nhiều đơn đặt hàng cùng được thực hiện, bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp nên mở chi tiết cho các khoản mục chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Bởi vì, chi phí NVL trực tiếp có thể phản ánh riêng cho từng đơn đặt hàng (thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập), các chi phí còn lại được phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo chi phí NVL trực tiếp. Nhìn vào bảng phân bổ dưới đây có thể thấy được tình hình sử dụng NVL trong kỳ chi tiết theo từng đơn đặt hàng và qua đó có thể ước tính được giá thành của từng đơn đặt hàng.
Biểu 2.1: Bảng phân bổ NVL
Stt TK/ Tên chi phí 1521 1522 … Tổng cộng
1 621
NVL trực tiếp
Tạp chí tài chính
2 627
Sản xuất chung
Tạp chí tài chính
Gió đổi mầu, nắng chiều
3 642
Quản lý DN
Tạp chí tài chính
Gió đổi mầu, nắng chiều
Tổng cộng
Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều ưu điểm song với số lượng NVL nhiều và nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ lớn như Xí nghiệp In bây giờ thì phương pháp này tỏ ra không còn phù hợp nữa. Theo em, Xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL. Với phương pháp này, sẽ tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán NVL, phù hợp với các DN sử dụng nhiều loại NVL với số lượng nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ nhiều. Hơn nữa, khối lượng công việc sẽ được dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm, là nhân tố làm tăng tính chính xác cho các số liệu kế toán. Mặt khác, thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, được đào tạo bài bản, có trình độ quản lý, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ. Chính vì những lý do trên nên theo em, Xí nghiệp In nên chuyển sang áp dụng phương pháp sổ số dư vào hạch toán chi tiết NVL.
Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi Thẻ kho như các phương pháp khác thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư do kế toán chuyển đến. Thủ kho tiến hành ghi vào Sổ số dư lần lượt cho từng loại NVL về chỉ tiêu số lượng. Mỗi tháng được ghi vào một cột, Sổ số dư này được kế toán mở cho từng kho vào ngày đầu năm và sử dụng cho cả năm.
Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính trị giá thành tiền NVL nhập - xuất theo từng loại NVL, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở cho từng kho).
Cuối kỳ, kế toán NVL tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng loại NVL trên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Từ Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp.
Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư như sau (biểu 2.2; 2.3; 2.4).