Trong khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thì việc theo dõi việc thanh toán nợ của khách hàng cho Công ty là một việc làm rất quan trọng. Vì thông qua quá trình này sẽ giúp Công ty nắm được bản chất thanh toán của mỗi khách hàng, từ đó sẽ có những điều chỉnh cho chính sách tín dụng ngày càng phù hợp hơn với khách hàng. Nó cũng giảm bớt được rủi ro của các khoản nợ này.
Để làm được điều này chúng ta sẽ đưa ra hai mô hình: mô hình theo dõi khoản phải thu và mô hình theo dõi ngày trả chậm.
Mô hình theo dõi khoản phải thu:
Mô hình này sẽ theo dõi số dư khoản phải thu của khách hàng ở đầu tháng, trong tháng và cuối tháng của khách hàng, cũng như là việc thanh toán các khoản nợ của khách hàng trong tháng đó. Chính mô hình này sẽ cho Công ty thấy được một cách tổng quát tình hình mua và trả nợ các khoản tín dụng theo từng tháng đối với từng khách hàng.
Theo dõi khoản phải thu khách hàng. Nhóm Khách Hàng Tháng 1 ... Tháng 12 Dư đầu kỳ N ợ Có Dư cuối kỳ Dư đầu kỳ N ợ Có Dư cuối kỳ Nợ Nợ/dt Nợ Nợ/dt Nợ Nợ/dt Nợ Nợ/dt A K h1 . ....
K h i B . ... C . ...
Mô hình theo dõi số ngày trả chậm:
Mô hình sẽ theo dõi một cách rõ ràng ngày khách hàng mua tín dụng và ngày thanh toán nợ của khách hàng, từ đó sẽ giúp ta thấy được số ngày chậm thanh toán của một khách hàng nào đó. Mô hình này được tính cho một năm và trong đó có ghi rõ ngày, tháng mua cũng như thanh toán của khách hàng.
Theo dõi ngày trả chậm của khách hàng. Nhóm Khách hàng Tháng 1 ... 12 Ngày 1 2 ... 31 1 2 ... 31 Mua TToán Mua TToán B ... ... C ... ...
Khi ta sử dụng kết hợp hai mô hình này, nó sẽ giúp cho Công ty thấy rõ được tình hình công nợ của mỗi khách hàng trong một tháng và trong một năm, qua đó sẽ có kế hoạch thu nợ và đánh giá khách hàng một cách chính xác.
b. Quản lý khoản phải thu quá hạn7:
Công ty có thể sử dụng một công cụ khác để kiểm soát bản chất của khoản phải thu và khả năng của các nhà quản trị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động tín dụng là thông qua hoạt động quản lý khoản phải thu quá hạn. Phương pháp này phân loại các khoản phải thu vào một thời điểm nhất định theo tỷ lệ phần trăm hoá đơn nợ của các tháng trước. Giả sử chúng ta có bảng kê khoản phải thu quá hạn vào ngày 31/12 như sau:
Bảng kê thời hạn của các tài khoản khoản phải thu vào ngày 31/12 7 Giáo trình quản trị tài chính - Nguyễn Thanh Liêm.
Tháng bán tín dụng 12 11 10 9 Tháng 8 về trước.
Thời gian quá hạn (Tháng) Hiện tại 0 – 1 1 – 2 2 – 3 3 hoặc hơn. Tổng cộng. Tỷ lệ % trên tổng số dư
khoản phải thu hiện tại. 67 19 7 12 3 100
Nếu thời hạn tín dụng là 2/10 Net 30, bảng kê thời hạn này cho chúng ta biết rằng có 67 % khoản phải thu đến ngày 31/12 là khoản phải thu hiện tại, 19% bị quá hạn 1 tháng, 7% quá hạn 2 tháng và tiếp tục như thế. Tùy vào những kết luận rút ra từ việc phân tích bảng kê khoản phai thu quá hạn. Chúng ta có thể phải điều tra sâu hơn về chính sách tín dụng và thu hồi nợ của công ty. Trong trường hợp này, chúng ta có thể phải điều tra từng khoản phải thu đã ghi hoá đơn vào tháng 8 và trước đó để xem có cần phải chuyển tài khoản này sang nhóm nợ xấu hay không. Khoản phải thu được ghi trên bảng cân đối kế toán thường giả định là công ty có thể thu hồi được toàn bộ khoản phải thu.