Bản kế hoạch khởi sự doanh nghiệp là công cụ cần thiết để thiết kế chương trình hành động cho quá trình thành lập doanh nghiệp. Đây là bước đi chính cho quá trình thành lập doanh nghiệp mà mỗi người khởi nghiệp phải làm để đảm bảo cho dự án kinh doanh thành công. Trong phần này, ứng với các bước của mô hình bản kế hoạch kinh doanh, tác giả đưa những tình huống cụ thể của Công ty dịch vụ giao khẩu phần ăn văn phòng chất lượng cao Minh Hiếu.
a. Các bước lập một bản kế hoạch kinh doanh.
Bước 1. Viết ra ý tưởng kinh doanh cơ bản.
Bước 2. Thu thập các số liệu có thể có và phân loại để kiểm định tính khả thi giúp cho ý tưởng kinh doanh. Để đảm bảo cho một kế hoạch kinh doanh thành công, cần phải nghiên cứu và phân tích thị trường để nhận diện nhu cầu thị trường hiện tại và trong tương lai, những đối thủ nào đang hoạt động và thành công, thất bại của họ thế nào...?
Công việc nghiên cứu thị trường không thể làm quá nhanh nhưng cũng không cần quá cẩn trọng làm cơ hội trôi qua.
Một chú ý trong việc tìm hiểu thị trường là đối với những sản phẩm, dịch vụ mới độc đáo chưa có đối thủ kinh doanh trên thị trường. Việc này tiềm ẩn hai vấn đề cần xem xét.
Một là, có thể sản phẩm, dịch vụ đó không tồn tại nhu cầu trong thực tế
Hai là, nếu sản phẩm đó có thể có nhu cầu tiềm ẩn, khi nghiên cứu điều tra thị trường có thể dẫn đến làm mất ý tưởng kinh doanh vào tay đối thủ.
Bước 3. Phân tích, sàng lọc ý tưởng của mình trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp được.
Bước 4. Đặt ra những tình huống giả định, những câu hỏi và tìm câu trả lời cho các vấn đề bạn quan tâm. Bạn phải đặt ra mục tiêu kinh doanh và những thành quả cần
đạt được. Bạn sẽ phải trả lời những câu hỏi như: Mình sẽ đạt được cái gì từ công việc kinh doanh về mặt thời gian, tiền bạc, kinh nghiệm? Làm thế nào để đo lường mức độ thành công của công việc kinh doanh (như doanh thu, lợi nhuận, số nhân công, thị phần...). Việc đặt ra mục tiêu và thành quả được gói gọn trong chữ (SMART) trong đó S là Specific (Cụ thể), M là Measurable (Có thể đo lường được), A là Achievable ( Có thể đạt được), R là Realistic (Thực tế), và T là Timely (Thời hạn)
b. Các yếu tố của một bản kế hoạch kinh doanh.
- Một ý tưởng kinh doanh tốt.
“Dự báo một cơ hội không phải là nghệ thuật cao, nghệ thuật là ở chỗ người đầu tiên nhận ra nó”. Quan điểm này của Benjamin Frankman đặc biệt phù hợp với người bắt đầu khởi nghiệp. Ngày nay hơn bao giờ hết, DNVVN là loại hình đang chịu áp lực mạnh mẽ về yêu cầu đổi mới.
Ý tưởng kinh doanh tốt không chỉ cần phải mới lạ, độc đáo mà còn phải phù hợp với mỗi người khởi nghiệp, phải nung nấu trong đầu một ý tưởng kinh doanh và phải suy nghĩ kỹ về ý tưởng đó. Kinh nghiệm về ngành nghề mình dự định kinh doanh là rất cần thiết vì thực tế và ý tưởng thường có một khoảng cách lớn. Làm việc cho một doanh nghiệp cùng ngành là một biện pháp thu thập kinh nghiệm tốt nhất. - Am hiểu về thị trường mình định kinh doanh.
- Có khả năng quản lý
Trước hết việc quản lý nhân sự là cần thiết, người khởi nghiệp phải tìm và quản lý được những người giỏi và thông minh để bù đắp những kiến thức mình còn thiếu. - Kiên định và có sự tập trung cao độ vào kế hoạch kinh doanh.
