thời gian tới chiến lợc phát triển của Chi nhánh nh sau:
+ Nắm bắt nhu cầu thị trờng và sản xuất ở các tỉnh phía Bắc làm cơ sở hoạch định nguồn hàng, mặt hàng cho từng kỳ kế hoạch để mở rộng thị trờng mạng lới tiêu thụ. Tiếp tục gắn kết với các doanh nghiệp sản xuất - dịch vụ trong nớc và ngoài nớc để có nguồn hàng ổn định phong phú đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu, đồng thời là nơi phát luồng hàng tiêu thụ cho Công ty.
+ Nghiên cứu nhu cầu thị trờng trong nớc và ngoài nớc để xây dựng và thực hiện các phơng án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức lực lợng hàng phong phú, đa dạng về cơ cấu, chủng loại, chất lợng cao, phù hợp với thị hiếu thị trờng trong nớc.
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh theo luật thơng mại qui định và pháp luật hiện hành, thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý, sử dụng tiền vốn, bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nớc và Công ty giao.
+ Tiếp tục tuyển dụng lao động theo yêu cầu nhiệm vụ và đúng luật hiện hành, có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên của Chi nhánh thực hiện các chính sách chế độ Nhà nớc qui định đối với ngời lao động và theo thoả ớc lao động của Công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện làm việc cho ngời lao động và nộp đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo chế độ hiện hành.
II. Phân tích thực trạng của bộ máy quản lý của Chi nhánh nhánh
1. Thực trạng bộ máy quản lý
1.1. Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội là bộ máy đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng. Đây là kiểu cơ cấu đợc áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Nhà nớc.
Bộ máy quản lý của Chi nhánh bao gồm:
Phòng chức năng: Gồm có
- Phòng tài chính kế toán.
- Phòng quản trị, nhân sự.
- Phòng kế hoạch, đầu t, kinh doanh, xuất nhập khẩu.
- Trung tâm thơng mại số 05 Điện Biên Phủ.
- Hai cửa hàng thuộc Chi nhánh (gồm cửa hàng Nguyễn Công Trứ và cửa hàng số 8 Phan Bội Châu).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh năm 2001
Trung tâm th- ơng mại (41) Giám Đốc (1) Phó Giám Đốc (1) Phòng tổ chức hành chính (32) Phòng tài chính kế toán (6) Phòng kinh doanh XNK (4) Cửa hàng số 08 Phan Bội Châu (11) Cửa hàng Nguyễn Công Trứ (10)
a. Phân công lao động:
Hệ thống quản lý của Chi nhánh đợc chia ra nhiều chức năng. Chi nhánh căn cứ theo đặc điểm này để phân công lao động theo chức năng. Việc phân công theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn và nghề nghiệp thích hợp cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý, kết hợp với bảng qui định theo cấp của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý, kết hợp với bảng theo cấp qui định của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý cùng chức năng vào một bộ phận các phòng ban. Các phòng ban với các chức năng đã đ- ợc phân bổ để ra nhiệm vụ cụ thể của phòng mình để phân công cho các lao động ở trong phòng đảm nhiệm từng nhiệm vụ đã đề ra.
b. Hiệp tác lao động:
Phân công lao động trong lĩnh vực quản lý đặt ra yêu cầu cần phải hiệp tác lao động quản lý. Đó là ngời chịu trách nhiệm chung ở các phòng chức năng trong Chi nhánh là trởng phòng, sau đó là phó phòng chịu trách nhiệm mảng công việc là khác nhau, từng lao động quản lý đợc bố trí làm một hoặc một số công việc nào đó, cho nên sự phối hợp và hợp tác của lao động quản lý trong phòng và giữa các phòng với nhau là rất cần thiết.
Việc hợp tác giữa các phòng ban chức năng là:
Trong quá trình thực hiện công tác của mình, bộ phận này sử dụng kết quả, tài liệu của phòng ban kia để xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ của phòng ban kia và ngợc lại. Ví dụ nh phòng kế toán tài chính phải sử dụng tài liệu của phòng kinh doanh XNK.
