phòng ban nhằm giúp công ty ngày càng phát triển vững chắc cũng như các hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả nhất.
Cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát theo sơ đồ dưới đây:
PHÒNG KIỂM TOÁN I
CHI NHÁNH CPA HANOI TẠI TP HỒ CHÍ MINH
PHÒNG KIỂM TOÁN II
Phòng kiểm toán xây dựng và thẩm định giá trị tài sản
PHÒNG TƯ VẤN
PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
HỘI ĐỒNG SÁNG LẬP VIÊN BAN GIÁM ĐỐC
Hội đồng sáng lập:
Ông Nguyễn Ngọc Tỉnh _ Chủ tịch hội đồng
Ông Nguyễn Đức Lợi _ Thành viên
Ông Lê Văn Dò _ Thành viên
Ban Giám đốc:
39
Nguyễn Thị Hiên 503412036
Ông Nguyễn Ngọc Tỉnh _ Tổng Giám đốc
Ông Lê Văn Dò _ Phó tổng Giám đốc
Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Ông Tô Quang Tùng _ Giám đốc chi nhánh
Phòng Kiểm toán I:
Bà Trần Thị Ninh _ Trưởng phòng
Phòng Kiểm toán II:
Bà Nguyễn Thị Thuý Nga _ Trưởng phòng
Phòng kiểm toán xây dựng cơ bản và thẩm định giá trị tài sản:
Ông Trần Ngọc Huân _ Trưởng phòng
Phòng tư vấn:
Ông Hoàng Văn Dũng _ Trưởng phòng
Phòng hành chính tổng hợp:
Bà Nguyễn Thị Gấm _ Trưởng phòng
2.2 Cơ cấu nhân viên.
CPC HANOI có tổng số nhân viên hiện tại là trên 60 người có trình độ Đại học và trên Đại học được đào tạo tại Việt Nam và nước ngoài như Australia, Ireland… với nhiều kiểm toán viên quốc gia được Bộ tài chính cấp chứng chỉ Kiểm toán viên (CPA) có từ 10 đến 15 năm kinh nghiệm làm việc tại các công ty kiểm toán có uy tín tại Việt Nam và Hãng kiểm toán Quốc tế hoạt động tại Việt Nam. Có 05 người có chứng chỉ thẩm định viên về giá do Bộ tài chính cấp.
2.3 Nhiệm vụ của các phòng ban.
* Nhiệm vụ của Tổng giám đốc:
40
Nguyễn Thị Hiên 503412036
+ Tổ chức điều hành mọi hoạt động và không ngừng phát triển toàn diện công ty.
+ Củng cố, phát triển tổ chức của công ty:
- Mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Tăng số lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên.
- Xắp xếp cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động chuyên môn.
- Tổng giám đốc có quyền miễn nhiệm, bổ nhiệm hoặc triệu tập hội đồng thành viên về miễn nhiệm, đề bạt cán bộ, thành lập mới phòng nghiệp vụ…
+ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Phát triển các hoạt động dịch vụ: Kiểm toán, tư vấn đào tạo, kiểm soát chất lượng, tránh mọi rủi ro nghề nghiệp.
+ Duy trì và mở rộng đội ngũ khách hàng, quan hệ đối tác, hợp tác, liên doanh trong và ngoài nước.
+ Phát triển trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công ty. + Đào tạo cán bộ nhân viên nghiệp vụ và quản lý.
+ Trang bị và đổi mới thiết bị , phương tiện và điều kiện làm việc. + Giữ gìn, sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và không ngừng phát triển vốn, tài sản, năng lực của công ty.
+ Chăm lo và không ngừng cải thiện đời sống vật chất của nhân viên + Trực tiếp phụ trách về tài chính, đối ngoại, phụ trách các văn phòng đại diện.
+ Trực tiếp chỉ đạo chuyên môn một số phòng và một số hợp đồng lớn.
* Nhiệm vụ của Phó tổng giám đốc:
+ Giúp cho tổng giám đốc trong việc tổ chức, điều hành và phát triển toàn diện công ty.
+ Quan hệ với các cơ quan địa phương về an ninh, trật tự, địa điểm làm việc của công ty.
+ Trực tiếp quản lý và điều hành một hoặc một số phòng nghiệp vụ theo sự phân công của tổng giám đốc, đồng thời phụ trách công tác hành chính, tổ chức, văn thư.
