Một qui trình thu nợ được thành lập phải phù hợp với điều kiện kinh doanh của mặt hàng đang áp dụng chính sách tín dụng, điều kiện kinh doanh hiện tại của Công ty. Bên canh đó, chính sách thu nợ không phải bao giờ cũng áp dụng một cách cứng nhắc mà nó được vận dụng trên cơ sở từng khách hàng và độ lớn của từng khoản phải thu, cùng với đó là việc cân nhắc chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Đối với Công ty hiện nay thì mô hình thu nợ có thể được thiết lập theo mô hình sau:
Sơ đồ khối qui trình thu nợ:
Xem xét qui mô
Thúc dục Khuyến cáo Chuyển nợ quá hạn 2 Lưu hồ sơ Mô hình số dư nợ Tổng hợp số dư nợ Xem xét số dư nợ Lập kế hoạch thu nợ Điều động nhân viên Tiến hành thu nợ Phân nhóm các khoản nợ
Quá hạn 1 Quá hạn 2 Khó đòi
Nhắc nhở
Xem xét qui mô
Thư, Fax
Cắt tín dụng Chuyển nợ khó đòi
Lưu hồ sơ Đe doạ
Xem xét qui mô
Thanh tra CSKD Tố tụng Xoá nợ Lưu hồ sơ Huỷ bỏ GTTD Kết thúc
Giải thích mô hình:
Như chúng ta đã biết, mặt hàng sắt thép là mặt hàng mùa vụ, thường bán chạy vào mùa nắng và thời kỳ giáp tết, và chửng lại ở mùa mưa, cho nên nó cũng ảnh hưởng tới khả năng thanh toán nợ của khách hàng chúng ta. Vì vậy ở đây chúng ta xây dựng qui trình thu nợ phải linh hoạt vào từng thời điểm, để cho khách hàng của chúng ta thấy được sự thông cảm này đối với họ. Tóm lại qui trình thu nợ được giải thích như sau:
Với một khách hàng quá hạn thanh toán công nợ 10 ngày thì bộ phận công nợ sẽ báo cáo sơ bộ về giá trị khoản nợ phát sinh quá hạn. Nếu khoản nợ có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 5% giá trị của lô hàng thì chúng ta sẽ gộp vào lần mua tiếp theo nếu khách hàng tiếp tục mua hàng. Còn nếu khách hàng không tiếp tục mua hàng thì chúng ta sẽ thực hiện đòi nợ trên cơ sở cân nhắc giữa khoản chi phí thu nợ và giá trị của khoản nợ thu được. Nếu xét thấy không đáng kể thì chúng ta lưu vào hồ sơ chứ không đòi nữa.
Còn đối với những khoản nợ lớn hơn 5% của đơn hàng, chúng ta sẽ xem xét qui mô để tiếp tục thực hiện các bước tiếp của kế hoạch đòi nợ. Đầu tiên là gửi thư kèm hoá đơn nhắc nhở về thời gian chậm trễ và yêu cầu trả tiền. Nếu sau 10 ngày mà không thấy hồi âm chúng ta tiếp tục gửi thư, fax thúc dục, trong thời gian thúc dục nấu khách hàng không có thư hẹn trình bày cụ thể lý do chính đáng về việc chậm trễ thanh toán. Sau 10 ngày tiếp theo chúng ta sẽ gửi thư, fax khuyến cáo nếu không thanh toán đủ tiền trong thời gian 30 ngày thì sẽ huỷ bỏ giá trị tín dụng đã thiết lập. Nếu không mang lại hiệu quả thì chúng ta chuyển khoản nợ sang nợ quá hạn. Chúng ta cũng chú ý thêm, những khoản nợ được liệt kê vào nợ quá hạn 1 là những khoản nợ cơ thời gian không quá 30 ngày và nằm trong thời kỳ mùa mưa hoặc thời điểm mà hàng hóa bán không chạy.
Nợ quá hạn 2: ở đây chúng ta có thể minh hoạ khoản nợ này là khoản nợ quá hạn 60 ngày kể từ ngày trễ hẹn thanh toán nếu là vào thời kỳ mùa nắng, thời kỳ mà các công trình xây dựng đẩy nhanh tiến độ hoặc kể từ thời điểm chấm dứt của nợ quá hạn 1.
Sau khi thực hiện các biện pháp đã nêu mà không mang lại hiệu quả của việc thu nợ, chúng ta sẽ tiếp tục xem xét quy mô các khoản nợ nếu thấy không đáng kể so với các chi phí cho công việc đòi nợ sắp tới ta có thể lưu hồ sơ và chấm dứt. Còn nếu thấy qui mô của các khoản nợ lớn thì sau 20 ngày tiếp theo, chúng ta sẽ gọi điện đe doạ khẳng định thông báo cuối cùng của việc cắt tín dụng. Nếu không có thư hẹn dứt điểm lần cuối về việc trả nợ. Thì sau 60 ngày kể từ ngày chuyển khoản nợ thành nợ quá hạn chúng ta sẽ thông báo cắt giá trị tín dụng của khách hàng kể cả khi
khách hàng thanh toán đầy đủ các khoản nợ. Nếu có mở lại chính sách tín dụng thì cũng hạn chế hơn những khách hàng khác ở trong nhóm. Còn nếu tiếp tục không mang lại hiệu quả thì chuyển sang nợ khó đòi.
Đối với các khoản nợ khó đòi, thì khi này nếu khách hàng có thanh toán đủ nợ thì vẫn huỷ bỏ giá trị tín dụng. Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày chuyển các khoản nợ thành nợ quá hạn nếu khách hàng vẫn không trả nợ thì chúng ta sẽ xem xét qui mô của khoản nợ để tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo. Chúng ta sẽ tiến hành công việc thanh tra cơ sở kinh doanh của khách hàng nếu thấy các tài sản đủ lớn và có thể thanh toán trong tương lai gần thì gửi thư yêu cầu thanh toán nợ nếu không thì sẽ nhờ đến pháp luật.
Sau đó, chuẩn bị một số khoản nợ gồm một số chủ nợ sẽ tiến hành tố tụng theo các quy định của pháp luật.
3.3.2.4. Tổ chức thực hiện: