Để thấy được sự hợp lý hay không trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco, tôi sẽ đi vào nghiên cứu các bước tiến hành trong qui trình kế hoạch theo qui trình chuẩn đã trình bày ở phần trước:
1. Phân tích môi trường
Với định hướng phát triển chủ yếu trong lĩnh vực đông dược, chính vì thế trong phân tích môi trường của doanh nghiệp, phân khúc thị trường mà doanh nghiệp lựa chọn chính là lĩnh vực mà doanh nghiệp đã lựa chọn dựa trên thế mạnh của mình. Traphaco xác định không dồn lực vào lĩnh vực tây dược, không phải điểm mạnh của doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích này phòng Kinh
doanh của công ty tiến hành thu thập thông tin trong doanh nghiệp để có các thông tin của về nội bộ của doanh nghiệp: thông tin về lượng nhân viên, về các sản phẩm của doanh nghiệp, nguồn tài chính của doanh nghiệp… và các phân tích thị trường để xác định mạnh yếu của doanh nghiệp. Traphaco xác định kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực đông dược và khách hàng là người yêu truyền thống, mặc dù thế Traphaco lại không dự báo qui mô và triển vọng thị trường, do trong những năm vừa qua thì các sản phẩm của Traphaco đều được tiêu thụ hết trên thị trường.
Quá trình phân tích môi trường của Traphaco có điểm tốt là đã xác định hướng phát triển dựa vào xu hướng phát triển chung của thị trường, công ty luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày càng thay đổi theo xu hướng chung là chăm sóc cho sức hàng ngày theo cách giản đơn với các sản phẩm dễ sử dụng.
Tuy nhiên trong quá trình quan trọng này Traphaco và cũng như hầu hết các doanh nghiệp khác, chưa dự đoán được qui mô và triển vọng của thị trường. Điều này là nguy hiểm khi mà sản xuất của doanh nghiệp lại chỉ dựa trên phát triển của những năm trước, nếu như có những biến động trong thị trường thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong thực hiện các kế hoạch của mình.
2. Xác định các mục tiêu
Trong bước này doanh nghiệp cần định ra các điểm đến mà mình mong muốn đến trong tương lai. Căn cứ vào tốc độ phát triển của doanh nghiệp trong những năm qua, và định hướng phát triển của ngành dược trong những năm tới, thách thức và thuận lợi khi gia nhập WTO mà Traphaco xác định các mục tiêu của doanh nghiệp như sau:
Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về Sản xuất - Phân phối - Kinh doanh dược phẩm cho đến năm 2012.
Mục tiêu cụ thể:
1. Đảm bảo tốc độ tăng trưởng doanh thu từ 30-35%/năm. Đạt hiệu quả tối
đa về kinh tế và xã hội.
2. Hợp tác quốc tế xây dựng hệ thống phân phối chuyên nghiệp đạt tiêu
chuẩn GDP, tăng cường xuất nhập khẩu.
3. Thành lập trung tâm nghiên cứu hướng tới liên doanh thành lập các
doanh nghiệp Khoa học công nghệ.
4. Đầu tư cơ sở vật chất: văn phòng hiện đại áp dụng công nghệ thông tin
cho hệ thống quản lý và phân phối.
5. Duy trì các tiêu chuẩn GPs của WHO (GMP, GSP, GLP, GDP, GPP) và
ISO (ISO 9001-2000 và ISO 9001-14000). Áp dụng chương trình “Nâng cao năng suất 5S” của Nhật Bản.
6. Niêm yết cổ phiếu trên Sở GDCK Hồ Chí Minh vào đầu năm 2008 và
trở thành cổ phiếu Bluechip.
Căn cứ xác định mục tiêu của doanh nghiệp phải xuất phát từ các đánh giá về môi trường, căn cứ vào đặc thù lĩnh vực mà doanh nghiệp kinh doanh do nó ảnh hưởng tới chức năng và trách nhiệm của doanh nghiệp. Các căn cứ mà doanh nghiệp đưa ra để xác định các mục tiêu là khá hợp lý khi đã tính đến các yếu tố tác động từ bên ngoài và đặc thù của ngành dược. Tuy nhiên, các căn cứ của doanh nghiệp đưa ra lại không căn cứ vào đánh giá nguồn lực, môi trường trong nội bộ doanh nghiệp. Không dựa trên các căn cứ từ nội bộ doanh nghiệp thì các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra có thể chỉ mang tính định hướng, mà không mang tính khả thi mà mục tiêu của doanh nghiệp đề ra cần phải có.