* Chi nhánh CPA HANOI tại thành phố Hồ Chí Minh
Do ông Tô Quang Tùng làm giám đốc chi nhánh, có nhiệm vụ thực hiện các hợp đồng kiểm toán tại các địa bàn trong khu vực phía nam.
41
Nguyễn Thị Hiên 503412036
* Phòng nghiệp vụ I
Phòng kiểm toán I do bà Trần Thị Ninh làm trưởng phòng.
+ Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về công tác chuyên môn và các vấn đề được giao, thường xuyên báo cáo với ban giám đốc, đồng thời theo dõi, giám sát các nhân viên dưới quyền thực hiện công việc. Toàn bộ nhân viên trong phòng phải đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, hoàn thành tốt các công việc thuộc phạm vi phòng được giao.
+ Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể đối với từng khách hàng. Khi được ban giám đốc giao nhiệm vụ thì thực hiện kiểm toán đối với khách hàng đó
+ Sau khi kết thúc công việc kiểm toán ở đơn vị khách hàng, phải lập biên bản kiểm toán theo mẫu quy định.
+ Các nhóm trong phòng phải thường xuyên liên lạc với nhau để thông báo tình hình thực hiện của mỗi nhóm. Căn cứ vào tình hình thực tế, trưởng phòng sẽ xắp xếp nhân viên cho hợp lý đảm bảo công việc triển khai tốt.
+ Trưởng phòng trực tiếp điều hành toàn bộ công việc kiểm toán, nếu vưỡng mắc thì báo cáo với tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.
+ Thực hiện các phần hành mà ban giám đốc giao cho theo dõi và thực hiện một số công việc khác.
* Phòng kiểm toán II
Phòng kiểm toán II do bà Nguyễn Thị Thuý Nga làm trưởng phòng. Phòng kiểm toán II thực hiện các công việc tương tự như phòng kiểm toán I.
* Phòng kiểm toán xây dựng cơ bản và thẩm định giá trị tài sản
Phòng kiểm toán xây dựng cơ bản và thẩm định giá trị tài sản do ông Trần Ngọc Huân làm trưởng phòng, thực hiện kiểm toán các công trình xây dựng các công trình mà công ty ký kết được, nhận đánh giá lại giá trị các tài sản thuộc bất động sản…
* Phòng tư vấn
Phòng tư vấn do ông Hoàn Văn Dũng làm trưởng phòng
+Chuyên thực hiện tư vấn các vấn đề liên quan đến kế toán như: thiết kế xây dựng hệ thống kế toán cho doanh nghiệp, hướng dẫn doanh nghiệp
42
Nguyễn Thị Hiên 503412036
lập và ghi sổ kế toán theo đúng quy định ban hành, tư vấn, lựa chọn và nhận cài đặt các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp.
+ Tư vấn xây dựng quy chế tài chính , thiết kế xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho đơn vị.
+ Tư vấn thuế và cung cấp các văn bản thuế mới ban hành cho doanh nghiệp.
+ Nhận đào tạo các lớp ngắn và dài hạn về kế toán và kiểm toán.
* Phòng hành chính tổng hợp
Phòng hành chính tổng hợp do bà Nguyễn Thị Gấm làm trưởng phòng đảm nhận các công việc về hành chính, văn thư, thủ quỹ, kế toán…
II. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN HÀ NỘI THỰC HIỆN.
Ra đời trong thời điểm đất nước mở của hội nhập kinh tế Thế giới, nghành kiểm toán có nhiều bước tiến quan trọng. Nhu cầu dịch vụ kiểm toán ngày càng cao, sự cạnh tranh giữa các công ty kiểm toán ngày càng mạnh. CPA HANOI đã xây dựng cho mình một quy trình kiểm toán đơn giản, ngọn nhẹ mà vẫn đảm bảo các nguyên tắc, chuẩn mực hiện hành và trên hết là chất lượng kiểm toán, từ đó đưa ra ý kiến nhận xét chính xác về đối tượng kiểm toán.
Quy trình một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính ở CPA HANOI có thể được khái quát thành các giai đoạn sau:
TIẾP CẬN KHÁCH HÀNG LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN
THỰC HIỆN KIỂM TOÁN HOÀN THÀNH CUỘC KIỂM TOÁN
1. Tiếp cận khách hàng
Nhằm từng bước khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực kiểm toán độc lập cũng như tăng cường sức cạnh tranh với các công ty kiểm toán lớn đang hoạt động tại Việt Nam. CPA HANOI luôn chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng, khách hàng của CPA HANOI có thể được chia làm 2 loại:
- Khách hàng thường xuyên.
