- Kế toán chi phí phải trả
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công Ty
doanh vật tư và xây dựng
Công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng là doanh nghiệp được thành lập từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần: giữ nguyên vốn Nhà nước hiệ có tại DN, phát hành cổ phiếu để thu hút vốn. Về cơ bản công ty đã được trang bị đầy đủ thiết bị máy mác hiện đại, dây truyền công nghệ tiên tiến, công nhân lành nghề, luôn giữ chữ Tín trong sản xuất, vậy nên các sản phẩm luôn đạt chất lượng cao.
Công ty có các xí nghiệp chuyên dụng:
- Xí nghiệp sản xuất bê tông C45 - Xí nghiệp sản xuất bê tông ORU - Các xí nghiệp xây dựng số 1, 2, 3, 4 ,5
- Các xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng số 1 - Ban kinh doanh dịch vụ tổng hợp
Công ty có chức năng và nhiệm vụ:
- Sản xuất và kinh doanh bê tông thương phẩm, bê tông cấu kiện - Kinh doanh vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng
- Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi - Xây dựng đường dây và trạm biến áp
- Tư vấn và khảo sát thiết kế
- Đầu tư xây dựng phát triển nhà, kinh doanh nhà và bất động sản
- Xuất nhập khẩu và nhạn ủy thác xuất nhập khẩu máy mac thiết bị, vật liệu xây dựng
- Kinh doanh vận tải và du lịch
2.1.2.4. Cơ cấu bộ máy qủan lý của Công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG BAN DỰ ÁN PHÒNG TỔ CHỨCHÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH-KTHUẬT PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 3 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 5 XÍ NGHIỆP SX BÊ TÔNG C45 XÍ NGHIỆP SX BÊ TÔNG ORU XIS NGHIỆP SX VL XD SỐ 1 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 2 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 1 CHI NHÁNH TẠI LÀO CAI
- Đứng đầu bộ máy quản lý là Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát: Người có quyền hạn quyết định và trách nhiệm cao nhất.
- Giám đốc: Người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Ngoài việc ủy quyền cho các phó giám đốc chuyên trách, giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo các phòng ban:
Phòng tài chính kế toán, phòng hành chính, phòng kế hoạch-kỹ thuật, ban dự án - Phó giám đốc: Người trực tiếp giúp việc, cố vấn cho giám đốc, trực
tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, các bộ phận họat động trong phạm vi trách nhiệm của mình
- Các phòng ban trong công ty có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau, phục vụ mục tiêu chung của Tổng Công ty, góp phần làm cho Tổng Công ty ngày càng vững mạnh.
Chức năng của các phòng ban, xí nghiệp như sau:
- Phòng tài chính kế toán: Có chức năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tàI chính theo tháng, quý, năm, cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cần thiết một cách thường xuyênliên tục cho Ban giám đốc, thực hiện hạch toán kế toán theo theo quy định hiện hành của Nhà nước và điều kệ hoạt đông của Tổng Công Ty, Công ty, lập báo cacó kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty theo tháng, quý, năm.
- Phòng kinh doanh dịch vụ tổng hợp: Thực hiện các công việc về thương mại, nghiên cứu thị trường, đề ra các chiến lược kinh doanh, marketing, thực hiện các công việc kinh doanh khác để sinh lời và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng.
- Phòng tổ chức hành chính: Xác định kế hoạch quản lý công tác, tổ chức lao động, tiền lương, định mức lao động, BHXH, đào tạo, quản lý hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết những thủ tục tuyển dụng, thôi việc, các vấn đề liên quan đến lao động.
- Phòng kế hoạch- kỹ thuật: Chức năng lập kế hoạch, theo dõi thực hiện xây dựng c, bản, lập kế hoạch cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng khối lượng, chất lượng, chủng loại các vật tư, nguyên vật liệu, phụ tùng thiết bị, phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch cung cấp làm báo cáo định kỳ.
- Ban dự án: thiết kế kỹ thuật, thi công cho các dự án xây dựng của công ty. Thiết lập nhiều phương án nhằm bảo đảm sự phát triển của công ty.
- Các xí nghiệp chuyên sản xuất bê tông thương phẩm, vật liệu xây dựng
Các phòng ban và các xí nghiệp tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau, cùng bàn bạc triển khai công việc khi có chỉ thị của giám đốc nhằm thực hiện tốt, có hiệu quả mọi công việccủa Công ty.
2.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty đã lựa chọn môi trường kế toán tập trung. Mô hình kế toán này được úng dụng tin học giúp cho việc kiểm tra nghiệp vụ, đối chiếu số liệu
được nhanh chóng chính xác kịp thời và đảm bảo tính chỉ đạo trực tiếp thông suốt của kế toán trưởng và giúp ban lãnh đạo Công ty nắm được những thông tin cần thiết, kịp thời để có những quyết sách và chiến lược kinh doanh phù hợp trong những điều kiện cụ thể.