Để lập bản kế hoạch kinh doanh cần lập kế hoạch chi tiết cho 6 phần dưới đây: 3.1.2.1 Phân tích thị trường
Đây là bước đầu tiên cần làm của kế hoạch kinh doanh sau khi viết ra ý tưởng kinh doanh. Sau khi mô tả sản phẩm, ta tiến hành nghiên cứu thị trường về sản phẩm đó. Trong phần này, yêu cầu ta phải xác định được những vấn đề sau:
- Nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ ta dự định kinh doanh
- Mong muốn của khách hàng có phù hợp với tóm tắt sản phẩm, dịch vụ của mình hay không, nếu không ta sẽ điều chỉnh lại
- Biết được sự cạnh tranh và các đối thủ cạnh tranh
- Xác định được cách đưa sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng. Để có được những thông tin trên ta phải xác định những việc cần làm sau: - Phân đoạn thị trường
- Phân tích ngành
Để có cái nhìn toàn cảnh về ngành ta có thể lấy các số liệu tiêu dùng từ các cơ quan thống kê, việc còn lại là xác định được những chỉ tiêu cụ thể sau:
+ Các thành viên tham gia ngành
Xác định khách hàng mục tiêu rõ ràng như tầng lớp già hay trẻ, trí thức hay lao động phổ thông…
+ Các kiểu cạnh tranh và mua hàng
+ Các đối thủ cạnh tranh chính. Mô tả các đối thủ cạnh tranh trực tiếp hiện có mặt trên thị trường, điểm yếu, điểm mạnh, tầm ảnh hưởng của họ đối với doanh nghiệp của bạn. Để nghiên cứu đối thủ cạnh tranh tốt nhất ta nghiên cứu khách hàng của họ.
- Tìm nguồn nguyên liệu
Xác định các nguồn khác nhau về nguyên liệu thô và nhân công, khả năng sẵn có trong năm nhằm đảm bảo cho việc sản xuất liên tục. Dự tính những vấn đề có thể xảy ra và nguồn nguyên liệu dự trữ, thay thế.
Để có được những chỉ tiêu trên ta tiến hành những công việc qua các bước sau đây: Bước 1. Xác định vấn đề cần nghiên cứu, bao gồm
+ Thông tin cần lấy.
Là thông tin để xác định xem có bao nhiêu người cần đến sản phẩm, dịch vụ mình dự định kinh doanh, tại sao họ cần đến nó, khả năng chi trả của họ thế nào, những sản phẩm, dịch vụ sẵn có trên thị trường đang ở mức độ nào (số lượng tiêu thụ, giá cả, chất lượng)…
+ Tập trung vào thị trường nào? Trước hết người khởi nghiệp chọn thị trường theo vùng địa lý, sau đó chọn thị trường theo đối tượng tiêu dùng trong vùng đó.
Bước 2 là phân tích tình hình. Ta sử dụng thông tin thứ cấp có được để nắm bắt tình hình chung, sau đó mới xác định những gì cần nghiên cứu chi tiết để tiến hành điều tra.
Bước 3 là thu thập dữ liệu sơ cấp. Đây là bước khó khăn và mất nhiều công sức nhất trong quá trình nghiên cứu thị trường. Bước này yêu cầu phải làm chu đáo, chính xác mới hạn chế được rủi ro sau này. Để nghiên cứu thị thị trường tìm ra nhu cầu ta có thể sử dụng những cách sau:
+ Phát phiếu thăm dò đến những đối tượng khách hàng mình hướng tới. + Phỏng vấn qua điện thoại.
+ Đăng thông tin, công dụng về sản phẩm, dịch vụ trên trang web, báo, đài hay diễn đàn nào đó để nhận phản hồi của khách hàng tiềm năng (đối với sản phẩm, dịch vụ chưa có trên thị trường)
+ Làm cộng tác viên cho một hãng kinh doanh sản phẩm, dịch vụ tương tự. + Thảo luận với những nhà chuyên môn để tìm sự phản biện.
Và còn nhiều phương pháp khác tuỳ theo từng mặt hàng và đối tượng khách hàng để ta tiến hành khảo sát. Thậm chí là kiểm thùng rác để xác định những nhãn hiệu, mức độ tiêu dùng của khách hàng.
Bước 4 là diễn giải dữ liệu, khi dữ liệu đã được thu thập ta đi phân tích nó và đưa ra kết quả, để phân tích dữ liệu ta dùng các phương pháp thống kê, phần mềm thống kê để hỗ trợ đưa ra kết quả.