- Khách hàng kiểm toán năm đầu tiên và những khách hàng tiềm năng
43
Nguyễn Thị Hiên 503412036
1.1 Khách hàng thường xuyên.
Khách hàng thường xuyên là những khách hàng đã được CPA HANOI kiểm toán năm trước. Đối với những khách hàng này, công ty thường thực hiện những thủ tục sau:
+ Cuối mỗi năm tài chính, công ty sẽ gửi cho khách hàng một thư chào hàng đã có phí kiểm toán hoặc gửi cho họ một hợp đồng kiểm toán sau khi đã tìm hiểu sơ bộ về đơn vị. Việc tìm hiểu ở đây chủ yếu là để xem xét những thay đổi trong hoạt động kinh doanh cũng như quy chế kiểm soát nội bộ của đơn vị.
+ Công ty sẽ thảo luận với khách hàng về thư chào hàng hoặc hợp đồng kiểm toán dự thảo, sau khi hai bên thống nhất thì sẽ ký kết hợp đồng chính thức. Trong trường hợp công ty đã ký được hợp đồng kiểm toán cho nhiều năm thì trong những năm sau nếu có sự thay đổi cơ bản trong hoạt động kinh doanh cũng như phát sinh các vấn đề ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán cũng như phí kiểm toán tới trách nhiệm của kiểm toán viên thì kiểm toán viên của công ty phải trao đổi với đơn vị để sửa đổi, bổ sung hợp đồng kiểm toán.
1.2 Khách hàng kiểm toán năm đầu tiên và những khách hàng tiềm năng.
Đối với những khách hàng này, công ty sẽ gửi thư chào hàng.Thư chào hàng xem như lời quảng cáo về uy tín, chất lượng dịch vụ cũng như phạm vi hoạt động của công ty. Sau khi nhận được thư chào hàng, nếu khách hàng có nhu cầu kiểm toán thì họ sẽ mời kiểm toán viên tham quan văn phòng và trao đổi ý kiến. Sau khi đã tìm hiểu sơ bộ về hoạt động của khách hàng và hai bên cùng thống nhất thì hợp đồng kiểm toán sẽ được ký kết.
Nội dung thư chào hàng cung cấp dịch vụ kiểm toán BCTC do CPA HANOI phát hành bao gồm các nội dung:
Thư của Ban giám đốc CPA HANOI
Đây là phần mở đầu của thư chào hàng. Ví dụ cụ thể như sau: Số: /CPA HANOI – GT
Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2007
44
Nguyễn Thị Hiên 503412036
THƯ CỦA BAN GIÁM ĐỐC CPA HANOI
Kính gửi: BAN HIỆU TRƯỞNG
TRƯỜNG CÔNG NHÂN KỸ THUẬT VIỆT XÔ SÔNG ĐÀ
C/c ÔNG LÊ VĂN CUNG – HIỆU TRƯỞNG
Trước tiên, công ty kiểm toán và kế toán Hà Nội xin gửi tới quý ban lời chúc sức khoẻ và thành công trong việc điều hành quản lý của quý ban.
Chúng tôi chân thành cảm ơn quý ban đã tạo điều kiện cho chúng tôi gửi thư chào hàng cung cấp dịch vụ kiểm toán BCTC năm 2006 của Quý công ty.
CPA HANOI có đội ngũ chuyên gia và nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm về tài chính, kế toán kiểm toán, thuế… Quý ban hoàn toàn yên tâm vì đã hợp tác với một hãng làm việc chuyên nghiệp để có thể đánh giá được tình hình tài chính của cơ quan. Trên cơ sở đó, chúng tôi có thể đưa ra những gợi ý giúp quý ban quản lý hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả hơn.
Một lần nữa xin trân trọng cảm ơn Quý ban đã tạo cơ hội này cho chúng tôi được giới thiệu về dịch vụ của mình. Chúng tôi tin tưởng rằng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ có khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về dịch vụ của Quý ban và với mức phí kiểm toán hợp lý sẽ là căn cứ và cơ sở để Quý ban lựa chọn chúng tôi là kiểm toán viên và nhà tư vấn cho đơn vị hiện tại và trong tương lai.
Chúng tôi rất hân hạnh được tiếp kiến Ban Giám đốc trong một ngày gần nhất.