Từng bộ phận trong phòng kế toán tài chính của Công ty:
Kế toán trưởng: Điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty
nhằm đạt hiệu quả cao, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ kế tóan trong toàn Công ty, đảm bảo tính chính xác cao kịp thời, đúng tíên độ kế toán hiện hành. Đồng thời tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty có những biện pháp xử lý và chiến lược kinh doanh phù hợp điều kiện tài chính cụ thể.
Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, công nợ
phải trả của Công ty để tiến hành ghi sổ trên sơ hợp lệ chứng từ. Trong truờng hợp việc thanh toán của khách hàng đã đến hạn mà chưa trả thì phải đôn đốc để thu hồi.
Kế toán vật tư, tài sản cố định: Là bộ phận kế toán theo dõi việc xuất-
nhập thiết bị về số lượng và giá trị. Đồng thời theo dõi tình hình sử dụng và biến động về TSCĐ của Công ty, cũng như tiến hành trích khấu hao theo một tỷ lệ và phương pháp thích hợp. Thông qua việc theo dõi TSCĐ, kế toán có thể đề xuất với cấp trên vầ việc thanh lý những tài sản đã trích khấu hao hết và không còn giá trị sử dụng.
Kế toán tiền lương, BHXH: Là bộ phận kế toánlàm nhiệm vụ đảm bảo
cho quyền lợi lao động, Tính lương và các khoản trích theo lương đầy đủ cho cán bộ công nhân viên theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
Kế toán chi phí và tính giá thành: Thực hiện tập hợp, theo dõi toàn
bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến các tổ đội, xí nghiệp, các bộ phận gián tiếp để từ đó có thể tập hợp và tính giá thành chính xác.
Kế toán tổng hợp: Tổng hợp các số liệu từ các kế toán viên, xử lý tiến
hành vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Cuối kỳ lập bảng cân sổ kế
toán và các báo cáo tài chính để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thủ quỹ
Kế toán các xí nghiệp
Chính sách kế toán của Công ty cổ phần kinh soanh vật tư và xây dựng
- Niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm, tức là niên độ được bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 của năm đó
- Đơn vị tiền tệ: Hiện nay Công ty đang sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt nam đồng (VNĐ), do đó khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến ngoại tệ thì đều được quy đổi ra VNĐ theo tỷ lệ thích hợp.
- Tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- TSCĐ của Công ty được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng . - Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán sổ Nhật ký chung.
Chức năng của phòng kế toán tài chính là phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý, lập kế hoạch, phân phối các nguồn vốn bằng tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh , chỉ ra những bất hợp lý trong sản xuất ,thông qua quá trình tổng hợp chi phí giá thành ,từ đó có nhứng đề xuất giúp cho ban lãnh đạo có thể tránh được nhứng sai xót có thể xảy ra.
2.1.3.2 Chứng từ và sổ sách kế toán:
Công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng là đơn vị sản xuất thuộc đối tượng chịu thuế (GTGT) theo phươg pháp khấu trừ, hạch tóan hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hệ thống chứng từ và tài khoản kế tóan của công ty được sử dụng theo quyết định số 15 của Bộ tà chính và các chuẩn mực kế toán mới ban hành
Kế toán thanh toán Kế toán chi phí và thành Kế toán tiền lương- Kế toán vật tư- TSCĐ Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG
theo quyết định số 149/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 cùng các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế tóan doanh nghiệp của Bộ tài chính.
Chứng từ dùng để hạch tóan kế tóan là những mẫu theo quy định hiện hành của Bộ tài chính và quy định của công ty,như bảng kê,phiếu nhập xuất kho thành phẩm,phiếu theo dõi giờ công,bảng chấm công,biên bản giao nhận vật tư hàng hóa ,hóa đơn giá trị gia tăng,sổ phụ tài sản tại ngân hàng,phiếu thu-chi ,bảng thanh tóan tổng hợp với khách hàng ,các nhật kí chứng từ ,các bảng phân bổ ….
Công tác kế tóan tại Công ty được thực hiện hòan tòan trên hệ thống máy tính với phần mềm kế tóan FAST - ACCOUTING.Bao gồm các phân hệ kế tóan chủ yếu sau:
+Kế tóan tổng hợp.
+Kế tóan tiền mặt, tiền gửi tiền vay ngân hàng.
+Kế tóan công nợ phải thu: bán hàng và phải thu khác. +Kế tóan công nợ phải trả: mua hàng vật tư và phải trả khác. +Kế tóan hàng tồn kho.
+Kế tóan chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. +Kế tóan TSCĐ.
+Kế tóan chủ đầu tư.
+Các mẫu biểu báo cáo: thuế, báo cáo tàI chính, cân đối kế toán.
