5.1 Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng kớ Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm( theo số thứ tự trong sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn.
• Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau:
Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ - Sổ cỏi
- Cỏc sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết
• Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
Cuối thỏng, phải khoỏ sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phỏt sinh Nợ, Tổng số phỏt sinh cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi . Căn cứ vào Sổ Cỏi lập Bảng Cõn Đối số phỏt sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết ) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trờn Bảng Cõn Đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn Bảng tổng hợp chi tiết.
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn thống kờ của Cụng ty được tổ chức thống nhất toàn cụng ty theo mụ hỡnh kết hợp tập trung và phõn tỏn. Trong đú phũng TCKT là khõu trung tõm trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Tổng Giỏm Đốc và quản lý của cỏc cơ quan quản lý nhà nước; Bộ phận kế toỏn tại đơn vị trực thuộc là khõu kế toỏn phụ thuộc chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Trưởng phũng kế toỏn. Cỏc phần hành thuộc bộ mỏy kế toỏn của cụng ty phải chấp hành Luật kế toỏn, Điều lệ tổ chức kế toỏn nhà nước và cỏc chế độ chớnh sỏch quản lý kinh tế tài chớnh hiện hành.
Trưởng phũng kế toỏn cú trỏch nhiệm tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị, thống kờ và xõy dựng hệ thống quản lý về tài sản, chi phớ trong toàn cụng ty theo qui định của Phỏp luật, của Tổng Giỏm Đốc. Cỏn bộ kế toỏn cỏc đơn vị trực thuộc chịu trỏch nhiệm tổ chức cụng tỏc kế toỏn quản trị, thống kờ trong phạm vi đơn vị mỡnh và phải chấp hành sự chỉ đạo của Trưởng phũng kế toỏn.
Năm tài chớnh bắt đầu từ ngày 01 thỏng 1 và kết thỳc ngày 31 thỏng 12 dương lịch hàng năm. Tổng Giỏm Đốc, giỏm đốc cỏc đơn vị trực thuộc cú trỏch nhiệm chỉ đạo thực hiện quyết toỏn tài chớnh và chấp hành đầy đủ cỏc quy định về lập kế hoạch, bỏo cỏo tài chớnh cho cỏc cơ quan quản lý theo qui định.
• Ghi chộp hạch toỏn chứng từ ban đầu
Thực hiện chế độ ghi chộp ban đầu theo Quyết định 1141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995, Thụng tư số: 89/2002/TT-BTC ngày 04/11/2003 của bộ tài chớnh và qui định khỏc của Cụng ty đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Mọi hoạt động kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong qỳa trỡnh SXKD đều phải lập ngay chứng từ, ghi chộp kịp thời, đầy đủ, chớnh xỏc nội dung sự việc. Thời hạn chậm nhất sau 3 – 5 ngày nghiệp vụ kinh tế đó phỏt sinh, chứng từ phải nộp cho phũng TCKT, quỏ thời hạn trờn cỏc cỏ nhõn, bộ phận cú liờn quan đều bị xử lớ theo điều 38 của Qui chế này.
Sử dụng biểu mẫu chứng từ thống nhất theo qui định của Nhà nước và Cụng ty.
Ghi chộp đầy đủ, chớnh xỏc nội dung nghiệp vụ phỏt sinh và cú đầy đủ chữ kớ của người cú trỏch nhiệm.
Hướng dẫn kiểm tra việc lập chứng từ ban đầu của cỏc cỏ nhõn, bộ phận liờn quan. Sắp xếp, phõn loại bảo quản lưu trữ chứng từ theo qui định hiện hành.
• Tài khoản sử dụng trong cụng tỏc kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp theo Quyết định 1141TC/QĐKT ngày 01/11/1995 và Thụng tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thụng tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ Tài Chớnh. Cỏc đơn vị trực thuộc ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn kế toỏn cho phự hợp của cụng tỏc kế toỏn quản trị, Trưởng phũng Kế toỏn cú trỏch nhiệm hướng dẫn cho cỏc đơn vị.
• Sử dụng chứng từ , sổ sỏch kế toỏn trong cụng tỏc hạh toỏn
Tại phũng Tài chớnh kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp theo quyết định 1141TC/QĐKT ngày 01/11/1995 và thụng tư số 89/ 2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, Thụng tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chớnh và cỏc sổ kế toỏn chi tiết khỏc đỏp ứng yờu cầu quản trị doanh nghiệp.
