PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI TỔNG CễNG TY EMICO
3.1. Đỏnh giỏ khỏI quỏt thực trạng kế toỏn luõn chuyển hàng hoỏ tại tổng cụng ty EMICO:
3.1.1. ưu điểm:
3.1.1.1. Về tớnh giỏ hàng hoỏ nhập khẩu:
Về tớnh giỏ hàng nhập khẩu, tổng cụng ty hạch toỏn chi phớ mở L/C, phớ thanh toỏn, lệ phớ hảI quan, thuờ kho, bến bóI của lụ hàng nhập khẩu voà trị giỏ mua thực tế của hàng nhập khẩu đú ( tức là hạch toỏn vào TK 1561 ). Chi phớ thu mua của hàng nhập khẩu chỉ gồm chi phớ vận chuyển, lắp đặt, bốc dỡ hàng hoỏ từ bến cảng, sõn bay tới kho cụng ty; chi phớ nhõn viờn đI nhận hàng,… và được mở cho mọi loại hàng hoỏ. Điều này là hợp lý giỳp xỏc định giỏ vốn hàng bỏn ra chớnh xỏc và đơn giản hơn. Như đó phõn tớch ở trờn, tổng cụng ty tồn kho hàng hoỏ nhập khẩu là rất ớt. Do đú chi phớ thu mua hàng hoỏ nhập khẩu thường là được kết chuyển hết cho giỏ vốn hàng bỏn ra trong kỳ. Vỡ thế, việc hạch toỏn chi phớ mở L/C, chi phớ thanh toỏn và cỏc lệ phớ khỏc liờn quan đến việc nhập khẩu lụ hàng vào chi phớ thu mua là hoàn toàn khụng cần thiết, đồng thời cũng khụng phản ỏnh đỳng thực chất của lụ hàng nhập khẩu.
3.1.1.2. Về hạch toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu:
ở tổng cụng ty khụng ỏp dụng cỏc hỡnh thức chiết khấu thương mại hay giảm giỏ hàng bỏn cho khỏch hàng nờn khụng phảI theo dừi cỏc khoản giảm trừ doanh thu này. Đú là do đặc thự của hàng hoỏ của tổng cụng ty là cỏc thiết bị chuyờn dụng, cú giỏ trị lớn, thời gian sử dụng dài. Khỏch hàng khụng mua đại trà và chi mua khi cú nhu cầu. Do đú việc khụng ỏp dụng cỏc hỡnh thức này cũng là hợp lý. Tuy vậy, tổng cụng ty cần luụn luụn chỳ trọng đến chất lượng để đảm bảo giữ vững tớnh cạnh tranh của đơn vị mỡnh.
3.1.1.3. Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Tổng cụng ty phỏt triển phỏt thanh truyền hỡnh thụng tin EMICO là một doanh nghiệp qui mụ lớn với nhiều loại hỡnh hoạt động khỏc nhau. Tuy khối lượng cụng tỏc kế toỏn là rất lớn nhưng tổng cụng ty cú bộ mỏy kế toỏn được tổ chức gọn nhẹ, khoa học và
hoạt động cú hiệu quả, đẩy mạnh cụng tỏc tổng hợp kế toỏn và quản lý doanh nghiệp. Tổng cụng ty được cỏc cơ quan chức năng đỏnh giỏ là đơn vị chấp hành nghiờm chỉnh chế độ hạch toỏn kế toỏn theo đỳng quy định của Nhà nước.
Tổng cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn tập trung rất phự hợp với đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ mỏy quản lý của doanh nghiệp. Bộ mỏy tổ chức kế toỏn được sắp xếp khoa học thống nhất từ tổng cụng ty đến cỏc đơn vị trực thuộc. Đặc biệt là sự phõn cấp quản lý, đơn vị trực thuộc hàng quý gửi bỏo cỏo kế toỏn lờn tổng cụng ty. Điều này đảm bảo cho cụng tỏc hạch toỏn được kịp thời, đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giỏm sỏt, kiểm tra đối với cỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc cũng như toàn tổng cụng ty.
Bộ mỏy kế toỏn của tổng cụng ty được tổ chức khoa học, hợp lý, thuận lợi cho yờu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong phũng kế toỏn cú sự phõn cụng cụng tỏc rừ rang cho từng kế toỏn viờn, mỗi người phụ trỏch một phần hành kế toỏn cụ thể. Sự phõn cụng của cỏc bộ phận kế toỏn này cú sự liờn hệ chặt chẽ với nhau để tạo sự thống nhất và chặt chẽ trong thụng tin kế toỏn.
Đội ngũ kế toỏn gồm nhiều kế toỏn trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn tốt, nghiệp vụ cao, hiểu biết về ngoại thương. Điều này giỳp đảm bảo cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp luụn chớnh xỏc, hiệu quả, đỏp ứng được nhu cầu của nhà quản lý. Cỏc phần hành kế toỏn được kiểm tra, đối chiếu thường xuyờn nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc, kịp thời của bỏo cỏo kế toỏn. Việc ỏp dụng kế toỏn mỏy cũng gúp phần nõng cao hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn tại tổng cụng ty, giỳp quỏ trỡnh tổng hợp nhanh chúng và chớnh xỏc.
Một điểm nổi bật ở cụng ty là tổng cụng ty đó cú bộ phận kiểm toỏn nội bộ từ rất sớm. Cụng tỏc này do phũng tổ chức tổng hợp tiến hành, độc lập với phũng tàI chớnh kế toỏn. Điều này giỳp đảm bảo quỏ trỡnh tổ chức kinh doanh cũng như hạch toỏn kế toỏn tại đơn vị thờm hiệu quả và chớnh xỏc, giỳp ban lónh đạo cú được thụng tin kịp thời, chớnh xỏc và về cỏc hoạt dộng trong doanh nghiệp, kịp thời điều chỉnh và bổ sung cỏc quy chế kiểm soỏt thớch hợp và hiệu quả.
Cú thể núi tổ chức kế toỏn tại tổng cụng ty là hợp lý và linh hoạt, luụn cập nhật và chấp hành tốt quy định tàI chớnh kế toỏn do Nhà nước quy định.
3.1.1.4. Về hệ thống chứng từ, tàI khoản và hỡnh thức ghi sổ:
Hệ thống chứng từ mà tổng cụng ty sử dụng là phự hợp với quy định của Bộ tài chớnh. Cỏc thụng tin, nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được phản ỏnh một cỏch đầy đủ chớnh xỏc. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ được thực hiện theo đỳng quy định. Cỏc chứng từ được giỏm sỏt, kiểm tra chặt chẽ, được bảo quản lưu trữ cẩn thận. Điều này giỳp đảm bảo tớnh minh bạch trong cụng tỏc kế toỏn, trỏnh sai sút, gian lận, đồng thời là cơ sở phỏp lý phục vụ cho cụng tỏc thanh tra, kiểm tra.
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp luụn được cập nhật theo quy định mới nhất. Là một doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, khối lượng giao dịch với ngõn hàng lớn nờn doanh nghiệp đó chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ. Điều này rất phự hợp với hoạt động xuất nhập của tổng cụng ty. Việc chi tiết TK 131, 331 theo khỏch hàng và nhà cung cấp cũng rất hợp lý.
Với một khối lượng cụng việc kế toỏn rất lớn, cụng ty chọn hỡnh thức Nhật ký-chứng từ là rất phự hợp. Cỏc nhật ký chứng từ, bảng kờ, sổ cỏi đều được mở cho tất cả cỏc tài khoản sử dụng, kể cả tổng hợp và chi tiết, phự hợp với hoạt động của tổng cụng ty giỳp quỏ trỡnh quản lý hiệu quả hơn.
