Chứng từ kế toỏn luụn cú vai trũ hết sức quan trọng trong việc phản ỏnh tỡnh hỡnh hoạt động cũng như tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong kỳ kế toỏn của doanh nghiệp. Nhất là những chứng từ liờn quan tới quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành lại cú vai trũ đặc biệt quan trọng. Vỡ vậy, quỏ trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ luụn phải tuõn thủ những quy định chặt chẽ của Bộ Tài Chớnh và những quyết định cụ thể của Hội đồng Quản trị cụng ty. Thay mặt Hội đồng Quản trị và Ban Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng cụng ty sẽ cú trỏch nhiệm tổ chức quản lý
chặt chẽ quỏ trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ của tất cả cỏc đội sản xuất, cỏc chi nhỏnh, cỏc chi nhỏnh và toàn bộ cụng ty.
Theo quy định chung, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến những hoạt động của cụng ty đều phải lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Nội dung chứng từ kế toỏn phải đầy đủ cỏc chỉ tiờu, rừ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài chớnh đú. Chữ viết trờn chứng từ phải rừ ràng, khụng tẩy xúa, khụng viết tắc. Số tiền ghi bằng chữ và bằng số phải khớp. Chứng từ phải lập đủ số liờn theo quy định cho mỗi loại chứng từ, lập một lần cho tất cả cỏc liờn. Nếu lập bằng mỏy vi tớnh, chứng từ kế toỏn phải đảm bảo nội dung theo quy định cho từng loại chứng từ.
Cụng ty luụn tuõn thủ theo những quy định chung do Bộ Tài Chớnh ban hành. Một điểm đặc biệt là cụng ty lập chứng từ hoàn toàn trờn mỏy vi tớnh (cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn Song Da Accouting) nờn việc lập chứng từ cú những điểm khỏc biệt. Mẫu chứng từ kế toỏn đó cú sẵn, khi cần chỉ điền thờm thụng tin vào và in ra. Vỡ vậy, thời gian lập chứng từ tương đối nhanh, dễ kiểm tra, sửa chữa trước khi hoàn thành.
Lập chứng từ là quỏ trỡnh phản ỏnh chi tiết cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong kỳ. Vỡ vậy, cụng tỏc lập chứng từ phải được thực hiện chi tiết ở chi nhỏnh, cuối kỳ số liệu sẽ được chuyển lờn cụng ty. Cỏc chứng từ liờn quan tới quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành được thực hiện ngay tại từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh tại đú, do chi nhỏnh đảm trỏch. Một số loại chứng từ liờn quan đến quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành tại cỏc chi nhỏnh như:
- Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm cụng, bảng chấm cụng làm thờm giờ, bảng thanh toỏn tiền lương, bảng thanh toỏn tiền thưởng,…
- Chứng từ hành tồn kho: phiếu nhập kho (dựng khi sử dụng khụng hết nhập lại kho), phiếu xuất kho, bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ,…
- Chứng từ tài sản cố định: bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ - Chứng từ khỏc: thuế GTGT,…
Cỏc loại chứng từ này đều phục vụ cho cụng tỏc quản lý thi cụng cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mà chi nhỏnh được giao nờn do chi nhỏnh trực tiếp lập.
Một số loại chứng từ liờn quan tới cỏc chi phớ quản lý doanh nghiệp, chi phớ tài chớnh, tài sản cố định,…do phũng Kế toỏn cụng ty lập. Đặc biệt, do cụng ty chuyờn về lĩnh vực xõy lắp nờn chứng từ phải được lập chi tiết cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nhằm hạch toỏn riờng để tớnh giỏ thành cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Bảng 27: Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ xuất dựng cho hạng mục cụng trỡnh “lắp đặt mỏy phỏt nhà mỏy thủy điện Sờsan 3A”
Qỳy I năm 2007 ST T Ghi cú TK TK 152 TK 153 TK 142 TK 242 Giỏ hạch toỏn Giỏ thực tế Giỏ hạch toỏn Giỏ thực tế 1 2 3 Chi phớ NVL trực tiếp - Mỏy phỏt điện - Sắt thộp - Xi măng
Chi phớ mỏy thi cụng Chi phớ sản xuất chung
- Chi phớ vật liệu - Chi phớ dụng cụ 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 18.780 18.780 18.780 Tổng 360.037 360.037 18.780 18.780 18.780
Cỏc chứng từ khỏc liờn quan cũng được lập theo quy định của cụng ty. Một số loại chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, ….được lập liờn tục khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Cỏc bảng tớnh, bảng phõn bổ, bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương,…được lập theo kỳ kế toỏn. Khi đó lập được cỏc chứng từ, chỳng ta phải tổ chức luõn chuyển chứng từ. Vỡ đõy là khõu thụng tin nờn hết sức quan trọn, đảm bảo chớnh xỏc, kịp thời phục vụ cho cỏc quyết định của Ban Giỏm đốc và cỏc chi nhỏnh, tới từng đội sản xuất.
Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ tại CTCPCKLM Sụng Đà được thực hiện qua cỏc bước sau:
- Lập chứng từ tại cỏc chi nhỏnh, trỡnh kế toỏn trưởngm Giỏm đốc chi nhỏnh kiểm tra, xỏc nhận.
- Phõn loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toỏn của chi nhỏnh.
- Chuyển cỏc chứng từ từ chi nhỏnh về cụng ty để cụng ty lưu trữ cỏc cụng trỡnh này. Vỡ cụng ty ỏp dụng nhiều phần mềm kế toỏn mỏy nờn cú thể chuyển chứng từ qua mỏy fax, đảm bảo được độ chớnh xỏc cũng như an toàn, kịp thời.
- Kiểm tra lại cỏc chứng từ đú đó đỏp ứng những yờu cầu đề ra hay chưa, nếu sai phải sửa chữa hay làm lại chứng từ. Nếu đó chớnh xỏc, tổ chức lưu trữ chứng từ.