Bước 5 là giải quyết vấn đề. Từ việc thu thập và phân tích trên ta có được các phương án và tìm ra phương án tốt nhất cho quyết định khởi sự DN của mình. Qua đó ta có thể xác định sản phẩm, loại hình doanh nghiệp, tên doanh nghiệp…
Sơ đồ 3.1 Phân khúc, lựa chọn thị trường mục tiêu
Trong phần này ta lấy ví dụ công ty Minh Hiếu, từ ý tưởng kinh doanh đến nghiên cứu thị trường. Năm 2005, bắt đầu từ việc các công ty thức ăn công nghiệp cung cấp các khẩu phần ăn cho công nhân trong các khu công nghiệp, các khẩu phần ăn rất bình dân và có phần không ngon và không vệ sinh. Qua báo, đài Minh Hiếu nhận thấy có hàng chục ngàn nhân viên văn phòng ở các tòa nhà văn phòng ở Hà Nội phải ăn trưa ở ngoài, anh đã tiến hành khảo sát thị trường và xác định các vấn đề sau:
- Xác định thị trường kinh doanh là tại Thành phố Hà Nội, cụ thể là các tòa nhà văn phòng, khách hàng tiềm năng là các nhân viên văn phòng.
- Mặt hàng kinh doanh là khẩu phần ăn với thực đơn đa dạng có chất lượng cao. - Phương thức giao hàng là có các nhân viên giao hàng đến tận nơi.
- Qua quan sát thấy đối thủ cạnh tranh còn rất ít, chỉ có một số tiệm cơm văn phòng cố định tại trung tâm, chưa có dịch vụ giao hàng tận nơi theo yêu cầu.
Phân tích TT thành các nhóm khách hàng có cùng nhu cầu
Phân khúc có thể đo lường và tiếp cận được.
Xác định phân khúc có nhu cầu được đáp ứng.
Phân khúc có tiềm năng pt tốt
Phân khúc chưa được quan tâm PK phù hợp với khả năng của DN CHỌN LỰA PHÂN KHÚC CHO DOANH NGHIỆP
Từ đó Minh Hiếu đi điều tra bằng cách phát phiếu điều tra tại các tòa nhà văn phòng, tập hợp lại được kết quả rất khả quan, rất nhiều nhân viên ngại ra ngoài ăn trưa vì nhiều lý do như nắng, mưa, mất thời gian, không có nhiều thực đơn để lựa chọn…Với cách làm trên, Minh Hiếu đã xác định được mặt hàng để kinh doanh và phương thức bán hàng.
3.1.2.2 Kế hoạch sản phẩm và dịch vụ
Đây là bước tiếp theo của bước nghiên cứu thị trường. Sau khi mô tả sản phẩm và đi điều tra, từ những yêu cầu của khách hàng tiềm năng, ta chọn sản phẩm và thiết kế chúng theo những bước sau:
Bước 1: Tóm tắt sản phẩm, dịch vụ được chào bán, cung cấp
Trong đó, xác định những đặc điểm của sản phẩm, mô tả vắn tắt về sản phẩm như kích cỡ, màu sắc, hình dáng hoặc đặc điểm dịch vụ được cung cấp. Giới thiệu những công dụng, lợi ích…dù đó là một sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đã có trên thị trường. Từ ý tưởng kinh doanh, ta đã hình thành trong đầu về sản phẩm, dịch vụ sẽ kinh doanh, với việc mô tả chi tiết sản phẩm nói trên, kết hợp với nghiên cứu điều tra thị trường, ta tập hợp lại và tiếp tục chỉnh sửa cho bản kế hoạch kinh doanh của mình. Bước 2: Thiết lập một chương trình cụ thể để phát triển sản phẩm mới.
Chương trình cụ thể tùy theo từng loại sản phẩm mà ta thiết kế chương trình phù hợp. Đề tài này không thể đưa ra một chương trình cụ thể vì yêu cầu quy trình cho mỗi loại sản phẩm khác sẽ khác nhau, nhưng vấn thiết kế kỹ thuật luôn được chú ý đầu tiên.
+ Thiết kế kỹ thuật. Ý tưởng về một sản phẩm mới sẽ được chuyển hóa thành một sản phẩm thật.
Trong giai đoạn này, ngoài những đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, ta phải nghiên cứu và xác định bao gói và các đặc tính phi vật chất của sản phẩm và phải thể hiện đồng thời 3 chức năng: Bảo quản, Thông tin và Thẩm mỹ. Trong việc thiết kế sản phẩm cần mua tất cả những sản phẩm cùng loại có trên thị trường về để làm thí nghiệm, phân tích để so sánh và đánh giá sản phẩm của mình.
+ Sản xuất thử và thử nghiệm trong bộ phận kỹ thuật công ty.
Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường thì việc thử nghiệm do bộ phận kỹ thuật trong công ty tiến hành và so sánh với tiêu chuẩn kỹ thuật và các sản phẩm khác là việc làm bắt buộc trước khi thử nghiệm ngoài thị trường.