3.1.1.5. Về hoạt động kinh tế:
Là một tổng cụng ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nờn cụng ty cú nhiều lợi thế. Với nguồn vốn lớn, lại là một trong những doanh nghiệp tiờn phong trong lĩnh vực phỏt thanh truyền hỡnh thụng tin, tổng cụng ty phỏt huy thế mạnh của mỡnh khụng ngừng phỏt triển. Vốn chủ sở hữu qua cỏc năm đều tăng, quỏ trỡnh huy động và tạo nguồn vốn là ổn định, sử dụng vốn cú hiệu quả. Với việc chuyển sang hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty me, cụng ty con, tổng cụng ty đó phỏt triển hoạt động của mỡnh sang nhiều lĩnh vực tiềm năng, vừa tận dụng nguồn vốn, vừa mở ra cỏc cơ hội phỏt triển trong tương lai.
Trong hoạt động sản xuất kinh doạnh, tổng cụng ty luụn chỳ trọng nõng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến sản phẩm, chế tạo sản phẩm mới tiến tới thay thế hàng
nhập khẩu, tạo cụng ăn việc làm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Tổng cụng ty là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh và phỏt triển cỏc thiết bị vật tư kỹ thuật phục vụ cho phỏt thanh, truyền hỡnh, thụng tin; cú uy tớn lớn với cỏc bạn hàng.
Trong sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, tổng cụng ty đó duy trỡ tốt cụng tỏc quản lý kinh tế, kỹ thuật, vật tư, tiền vốn, tài sản. Tổng cụng ty luụn chỳ trọng nhiệm vụ chớnh trị của ngành và cỏc nghĩa vụ nộp ngõn sỏch cho nhà nước, thực hiện đỳng nguyờn tắc chế độ chớnh sỏch của nhà nước, của ngành và địa phương.
Về quản lý kỹ thuật, ưu tiờn đầu tư vốn trang bị mới, thiết bị để đảm bảo việc kiểm tra, đo đạc, chất lượng cỏc sản phẩm đó sản xuất, cung cấp, bồi dưỡng, đào tạo, tuyển dụng thờm kỹ sư, cụng nhõn kỹ thuật trẻ nhằm đỏp ứng được nhu cầu đổi mới, nghiờn cứu, ứng dụng, phỏt triển, sỏng chế cỏc sản phẩm mới, kỹ thuật mới của ngành.
3.1.2. Hạn chế:
3.1.2.1. Về hạch toỏn ngoại tệ:
Ngoại tệ của tổng cụng ty được hạch toỏn theo tỷ giỏ thực tế, Khi cú hoạt động ký quỹ hay phảI mua ngoại tệ để trả tiền cho người bỏn, doanh nghiệp làm đơn xin mua ngoại tệ gửi cho ngõn hàng. Tỷ giỏ sẽ lấy vào tỷ giỏ ngày mua được ngoại tệ do ngõn hàng thụng bỏo. Sau đú, khi hạch toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan, doanh nghiệp sẽ hạch toỏn theo tỷ giỏ này, cú nghĩa là khụng quan tõm tới chờnh lệch, biến động của tỷ giỏ. Tuy việc làm này giảm nhẹ được nhiều khõu trong cụng tỏc kế toỏn, làm đơn giản quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn cỏc nghiệp vụ nhung như vậy khụng theo dừi được những biến động của tỷ giỏ ngoại tệ, khụng phản ỏnh đỳng số dư cỏc tàI khoản cú gốc ngoại tệ cũng như cho chi phớ thực tế của hoạt động cú liờn quan đến ngoại tệ.
Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khỏ nhiều, số tiền cú giỏ trị khỏ lớn, nếu theo dừi biến động tỷ giỏ, doanh nghiệp sẽ phản ỏnh đỳng hơn chi phớ hay giỏ trị của khối lượng giao dịch. Đặc biệt khi tỷ giỏ cú những biến động liờn tục thỡ việc theo dừi càng cần thiết, phản ỏnh đỳng hơn giỏ vốn hàng hoỏ nhập khẩu.
