Quy trình:
Khi nhận được ĐĐH của khách hàng hoặc dựa vào HĐ thương mại, Phòng bán hàng gọi điện yêu cầu Bộ phận điều phối – kho vận kiểm tra lại hàng hóa trong kho xem có thể đáp ứng được ĐĐH đó hay không, nếu được BP kho lập phiếu xác nhận hàng tồn trong kho. Dựa trên ĐĐH và phiếu xác nhận hàng có trong kho, Phòng bán hàng sẽ tiến hành lập lệnh bán hàng thành 3 liên : liên 1 lưu tại phòng bán hàng cùng với ĐĐH & phiếu xác nhận hàng tồn trong kho, liên 2 gửi Phòng kế toán – tài chính, liên 3 gửi bộ phận điều phối - kho vận
căn cứ vào ĐĐH và lệnh bán hàng bộ phận bán hàng lập hóa đơn 3 liên
Liên 1: lưu tại bộ phận bán hàng, Liên 2: gửi cho khách hàng, Liên 3: kế toán tiền
Khách hàng cầm liên 2 hóa đơn đến thủ quỹ nộp tiền. thủ quỹ lập biên lai thu tiền(3 liên): Liên 1: lưu lại , Liên 2: giao cho khách hàng, Liên 3:giao cho kế toán tiền
Khách hàng cầm hóa đơn liên 2 và biên lai thu tiền liên 2 đến kho để nhận hàng. căn cứ vào 2 chứng từ trên thủ kho lập phiếu xuất kho( 2 liên): Liên 1: lưu tại kho, Liền 2: kế toán tiền
Kế toán tiền đối chiếu các chứng từ đã nhận được, căn cứ vào hóa đơn nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu (2 liên), Liên 1: lưu lại, Liên 2: gửi sang cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ .
Cơ sở nhập liệu :
Hóa đơn bán hàng
Chứng từ tham chiếu :
Đơn đặt hàng Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Biên lai thu tiền
Kiểm tra chữ ký trên đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền
Kiểm tra tính có thực và hợp lý.
Đối chiếu hoá đơn bán hàng với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và phiếu xuất kho, biên lai thu tiền
Kiểm tra việc đánh số thứ tự trên phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
Bảng mô tả quá trình nhập liệu: