III, CÔNG TÁC KẾ TOÁN
4, Công tác kiểm toán nội bộ Bưu điện tỉnh
4.5.2 Quản lý doanh thu và chi phí tại Bưu điện tỉnh Lào Ca
1/ Quản lýý doanh thu:
* Doanh thu Bưu điện tỉnh gồm:
- Doanh thu phát sinh tại các đơn vị trưc thuộc Bưu điện tỉnh và doanh thu phát sinh tại Bưu điện tỉnh. Doanh thu phát sinh tại các đơn vị trưc thuộc Bưu điện tỉnh bao gồm: doanh thu kinh doanh và doanh thu các hoạt động khác.
- Doanh thu kinh doanh phát sinh: gồm doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT và doanh thu kinh doanh khác hạch toán riêng.
* Doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT phát sinh gồm: - Tiền thu cước dịch vụ BCVT
- Tiền thu phí phát hành báo chí đã phát hành sau khi đã trừ đi các khoản thiệt về báo ế, báo thiếu hụt.
- Tiền thu lắp đặt, dịch chuyển máy thuê bao. - Doanh thu dịch vụ tiết kiệm bưu điện
- Thu khác: là thu các đơn vị cung cấp dịch vụ Bưu chính viễn thông có các hoạt động kinh doanh khác kèm theo như: Thu về bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phần mềm tin học.
* Doanh thu kinh doanh khác là doanh thu các hoạt động ngoài dịch vụ Bưu chính viễn thông ( chỉ bao gồm các đơn vị được thành lập để hoạt động các kinh doanh khác ) và hạch toán riêng như sau:
- Thu về tư vấn, thiết kế, xây lắp công trình xây dựng cỏ bản.
- Thu về kinh doanh phát triển phần mềm tin học, các trung tâm phát triển phần mềm tin học.
- Doanh thu hoạt động kinh doanh còn lại bao gồm các khoản trợ giá, phụ thu theo quy định của Nhà nước.
* Doanh thu các hoạt động khác: là doanh thu từ hoạt động đầu tư tài chính và doanh thu các hoạt động bất thường.
* Doanh thu từ hoạt động đầu tư tài chính bao gồm các khoản thu:
- Từ hoạt động liên doanh lên kết, lãi tiền gửi, thu tiền lãi bán hàng trả chậm, bán hàng trả góp
- Tiền thuê tài sản đối với đơn vị cho thuê tài sản không phải là hoạt động kinh doanh thường xuyên.
- Chiết khấu thanh toán do mua vật tư, hàng hoá , tài sản cố định. - Thu nhập khác liên quan đến hoạt động tài chính.
* Doanh thu các hoạt động bất thường: là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên ngoài các khoản thu từ hoạt động tài chính bao gồm:
- Thu bán công cụ, dụng cụ đã phân bổ hết giá trị, bị hư hỏng hoặc không cần sử dụng. - Thu từ các khoản phải trả nhưng không trả được vì nguyên nhân từ phía chủ nợ. - Thu chuyển nhượng thanh lýý tài sản, nợ khó đòi đã xoá sổ nay đã thu hồi được.
- Thu hoàn nhập số dư chi phí trước về bảo hành hàng hoá, sản phẩm, công trình và hạng mục công trình khi hết thời hạn bảo hành.
- Các khoản thu nhập kinh doanh của những năm trước bị bỏ sót, hay lãng quên ghi sổ kế toán, năm nay mới phát hiện ra.
- Các khoản tiền bồi thường của khách hàng có liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm dịch vụ không tính trong doanh thu.
- Thu nhập quà biếu, quà tặng bằng tiền, hiện vật của các tổ chức, cá nhân tăng cho đơn vị. * Các khoản thu bất thường khác:
- toàn bộ doanh thu của đơn vị phát sinh trong kỳ , giảm cước, hoàn cước giảm giá, hàng bán, hàng bán bị trả lại phải được thể hiện trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ và phải được phản ánh đầy đủ, rõ ràng vào sổ sách kế toán trong kỳ báo cáo theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty để xác định doanh thu hạch toán tập trung của Bưu điện tỉnh và xác định doanh thu hạch toán riêng của đơn vị.
