Quy trình
Dựa vào Hợp đồng ký gửi đại lý và Phiếu yêu cầu mua hàng của đại lý, BP Bán hàng lập Lệnh điều động nội bộ thành 3 liên sau đó chuyển liên 1 cho BP Kế toán, liên 2 cùng Phiếu yêu cầu mua hàng lưu nội bộ, liên 3 chuyển cho BP Kiểm nhận hàng.
Căn cứ vào Lệnh điều động nội bộ, BP kiểm nhận hàng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hàng gửi đại lý thành 3 liên chuyển cho BP kho. Thủ kho kí nhận và xuất hàng. Thủ kho giữ lại liên 1 để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán mua hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận kiểm nhận hàng.
Bộ phận kiểm nhận hàng giao hàng cho đại lý lập biên bản giao nhận hàng thành 3 liên: liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 gửi cho đại lý, liên 3 chuyển cho kế toán mua hàng. Kế toán mua hàng đối chiếu chứng từ, nhập liệu vào phần mềm căn cứ trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cập nhật sổ chi tiết hàng hóa.
Cơ sở nhập liệu:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Chứng từ tham chiếu:
Lệnh điếu động nội bộ
Kiểm soát nguồn nhập liệu
Đối chiếu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ với lệnh điều động nội bộ Kiểm tra tính có thực
Bảng mô tả danh mục nhập liệu
2.2.3.10 Nghiệp vụ bán hàng qua đại lý: Quy trình
Sau khi Đại lý gửi Bảng kê bán hàng đại lý bộ phận bán hàng lập Hóa đơn bán hàng thành 3 liên: liên 1 lưu , liên 2 gửi cho đại lý, liên 3 cùng với bảng kê bán hàng đại lý (pho to) cho kế toán bán hàng.
Bộ phận kế toán bán hàng đối chiếu chứng từ, căn cứ vào hóa đơn bán hàng nhập liệu vào phần mềm, cập nhật doanh thu và sổ chi tiết nợ phải thu.
Lưu đồ STT TÊN DỮ LIỆU NHẬP
KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X 3 Mã KH X X X X X 4 Tên KH X 5 Thời hạn th.toán 6 Nội dung X X X 7 hàngKho X X 8 TK nợ X X X 9 TK có X X X 10 Số lượng X X X X 11 Đơn giá X X X 12 Thành tiền X X X
Cơ sở nhập liệu:
Hóa đơn bán hàng
Chứng từ tham chiếu:
Bảng kê bán hàng đại lý
Kiểm soát nguồn dữ liệu
Kiểm tra chữ ký trên bảng kê bán hàng đại lý và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra tính có thực và hợp lý
Đối chiếu bảng kê bán hàng đại lý và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra việc đánh số trên hóa đơn bán hàng.
Bảng mô tả danh mục nhập liệu
STT
TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X 3 KHMã X X X X X 4 Tên KH X 5 Thời hạn th.toán 6 dungNội X X X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X 9 TK có X X X 10 Số lượng X X X X 11 Đơn giá X X X 12 Thành tiền X X X
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo ẤnTK TÊN TÀI KHOẢN Báo cáo tổ chức công tác kế toánTIẾT GHI CHÚ
LOẠI TK 1 – TÀI SẢN NGÁN HẠN
111 Tiền mặt Số dư bên nợ
1111 Tiền mặt VND 1112 Tiền mặt ngoại tệ 1113
Vàng bạc kim quý đá quý
112 Tiền gửi ngân hàng Số dư bên nợ
1121 Tiền VND
Tài khoản Ngân hàng
1122 Tiền mặt ngoại tệ
Tài khoản Ngân hàng
1123
Vàng bạc kim quý đá quý
Tài khoản Ngân hàng
113 Tiền đang chuyển Số dư bên nợ
1131 Tiền VND 1132 Tiền mặt ngoại tệ 1133 Vàng bạc kim quý đá quý 128 Đầu tư ngắn hạn khác Số dư bên nợ
1281 Tiền gửi có kỳ hạn Đối tượng đầu tư 1288 Đầu tư ngắn hạn Đối tượng đầu tư
131
Phải thu của khách
hàng Khách hàng
Số dư hai bên: SD có: người mua trả tiền trước
133
Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
SD nợ:thuế đầu vào được K.trừ,
được hoàn lại lũy kế của kỳ trước
1331
Thuế GTGT được khấu trừ của H.Hóa& D.vụ
1332
Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
138 Phải thu khác Số dư hai bên
1381
Tài sản thiếu chờ xử lý
13811 Tiền thiếu chờ xử lý Nhân viên 13812 Hàng thiếu chờ xử lý Hàng hóa, nhân viên 1388 Phải thu khác 13881 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên
3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN
3.1 Hình thức tổ chức kế toán
3.1.1. Hình thức tổ chức Bộ máy kế toán
Hệ thống kế toán của công ty TNHH thương mại và dịch vụ ABC gồm các phần hành kế toán sau 1. Kế toán tổng hợp 2. Kế toán mua hàng 3. Kế toán bán hàng 4. Kế toán tiền 5. Kế toán tài sản cố định
6. Kế toán lương và vốn chủ sở hữu
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN MUA HÀNG
Bộ phận/phòng ban: Kế Toán - Tài Chính
Báo cáo cho: Kế Toán Tổng Hợp, Kế Toán Trưởng
Quan hệ nội bộ: Toàn bộ nhân viên trong công ty, bộ phận mua hàng/phòng kinh doanh
Quan hệ bên ngoài: Nhà cung cấp, cơ quan thuế.
