nhận vận tải ở công ty TNHH Giao nhận Biển Đông.
Giới thiệu chương 3:
Trong chương năy sẽ cho thấy mục tiíu phât triển vă định hướng của cơng ty Biển Đơng trong thời gian tới. Bín cạnh đĩ, lă hệ thống giải phâp để nđng cao kỹ năng kinh doanh gĩp phần hịan thiện vă phât triển chất lượng dịch vụ của cơng ty ngăy một hịan thiện hơn vă đủ sức cạnh tranh, hội nhập với xu hướng chung của tịan cầu hĩa kinh tế hiện nay.
3.1. Định hướng vă mục tiíu phât triển của công ty TNHH giao nhận Biển Đông (T&M Forwarding Co.,LTD).
Một câch tổng quât về xu hướng phât triển thị trường giao nhận, logistics trong khu vực vă trín thế giới trong những năm tới gĩp phấn cho thấy những yíu cầu địi hỏi thực tế từ khâch hăng. Dựa trín cơ sở đĩ, tâc giả đề xuất với cơng ty giao nhận Biển đơng những định hướng phât triển tốt hơn. Cụ thể như sau:
3.1.1. Định hướng
Tập trung khai thâc vă phât huy năng lực lõi của mình văo những thị trường, ngănh hăng cĩ ưu thế vượt trội nhằm tận dụng triệt để những cơ hội mới vă hạn chế thấp nhất những trở ngại trong thời kỳ hậu WTO, hội nhập kinh tế quốc tế chuyín ngănh giao nhận, logistics (4PL) một câch chủ động dựa văo nguồn nhđn lực cĩ trình độ, được đăo tạo băi bản, cơng nghệ thơng tin được nđng cấp, hịan thiện ngăy một hiện đại vă tiín tiến trong ngănh vă đặc biệt lă luơn cải tiến khơng ngừng trong họat động của mình nhằm thỏa mên tối đa nhu cầu của khâch hăng vă trở thănh dịch vụ ưu tiín được lựa chọn.
3.1.2. Mục tiíu phât triển trong thời gian tới
• Củng cố, tận dụng, khai thâc vă phât triển vững mạnh hệ thống đối tâc kinh doanh trong hiệp hội giao nhận.
• Nđng cấp, hịan thiện chất lượng dịch vụ giao nhận, logistics cao cấp hơn thơng qua hiện đại hĩa cơng nghệ thơng tin vă đội ngũ nhđn viín tđm huyết.
• Chủ động, tiín phong trong việc cung cấp đa dạng hĩa hình thức dịch vụ cho khâch hăng.
• Xđy dựng tính chuyín nghiệp thơng qua kỹ năng kinh doanh của nhđn viín.
• Tơn vinh những khâch hăng trung thănh vì sự phât triển của doanh nghiệp. 3.2> Hệ thống giải phâp phât triển kỹ năng kinh doanh
Từ kết quả nhận dạng những trở ngạy thường gặp trong kinh doanh ở câc phần phđn tích trín, hệ thống giải phâp phât triển kỹ năng kinh doanh tập trung văo những nhĩm chính sau: hệ thống giải phâp nhđn viín lăm kinh doanh, cơng nghệ cho nhđn viín kinh doanh, cơ cấu tổ chức vă thiết lập mơi trường kinh doanh trong cơng ty vă hệ thống giải phâp những kỹ năng kinh doanh cụ thể.
3.2.1. Hệ thống giải phâp nhđn viín lăm kinh doanh
Qua kết quả phđn tích những thực trạng kinh doanh chuyín ngănh giao nhận vận tải quốc tế trong chương 2 cho thấy, mơi trường giao nhận vận tải hiện nay “nĩng” hơn bao giờ hết. Do đĩ, cần tuyển chọn nguồn nhđn lực cho vị trí tuyển dụng năy theo 3 định hướng chủ yếu như sau:
• Kiến thức:
Để cĩ thể lĩnh hội được nghề giao nhận vận tải một câch tốt nhất địi hỏi nhđn viín đĩ cần cĩ những kiến thức nhất định, ít nhất tốt nghiệp trung học, cao đẳng kinh tế hay đại học kinh tế, hăng hải, ngọai thương, marketing hay thậm chí lă sau đại học (thạc sĩ & tiến sĩ) chuyín ngănh như trín. Cĩ như thế, sẽ tạo điều kiện họach định, tổ chức, thực hiện, kiểm tra chiến lược kinh doanh một câch băi bản vă khoa học nhằm xđy dựng, phât triển ngănh nghề ngăy một phong phú vă đa dạng hơn trong bối cạnh cạnh tranh gay gắt vă hội nhập tịan cầu hiện nay.