Đơn vị phải báo cáo đầy các khoản doanh thu nói trên về Bưu điện tỉnh để tổng hợp kết quả kinh doanh toàn Bưu điện tỉnh và báo cáo về Tổng công ty đúng thời hạn quy định.
Không được để ngoài sổ sách các khoản doanh thu, thu nhập phát sinh trong kỳ, cá nhân hoặc tập thể vi phạm phải quy trách nhiệm, phải đền bù, xử lýý hành chính.
* Doanh thu riêng của đơn vị trực thuộc:
- Doanh thu riêng của đơn vị bao gồm phần doanh thu kinh doanh dịch vụ Bưu chính viễn thông được hưởng. Phương pháp xác định doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT đơn vị được hưởng do Giám đốc Bưu điện tỉnh quyết định trên cơ sở đảm bảo cân đối với doanh thu riêng của Bưu điện tỉnh theo phương pháp xác định của Tổng công ty.
Đơn vị phải thanh toán với Bưu điện tỉnh các khoản chênh lệch giữa doạnh thu kinh doanh dịch vụ BCVT thuần tại đơn vị với phần doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT đơn vị được hưởng:
- Đơn vị được Bưu điện tỉnh cấp bù nếu có mức doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT thuần nhỏ hơn doanh kinh doanh dịch vụ BCVT được hưởng.
- Đơn vị phải nộp về Bưu điện tỉnh cấp bù nếu có mức doanh thu kinh doanh thuần lớn hơn doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT được hưởng.
- Doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT phát sinh, doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT thuần và doanh thu riêng được thể hiện trong kế hoạch tài chính hàng năm do Giám đốc Bưu điện tỉnh giao cho các đơn vị.
- Doanh thu riêng của đơn vị để bù đắp chi phí hợp lýý.
- Kết thúc năm tài chính nếu chi phí thực tế lớn hơn doanh thu riêng thì tuỳ theo mức độ vượt, tính hợp lýý Bưu điện tỉnh sẽ tính bổ sung hoặc trừ vào điểm năng suất chất lượng của các đơn vị, đồng thời Kế toán Trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Bưu điện tỉnh. Kết thúc năm tài chính, nếu chi phí nhỏ hơn doanh thu riêng thì đơn vị phải nộp về Bưư điện tỉnh phần chi không hết.
2/ Quản lý chi phí:
- Quản lýý chi phí hoạt động kinh doanh:
Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm: chi nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định, tiền lương và các khoản có tính chất tiền lương, chi ăn giữa ca, các khoản trích nộp theo quy định của Nhà nước như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí Công đoàn, chi nghiên cứu khoa học, công nghệ, đào tạo, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Việc chi phí được quy định như sau: Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ phải quản lýý chặt chẽ trong hai khâu mức tiêu hao vật tư, giá vật tư. Căn cứ mức tiêu hao do Nhà nước ban hành và Giám đốc Bưu điện tỉnh quy định các loại vật tư sử dụng vào kinh doanh phải được quản lýý chặt chẽ theo định mức tiêu hao vật tư do Nhà nước ban hành và Giám đốc Bưu điện tỉnh quy định. Trong các khâu dự trữ, thanh quyết toán đơn vị phải theo dõi, kiểm tra tổ chức phân tích tình hình thực hiện định mức vật tư thường xuyên và định kỳ đề rta biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức. Kịp thời đề nghị biểu dương, khen thưởng cho những tập thể cá nhân sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lýý trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Kết thúc năm tài chính đơn vị phải quyết toán vật tư theo hướng dẫn của Bưu điện tỉnh. Giá vật tư dùng để hạch toán và xác định chi phí vật là giá thực tế bao gồm: giá vật tư mua ngoài thì giá thanh toán ghi trên hoá đơn của người bán cộng với chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lýý đi đường, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho, phí chọn lọc tái chế. Giá vật tư tự chế gồm