Bước 3: Thử nghiệm trong điều kiện thị trường.
Trong giai đoạn này, thử nghiệm đối với thị trường, thử nghiệm sử dụng sản phẩm và các thử nghiệm thương mại khác sẽ được thử nghiệm trong những vùng địa lý giới hạn nhằm tìm hiểu sự phản ứng của khách hàng cũng như bạn hàng. Kết quả
của quá trình thử nghiệm sản phẩm trong điều kiện thị trường được sử dụng để hoàn thiện những dự báo về doanh số bán và lợi nhuận. Ngoài ra, một cuộc thử nghiệm thị trường tốt chắc chắn sẽ là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất về khả năng thành công của sản phẩm.
Bước 4: Quyết định sản xuất hàng loạt và tung sản phẩm ra thị trường.
Đến giai đoạn này, doanh nghiệp đã có một ý tưởng đúng đắn về một sản phẩm mới. Các cuộc nghiên cứu cho thấy sản phẩm này có thể sống được, hơn nữa, doanh nghiệp muốn đánh bại đối thủ cạnh tranh. Vấn đề quan trọng ở đây là làm thế nào tung sản phẩm ra thị trường nhanh và có hiệu quả.
Để phát triển sản phẩm thành công, doanh nghiệp cần chú trọng vào những đặc điểm cơ bản sau:
+ Sự ràng buộc về tiến bộ khoa học kỹ thuật và tiến bộ về mặt kinh tế. Người ta thường gặp sản phẩm có sự tiến bộ đáng kể về mặt kỹ thuật nhưng lại chưa có sự tiến bộ về mặt kinh tế, chẳng hạn sản phẩm mới có công dụng, tính năng hoàn hiện hơn sản phẩm hiện có nhưng thời hạn nghiên cứu kéo dài, chi phí lớn nên giá bán cao hoặc nảy sinh sự phức tạp trong sử dụng sẽ dẫn đến thất bại
+ Sự rủi ro và tính mạo hiểm trong phát triển sản phẩm mới.
Mặc dù có nghiên cứu thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh nhưng những rủi ro trong việc kinh doanh sản phẩm mới luôn hiện hữu.
+ Những ràng buộc về tài chính cho việc phát triển sản phẩm mới. Phát triển sản phẩm mới bao giờ cũng đòi hỏi về tài chính. Với các doanh nghiệp quyết tâm thực hiện phát triển sản phẩm mới cần phải dành một ngân sách thỏa đáng cho việc thực hiện các công việc khác nhau của quá trình phát triển sản phẩm.
Sơ đồ 3.2: Quá trình phát triển sản phẩm mới.
Ý tưởng chung Lựa chọn ý tưởng Soạn thảo/ thẩm định dự án sp mới Thiết kế kỹ thuật Làm marketing thử nghiệm Sản xuất hàng loạt Đưa ra thị trường
Việc chọn sản phẩm kinh doanh là bước làm đầu tiên của hầu hết các doanh nghiệp. Bước này cũng có thể là bước xác định đầu tiên đối với những người đã từng làm việc liên quan đến sản phẩm, dịch vụ đó nên có chuyên môn sâu về nó, vấn đề là đi tìm hiểu thị trường để tiến hành kinh doanh cho thuận lợi. Do đó, hai bước chọn sản phẩm và nghiên cứu thị trường có thể làm trước, làm sau tùy theo sự am hiểu của mỗi người và đặc thù của từng ngành nghề, có thể kết hợp cả hai bước trên xen kẽ nhiều lần đến khi xây dựng được một sản phẩm phù hợp để kinh doanh. Trong quá trình phát triển sản phẩm phải biết được ưu thế của sản phẩm của công ty so với của đối thủ cạnh tranh. Công ty Minh Hiếu đã chế biến sản phẩm của mình có chất lượng cao so với các dịch vụ bán hàng di động hay các dịch vụ bán hàng ăn nhanh khác trong thành phố. Thông qua một số bài viết trên tạp chí, qua điều tra các cửa hàng ăn nhanh ở khu vực, sản phẩm của công ty 100% nguyên chất với khoảng 30% các món ăn và khẩu phần ăn có hàm lượng chất béo thấp, ít hơn 4g chất béo mỗi thực đơn. Thông tin về tỷ lệ dinh dưỡng cũng được cung cấp và tư vấn cho khách hàng.
Minh Hiếu luôn tạo ra thực đơn khác nhau hàng tuần, sự thay đổi thực đơn theo mùa rất rõ rệt ở Hà Nội như đồ hầm và đồ uống nóng trong mùa đông, súp, rau