Bộ phận kế toỏn tại đơn vị trực thuộc ỏp dụng hệ thống kế toỏn tại cỏc đơn vị trực thuộc ỏp dụng một số sổ sỏch sau:
- Sổ kế toỏn tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tiền vay ngõn hàng. - Sổ theo dừi tiền tạm ứng
- Sổ kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoỏ
- Sổ theo dừi cụng cụ dụng cụ trong kho, xuất dựng - Sổ chi tiết bỏn hàng
- Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, người mua - Sổ chi tiết thanh toỏn cụng nợ nội bộ
- Sổ theo dừi chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lớ và cỏc sổ kế toỏn khỏc để đỏp ứng được yờu cầu quản trị doanh nghiệp
• Cụng tỏc tổng hợp lập bỏo cỏo tài chớnh kế toỏn
Phũng TCKT chấp hành và chỉ đạo cỏc đơn vị trực thuộc thực hiện chế độ bỏo cỏo kế toỏn theo Quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000/. Thụng tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chớnh. Định kỡ theo qui định cỏc đơn vị phải lập và gửi cho phũng Tài Chớnh Kế toỏn cỏc bỏo cỏo sau:
- Bỏo cỏo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng
- Bỏo cỏo mua hàng, bỏn hàng. Nhập xuất tồn kho vật tư, hàng hoỏ - Bỏo cỏo chi tiết chi phớ SX, bỏn hàng, quản lý phớ
- Bỏo cỏo tổng hợp và chi tiết cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả - …
Cỏc bỏo cỏo phục vụ cho cụng tỏc quản trị doanh nghiệp, bộ phận kế toỏn quản trị phũng TCKT phải cung cấp cho Tổng giỏm đốc để điều hành sản xuất kinh doanh kịp thời.
Thời hạn cỏc đơn vị trực thuộc nộp bỏo cỏo cho phũng TCKT Cụng ty: bỏo cỏo thỏng trước vào ngày mồng 2 của thỏng sau, bỏo cỏo quý I nộp cho cụng ty vào ngày mồng 3 thỏng 7, bỏo cỏo 9 thỏng nộp cho Cụng ty vào ngày 3 thỏng 10, bỏo cỏo năm vào ngày 7 thỏng 1 năm sau. Nếu cỏc ngày quy định nộp bỏo cỏo trờn trựng với ngày nghỉ theo chế độ qui định của nhà nước thỡ thời hạn gửi bỏo cỏo cho Cụng ty được đẩy lờn trước cỏc ngày qui định trờn.
• Thẩm định bỏo cỏo của cỏc đơn vị
Bỏo cỏo thỏng, quớ, 6 thỏng trong vũng 7 ngày phũng TCKT phải kiểm tra, nhận xột. Nếu phỏt hiện nội dung bỏo cỏo cú sai sút, nhầm lẫn hoặc khụng chớnh xỏc phải bỏo cỏo cho đơn vị biết để điều chỉnh kịp thời.
• Thực hiện kiểm toỏn
Cụng ty tiến hành kiểm toỏn độc lập trong trường hợp tham gia thị trường chứng khoỏn yờu cầu kiểm toỏn độc lập hàng năm theo qui định của UBCKNN hoặc theo yờu cầu của cỏc đối tượng cú liờn quan được qui định trong Điều lệ.
5.2 Nội dung kết cấu và phương phỏp ghi sổ theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ5.2.1 Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN) 5.2.1 Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN)
5.2.1.1 Nội dung
Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian (nhật kớ). Sổ này vừa dựng để đăng kớ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cõn đối số phỏt sinh.
5.2.1.2 Kết cấu và phương phỏp ghi chộp
Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ Cột B: Ghi ngày, thỏng lập chứng từ ghi sổ Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ
Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang
Cuối thỏng, cuối năm, kế toỏn cộng tổng số tiền phỏt sinh trờn Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cõn đối số phỏt sinh.
• Sổ cỏi
Nội dung
Sổ cỏi là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo tài khoản kế toỏn được qui định trong chế độ tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trờn sổ cỏi dựng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trờn Bảng tổng hợp chi tiết hoặc cỏc sổ(thẻ) kế toỏn chi tiết và dựng để lập bảng cõn đối số phỏt sinh và Bỏo cỏo tài chớnh.
Kết cấu và phương phỏp ghi sổ cỏi
Sổ cỏi của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ được mở rộng riờng cho từng tài khoản: Mỗi tài khoản được mở rộng một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều hay ớt của từng tài khoản.
Sổ cỏi cú hai loại: Sổ cỏi ớt cột và sổ cỏi nhiều cột.
+ Sổ cỏi ớt cột: thường được ỏp dụng cho những tài khoản cú ớt nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ cỏi loại ớt cột(mẫu số S02c1-DN) Cột A: Ghi ngày, thỏng ghi sổ
Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày, thỏng của chỳng từ ghi sổ Cột D: Ghi túm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng
Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Cú của tài khoản này
+ Sổ cỏi nhiều cột: thường được ỏp dụng cho những tài khoản cú nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phức tạp cần phải theo dừi chi tiết cú thể kết hợp mở riờng cho một trang sổ trờn sổ cỏi và được phõn tớch chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ cỏi loại nhiều cột(mẫu số S02c2-DN) Cột A: Ghi ngày, thỏng ghi sổ
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, thỏng của chứng từ ghi sổ Cột D: Ghi túm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng
Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phỏt sinh Nợ, phỏt sinh Cú của tài khoản này Cột 3 đến cột 10: Ghi số phỏt sinh bờn Nợ, bờn Cú của cỏc tài khoản cấp 2
• Phương phỏp ghi sổ cỏi
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đang kớ chứng từ ghi sổ, sau đú chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cỏi ở cỏc cột phự hợp. - Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang trang sau.
