2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
(Ng uồn: PhòngTổ chức- Hành chính)
2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
* Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông có các quyền và và nhiệm vụ sau đây:
Quyết định loại cổ phần trong số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên và hội đồng quản trị, thành viên, ban kiểm soát.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phòng Kỹ thuật- Đại lý Phòng Tài chính-Kế toán Phòng Tổ chức-Hànhchính
Xem xét và xử lý các vi phạm của hội đồng quản trị và ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của của công ty
Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty
Quyết định sửa đổi, bổi sung điều lệ của công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm số cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần chào bán quy định tại điều lệ công ty.
Thông qua Báo cáo tài chính hàng năm, thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng số giá trị tài sản được ghi trong số kế toán của công ty.
Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại. Chấp thuận cho ký kết các hợp đồng kinh tế và dân sự có giá trị lớn hơn 20% tổng số giá trị tài sản được ghi trên sổ sách kế toán của công ty, giữa công ty với thành viên của hội đồng quản trị, ban kiểm soát, cổ đông nắm trên 10% số cổ phần có quyền biểt quyết và người có liên quan của họ.
* Hội đồng quản trị
Quyền hạn và trách nhiệm của hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan mụch đích, quyền lợi của của công ty phù hợp với luật pháp, điều lệ của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
Nhận bàn giao toàn bộ lao động, tiền vốn, tài sản, các hồ sơ tài liệu của công ty và các công việc còn lại do ban đổi mới và quản lý tại doanh nghiệp bàn giao. Có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục còn lại và tổ chức điều hành công ty vào hoạt động theo pháp nhân mới.
Quyết định vốn điều lệ và chiến lược phát triển của công ty. Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. Quyết định huy động vốn theo hình thức khác.
Quyết định phương án đầu tư, quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ. Thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của của công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, cán bộ quản lý quan trọng khác của của công ty. Duyệt phươg án tổ chức, bộ máy và nhân sự các đơn vị trực thuộc.
Quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó. Chỉ đạo hỗ trợ và giám sát việc điều hành của Tổng giám đốc và chức danh do hội đồng quản trị trực tiếp quản lý.
Yêu cầu Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty và của các đơn vị thành viên khác trong công ty cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty và của các đơn vị trong công ty.
Quyết định quy chế tuyển dụng, cho thôi việc nhân viên của công ty phù hợp với quy định của pháp luật. Quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên, thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị và quyết định mức bồi thường vật chất khi các nhân viên này gây thiệt hại cho công ty.
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập giải thể công ty con, chi nhánh văn phòng đại diện và góp vốn, mua cổ phần của các doanh nghiệp khác.Trình đại hội đồng cổ đông báo cáo quyết toán tài chính hàng năm, kết quả kinh doanh. Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trìng kinh doanh. Thực hiện việc trích lập các quỹ theo quyết định của đại hội đồng cổ đông.
Quyết định chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty, định giá tài sản góp vốn không phải là tiền việt nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng. Xem xét quyết định việc chuyển nhượng các cổ phiếu ghi tên.
Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định. Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán từng loại.
Có thể đình chỉ các quyết định của Tổng giám đốc nếu xét thấy trái phát luật, vi phạm điều lệ công ty, nghị quyết các quy định của hội đồng quản trị. Xem xét và uỷ quyền cho tổng giám đốc khởi kiện, các vụ án có liên quan đến quyền lợi và tài sản của công ty. Kiến nghị bổ xung hoặc sửa đổi điều lệ của công ty, tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Hội đồng quản trị không được phép trực tiếp hay gián tiếp cho vay, cho mượn tài sản của công ty để thế chấp hoặc bảo lãnh nợ cho các đối tượng sau:
Cổ đông cuả công ty; Thành viên Hội đồng quản trị; Ban giám đốc; Ban kiểm soát cuả công ty; Các doanh nghiệp khác và một hay nhiều chủ doanh nghiệp đó đang là cổ đông của công ty.
* Ban kiểm soát
Nhiệm vụ và quyền hạn cuả các kiểm soát viên:
Trưởng ban kiểm soát viên có trách nhiệm phân công các kiểm soát viên phụ trách từng loại công việc.
Mỗi kiểm soát viên dưới sự chỉ đạo và phân công cuả Trưởng ban kiểm soát, có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành các hoạt động trong sản xuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, tài sản các báo cáo, quyết toán năm tài chính cuả công ty và kiến nghị khắc phục các sai phạm.