Tuy nhiên, do đặc điểm của Chi nhánh về quá trình sản xuất kinh doanh mà việc phân công và hiệp tác là rất cao, cho nên để đảm bảo hoạt động thì sự hợp tác trong quản lý đòi hỏi phải rất chặt chẽ thì mới có thể làm cho bộ máy quản lý hoạt động tốt và có hiệu quả đợc.
1.2. Phân tích kết cấu lao động quản lý của Chi nhánh
a. Đặc điểm lao động của Chi nhánh:
Lực lợng lao động của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh qua 3 năm 1999, 2000 và 2001 đợc phân theo chức năng thành các nhóm cơ bản sau:
- Nhân viên quản lý: Là những ngời làm công tác tổ chức lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nh Giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trởng, các cán bộ công nhân viên công tác ở các phòng ban, bộ phận nh kế toán, kế hoạch, lao động tiền lơng.
- Nhân viên quản lý hành chính: Là những ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua, khen thởng, văn th, đánh máy...
- Nhân viên khác: Là những nhân viên không làm việc quản lý, trực tiếp làm việc. Chẳng hạn nh nhân viên bán hàng, nhân viên bảo vệ...
Biểu1: Đặc điểm của lao động Chi nhánh trong 3 năm gần đây Loại lao động Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Số lợng % Số lợng % Số lợng %
I. Tổng số CNV 76 100 80 100 96 100
II. Nhân viên quản lý 20 26 26 32 34 35
1. Nhân viên quản lý 17 85 23 88 29 85
2. Nhân viên quản lý
HC 3 15 3 12 5 15
III. Nhân viên khác 56 73 54 67 62 65
(Nguồn: đánh giá chất lợng lao động quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội trong 3 năm 1999, 2000, 2001)
Nhận xét: Biểu 1
- Nhìn vào Biểu 1 ta thấy, số CBCNV của Chi nhánh tăng dần theo từng năm, từ năm 1999 tới năm 2000, số lợng CBCNV tăng lên chỉ có 4 ngời. Điều đó đợc giải thích nh sau: trớc năm 1999 Chi nhánh chỉ có 4 cửa hàng, lúc đó cha có Trung tâm thơng mại. Nhng sau năm 1999 Chi nhánh bỏ đi hai cửa hàng, còn lại hai cửa hàng đó là cửa hàng số 8 Phan Bội Châu và cửa hàng Nguyễn Công Trứ, nhng đồng thời sau thời điểm này Trung tâm thơng mại số 05 Điện Biên Phủ đợc ra đời tính toàn bộ số CBCNV của Trung tâm tại thời điểm ra đời chỉ có khoảng 24 ngời còn số CBCNV của hai cửa hàng bỏ đi khoảng 20 ngời. Nên nếu nói thực chất của nó là tăng 24 ngời so với năm 1999 nhng do 20 ngời này chuyển sang làm việc ở hai cửa hàng và ở Trung tâm nên số lợng trên danh nghĩa chỉ tăng có 4 ngời.
- Mặt khác cũng trong Biểu 1 cho ta biết số nhân viên quản lý cũng tăng theo từng năm, điều đó nói nên bộ máy quản lý của Chi nhánh ngày càng đợc nâng cao về chất lợng lao động, điều đó cũng là một tất yếu đối với các tổ chức muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trờng khắc nhiệt nh hiện nay đòi hỏi phải có những con ngời có trình độ và hiểu biết kinh nghiệm.
b. Phân tích số lợng lao động quản lý:
Biểu 2: Số lợng lao động quản lý của các bộ phận của Chi nhánh trong 3 năm 1999, 2000, 2001 Đơn vị: Ngời
T
T Bộ phận Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1 Ban giám đốc Chi nhánh 2 2 2
2 Phòng kế toán tài chính 5 5 6
3 Phòng tổ chức hành chính 5 5 5
4 Phòng kinh doanh XNK 4 4 4
5 Trung tâm thơng mại 0 8 15
6 C.hàng Nguyễn Công Trứ 1 1 1
7 Cửa hàng Phan Bội Châu 1 1 1
8 Cửa hàng 1 0 0
9 Cửa hàng 1 0 0
10 Tổng số lao động quản lý 20 26 34
11 Tổng số CBCNV 76 80 96
12 LĐQL/CBCNV 26% 32% 35%
(Nguồn:Báo cáo tổng kết chất lợng lao động quản lý của Chi nhánh trong 3 năm 1999, 2000, 2001)
Nhận xét: Biểu 2
Qua Biểu 2 ta thấy tổng số lao động quản lý qua các năm 1999, 2000, 2001 tăng dần theo các năm.