Cuối thỏng (quý, năm) kế toỏn phải khoỏ sổ, cộng số phỏt sinh nợ, số phỏt sinh cú, tớnh ra số dư và cộng luỹ kế số phỏt sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cõn đối số phỏt sinh và bỏo cỏo tài chớnh.
Phần II
MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU
TẠI CễNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG TRUNG ƯƠNG I. PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TSCĐ
1. Quản l ý đầu tư xõy dựng cơ bản , sửa chữa lớn và mua sắm mới TSCĐ
- Cụng ty đảm bảo giải quyết đầy đủ cỏc yờu cầu về sửa chữa lớn TSCĐ, mua sắm TSCĐ và xõy dựng mới phục vụ kế hoạch đầu tư phỏt triển SXKD ngắn hạn và dài hạn của cụng ty. Cỏc đơn vị phải lập kế hoạch sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ và đầu tư xõy dựng mới gửi về cụng ty chậm nhất là ngày 15/10 hàng năm, cỏc bộ phận liờn quan tổng hợp, cõn đối nguồn vốn bỏo cỏo cho tổng giỏmđốc để trỡnh HĐQT phờ duyệt.
- Khi kế hoạch sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ và đầu tư XDCB hàng năm đó được HĐQT phờ duyệt, cụng ty sẽ thụng bỏo cho cỏc đơn vị biết để theo dừi và chủ động phối hợp thực hiện. Trường hợp cú yờu cầu đột xuất thỡ thủ trưỏng đơn vị phải nộp tờ trỡnh và dự toỏn để tổng giỏm đốc xem xột, quyết định.
- Cụng ty được mua sắm, đầu tư TSCĐ theo nguyờn tắc giỏ trị cũn lại của TSCĐ ghi trờn sổ sỏch kế toỏn khụng vượt quỏ 70% vốn điều lệ và Qũi đầu tư phỏt triển tại thời điểm ghi sổ; trường hợp vượt mức quy định phải trỡnh HĐQT phờ duyệt . Trường hợp phải sử dụng vốn tớn dụng sẽ được xem xột cụ thể theo từng dự ỏn.
- Tổng giỏm đốc trỡnh HĐQT quyết định việc sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ, XDCB cú giỏ trị trờn 150 triệu đồng cho mỗi hạng mục, trường hợp vượt 50% tổng gớa trị tài sản trờn sổ sỏch kế toỏn phải do ĐHĐCĐ quyết định.
+ Tổng giỏm đốc uỷ quyền cho giỏm đốc đơn vị trực thuộc quyết định sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ, XDCB cú giỏ trị tới 15 triệu đồng.
+ Trường hợp sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ, XDCB cú giỏ trị từ 10 triệu đến 100 triệu đồng phải tiến hành chọn thầu, bảo đảm yờu cầu phải cú tối thiểu 03 ngày bỏo giỏ. Trường hợp trờn 100 triệu đồng phải tổ chức đấu thầu theo qui định hiện
hành. Sau khi thủ tục hoàn thành cụng tỏc sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ, XDCB phải hoàn tất đầy đủ thủ tục quyết toỏn cụng trỡnh, cú biờn bản nghiệm thu, kốm theo cỏc tài liệu, chứng từ hợp lệ, bàn giao đưa tài sản vào sử dụng kịp thời và quản lý theo qui định hiện hành.
- Cỏc khoản chi phớ sửa chữa lớn TSCĐ được ghi trực tiếp và phõn bổ dần vào chi phớ sản xuất kinh doanh theo quyết định của tổng giỏm đốc.
2. Quản lý TSCĐ
Mọi TSCĐ phải cú hồ sơ riờng(gồm biờn bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng kinh tế, hoỏ đơn mua TSCĐ và cỏc chứng từ cú liờn quan), được phõn loại, thống kờ, đỏnh số, cú thẻ riờng và được qui định theo dừi theo từng đối tượng. Việc quản lý, sử dụng và trớch khấu hao theo qui định hiện hành.
- TSCĐ đó khấu hao hết nhưng vẫn cũn sử dụng trong SXKD thỡ khụng trớch khấu hao nhưng vẫn quản lý, sử dụng như những TSCĐ khỏc.
- Định kỡ cuối năm tài chớnh phải tiến hành kiểm kờ TSCĐ, mọi trường hợp phỏt hiện thừa thiếu, hư hỏng phải lập biờn bản, xỏc định nguyờn nhõn và cú biện phỏp xử lý.