Thủ tục nhập nguyên vật liệu đã chặt chẽ, chỉ cần hoàn thiện bằng một số quy
định để quy trình được hoàn thiện và nhanh chóng hơn.
- Để bộ phận Kho chuẩn bị diện tích kho lưu trữ và vị trí cho từng loại nguyên vật liệu cần phải yêu cầu các bộ phận liên quan chuyển thông tin về các lô hàng sẽ nhập trong tuần với số lượng, số khối và số thùng tương ứng. Với yêu cầu nhà cung cấp chuyển thông tin hàng tuần về các đơn hàng sẽ giao trong tuần kế tiếp, bộ
phận Xuất Nhập Khẩu sẽ dựa vào thông tin này để lập kế hoạch lấy hàng từ cảng về và chuyển cho bộ phận Kho để chuẩn bị nhân viên dỡ hàng và lưu trữ hàng hóa khoa học, thuận tiện cho việc quản lý sau này. Khi nhận hàng, bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng từng loại nguyên vật liệu nhận được theo Packing List và thông báo cho nhân viên mua hàng hay bộ phận Xuất Nhập Khẩu để thông tin cho chủ hàng và đại lý vận chuyển trong trường hợp hàng bị thiếu so với P/L.
- Hiện tại thủ tục bảo lãnh thanh toán và ký hậu tại ngân hàng chỉ thực hiện 2 tuần/lần vào thứ 3 và thứ 5. Nếu có bất kỳ trở ngại nào làm chứng từ gốc hàng nhập chuyển không đúng lịch thì sẽ phải dời lịch bảo lãnh sang nhịp kế tiếp gây trễ hàng cho sản xuất. Để giải quyết tình trạng này cần tăng lịch chuyển hồ sơ bảo lãnh, ký hậu 3 ngày/tuần vào thứ 2, 4, 6 hàng tuần. Đồng thời bộ phận Xuất Nhập Khẩu tiến hành làm thủ tục bảo lãnh ngay khi nhận được bản copy của chứng từ, không đợi tới khi có chứng từ gốc mới lập hồ sơ để khi có giấy báo hàng nhập cảng thì tiến hành làm thủ
tục hải quan để nhập hàng về kho.
Đối với xuất nguyên vật liệu, hiện tại đang tồn tại 2 dạng xuất, xuất tới các cơ
sở gia công tại Việt Nam và xuất tới nhà máy tại Laos và nhà máy gia công tại Trung Quốc. Nguyên vật liệu khi xuất đi gặp trường hợp các cơ sở gia công báo thiếu so với P/L. Sở dĩ có trường hợp này xảy ra do:
- Giám định chất lượng và số lượng chỉ một phần, không toàn bộ nên chưa phản ánh số lượng thực tế của nguyên vật liệu.
- Khi cấp nguyên vật liệu nhân viên kho đã không đếm hoặc đo chính xác số
Để giải quyết trường hợp này và kịp tiến độ sản xuất cho các cơ sở gia công ở
xa kho Biên Hòa thì mua thiết bị đo vải hoặc cấp cho các nhà máy này thì sẽ cấp dư
nguyên vật liệu theo tỷ lệ % đã giám định và các cơ sở này sẽ trả lại Scavi nguyên vật liệu dư khi thanh lý hợp đồng gia công.
Tất cả các quy định trên đều nhằm mục tiêu bảo đảm nguyên vật liệu được cung cấp đúng thời hạn, đúng số lượng góp phần bảo đảm hoạt động của chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.