II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc
Nơi làm việc chính là “thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học. Chính vì vậy việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Do đó trong quá trình tiến hành sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp
- Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong những nhân tố gây tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Trong thực tế bàn làm việc ở nhiều nơi người ta luôn để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ mình là người quan trọng, luôn là người bận rộn. Nhưng kết quả thì ngược lại khi đống giấy tờ càng cao thì văn thư sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Do vậy để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh gọn và chính xác hơn, nhân viên văn thư cần chú ý đến những vấn đề sau:
- Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan,cần thiết.
- Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong hãy chuyển ngay đi.
- Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà hãy sắp xếp vào các tủ, kệ, giá.
- Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn.
- Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
- Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên.
- Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình.
- Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. Cụ thể:
- Đối với bàn của nhân viên thực hiện công tác xử lý và quản lý văn bản thì nên sắp xếp các vật dụng sau: Đầu bàn bên trái là điện thoại, dưới là cuốn danh bạ điện thoại. Bên phải là các sổ văn bản đi, đến...Trước mặt là khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm đi chỗ khác. Hộp ghim, kéo, tem...nên để ở dưới ngăn kéo. Tất cả các con dấu (dấu cơ quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ...) đều đặt ở phía bên phải vừa tầm tay với của nhân viên.
- Đối với bàn làm việc của nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L và ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển. Nên xếp máy tính đầu tiên ở đầu bên phải, tiếp đó là máy in, máy Fax.
4. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
- Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia có qui định là tất cả mọi giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan về nguyên tắc đều phải lưu trữ tập trung, quản lý thống nhất ở một địa điểm trong cơ quan. Tuy nhiên trong thực tế có rất ít doanh nghiệp thực hiện và thực hiện một cách nghiêm chỉnh qui định này mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cũng nằm trong số đó.
ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung để thuận tiện cho việc bảo quản cũng như khi cần tra tìm thì được nhanh chóng. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì công việc này gặp một chút khó khăn vì diện tích các phòng ban ở Công ty tương đối nhỏ, phòng TCHC lại được tách thành 2 phòng là phòng văn thư và phòng nhân sự, nhưng trên thực tế Công ty vẫn còn một phòng làm trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin khá rộng và phòng này thường ít sử dụng, hơn nữa nó có vị trí gần với phòng văn thư lưu trữ. Do đó Ban lãnh đạo Công ty có thể dùng phòng ứng dụng công nghệ thông tin làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và chuyển phòng ƯDCNTT ra phía sau của dãy phòng ban, cùng dãy với văn phòng của các xí nghiệp thành viên. Việc trông coi quản lý giao cho phòng văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách bố trí phòng lưu trữ tập trung như sau:
Sơ đồ số 5: Cách bố trí phòng lưu trữ tập trung. Bộ phận lưu trữ Văn bản kế hoạch kỹ thuật Văn bản kế toán tài vụ Văn bản tổ chức hành chính Bản vẽ Hồ sơ công trìnhKế hoạchDự ánCác văn bảnHợp đồng mua bán
Sổ quỹ tiền mặtBản thanh toán
quyết toánSổ thu chiSổ khoCác văn bản
Hồ sơ lý lịchHợp đồng lao độngQui chế, qui định của CtyCác quyết địnhCác văn bản nhà nước
Cán bộ văn thư – lưu trữ có thể lập danh mục hồ sơ để có thể quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ hoặc trong ngăn.
Bảng số 27: Mẫu danh mục hồ sơ.
Cuối mỗi năm, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ mình đang giữ. Xem tài liệu nào đến hạn phải hủy bỏ, những tài liệu nào bị hủy, không cần thiết thì tiến hành các thủ tục để tiêu hủy tài liệu. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo qui trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Trước khi tiêu hủy tài liệu phải lập hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ. Hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm 03 người: 01 người đại diện cho phòng có tài liệu lưu trữ, văn thư trông coi phòng lưu trữ và trưởng phòng TCHC. Nếu những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết thời hạn bảo quản sẽ được tiêu hủy. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã qui định.
Tóm lại, với mọi doanh nghiệp nói chung và với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng thì việc tổ chức phòng lưu trữ tập trung là điều tất yếu
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ
XÂY LẮP ĐIỆN HPCỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
Năm 2008
STTTên hồ sơVị tríThời hạn bảo quảnNgười lập hồ sơGhi chúNăm bảo quảnThời hạn
cần phải triển khai ngay nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cũng như tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu.
5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước
Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng tồn tại nhiều bất hợp lý. Do trong quá trình xử lý công việc cán bộ văn thư còn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan của mình đặc biệt trong việc lập các loại sổ sách. Như đã trình bày ở phần thực trạng các mẫu sổ mà cán bộ văn thư đã lập để quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa theo mẫu sổ chung của Nhà nước qui định. Việc lập các mẫu sổ theo qui định của Nhà nước sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra của các ban ngành cũng như tại sự thống nhất trong công việc quản lý văn bản, giấy tờ của công tác văn thư – lưu trữ.
II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP
Công tác văn thư lưu trữ là công tác có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng. Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn phục vụ cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quí giá được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng cho công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện và thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự trợ giúp thường xuyên tích cực từ nhiều phía.
1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.
Sự động viên, khích lệ tinh thần của Ban lãnh đạo Công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy trong công việc đối với cán bộ văn thư. Người lãnh đạo chỉ có thể thành công trong lĩnh vực quản lý con người, tài sản quí giá của mỗi doanh nghiệp khi họ biết vận dụng sáng tạo, kết hợp một cách linh hoạt, khéo léo các phương pháp quản lý con người, cụ thể người lãnh đạo một mặt tích cực chăm lo đến đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần cho CBCNV, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thể hiện năng lực của mình. Mặt khác chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu, mọi
ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề. Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty…
Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ.
Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi chính họ là những người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. Nếu bản thân họ tự cảm thấy yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp.
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước.
Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi. Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Việc làm này sẽ có tác dụng rất lớn tới việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học trong công tác
văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo. Đồng thời thông qua các văn bản, giấy tờ mọi nội qui, qui chế của Công ty sẽ được CBCNV chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty.
Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Từ những kiên thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự đồng tình và chỉ dẫn của các thầy cô, các cô chú làm việc tại khối văn phòng Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Tác giả Vũ Ngọc Tuấn.
Tổ chức văn phòng khoa học – Trường đại học Kinh tế Quốc dân.