giá thực tế xuất kho cộng với chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tự chế. Giá vật tư thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật tư thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công cộng với chi phí gia công như chi phí vạn chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và phí trả cho người gia công.Giá vật tư tồn kho là giá thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ. Đối với công cụ, dụng cụ sử dụng cho quá trình kinh doanh như: cân, giá đựng, bàn ghế, máy tính sách tay, quạt, ổn áp… đơn vị căn cứ vào thời gian sử dụng và giá trị của công cụ để phan bổ dần vào các khoản chi phí trong các kỳ kinh doanh theo tiêu thức phù hợp đồng thời
mở sổ chi tiết theo dõi cụ thể từng tài sản một, khi hư hỏng phải báo cáo bằng văn bản về Bưu điện tỉnh. Căn cứ nhu cầu sản xuất kinh doanh thủ trưởng đơn vị chủ động duyệt
mua sắm vặt, công cụ có giá trị dưới 5triệu đồng đồng thời đảm bảo kế hoạch chi phí và nộp về Bưu điện tỉnh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quyết định của mình. Chi phí vật tư phát sinh trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu liên quan. Cá nhân hoặc tạp thể gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức phải đền bù số chênh lệch. Giá trị vật tư tiêu hao thực tế sau khi từ tiền đền bù của cá nhân hoặc tập thể gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức và giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có ) số tiền giảm giá mua hàng ( nếu có ) được hạch toán vào chi phí vật tư.
* Chi phí khấu hao tài sản cố định
Mọi tài sản cố định phải huy động vào sản xuất kinh doanh và pahỉ trích khấu hao đủ khấu hao theo quy định của Nhà nước để thu hồi vốn. Sau khi khấu hao hết tài sản cố định vẫn còn sử dụng được thì không phải trích khấu hao nhưng phải quản lýý và sử dụng theo chế độ hiện hành.
Chi tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương, tiền ăn giữa ca.
Chi phí tiền lương của Bưu điện tỉnh bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của đơn vị theo quy chế hiện hành. Tiền lương phải được quản lýý chắt chẽ và chi đúng mục đích, gắn với kết quả kinh doanh trên cơ sở định mức lao động, việc tính lương cho đơn vị trực thuộc do Bưu điện tỉnh thực hiện trên cơ sở quy định về hình thức trả lương, phân phối tiền lương của Bưu điện tỉnh và được hạch toán vào chi phí của dơn vị. Lương hợp đồng thuê phát xã, Bưu điện tỉnh quy định mức chi trả tuỳ theo khối lượng và các dịch vụ bưu chính viễn thông phát sinh và tính vào chi phí của đơn vị.
Chi phí tiền ăn giữa ca: phải chi cho người lao động, tham gia vào hoạt động kinh doanh của đơn vị theo quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh.
Chi phí bảo hiẻm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của đơn vị theo các chế độ hiện hành của Nhà nước và theo hướng dẫn của Bưu địên tỉnh.
Thuế phí và lệ phí bao gồm: Thuế môn bài, tiền thuê nhà, tiền thuê đát, lệ phí các loại. Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gòm chi phí sửa chữa tài sản mua ngoài như chi sửa chữa lớn tài sản cố định là khoản chi nhằm khôi phục năng lực của tài sản. Đơn vị phải tuân thủ đúng trình tự lập thủ tục đầu tư xây dựng và chỉ được khởi công xây dựng khi có điều kiện sau:
- Quyết định phê duyệt dự toán công trình
- Có hợp đồng giao nhận thầu hợp pháp
Kết thúc công trình sửa chữa tài sản cố định đơn vị phải quýyết toán với Bưu điện tỉnh trên cơ sở dự toán được duyệt, các hợp đồng kinh tế đã kýýý kết và chi phí hợp lýý, hợp lệ đã phát sinh, các biên bản nghiệm thu khối lượng công trình, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình.