Trong trường hợp nhđn viín tuyển chọn nằm ngịai những ngănh nghề đĩ, cần bổ sung kiến thức cho họ hay họ phải đảm bảo vă cung cấp những chứng nhận cần thiết, những kiến thức được đăo tạo, huấn luyện bổ sung từ những khĩa học chuyín ngănh như hải quan, xuất nhập khẩu, kinh tế, quản trị, ngọai thương, marketing trong vă ngịai nước để cĩ thể nắm bắt những thuật ngữ chuyín ngănh vă những qui định mang tính đặc thù của nghề nghiệp giao nhận vận tải cần cĩ.
Luơn đăo tạo, huấn luyện định kỳ (ít nhất mỗi năm 1 lần) cho nhđn viín kinh doanh về những kỹ năng cần thiết hay luơn chuyển, đảm nhận những bộ phận liín quan trong thời gian nhất định (như chứng từ, giao nhận đường biển vă hăng khơng..v..v…) một mặt cĩ thể thay thế những bộ phận liín quan khi họ nghĩđột xuất hay khơng tiếp tục lăm việc. Mặt khâc, ngăy căng hiểu rõ vă tận dụng những kinh nghiệm liín quan để tư vấn cho
khâch hăng, qui trình lăm việc ngăy căng chuyín nghiệp vă theo kịp xu hướng của thị trường khu vực vă thế giới.
• Kinh nghiệm
Trong bất kỳ lĩnh vực năo, khi nĩi về nhđn viín kinh doanh, mọi người ai cũng thừa hiểu một âp lực về doanh số, lượng khâch hăng, số lượng hăng hĩa bân được..v..v.. trong ngănh giao nhận cũng khơng ngọai lệ, thậm chí cịn cạnh tranh cao hơn nhiều lẩn. Vì thế, khi nhđn viín cĩ kinh nghiệm lăm việc luơn được lợi thế hơn vì khơng lêng phí thời gian đăo tạo vă cĩ thể mang về doanh số cho cơng ty trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiín, kinh nghiệm cũng cần phải xĩt trín nhiều khía cạnh. Nhđn viín kinh doanh đĩ, cĩ lăm trong cùng ngănh nghề hay khơng, kinh nghiệm được bao lđu? văi thâng hay văi năm, kinh nghiệm năy cĩ lăm câi “tơi” của họ phâ hủy mơi trường văn hĩa mă cơng ty đê gầy dựng lđu năm trong cơng ty hay khơng? .v.v..mặt khâc, để cĩ đội ngũ nhđn viín kinh doanh hay bân hăng giỏi cần cĩ những người cĩ kinh nghiệm, những người thầy thơng thâi hay từng trải giúp cho những nhđn viín khâc trong việc định hướng vă chỉ dẫn cho họ trong quâ trình kinh doanh. Tất nhiín người cĩ kinh nghiím luơn địi lương cao vă nhiều phúc lợi kỉm theo. Nhưng nhìn trín bình diện chung, nếu cĩ kinh nghiệm vă thực lực thì đĩ lă địi hỏi xứng đâng được xem xĩt vă chấp nhận.
• Tính đặc thù của nghề nghiệp:
Nghề kinh doanh cho dù sớm hay muộn, người mới hay người lđu năm. Theo tơi, trong ngănh giao nhận luơn địi hỏi nhđn viín kinh doanh cĩ những tố chất đặc thù như sau:
¾ Người cĩ hịai bảo, động cơ vă niềm tin chiến thắng mảnh liệt văo khả năng của mình.(sự thúc đẩy vă lịng khao khât mong muốn chiến thắng, thănh cơng của họ)
¾ Người nhiệt tình, năng động, cẩn thận, kiín nhẫn vă hăi hước.