Được quyền yêu cầu các phòng ban nghiệp vụ cuả công ty cung cấp tình hình, số liệu tài liệu và thuyết minh các hoạt động kinh doanh cuả công ty. Trình đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm tra kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Báo cáo với đại hội đồng cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường và những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của hội đồng quản trị và Tổng giám đốc theo ý kiến độc lập của mình. Chịu trách nhiệm cá nhân về đánh giá và kết luận của mình. Nếu biết sai phạm mà không báo cáo phải chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về trách nhiệm của kiểm soát viên.
Thông báo định kỳ tình hình kết quả kiểm soát cho hội đồng quản trị. Tham dự các cuộc họp hội đồng quản trị, phát biểu ý kiến về những kiến nghị nhưng không tham gia giải quyết. Nếu có ý kiến khác với quyết định của hội đồng quản trị thị có quyền yêu cầu ghi ý kiến của mình vào biên bản phiên họp và được trực tiếp báo cáo trước cuộc họp đại hội đồng cổ đông gần nhất. Trưởng ban kiểm soát viên có quyền yêu cầu hội đồng quản trị họp phiên họp bất thường hoặc yêu cầu hội đồng quản trị triệu tập đại hội đồng cổ đông bất thường.
Giới hạn hoạt động:
Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước đại hội đông cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty khi thi hành nhiệm vụ. Việc kiểm tra theo quy định tại khoản 2 điều này không được cản trở hoạt động bình thường cuả hội đồng quản trị và không gây gián đoạn trong việc điều hành, hoạt động kinh doanh hàng ngày cuả công ty. Kiểm soát viên được hưởng thù lao công vụ theo quyết định cuả đại hội đồng cổ đông. Chi phí cho hoạt động kiểm soát viên được hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
* Ban Tổng giám đốc
Nhiệm vụ cuả Tổng giám đốc:
Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày cuả công ty. Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh cuả công ty theo nghị quyết, quyết định cuả hội đồng quản trị, nghị quyết của hội đồng cổ đông, điều lệ của
công ty và tuân thủ pháp luật. Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh đã được hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua đại hội đông cổ đông.
Xây dựng và trình hội đồng quản trị quy chế quản lý nội bộ, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm cuả công ty. Quyết định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ (trừ những sản phẩm, dịch vụ do nhà nước quy định. Quyết định các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất kinh doanh. Đề nghị hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức damh: Phó Tổng giám đốc; Kế toán trưởng công ty; Giám đốc chi nhánh; Trưởng văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quyết định mức lương đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền, ngoài số cán bộ được nêu trong mục 07 điều này. Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định. Báo cáo trước hội đồng quản trị tình hình hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh cuả công ty. Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của công ty khi được hôi đồng quản trị uỷ quyền.
Quyền hạn và trách nhiệm của Tổng giám đốc:
Có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành của công ty. Có quyền từ chối thực hiện những quy định cuả chủ tịch, phó chủ tịch hay các thành viên hội đồng quản trị nếu thấy trái pháp luật, trái điều lệ và trái nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay cho các kiểm soát viên.
Được quyền tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng loại lao động theo quy định cuả hội đồng quản trị, khen thưởng, kỷ luật hoặc thôi việc đối với người lao động ở các chức danh được phân cấp quản lý và phù hợp với Bộ luật lao động. Được quyết định các biện pháp vượt thẩm quyền cuả mình trong những trường hợp khẩn cấp như thiên tai, dịch hoạ, hoả hoạn, sự cố…. và chịu trách nhiệm trước các quyết định này, đồng thời báo cáo ngay cho hội đồng quản trị. Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty.
2.1.3.3 Chức năng của các phòng ban
* Phòng kỹ thuật- Đại lý Chức năng:
Phòng kỹ thuật -Đại lý là phòng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo và tổ chức điều hành sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được phê duyệt trong phạm vi toàn công ty.
Quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác kỹ thuật, vật tư cho phương tiện cũng như công ty đảm bảo tuân thủ nghiêm Bộ luật quản lý an toàn quốc tế (ISM code) và Bộ luật an ninh tàu và bến cảng (ISPS).
Thực hiện tốt công tác pháp chế, bảo đảm trên tầu và công ty luôn có đủ các hồ sơ, chứng chỉ của tàu, cũng như của thuyền viên theo đúng các quy định của ISM code.