Năm 2000 so với năm 1999 tăng thêm 6 ngời, chủ yếu nằm ở Trung tâm thơng mại còn các phòng ban khác hầu nh không có sự thay đổi về số lợng lao động quản lý.
Năm 2001 so với năm 2000 tăng thêm 8 ngời vẫn chủ yếu tập trung ở Trung tâm thơng mại.
Còn xét về tỷ lệ lao động quản lý trên tổng số CBCNV qua các năm ta có:
Năm 1999: 20/76*100 = 26%. Năm 2000: 26/80*100 = 32%. Năm 2001: 34/96*100 = 35%.
c. Phân tích chất lợng lao động quản lý theo trình độ thành thạo:
Biểu 3: Chất lợng lao động quản lý tại Chi nhánh năm 2001
(Đơn vị: Ngời)
T
T Tên bộ phận SL
Trình độ Tuổi đời Chuyên môn ĐH TC SC <40 40-45 >50 Đúng Sai
1 Ban giám đốc 2 2 0 0 1 1 0 2 0
2 Tổ chức hành chính 5 4 1 0 2 1 2 4 1
3 Phòng kế toán TC 6 5 1 0 3 1 2 6 0
3 Kinh doanh XNK 4 3 1 0 2 1 1 4 0
4 Trung tâm th-ơng mại 15 6 9 0 10 3 2 5 10
5 CH. Nguyễn Công Trứ 1 0 1 0 1 0 0 0 1
6 CH. Phan Bội Châu 1 0 1 0 1 0 0 0 1
7 Tổng số 34 20 14 0 20 7 7 21 13
8 % 100 58 42 0 58 21 21 61 39
(Nguồn: Báo cáo chất lợng lao động quản lý của Chi nhánh năm 2001)
Thứ nhất: về trình độ, trong tổng số lao động quản lý nhìn chung
những cán bộ có trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất so với cán bộ có trình độ trung cấp và sơ cấp. Cụ thể nhìn vào Biểu 3 ta thấy ngay trong tổng số 34 ngời cán bộ có trình độ đại học chiếm 20 ngời tơng ứng với tỷ lệ 58%, còn cán bộ có trình độ trung cấp chiếm 14 ngời t- ơng ứng với tỷ lệ 42%, cán bộ có trình độ sơ cấp không có một ngời nào. Những cán bộ có trình độ đại học vẫn chủ yếu tập trung vào các phòng ban chức năng, còn cán bộ có trình độ trung cấp chủ yếu tập trung vào Trung tâm thơng mại và hai cửa hàng.
Thứ hai: về độ tuổi, trong tổng số lao động quản lý số ngời nằm trong
độ tuổi < 40 chiếm một tỷ lệ cao so với hai độ tuổi khia. Cụ thể những cán bộ quản lý có độ tuổi < 40 chiếm 20 ngời trong tổng số 34 ngời tơng ứng với tỷ lệ 58%, nói chung so với các doanh nghiệp nh hiện nay tỷ lệ này là khá cao. Còn số lao động trong độ tuổi 40 -50 chiếm 7 ngời khoảng 21% và độ tuổi > 50 cũng chiếm với tỷ lệ nh vậy.
Thứ ba: về chuyên môn, số cán bộ quản lý đợc đào tạo đúng chuyên
môn chiếm 21 ngời tơng ứng với tỷ lệ 61% đó là một tỷ lệ thấp so với các doanh nghiệp hiện nay trong thời gian tới cần có những biện pháp đào tạo bồi dỡng những cán bộ thêm những nghiệp vụ có liên quan tới hoạt động của Chi nhánh.
1.3. Phân tích chức năng nhiệm vụ các phòng ban(10)
a. Ban giám đốc chi nhánh :
Bao gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc có chức năng điều kiển vĩ mô các phòng.