NgoàI ra, hiện nay tổng cụng ty chưa cú chớnh sỏch dự trữ ngoại tệ. Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, tổng cụng ty viết giấy uỷ nhiệm chi xin mua số ngoại tệ bằng với giỏ trị hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, việc xin mua ngoại tệ cú thể sẽ khụng thể thực hiện ngay mà phảI đợi trong 2,3 ngày, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. NgoàI ra, tổng cụng ty khụng chủ động được giỏ xuất ngoại tệ. Điều này đặc biệt bất lợi khi cú những biến động lớn về ngoại tệ trờn thị trường, nhất là khi thị trường ngoại hối của Việt Nam đó gia nhập vào thị trường quốc tế.
3.1.2.2. Về hạch toỏn hàng mua đI đường:
Ở tổng cụng ty khụng sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đI đường. Khi hàng hoỏ nhập khẩu đó về tới sõn bay, bến cảng, làm thủ tục hảI quan, hàng hoỏ lỳc này đó thuộc quyền sở hữu của cụng ty tuy vậy chỉ đến khi hàng hoỏ về tới kho của cụng ty, lỳc này tổng cụng ty mới tiến hành hạch toỏn. Thụng thường, thời gian từ lỳc hàng về tới sõn bay, bến cảng cho đến khi hàng về tới kho là khụng lõu. Do vậy việc khụng sử dụng tài khoản 151 khụng ảnh hưởng nhiều tới quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn. Tuy nhiờn, nếu cuối kỳ hàng hoỏ chưa về đến kho, tổng cụng ty khụng hạch toỏn TK 151 thỡ sẽ khụng phản ỏnh đỳng tỡnh trạng tài sản cũng như cụng nợ của tổng cụng ty trong kỳ, ảnh hưởng tới cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yờu cầu hoàn thiện kế toỏn lưu chuyển hàng hoỏ nhập khẩu tại Tổng Cụng ty EMICO.
Cơ chế tỷ giỏ hiện nay của nước ta là cơ chế tỷ giỏ thả nổi cú quản lý. Cơ chế tỷ giỏ từng bước được thả nổi đó dần hiện hữu khi từ cuối năm 2005 khi IMF chớnh thức cụng nhận Việt Nam thực hiện hoàn toàn việc tự do húa cỏc giao dịch vóng lai. Tỷ giỏ phải phản ỏnh đỳng thụng điệp của thị trường.
Tuy Nhà nước cú khống chế tỷ giỏ USD/VNĐ nhưng do thả nổi tỷ giỏ cỏc ngoại tệ mạnh khỏc và khụng cũn kiểm tra chứng từ với cỏc giao dịch mua bỏn ngoại tệ khụng sử dụng VND (quyết định 1452 ngày 10/11/2004) nờn mặc nhiờn thị trường cú thể phỏ trần tỷ giỏ USD/VND một cỏch hợp phỏp.
Nếu khụng hài lũng ở mức tỷ giỏ USD/VND do Nhà nước cụng bố, cỏc doanh nghiệp cú thể tự do chuyển đổi từ USD sang EUR theo giỏ thỏa thuận rồi sau đú lại chuyển
từ EUR sang VND, nếu quy lại, tỷ giỏ USD/VND nhận về theo đường vũng này cú thể cao hơn mức tỷ giỏ do Nhà nước cụng bố và phản ỏnh đỳng với mức giỏ thị trường hơn.
Từ giờ trở đi cú khả năng khụng cũn chuyện Nhà nước bảo hộ rủi ro tỷ giỏ thay cho cỏc doanh nghiệp nữa. Doanh nghiệp khụng tớnh đến cỏc biến động tỷ giỏ trong cỏc kế hoạch kinh doanh và tài chớnh cú khả năng sẽ phải đương đầu với thảm họa.
Với những biến động về tỷ giỏ này, VAS 10 đó quy định rừ cỏc doanh nghiệp khi hạch toỏn phải căn cứ vào tỷ giỏ giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. VAS 10 và Thụng tư hướng dẫn được ban hành đó tạo ra khung phỏp lý hướng dẫn hạch toỏn cỏc khoản chờnh lệch tỷ giỏ phỏt sinh cho hầu hết tất cả cỏc loại hỡnh doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế quốc dõn và đó theo kịp với cỏc quy định của Chuẩn mực kế toỏn quốc tế.
