D. Giảm cho vay tạm thời:
Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.
3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nh trên công tác kế toán tại Công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn sàng cung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế.
Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian, có tính chất hoạt động khác nhau nên Công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng, phù hợp với điều kiện cho phép. Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh đã hình thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng khỏi kế toán chủ quản của Công ty. Đối với các xí nghiệp thành viên doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. Do hai xí nghiệp Nam Định và Việt Trì ở xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng. Bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định các hớng xử lý chỉnh sửa cho bộ phận này. Định kỳ bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội về kiểm tra việc ghi chép chứng từ, phản ánh lên các sổ. Hàng tháng mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán ở đây cũng ghi nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ. Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán, bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quan nh biên bản kiểm kê, hoá đơn trao đổi giữa Công ty với các đơn vị này, bảng đối chiếu công nợ giữa 2 bên. Các xí nghiệp tại Hà Nội lại đợc quản lý tập trung tại phòng kế toán Công ty. Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xởng đi lên lại tập trung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điều hành chung. Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quản lý. Tại đây chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ bộ. Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý. Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách. Các kế toán tổng hợp là những ngời có nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng nh tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đa ra ý kiến tham mu cuối cùng. Nh vậy là đối với các xí nghiệp ở xa doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán. Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung. Song dù ở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều đợc quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của Công ty. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dới làm cho việc quy trách nhiệm và quản lý đợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất.
Đó là về nhân sự. Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn. Theo đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch. Các chứng từ bắt buộc của bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằng máy đều cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịp thời. Có chứng từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ. Kế toán thực hiện theo ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nhng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng. Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trớc khi ghi nhận lên sổ sách. Vì thế tuy cuối tháng nhng mọi nghiệp vụ đều có thể định khoản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng xuất tính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn. Bây giờ chứng từ đợc vào sổ giấy, hoặc máy làm t liệu cho báo cáo tài chính. Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá thành thục. Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận chứng từ cuối cùng trình bộ. Kế toán chủ yếu đợc thực hiện trên máy vi tính (hay kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công. Các báo cáo này cũng đợc lu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật ký – chứng từ, các bảng kê. Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà nớc. Sau khi có quyết toán, doanh nghiệp đa chứng từ gốc vào lu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm. Nh thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ biến trong ngành công nghiệp. Nó phù hợp với quy mô lớn, với cách thức sử dụng hầu hết các tài khoản, phân công cho từng bộ phận, từng thành phần công việc cụ thể, mạch lạc.