¾ Người biết vă dâm thể hiện chính kiến, phản hồi thơng tin của mình. ¾ Nắm vững, thơng thạo ngọai ngữ, vi tinh vă chủ động trong giao tiếp. ¾ Người biết quan tđm, chia sẽ tới người khâc, giúp đỡ, trâch nhiệm vă
hợp tâc trong tập thể.
Thế kỹ năy lă thế kỹ của sự bùng nổ cơng nghệ thơng tin. Vì thế để cĩ “chiíu” thu hút khâch cơng ty cần trang bị hệ thống cơng nghệ vi tính căng hiện đại, tiín tiến căng tốt. Đặc biệt bộ phận kinh doanh lă đầu tău của cơng ty (cĩ khâch hăng mới cĩ doanh nghiệp). Vì lẽđĩ, trang bị cơng nghệ mới cho nhđn viín kinh doanh lă điều cần thực thi sớm nhất.
Kinh doanh giao nhận hiện đại ngăy nay, nhđn viín kinh doanh cần cĩ những cơng cụ như:
¾ Hệ thống phần mềm chuyín dụng về quản lý & chăm sĩc khâch hăng. Trong đĩ bao gồm những thơng tin về khâch hăng, đối thủ cạnh tranh, thị trường, sản phẩm, doanh thu, vă những cơng cụ giâ trị gia tăng (định kỳ nhắc nhở gửi thư, viếng thăm, thơng bâo ngăy sinh nhật cơng ty khâch hăng, hay lăm bảng chăo giâ ở bất kỳ nơi đđu vă bất kỳ thời gian năo (24/24). Fax bảng giâ hay hợp đồng trực tiếp trín internet, tổng hợp bâo câo những kết qua quan trọng, kết nối internet thơng bâo cho nhđn viín thơng qua điện thọai di động, khi cĩ mail đến.v.v..)
¾ Chăo bân dịch vụ thơng qua tin nhắn của điện thoại di động hay đăm phân giâ với hệ thống đại lý đối tâc bằng giao diện của yahoo, hotmail, skype..v..v..online 24/24.
¾ Đăm phân, thuyết phục khâch hăng vă đối tâc trong vă ngịai nước, trực tiếp trín mạng cĩ hình ảnh vă thơng tin tốt tử cơng nghệ skype & webcam 24/24.
¾ Cung cấp vă hỗ trợ mây tính xâch tay (laptop)& câc phần phụ trợ như mây chiếu siíu gọn nhẹ khi tham gia thuyết trình, hội thảo vă chinh phục khâch hăng lớn & tiềm năng trong vă ngịai nước.
¾ Thường xuyín theo dõi, cung cấp cơng nghệ tiín tiến trín thị trường vă nđng cấp kỹ năng sử dụng cho nhđn viín kinh doanh nhằm chinh phục khâch hăng bằng kỹ năng kinh doanh chuyín nghiệp hơn.
3.2.3. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh vă môi trường kinh doanh ở công ty.
¾ Bố trí phịng kinh doanh (xuất hay nhập vă phât triển kinh doanh đại lý) theo sơđồ mặt bằng mở vă cĩ lối đi thĩang vă gọn, ở gần với nhau (khi cần hội ý vă tìm hiểu giâ cả thị trường, đối thủ cĩ thể hội ý trong thời gian sớm nhất vă cĩ thể hỗ trợ nhau kịp thời). Tuy nhiín cần chú ý thím về khu vực kinh doanh lă khơng tiếp khâch hăng ở tại băn lăm việc trong khu vực phịng kinh doanh vă khơng nằm gần cửa chính trực
diện vì cĩ nhiều bất lợi khâch quan vă chủ quan trong quâ trình hội thảo hay tranh luận nội bộ về những thơng tin vă dịch vụ liín quan. ¾ Mơi truờng trong phịng kinh doanh, luơn cần những kính thơng tin rỏ
răng, cụ thể vă chi tiết bín cạnh sự chia sẽ, hợp tâc vă nhiệt tình của câc thănh viín nhằm tạo mơi trường, hình ảnh năng động vă tđm huyết. Cĩ như thế mới đủ khả năng vượt qua những khĩ khăn trở ngại trong quâ trình kinh doanh, đương đầu vă trinh phục khâch hăng.