3.3. Một số giải phỏp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toỏn lưu chuyển hàng hoỏ nhập khẩu tại Tổng Cụng ty EMICO
3.3.1. Về theo dừi và hạch toỏn ngoại tệ
Tổng cụng ty nờn theo dừi biến động tỷ giỏ của cỏc khoản thanh toỏn với người bỏn bằng ngoại tệ theo quy định của VAS 10:
Khi ký quý, hoặc mua ngoại tệ: Nợ TK 144: tỷ giỏ thực tế Nợ TK 1122: tỷ giỏ thực tế Cú TK 1121 Khi ghi nhận nợ: Nợ TK 156, 157, 632… Cú TK 331: tỷ giỏ ngày nhậnnợ Khi thanh toỏn:
Nợ TK 331: Tỷ giỏ ngày nhận nợ Nợ TK 635/Cú TK 515: Chờnh lệch Cú TK 144: Tỷ giỏ ngày ký quỹ Cú TK 1122: tỷ giỏ xuất
* Tổng cụng ty nờn chủ động lưu giữ ngoại tệ, việc này khụng những giỳp Tổng cụng ty chủ động trong việc thực hiện hợp đồng ngoại đồng thời cũng kiểm soỏt được tỷ giỏ xuất ngoại tệ, phản ỏnh đỳng hơn giỏ trị hàng hoỏ, chủ động trước những biến động của thị trường.
3.3.2. Về hạch toỏn hàng mua đang đi đường
Khi hàng hoỏ đó về tới sõn bay, cầu cảng mà cuối kỳ vẫn chưa về nhập kho tổng cụng ty, kế toỏn ghi:
Nợ TK 151 Cú TK 331, 1121… Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 1561 Cú TK 151 3.3.3. Về cỏc vấn đề chung khỏc:
- Đối với cơ cấu vốn của Tổng cụng ty, việc nguồn vốn của Tổng cụng ty phần lớn là nợ ngắn hạn tuy cho thấy uy tớn của Tổng cụng ty với khỏch hàng nhưng cũng chứa đựng rủi ro tài chớnh lớn. Tổng cụng ty nờn giảm tỷ lệ nợ ngắn hạn trờn tổng vốn xuống để mức an toàn tài chớnh cao hơn.
- Là một doanh nghiệp cú hoạt động nhập khẩu chiếm ưu thế, thường xuyờn giao dịch với bạn hàng nước ngoài, Tổng cụng ty nờn thờm chỉ tiờu thương hiệu (Goodwill) vào mục TSCĐ vụ hỡnh của mỡnh. Đõy sẽ là một tài sản cú giỏ trị lớn của doanh nghiệp, giỳp củng cố thờm lũng tin với bạn hàng quốc tế, đặc biệt là cỏc bạn hàng mới.
KẾT LUẬN
Cụng ty EMICO là một cụng ty nhà nước đó thành lập được rất lõu, trong quỏ trỡnh hoạt động vừa phải tỡm kiếm lợi nhuận vừa phải phục vụ lợi ớch chung về kinh tế và xó hội. Với chức năng chớnh là nhập khẩu cỏc thiết bị phỏt thanh, truyền hỡnh, tổng cụng ty luụn khụng ngừng cố gắng để ngày càng mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu của mỡnh đỏp ứng cho nhu cầu sản xuất trong nước và khẳng định vị trớ của mỡnh trong nền kinh tế đất nước. Với bộ mỏy điều hành tương đối ổn định cựng sự hỗ trợ đắc lực của cỏc bộ phận chức năng đặc biệt là bộ mỏy kế toỏn hoạt động cú hiệu quả và tổ chức khoa học đó gúp một phần khụng nhỏ vào quỏ trỡnh quản lý và phản ỏnh kịp thời những hoạt động kinh tế của cụng ty.