Trân trọng
Đại diện CPA HANOI
Nguyễn Ngọc Tỉnh Tổng Giám đốc
CPA số D.0132/KTV
Phần 1: Giới thiệu chung
45
Nguyễn Thị Hiên 503412036
Nội dung: Khái quát chung về công ty, quá trình hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy, các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Phần 2: Khách hàng
Nội dung: Nói về các loại khách hàng của công ty
Phần 3: Dịch vụ kiểm toán BCTC
Nội dung: Nói về trách nhiệm của Ban giám đốc đơn vị được kiểm toán, trách nhiệm của các kiểm toán viên, nguyên tắc và chuẩn mực kiểm toán áp dụng, nội dung kiểm toán, phương thức thực hiện, phí dịch vụ kiểm toán…
2. Lập kế hoạch kiểm toán.
Mục đích đặt ra trong việc lập kế hoạch này là có sự hiểu biết một cách tổng quát về đơn vị được kiểm toán từ đó trưởng kiểm toán có kế hoạch cụ thể để thực hiện cuộc kiểm toán, việc phân công tổ, nhóm kiểm toán một cách rõ ràng, thuận tiện, quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán sẽ được tiến hành đúng dự kiến theo một trật tự và phạm vi được xác định, tiết kiệm thời gian có phương pháp kỹ thuật kiểm toán phù hợp với từng loại công việc đã được trù liệu từ trước, xác định thời gian và số lượng kiểm toán viên cần thiết cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán thích hợp sẽ tạo điều kiện giúp cho kiểm toán viên đạt được những bằng chứng kiểm toán đầy đủ thích hợp; duy trì phí kiểm toán ở mức hợp lý; và tránh được những bất đồng với khách hàng. Trong đó đạt được những bằng chứng kiểm toán đầy đủ thích hợp là điều tối quan trọng đối với công ty kiểm toán bởi nó có thể giúp công ty giảm thiểu tối đa trách nhiệm pháp lý và giữ vững danh tiếng trong cộng đồng nghề nghiệp. Giữ chi phí ở mức hợp lý giúp công ty duy trì sức cạnh tranh và do vậy có thể giữ và mở rộng khách hàng.
Giai đoạn này bao gồm:
- Kế hoạch chiến lược
- Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
- Chương trình kiểm toán
46
Nguyễn Thị Hiên 503412036
2.1 Xây dựng kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược thường do Ban giám đốc của công ty soạn thảo hoặc uỷ quyền cho một số nhân viên thực hiện một số nội dung trong phần chiến lược. Khi kế hoạch chiến lược được lập xong và được Ban giám đốc công ty phê duyệt thì sẽ được phổ biến cho nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán ở doanh nghiệp.
Căn cứ vào kế hoạch chiến lược, chủ nhiệm kiểm toán thực hiện việc lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán. Bên cạnh đó, kế hoạch chiến lược còn thể hiện phương hướng hoạt động và phát triển của công ty.
2.2 Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
Kế hoạch kiểm toán tổng thể được công ty lập cho một cuộc kiểm toán hoặc một năm kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán tổng thể gồm các nội dung chính:
Thu thập thông tin về hoạt động của khách hàng và những thay đổi trong năm kiểm toán:
ở bước này những thông tin chủ yếu mà kiểm toán viên cần thu thập về đơn vị được kiểm toán bao gồm: Giấy phép hoạt động, lĩnh vực hoạt động, địa bàn hoạt động, tổng số vốn kinh doanh, vốn đầu tư, số vốn vay, các thông tin về Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, thông tin về đơn vị thành viên…
Ngoài ra Kiểm toán viên còn thu thập các thông tin về môi trường và lĩnh vực hoạt động của khách hàng, tóm tắt các quy chế kiểm soát nội bộ, thị trường và cạnh tranh, các đặc điểm về hoạt động kinh doanh và các biến đổi trong công nghệ sản xuất kinh doanh, rủi ro kinh doanh, các thay đổi về quy mô kinh doanh và các điều kiện bất lợi có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng (thông tin về sản phẩm, thị trường, nhà cung cấp và các hoạt động nghiệp vụ) trong đó Kiểm toán viên rất chú trọng tới các thay đổi về nhà cung cấp hay thay đổi về hình thức bán hàng.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin chung về khách hàng sẽ giúp Kiểm toán viên xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu của công ty khách hàng,
47
Nguyễn Thị Hiên 503412036
nắm vững tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh của khách hàng từ đó rút ra những vấn đề cần chú trọng trong cuộc kiểm toán.