III. Thực trang cụng tỏc lậpkế hoạch sản xuất của cụng ty cổ phần bỏnh
2. Một số giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc lậpkế hoạch
2.1 Giải phỏp kỹ thuật
Trong thời kỳ kinh tế hội nhập, nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt, bất kỳ một quyết định nào liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cần phải cú thụng tin. Thụng tin thu thập được càng nhiều, càng chớnh xỏc bao nhiờu và cú được thụng tin trước đối thủ càng sớm thỡ càng nõng cao chất lượng của cỏc quyết định và khả năng thành cụng bấy nhiờu. Thực tế cũng cho thấy, những doanh nghiệp tồn tại và phỏt triển là những doanh nghiệp chỳ trọng đầu tư cho việc nghiờn cứu, thu thập thụng tin từ mụi trường bờn ngoài.
Chi phớ để xõy dựng một hệ thống thụng tin liờn tục tương đối tốn kộm nhưng về lõu dài thỡ hiệu quả của nú mang lại thỡ rất cao. Nếu một DN khụng cú hệ thống thụng tin liờn tục, họ khụng thể nắm bắt thường xuyờn những biến động cũng như cập nhập những thụng tin mới nhất diễn ra hàng ngày. Trong nhiều trường hợp khụng thể đỏp ứng được yờu cầu thụng tin để ra quyết định, dẫn đến quyết định bị sai lệch. Nếu DN chỉ tiến hành thu thập thụng tin bất thường, chi phớ tiến hành thu thập thụng tin cao đụi khi cũn tốn kộm cao mà hiệu quả chưa chắc đó cao.
Hệ thống thụng tin hiện đại đem lại rất nhiều lợi ớch cho DN. Giỳp DN lờn kế hoạch sản xuất phục vụ tốt nhất nhu cầu thị trường, giỳp DN dễ dàng tỡm mua được NVL thuận lợi, giỳp DN kết nối trực tiếp với khỏch hàng... tăng sức cạnh tranh của DN trờn thị trường.
Để xõy dựng được hệ thống thụng tin hoạt động hiệu quả, cụng ty nờn tập trung đầu tư vào:
- Tiếp tục đầu tư nõng cấp trang Web của cụng ty, trong trang web này
tập trung giới thiệu sản phẩm, thu thập ý kiến của khỏch hàng, tổ chức đơn vị chuyờn mụn để giải đỏp thắc mắc, kiến nghị của khỏch hàng.
- Xõy dựng hệ thống thu thập thụng tin về cỏc nhà cung ứng (những sản
của họ…), về hoạt động của đối thủ cạnh tranh (sản phẩm mới của họ, định hướng phỏt triển, phõn tớch mặt mạnh và những hạn chế của họ…)
- Xõy dựng mạng lưới kết nối thụng tin giữa cỏc phũng ban, nõng cao
kiến thức tin học cho cỏc cỏn bộ để việc trao đổi thụng tin giữa cỏc phũng ban thuận lợi, nhanh chúng.
Tin học hoỏ hoạt động lập kế hoạch.
Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, cỏc cỏn bộ kế hoạch đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch của năm xõy dựng kế hoạch và tiến hành xõy dựng kế hoạch cho năm tới (năm kế hoạch). Như vậy cú thể hỡnh dung khối lượng cụng việc khổng lồ mà phũng kế hoạch phải làm trong thời gian ngắn, điều này dẫn cỏc quyết định khụng được nghiờn cứu sõu. Do đú cụng ty xõy dựng cho mỡnh một phần mềm phục vụ riờng cho hoạt động lập và đỏnh giỏ thực hiện kế hoạch. Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, cỏc chi nhỏnh và xớ nghiệp bỏo cỏo lại tỡnh hỡnh sản xuất tiờu thụ của mỡnh thụng qua cỏc file dữ liệu, cụng việc của cỏn bộ kế hoạch lỳc này là chạy cỏc file dữ liệu để đưa ra bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty, những phõn tớch chi tiết về tỡnh hỡnh sản xuất của cỏc đơn vị. Như vậy, cụng ty nờn sử dụng cỏc cụng cụ toỏn học như sơ đồ, bảng biểu, cỏc phương phỏp toỏn học trong cụng tỏc phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất, tiờu thụ của cụng ty cú thể giảm khối lượng cụng việc cho cỏn bộ kế hoạch để họ tập trung vào cụng tỏc xỏc định phương hướng sản xuất, cỏc chỉ tiờu, cỏc phương phỏp thực hiện cho năm kế hoạch.
Cụng việc dự bỏo cũng vụ cựng quan trọng trong cụng tỏc lập kế hoạch. Nhu cầu của khỏch hàng được coi là một biến ẩn cần phải tỡm hiểu, cần phải dự bỏo. Dự bỏo nhu cầu này càng chớnh xỏc bao nhiờu thỡ càng nõng cao hiệu quả của kế hoạch. Song việc dự bỏo lại tương đối khú khăn, nú chịu ảnh hưởng của nhiều biến số với nhiều dữ liệu: thị hiếu tiờu dựng, tớnh mựa vụ của
sản phẩm, mức tăng của thị trường... Do đú cụng ty nờn sử dụng mụ hỡnh dự bỏo OLS để lượng hoỏ mức độ ảnh hưởng của cỏc yếu tố tỏc động đến sản lượng tiờu thụ thực tế, kết hợp với kinh nghiệm của cỏn bộ kế hoạch. Khi kết hợp hai phương phỏp này với nhau sẽ hạn chế được nhược điểm của từng phương phỏp: cỏn bộ kế hoạch dựa trờn những phõn tớch định lượng để ra quyết định giỳp cho cỏc quyết định của họ cú căn cứ vững chắc đồng thời dựa vào kinh nghiệm của cỏn bộ kế hoạch, những con số khụ khan trở thành những con số biết núi.