• Giám đốc Chi nhánh:
- Đứng đầu chi nhánh là giám đốc chi nhánh do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc chi nhánh quản lý điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trởng, chịu trách nhiệm tr- ớc pháp luật, trớc Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên của chi nhánh.
- Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao và đề ra biện pháp thực hiện xây dựng chiến lợc thị trờng, chiến lợc mặt hàng kinh doanh, liên kết với các chủ thể kinh tế trong và ngoài nớc, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện theo đúng luật pháp Nhà nớc qui định.
- Có trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản Nhà nớc do Công ty uỷ quyền và nguồn vốn chi nhánh khai thác kinh doanh để đem lại hiệu quả cao nhất.
- Trình giám đốc Công ty phê duyệt tổ chức bộ maý quản lý và mạng lới kinh doanh của Chi nhánh, trực tiếp điều hành quản lý và giao nhiệm vụ cho các tổ chức kinh doanh trực thuộc chi nhánh, có qui định cụ thể về tổ chức, nhiệm vụ hoạt động đối với từng đơn vị theo qui chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh đã duyệt.
- Trực tiếp kí hợp đồng lao động công nhật, hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng lao động có xác định thời hạn từ 1 năm trở xuống đối với ngời lao động của Chi nhánh.
• Phó giám đốc chi nhánh:
- Giúp việc giám đốc Chi nhánh, có một hoặc hai phó giám đốc chi nhánh, phó giám đốc Chi nhánh do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc đợc phân công phụ trách một hay một số công việc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh về lĩnh vực công tác đợc phân công.
- Có trách nhiệm cùng với giám đốc Chi nhánh hoạch định kế hoạch biện pháp tổ chức kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch của Chi nhánh, tổ chức thị trờng, mạng lới bán buôn bán lẻ, đại lý kinh doanh ở phía Bắc.
- Khi giám đốc Chi nhánh đi vắng, đợc Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền giải quyết một số công việc của Chi nhánh, phải chụi trách nhiệm tr- ớc Giám đốc Chi nhánh trong công việc đợc uỷ quyền và báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc Chi nhánh biết.
Việc bố trí và sử dụng lao động trong ban giám đốc đợc thể hiện nh sau:
Biểu 4: Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của ban giám đốc
TT Chức danh Ngành
nghề Trình độ Tuổi Làm Thời gian lần Số % thời gian đúng chức năng Không làm việc 1 Giám đốc(1) QTKD ĐH 42 435 30 30 93 2 Phó giám đốc(1) QTKD ĐH 38 430 35 30 92 3 Trung bình 40 432,5 32,5 30 92,5
(Nguồn: Đánh gia chất lợng lao động của các phòng trong Chi nhánh năm 2001)
Nhận xét: Biểu 4
Ban giám đốc thực hiện đầy đủ chức năng quản lý, lao động trong bộ phận này chất lợng đồng đều, tơng đối cao và phù hợp với công việc: 92,5 % là tỷ lệ thời gian làm việc đứng chức năng, do vậy số lợng và chất lợng trong ban giám đốc là tơng đối phù hợp.
b.Tổ chức bộ máy văn phòng của Chi nhánh:
• Phòng tài chính kế toán:
- Chi nhánh là đơn vị kinh tế phụ thuộc Công ty, thực hiện hạch toán đầy đủ, đợc chủ động huy động các nguồn vốn đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh.
- Trởng phòng kế toán của Chi nhánh có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lới kế toán và chỉ đạo nghiệp vụ kế toán từ Trung tâm bán hàng chất lợng cao đến các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh.
- Có nhiệm vụ tổ chức nguồn vốn để đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu vốn theo kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. Đơn vị sử dụng vốn
của Chi nhánh phải sử dụng vốn vay đúng mục đích, bán hàng đến đâu phải nộp tiền về Chi nhánh đến đó, phải trả nợ đúng hạn.
- Ghi chép, số liệu báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời.
- Hàng tháng từng đơn vị trực thuộc phải lên bảng cân đối tài khoản kèm theo bảng chi tiết hàng tồn kho công nợ và hàng quí báo cáo quyết toán nộp về phòng kế toán Chi nhánh tổng hợp và gửi về Công ty.
- Chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, Giám đốc công ty, giám đốc Chi