Mục tiêu:
Ghi chép và đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ mua chịu, quản lý và cung cấp thông tin về hoạt động mua chịu và công nợ phải trả. Kiểm tra và đối chiếu tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các số liệu kế toán phải trả cho các nhà cung cấp nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc ldập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo tài chính nội bộ khác. Kiểm tra và đối chiếu các thông tin về các khoản thuế đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các khoản thuế được khấu trừ và các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước. Thực hiện đúng và cung cấp các thông tin kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa các quy trinh xử lý nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.
Trách nhiệm và công việc:
MUA HÀNG HÓA CHƯA TRẢ TIỀN
a. Các công việc thường xuyên:
Nhận và kiểm tra, đối chiếu các chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn Đăt Hàng, Hợp đồng, Phiếu nhập kho từ Bộ phận mua hàng; Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn từ Bộ Phận kiểm nhận hàng đảm bảo tính chính xác của việc ghi nhận các khoản mua chịu trước khi ghi sổ/ nhập liệu.
Căn cứ vào hóa đơn từ bộ phận kiểm nhận hàng, kế toán nhập liệu vào phần mềm.
Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.
Theo dõi chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp theo từng chứng từ ghi nợ và thanh toán. Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp.
Nhập liệu vào phần mềm các khoản giảm nợ phải trả như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, mua hàng được giảm giá, trả lại hàng mua. Theo dõi thời gian được hưởng chiết khấu khi mua hàng để yêu cầu kế toán tiền thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu.
Kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phân có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nợ phải trả.
Lưu trữ các chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty.
b. Công việc định kỳ:
Đối chiếu số liệu với kế toán tiền, bộ phận mua hàng.
Lập / in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải trả và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Tổng hợp tình hình nợ phải trả nhà cung cấp. Đôi chiếu công nợ phải trả với khách hàng.
Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính.
c. Báo cáo:
Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp. Bảng kê mua hàng.
Các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà quản trị.
CÁC CHI PHÍ PHỤC VỤ KINH DOANH:
a. Công việc thường xuyên:
Thu thập, kiểm tra đối chiếu các hóa đơn, hóa đơn vận chuyển, biên bản giao nhận hàng hóa để xác định chính xác chi phí mua hàng hóa phát sinh phải trả.
Kiểm tra các hóa đơn về điện, nước, internet, thuê văn phòng…ghi nhận chi phí phải trả nếu chưa thanh toán ngay.
Kiểm tra, đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến chi phí phải trả.
Lưu trữ các chứng từ kế toán và các hóa đơn, giấy báo tiền điện nước theo đúng quy định của doanh nghiệp.
b. Công việc định kỳ:
Kiểm tra đối chiếu chi tiết các khoản chi phí phải trả nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác.
Lập/ in bảng tổng hợp và chi tiết các khoản chi phí phải trả phục vụ kinh doanh.
c. Quan hệ cộng đồng:
Quan hệ tốt với đồng nghiệp.
Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới.
3.2.2. Bảng mô tả công việc kế toántài sản cố định
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Bộ phận/ phòng ban: Kế toán-tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng
Quan hệ nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty và toàn bộ phòng ban
Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan thuế
Mục tiêu:
Ghi chép và kiểm tra đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ mua bán, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi tài sản cố định, theo từng loại tài sản và theo địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý tài sản cố định. Kiểm tra và đối chiếu các thông tin liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin liên quan đến thuế.
Trách nhiệm và công việc:
a. Các công việc thường xuyên
Mở thẻ tài sản cố định để theo dõi chi tiết từng đối tượng tài sản cố định. Theo dõi, ghi chép những diễn biến trong quá trình sử dụng tài sản cố định như tình hình trích khấu hao, tình hình sữa chữa lớn…
Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến: Mua sắm trực tiếp tài sản cố định
Chứng từ liên quan: biên bản giao nhận TSCĐ (bên bán lập), hợp đồng mua bán TSCĐ ( 2 bên lập), hóa đơn
Do được tài trợ, biếu tặng Sữa chữa TSCĐ
CT: biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành (bên nhận thầu) Nhượng bán TSCĐ
CT: quyết định nhượng bán, biên bản định giá TSCĐ, hóa đơn Thanh lý TSCĐ
CT: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Lưu trữ chứng từ kế toán và tài liệu kế toán theo quy định của công ty
b. Công việc định kỳ
Kiểm kê TSCĐ, mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu đếu phải lập biên bản Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Lập sổ TSCĐ
Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập BCTC
c. Báo cáo
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