Quản lý tốt tình hình sử dụng vật tư, thiết bị của các phương tiện trong trong công ty để đề xuất cho Tổng giám đốc phương án cung ứng phù hợp, bảo đảm kịp thời, đầy đủ với giá cả hợp lý.
Tích cực, chủ động tìm kiếm đối tác để thực hiện tốt chức năng đại lý dịch vụ tàu biển và đại lý dịch vụ vận tải đường biển cũng như kinh doanh kho bãi đạt hiệu quả nhất.
* Phòng Tài chính -Kế toán Chức năng:
Phòng Tài chính-Kế toán là phòng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động Tài chính-Kế toán và mọi hoạt động phát sinh kinh tế trong toàn công ty.
Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát việc quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn trong toàn công ty đồng thời bảo đảm quyền chủ động cho các đơn vị cơ sở trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình. Bảo đảm cho công ty luôn thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán và các quy định hiện hành về công tác Tài chính- Kế toán.
* Phòng Tổ chức- Hành chính Chức năng:
Phòng Tổ chức- Hành chính là phòng tham mưu giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo, điều hành về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, chế độ chích sách, đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
2.2 Thực trạng hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty CPVT $ TM HP 2.2.1 Tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ tại công ty
2.2.1.1 Cơ cấu TSCĐ
Qua bảng số liệu 2.1 thì tính đến năm 2007 cơ cấu TSCĐ của công ty đã có sự thay đổi nhưng không lớn:
Năm 2005, TSCĐ hữu hình chiếm tỷ trọng 100% tổng TSCĐ Năm 2006, TSCĐ hữu hình chiếm tỷ trọng 100% tổng TSCĐ
Năm 2007, TSCĐ hữu hình chiếm tỷ trọng 94,96% tổng TSCĐ và chi phí xây dựng cơ bản dở dang chiếm tỷ trọng 5.03% tổng TSCĐ. Như vậy TSCĐ hữu hình của công ty vẫn chiếm tỷ trọng rất lớn.
Quy mô TSCĐ công ty liên tục giảm qua các năm, tốc độ giảm năm sau cao hơn năm trước, năm 2006 so với năm 2005 giảm đi 3.179.184.138 đồng với tỷ lệ giảm tương ứng 37,23%, năm 2007 so với năm 2006 giảm đi 3.972.831.346 đồng với tỷ lệ giảm tương ứng 74,14%, đây là điều không tốt đối với công ty.
Về cơ cấu TSCĐ của công tính đến 2007 là không hợp lý vì phương tiện vận tải và truyền dẫn đang là nhóm TS phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của công ty
thì lại không có, cụ thể phương tiện vận tải và truyền dẫn năm 2005 chiếm tỷ trọng 89,82%, năm 2006 chiếm tỷ trọng 83,41%, năm 2007 chiếm tỷ trọng 0%. Nhà cửa vật kiến trúc có tăng nhưng không đáng kể, năm 2007 so với năm 2006 tăng lên 16.500.000 đồng với tỷ lệ tăng tương ứng 2,73% và chiếm tỷ trọng 44,68%. TSCĐ khác đang có xu hướng tăng lên đặc biệt tăng mạnh vào năm 2007, năm 2006 so với năm 2005 tăng lên 20.208.000 đồng với tỷ lệ tăng tương ứng 7,6%, năm 2007 so với
năm 2006 tăng lên 410.505.675 đồng với tỷ lệ tăng trên 100% và chiếm tỷ trọng 50,27% tổng TSCĐ. Năm 2007công ty tham gia đầu tư xây dựng cơ bản dở dang đây là lĩnh vực đầu tư khá mới mẻ.
Qua nhận xét trên cho ta thấy, quy mô TSCĐ giảm và cơ cấu TSCĐ công ty thay đổi không hợp lý, trong các năm tiếp theo công ty cần đầu tư nhiều vào phương tiện vận tải và truyền dẫn vì đây là TSCĐ quyết định đến hoạt động kinh doanh của công ty, có những biện pháp quản lý TSCĐ cho có hiệu quả.
2.2.1.2 Tình hình tăng, giảm TSCĐ
Qua bảng số liệu 2.2 cho ta thấy về mặt tổng quát quy mô TSCĐ công ty liên tục giảm qua các năm, tốc độ giảm năm sau cao hơn năm trước, năm 2006 so với năm 2005 giảm đi 3.179.184.138 đồng với tỷ lệ giảm tương ứng 37,23%, năm 2007 so với năm