Chương trình phần mềm kế tóan được lên sổ theo hình thức sổ Nhật kí chung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ kế tóan, từ đó sẽ được lên sổ nhật kí chung ,từ sổ nhật kí chung sẽ lên sổ cáI các tàI khoản , từ số thẻ kế tóan chi tiết lên bảng cân đối chi tiết, số liệu ở bảng cân đối chi tiết được đối chiếu, so sánh , kiểm tra . Từ sổ cái kế tóan lên bảng cân đối của cân đối số phát sinh của các tài khoản. Cuối cùng căn cứ vào bảng cân đối kế tóan và bảng tổng hợp, từ đó các báo cáo kế tóan được thiết lập.
(1): Căn cứ chứng từ gốc, kế tóan kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính.
(2a): Trên cơ sở dữ liệu đã nhập vào máy phần mềm kế tóan đã càI đặt trước, máy tự chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung.
(2b): Với nhứng nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần theo dõi chi tiết, kế tóan tiến hành nhập dữ liệu vào các sổ, thẻ kế tóan chi tiết.
(3): Hàng ngày, từ số liệu trên sổ nhật ký chung, máy sẽ tự động chuyển các tàI khoản liên quan.
(4): Từ số liệu ở sổ, thẻ, kế tóan chi tiết đã nhập trong máy, định kỳ nhận lệnh, máy sẽ sao các tài khoản liên quan.
(5): Kế tóan tiến hành đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. (6): Định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm, máy sẽ tự động chuyển số liệu từ sổ tàI khoản liên quan lập bảng cân đối phát sinh.
(7): Từ bảng cân đối phát sinh, định kỳ hoặc cuối tháng máy nhận lệnh lấy số liệu sang báo cáo tổng hợp.
(8): Từ số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết, máy nhận lệnh lấy số liệu để lập báo cáo tài chính.
2.1.3.4. Đặc điểm tổ chức hạch tóan kế tóan:
Là đơn vị sản xuất, kinh doanh nên TSCĐ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tàI sản của Công ty, nó được đánh giá theo giá trị còn lại, phương pháp khấu hao được sử dụng là phương pháp tuyến tính (trích khấu hao theo tỷ lệ cố định trong tòan bộ thời gian khấu hao của tàI sản). Việc sửa chữa lớn tàI sản cố định được thực hiện theo định kỳ, việc sửa chữa tàI sản cố định công ty không thực hiện trích trước định phí.
Nguyên vật liệu là thành phẩm nhập kho theo phương pháp giá đợn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Nguyên vật liệu và thành phẩm nhập kho được quản lý theo phương pháp thẻ song song.
Theo phương pháp này thì:
- Tại kho: mở một bộ thẻ kho theo dõi từng nguyên vật liệu,thành phẩm về mặt số lượng. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất tiến hành thi vào thẻ kho từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm theo đúng số lượng.
- Tại phòng kế tóan: Kế tóan sử dụng sổ kế tóan chi tiết về nguyên vật liệu thành phẩm để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn chi tiết về số lượng và giá trị. Định kỳ căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, tồn do thủ kho chuyển đến ,kế tóan sé ghi vào sổ chi tiết theo từng đối tượng về số lượng và giá trị.Cuối kỳ, tính số dư tồn kho và đối chiếu với bộ thẻ của thủ kho, căn cứ vào sổ kế tóan chi tiết để lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho.
Về các loại báo cáo tài chính: Hiện nay Công ty lập đủ 4 báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của hệ thống tài chính kế tóan Việt Nam.
Đó là:
+Bảng cân đối kế tóan (B01-DN).
+Báo cáo kết quả kinh doanh (B01-DN). +Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN). +Thuyết minh báo cáo tàI chính (B09-DN).
2.2THỰC TRẠNG KẾ TÓAN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH
GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH VẬT TƯ VÀ XÂY DỰNG.
2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm
Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty có 5 xí nghiệp xây dựng, 3 xí nghiệp sản xuất Bê tông và vật liệu xây dựng,1 chi nhánh tại Lào Cai thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng và tổ chức thi công các công trình . Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất hàng loạt sản phẩm với chu kỳ công nghệ ngắn, khép kín và yêu cầu quản lý đòi hỏi phảI biết chi phí một các chi tiết nhất .Bởi vậy, kế tóan xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là tòan bộ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.
2.2.2. Hạch tóan ban đầu
Chứng từ kế tóan là bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hòan thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế tóan đều được chứng minh bằng chứng từ kế tóan hợp pháp và hợp lệ, trên cơ sở nắm 48
rõ các nguyên tắc cơ bản trong việc lập chứng từ ghi sổ kế tóan và lưu trữ các chứng từ.
Các chứng từ gốc có liên quan đến chi phí phát sinh là những chứng từ về các yếu tố chi phí mà Công ty hiện đang áp dụng như :
-Chi phí NVLTT: Kế tóan căn cứ vào phiếp nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng …
-Chi phí nhân công trực tiếp Hợp đồng làm khóan, bảng thanh tóan lương, bảng phân bổ tiền lương…
-Chi phí sản xuất chung.