Chứng từ: Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tìa chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ được làm căn cứ ghi sổ kế toán là chứng từ hợp pháp và hợp lệ.
- Chứng từ kế toán hợp pháp.
Để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh một cách khách quan , trung thực, chế độ chứng từ kế toán quy định các tiêu chí chứng từ kế toán hợp pháp như sau:
Sử dụng mẫu chứng từ theo quy định.
Các nghiệp vụ do doanh nghiệp thực hiện, được phản ánh trên chứng từ phải phù hợ với quy định của pháp luật và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp đã được đăng ký.
Người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế và người có trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế có liên quan phải có trách nhiệm lập chứng từ theo đúng nội dung bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và ký, đóng dấu đơn vị vào chứng từ đã được lập.
- Chứng từ hợp lệ.
Chế độ chứng từ quy định tiêu chí của chứng từ hợp lệ là: Ghi chép đầy đủ, kịp thời các nội dung quy định trên chứng từ. Tuân thủ quy đọnh phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Thủ tục thanh toán: Để thanh toán tiền lương tiền công và các khoản
phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng ngày kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL, ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11 năm 1995 của Bộ Tài Chính), Thông Tư liên tịch số
119-2004-TTNT-BTC-TLĐLĐVN ngày 8/12/2004-Bộ Tài Chính- TLĐLĐVN. Cho từng tổ, đơn vị, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian) các khoản phụ cấp, tự cấp, các khoản khẩu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh, thanh toán về trợ cấp, bảo hiểm cũng được lập tương tự sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt.
Bảng thanh toán lương, BHXH sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ.
Kỳ 1 là tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhập số còn lại sau khi trừ đi các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ và báo cáo Thu- Chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
CHƯƠNG II