3.2.4. Hệ thống giải phâp về kỹ năng kinh doanh
Tập trung văo những vấn đề trở ngạy thường gặp khi kinh doanh, nhưng một câch tổng quât lă thể hiện trín 3 vấn đề chủ lực để nđng cao kỹ năng kinh doanh đĩ lă:
o Dựa văo kiến thức (được đăo tạo, huấn luyện) o Kinh nghiệm vă
o Tính đặc thù của nghề nghiệp.
Từ đĩ mới cĩ thể phât triển kỹ năng kinh doanh một câch hịan thiện vă vương tới tầm nghề thuật kinh doanh.
3.2.4.1. Kỹ năng giao tiếp (nhiệt tình vă lôi cuốn)
Để giao tiếp trong mơi trường kinh doanh đạt hiệu qủa cao, địi hỏi nhđn viín kinh doanh hay nhă quản lý kinh doanh cần chú ý một văi nguyín tắc vă yếu cầu với kỹ năng giao tiếp khi liín hệ với khâch hăng như sau:
• Đối với giao tiếp bằng văn bản, thư điện tử (e-mail). Để cĩ những văn bản ngắn gọn, cơ đọng, chính xâc, nhđn viín kinh doanh phải bổ sung vă cĩ kiến thức vi tính văn phịng nhất định. Đặc biệt lă kiến thức về nghiệp vụ, phâp luật vă ngơn ngữ. Đồng thời phải nắm được câc phương tiện khai thâc vă biết câch khai thâc tối ưu cơng nghệ vi tính. Xử lý câc thơng tin hữu ích. Trín cơ sở kinh nghiệm vă thực tiển để cĩ được câc văn bản nội dung, hình thức cơ động, xúc tích, chính xâc vă bắt mắt. (Văn bản, e-mail phải thể hiện nội dung truyền tải rỏ răng, nhất quân về thị trường, giâ cả, đối tượng mặt hăng âp dụng, thời hạn, người liín hệ…mău sắc vừa phải khơng quâ 3 mău trong 1 văn bản, hình ảnh khơng nín thâi quâ vă khơng nín gửi quâ nhiều trong ngăy hay một lần gửi).
Đối với giao tiếp qua điện thoại: điện thọai ngăy nay lă một trong những phương tiện lăm việc khơng thể thiếu của chúng ta. Trong khi gọi điện thọai, hêy nhớ những điều sau đđy:
• Đừng gọi nhầm tín người bín kia đầu dđy, nếu khơng biết hêy hỏi thẳng thắn để gọi chính xâc.
• Đừng nghĩ rằng người bín kia khơng biết bạn đang vừa nĩi điện thoại vừa ăn uống, hút thuơc, ngâp..v..v.. một biểu hiện thiếu lịch sự, thiếu tơn trọng người khâc.
• Cố gắng kết thúc cuộc gọi năy rồi hêy bắt đầu cuộc gọi khâc. Bạn cĩ thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc gọi điện thọai. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy khơng được tơn trọng.
• Đừng bất nhê, yíu cầu người bín kia phải gọi điện văo lúc khâc. • Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
• Khơng nín giữ thâi độ thiếu nhiệt tình khi nĩi chuyện, kể cả khi đĩ khơng phải lă khâch của mình. Nếu họ muốn gặp người khâc, hêy nhiệt tình chuyển hay hỏi họ lời nhắn.
• Đừng phât ngơn nếu khơng chắc chắn về những gì mình nĩi.
• Bất ngờ gâc mây mă khơng cĩ sự giải thích…đĩ lă điều lố bịch vă ngu ngốc.