- Chi sửa chữa thường xuyên tài sản là việc tiến hành sửa chữa tài sản nhưng không cần làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Đơn vị chủ động việc sửa chưa thường xuyên hoặc bảo trì tài sản.
Các khoản chi này phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, có dự toán được thủ trưởng đơn vị duyệt, có hợp đồng thi công, hợp đồng bảo trì, hợp đồng mua vật tư phụ tùng thay thế và hoá đơn hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính.
Các khoản chi sửa chữa thường xuyên mạng cáp có sử dụng vật tư là cáp các loại, sửa chữa lớn thiết bị vi ba, thiết bị tổng đài nguồn điện phải có dự toán được Giám đốc Bưu điện tỉnh phê duyệt. Sau khi sửa chữa xong phải quyết toán về Bưu điện tỉnh trên cơ sở chứng từ hợp lệ.
Chi phí sửa chữa tài sản đặc thù như thiết bị chuyển mạch, thiết bị truyền dẫn, nguồn điện, đường lên trạm thông tin được trích trước chi phí sửa chữa mức trích bằng 5% nguyên giá tài sản, số trích chưa chi được chuyển sang năm sau. Khi số dư trích trước chi phí sửa chữa bằng 15% nguyên giá tài sản cố định thì không trích tiếp.
- Chi phí điện nước mua ngoài.
- Chi phí bốc vác, vận chuyển hàng hoá, sản phẩm. - Chi phí trả hoa hồng đại lýý.
- Thuê thu bưu điện phí phải thể hiện trong hợp đồng đại lýý và chỉ hạch toán theo số thực chi.
- Chi phí mua bảo hiểm tài sản
- Chi phí cho điểm Bưu điện văn hoá xã.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài khác, chi phí bằng tiền khác: các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị khuyến mãi cho hoạt động kinh doanh, các khoản chi tiếp tân, khành tiết, hội họp giao
dịch, đối ngoại và chi phí bằng tiền khác phải gắn liền với kinh doanh và hiệu quả kinh tế, phải đúng theo quy định của Bộ tài chính, của Tổng công ty và bưu điện tỉnh, phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính và không được vượt quá mức khống chế tối đa được giao trong kế hoạch tài chính hàng năm.
Chi bảo hộ lao động thực hiện chi bằng hiện vật theo quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh. Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân không có lýý do chính đáng phải bồi thường theo nội quy lao động.
Khoản chi phí đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, năng lực quản lýý, chỉ được hạch toán vào chi phí đối với các khoản chi cho các đối tượng là CBCNV của đơn vị được Bưu điện tỉnh cử đi học các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo kế hoạch hàng năm tối đa không vượt quá định mức của Tổng công ty và Bưu điện tỉnh.
Chi trợ cấp thôi việc cho ngwowì lao động, thực hiện theo quy định của Nghị định 198/CP ngày 31/12/1998 của Chính phủ. Các khoản chi sai chế độ, chính sách, chi không đúng đối tượng hoặc không có tên, địa chỉ, chữ ký của người nhận thì bị thu hồi. Tuỳ theo mức độ sai phạm, người duyệt chi phải bồi thường, chịu trách nhiệm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Đối với các Đài viễn thông trực thuộc Công ty viễn thông thực hiện chi theo dự toán của Giám đốc Công ty viễn thông, chứng từ kế toán do Công ty viễn thông lưu giữ.
Không được tính vào chi phí sản xuất kinh các khoản chi phí sau đây:
- Các khoản đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và hoạt động khác.
- Các khoản tiền vi phạm pháp luật như: vi phạm luật giao thông, luật thuế, luạt môi trường và các luật khác. Nếu tập thể hoặc cá nhân vi phạm pháp luật thì tập thể hoặc cá nhân vi phạm phải nộp tiền phạt. Ngoài các khoản tiền đền bù nói trên phần nộp phạt lấy từ lợi nhuận sau thuế.
- Chi phí công tác nước ngoài vượt mức quy định.
- Các khoản chi do nguồn kinh phí khác đài thọ. Quản lý chi phí hoạt động khác: