- Chứng từ sử dụng:
1121 1.237.493 23/03 0563 23/03 Thanh toán hợp đồng tà
23/03 0563 23/03 Thanh toán hợp đồng tài
chính 11.04.04 kỳ 19
1121
3.810.941 24/03 0936 24/03 Kết chuyển chênh lệch tỷ
giá thanh toán 220 USD- tỷ giá 17701
331 2.621
27/03 0889 27/03 Kết chuyển lỗ tỷ giá do thanh toán hợp đồng tài chính 11.04.04 kỳ 19 315 1.301.966 31/03 1587 31/03 K/c chi phí thuê TC 911 3.788.810 31/03 1587 31/03 Kết chuyển chi phí chênh lệch tỷ giá 911 1.259.624 31/03 - Cộng phát sinh tháng 3 5.048.434 5.048.434
31/03 - Cộng lũy kế từ đầu quý 1 19.630.450 19.630.450 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng Giám Đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 9: Sổ Cái tài khoản chi phí hoạt động tài chính tại công ty
3.4.1.5. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng phát sinh tại công ty bao gồm những khoản chi phí như: chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả nhân viên bán hàng, chi phí tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền như chi phí quảng cáo, chi phí phục vụ việc bán hàng,…
a) Nguyên tắc hạch toán
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa, thành phẩm như: phiếu xuất kho, phiếu chi, kế toán mở sổ theo dõi và phản ánh vào Nhật Ký Chung. Đến cuối tháng, toàn bộ chi phí bán hàng được công ty kết chuyển cho thành phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ.
b) Chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng các chứng từ sau: phiếu đề nghị mua hàng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, bảng phân tích lương, bảng lương, các hóa đơn mua ngoài phục vụ bộ phận bán hàng…
c) Tài khoản sử dụng
Để phản ánh chi phí bán hàng, công ty sử dụng tài khoản 641 theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Tài khoản 641 có 6 tài khoản cấp 2:
-Tài khoản 6411 “Chi phí nhân viên bán hàng”. -Tài khoản 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” -Tài khoản 6413 “Chi phí công cụ - dụng cụ” -Tài khoản 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” -Tài khoản 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” -Tài khoản 6418 “Chi phí bằng tiền khác”
d) Trình tự hạch toán Bảng lương
Phiếu chi Nhật Ký Chung
Sổ Chi Tiết TK 641
Sổ Cái TK 641
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ trình tự hạch toán vào Sổ Chi Tiết, Sổ Cái TK 641
-Khi nhận được giấy đề nghị xuất chi của bộ phận bán hàng, kế toán thanh toán tiến hàng lập phiếu chi, chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và ban giám đốc ký duyệt, sau đó kế toán thanh toán chuyển cho thủ quỹ tiến hàng chi tiền.
-Sau kế toán thanh toán nhập số liệu vào Nhật Ký Chung, Sổ Chi Tiết TK 641. -Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ Nhật Ký Chung, kiểm tra lại tính chính xác của các dữ liệu liên quan, kết chuyển vào Sổ Cái TK 641.
Mẫu Sổ Cái tài khoản chi phí bán hàng tại công ty tháng 03/2010 như sau:
Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Kinh Đô Sài Gòn SỔ CÁI
Tháng 03/2010
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu:641 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tk đối Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 01/03 0154 2
01/03 Xuất nguyên liệu cho xe 0929 1523 279.600 ……. …… ……. ……… …… ………….. ... 31/03 0160 9 31/03 15%BHXH Công ty đóng CNV Tân Tạo 3383 3.429.000 31/03 0161 0 31/03 2%BHYT Công ty đóng CNV Tân Tạo 3384 457.200 31/03 0161 1 31/03 2%KPCĐ Công nhân viên Tân Tạo
3382 457.200…….. … ……. ……… …… …………. ………….. …….. … ……. ……… …… …………. ………….. 31/03 1587 31/03 K/c chi phí nhân viên bán hàng 911 220.046.270
31/03 1587 31/03 K/c chi phí khấu hao 911 45.431.772 31/03 1587 31/03 Kết chuyển chi phí bằng tiền khác 911 84.118.220 31/03 - Cộng phát sinh T3 439.215.166 439.215.166 31/03 - Cộng lũy kế từ đầu quý 1 1.630.200.670 1.630.200.670 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 n v :đ ng Đơ ị ồ
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng Giám Đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 10: Sổ Cái tài khoản chi phí bán hàng tại công ty
3.4.1.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Công ty bao gồm các khoản: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho BGĐ và nhân viên quản lý ở các phòng ban, chi phí vật liệu, đồ dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác chi chung cho toàn doanh nghiệp.
a) Nguyên tắc hạch toán
-Tùy vào tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty, tùy vào từng thời kỳ, từng mùa vụ mà có chính sách phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý. Chẳng hạn vào các dịp lễ, tết, trung thu, noel…lượng hàng mà công ty tung ra thị trường rất lớn, năng suất làm việc tăng lên gấp đôi, có khi là gấp ba. Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp vào những tháng này tăng đáng kể. Vì vậy công ty không thể tính hết toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp trong thời kỳ này để xác định kết quả tiêu thụ mà một phần phân bổ cho những tháng có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
-Nhưng thông thường cũng như hạch toán chi phí bán hàng. Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa, thành phẩm như: phiếu xuất kho, phiếu chi…kế toán mở sổ theo dõi và phản ánh vào Nhật Ký Chung. Đến cuối tháng, toàn bộ chi phí bán hàng được công ty kết chuyển cho thành phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ.
b) Chứng từ sử dụng -Bảng lương nhân viên văn phòng -Giấy đề nghị thanh toán
-Phiếu chi…
c) Tài khoản áp dụng
Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” theo đúng qui định của Bộ Tài Chính.
Tài khoản 642 có 7 tài khoản cấp 2: -TK 6421 “Chi phí nhân viên văn phòng” -TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”
-TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” -TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” -TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí”
-TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” -TK 6428 “Chi phí khác bằng tiền”
d) Trình tự hạch toán
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ trình tự hạch toán vào Sổ Cái, Sổ Chi Tiết TK 642
e) Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty Ngày 23/03 làm bánh làm mẫu đem trưng bày, trị giá 12.500đ
Nợ 6422: 12.500đ
Có 1521: 12.500đ
Ngày 25/03, chi tiền xăng đi thu tiền khách hàng Franchise là 65.000đ
Nợ 6427: 65.000đ
Có 1111: 65.000đ
Ngày 28/03, tiền điện tháng 03/2009 phải nộp cho công ty điện lực là 302.960đ.
Nợ 6427: 302.960đ
Có 1111: 302.960đ
- Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ Nhật Ký Chung, kiểm tra lại tính chính xác của các dữ liệu liên quan, kết chuyển vào Sổ Cái TK 642.
Mẫu Sổ Cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 03/2010 như sau: Bảng lương
Phiếu chi Nhật Ký Chung
Sổ Chi Tiết TK 642
Sổ Cái TK 642
Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Kinh Đô Sài Gòn SỔ CÁI
Tháng 03/2010
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Số hiệu:642 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tk đối Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 01/03 60016 01/03 Chi tiền phí gửi xe
INNOVA
1111 600.00001/03 60017 01/03 Phí chuyển khoản 1121 5.000 01/03 60017 01/03 Phí chuyển khoản 1121 5.000
…… ……. ……. ……… ….. ………… ………….
28/03 63265 28/03 Tiền điện phải trả 1111 302.960
…… ……. ……. ……… ….. ………… ………….
31/03 64223 31/03 Chi lương tháng 3 3341 36.398.833 31/03 3013 31/03 Khấu hao máy quay
phim 2141 85.250 …… ……. …….. ……… ….. ………… …………. 31/03 1587 31/03 K/c chi phí nhân viên quản lý 911 260.236.312 31/03 1587 31/03 K/c CCDC quản lý 911 44.238.408
31/03 1587 31/03 K/c chi phí khấu hao 911 30.021.764
31/03 1587 31/03 K/c chi phí DVMN 911 75.924.669 31/03 1587 31/03 K/c chi phí vật liệu quản lý 911 4.883.800 31/03 1587 31/03 K/c chi phí khác- quản lý 911 96.189.817 31/03 - Cộng số phát sinh T3 511.494.770 511.494.770 31/03 - Cộng lũy kế từ đầu Q1 1.750.300.000 1.750.300.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 66 n v :đ ng Đơ ị ồ
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng Giám Đốc Biểu 11: Sổ Cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
3.4.1.7. Kế toán các khoản thu nhập khác và chi phí khác a) Kế toán các khoản thu nhập khác
- Thông thường nội dung của các khoản thu nhập khác phát sinh tại công ty là khoản thu từ chiết khấu mua hàng của nhà cung cấp, khoản thu từ việc bán phế liệu, bán bánh phế, thu tiền lẻ chênh lệch giữa phiếu nhập và hóa đơn. Các khoản thu này chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng số thu nhập của công ty.
-Công ty sử dụng tài khoản 711 để hạch toán và theo dõi các khoản thu nhập khác theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Khi phát sinh kế toán sẽ tập hợp chứng từ liên quan, nhập liệu và định khoản vào Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Chi Tiết tài khoản 711. Cuối tháng máy tính sẽ tự động kết chuyển vào Sổ Cái TK 711.
Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Kinh Đô Sài Gòn SỔ CÁI
Tháng 03/2010
Tên tài khoản: Thu nhập khác Số hiệu: 711 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tk đối Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 04/03 006818 04/03 Thu tiền chiết khấu-
Công ty Đông Dương
1111 85.000
07/03 006819 01/03 Thu chênh lệch hóa đơn 1111 43.600 20/03 007236 17/03 Thu bán phế liệu 1111 495.500
……. …….. ……. ……… ….. ………… ………
31/03 008936 31/03 Thu tiền bán bánh phế 1111 203.000 31/03 1587 31/03 K/c thu nhập hđ khác 911 19.030.106
31/03 - Cộng phát sinh tháng 3 19.030.106 19.030.106 31/03 - Cộng lũy kế từ đầu quý1 65.900.790 65.900.790
Ngày 31 tháng 03 năm 2010
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng Giám Đốc n v :đ ng Đơ ị ồ
Biểu 12: Sổ Cái tài khoản thu nhập khác
b) Kế toán chi phí khác
-Các khoản chi phí khác là các khoản chi không thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hay hoạt động tài chính. Thông thường đó là các khoản chênh lệch giữa phiếu nhập và hóa đơn. Các khoản này là các khoản rất nhỏ, hầu như không đáng kể tại công ty .
-Công ty sử dụng tài khoản 811 để hạch toán và theo dõi các chi phí khác. Khi kiểm tra hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận các khoản chi chênh lệch đó. Kế toán sẽ nhập liệu và định khoản vào Nhật Ký Chung, đồng thời ghi vào Sổ Chi Tiết. Cuối tháng phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào Sổ Cái TK 811.
Sau đây là mẫu Sổ Cái TK 811 tại công ty:
Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Kinh Đô Sài Gòn SỔ CÁI
Tháng 03/2010 Tên tài khoản: Chi phí khác
Số hiệu: 811 Đơn vị: Đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tk đối Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 12/03 6470012 06/03 K/c chi phí do PN
chênh lệch hóa đơn