Đối với giao tiếp trực diện: kỹ năng giao tiếp một câch hiệu qủa, thỏa mên sự nhiệt tình vă lơi cuốn khơng cịn đơn thuần chỉ lă một điều “cĩ thì căng tốt“ nữa. Nĩ lă một kỹ năng khơng thể thiếu đối với những người thănh cơng vă đặc biệt đối với nhđn viín hay nhă quản lý kinh doanh hiện nay.
Để kỹ năng giao tiếp trực diện đạt hiệu qủa, địi hỏi phải hội tủ 3 nội dung: • Mọi người tham gia giao tiếp cần cĩ những kỹ năng phù hợp vă biết
câch giao tiếp tốt.
• Phải cĩ mơi trường hỗ trợ. (Lịng tin, sự cỡi mở, chủ động, việc chia sẽ trâch nhiệm) vă nhđn viín kinh doanh cần đĩng vai trị nịng cốt để lăm sao tạo ra bầu khơng khí thỏai mâi vă cởi mở.
• Phải tập trung chú ý. (Nếu nhđn viín luơn quan tđm vă tập trung nổ lực cải thiện giao tiếp thì khâch hăng sẽ cảm nhận được tầm quan trọng của vấn đề được đề cập tới. Ngược lại, khi nhđn viín xem nhẹ vấn đề, thì khâch hăng cũng cĩ phản ứng tương tự.)
Vă để giao tiếp đạt được những nội dung trín, người lăm kinh doanh cần chú ý đến những yếu tố sau:
¾ Luơn tìm kiếm những thơng tin phản hồi từ mỗi cuộc giao tiếp. ¾ Tựđânh giâ sự am hiểu vă kỹ năng giao tiếp cua mình.
¾ Học vă âp dụng những kỹ năng nghe, tạo điều kiện tâc động tích cực đến mơi trường giao tiếp.
Một trong những cơng cụ phổ biến được thực hiện trong giao tiếp trực diện khơng thể khơng nhắc đến đĩ lă “câi bắt tay chuyín nghiệp”
Bắt tay lă một hănh động rất được ưa chuộng trong thế giới văn minh. Thuở xưa người ta bắt tay nhau để đảm bảo rằng khơng ai cầm vũ khí trong tay. Cịn hiện nay, chính câi bắt tay lă “vũ khí” quan trọng để con người chinh phục thănh cơng.
Người lăm kinh doanh cần chú ý những vấn đề sau khi bắt tay với khâch hăng, đối tâc kinh doanh, đồng nghiệp hay đối thủ để gđy được ấn tượng tốt vă gia tăng giâ trị hình ảnh của bản thđn vă doanh nghiệp
• Khi tiếp cận ai đĩ, đứng câch xa gần 1 m, bước đầu lă duỗi thẳng cânh tay phải, tạo thănh 1 gĩc so với ngực, với ngĩn tay câi hướng lín. Khi tiếp cận với người đối diện, hêy nắm băn tay lại, cụp ngĩn tay câi văo rồi xiết nhẹ tay người đĩ. Xiết vừa đủ độ tin cậy nhưng khơng quâ mạnh. Rung nhẹ 2- 3 lần rồi buơng tay ra (đừng buơng qúa đột ngột, gđy hụt hẫng, hăm ý- thiếu thiện chí).
Câc vấn đề khâc cần chú ý khi bắt tay:
• Đừng bắt tay quâ nhanh, khiến đối phương nghĩ lă bạn lă người hờ hệt hay lă kẻ hăo nhĩang vă dẻo mỏ.
• Đừng giữ tay quâ lđu, đặc biệt lă với phụ nữ. Như thế, người kia sẽ cho rằng bạn đang lợi dụng họ, hay nghĩ rằng bất lịch sự, khơng hiểu nhưng nghi lễ xê giao thơng thường.
• Khi được giới thiệu trước, hêy giơ tay ra trước, hăm ý sẳn săng lăm quen. Nhưng khi đang lăm quen với một người cĩ địa vị lớn hơn nhiều, tốt hơn nín để người đĩ đưa tay ra trước sẽ thể hiện được sự tơn trọng & lịch sự hơn.
Những vấn đề cần trânh khi bắt tay:
• Băn tay ướt ât vă dơ bẩn (nín mang theo khăn bồ xoa hoặc giấy thấm để