Công ty đưa ra các định hướng phát triển cho tương lai với các mục tiêu có tính định tính cao trong xu thế thị trường biến động liên tục là một sự hợp lý. Bởi vì doanh nghiệp chỉ có thể dự tính các con số cho mình trong thời gian ngắn
để có thể điều chỉnh, trong thời gian dài các mục tiêu nên thể hiện sự định hướng, như thế sẽ tốt hơn cho lập các kế hoạch hàng năm nhằm đạt được các mục tiêu chung đó.
3. Lập kế hoạch chiến lược
Khi đã xác định các mục tiêu Traphaco tiến hành cụ thể hoá chúng thành các hoạt động cho từng năm, và từ đó lập các kế hoạch chức năng để thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Trong các kế hoạch chức năng này thì các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu có tính định lượng cao. Từ đó doanh nghiệp tiến hành quy trình thực hiện kế hoạch của năm.
Kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp xuất phát từ sự so sánh giữa các mục tiêu và phân tích môi trường đã tiến hành, để từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch cho doanh nghiệp. Ở đây, Traphaco xác định kế hoạch dựa trên các mục tiêu đã đề ra mà không dựa trên các so sánh giữa mục tiêu của doanh nghiệp và phân tích môi trường. Làm như thế thì căn cứ lập kế hoạch không đủ vững vàng. Mặt khác, như trên chúng ta đã nói, các mục tiêu của doanh nghiệp lại xác định mà không dựa vào các phân tích nội bộ trong doanh nghiệp. Như thế, kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp không thể hiện được tính khả thi khi không căn cứ vào nội lực trong doanh nghiệp.
Việc tiến hành thực hiện các dự án, các chương trình sẽ gặp khó khăn khi mà doanh nghiệp không xác định được rõ ràng đâu là điểm mấu chốt có tính quyết định đối với doanh nghiệp trong khoảng thời gian sắp tới. Không xác định rõ khả năng của doanh nghiệp tạo nguy cơ không thực hiện nổi các dự án khi mà sự tập trung nguồn lực cho các dự án là rất cao độ.
4. Xác định các chương trình, dự án
Quá trình cụ thể hoá, phân nhỏ ra để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch chiến lược được thể hiện bằng việc tiến hành các chương trình và dự án. Trong
thực tế những năm qua Traphaco đã tiến hành thực hiện các dự án đầu tư của mình để phục vụ cho những mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch một cách khá thành công. Các sự án đầu tư xây dựng vùng nguyên liệu ở Sapa, nhà máy sản xuất ở Hưng Yên, đã được tiến hành và đã có dự án đã đưa vào hoạt động góp phần mang lại thành công cho doanh nghiệp như trong thời gian vừa qua. Có thể nói rằng cho tới hiện tại thì các dự án đầu tư của Traphaco đã mang lại hiệu quả tốt theo định hướng phát triển của công ty.
Mặc dù các kế hoạch chiến lược của Traphaco không thực sự dựa trên các nguồn lực của doanh nghiệp, bởi xác định các mục tiêu của kế hoạch chưa căn cứ vào các đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Nhưng việc triển khai các chương trình và dự án của công ty lại có vẻ như đang đi đúng hướng. Trong điều kiện mà thị trường dược phẩm ngày càng có nhiều đối thủ từ các quốc gia có nền sản xuất hiện đại tham gia thì dự án đầu tư phát triển khu nghiên cứu, và khu nguyên liệu tại Sapa sẽ phát huy tác dụng của mình. Doanh nghiệp sẽ tránh được sự phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu của nước ngoài, và sẽ chủ động giảm được giá thành sản phẩm. Qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh của các sản phẩm trên thị trường. Triển khai dự án xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP lớn nhất miền Bắc tại Hưng Yên sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu của người tiêu dùng trong thời gian tới, khi mà các doanh nghiệp khác mới thực hiện đăng kí tiêu chuẩn này thì Traphaco đã đi trước một bước, điều này sẽ tạo ưu thế cho Traphaco trong cạnh tranh ở thị trường nội địa.
5. Lập các kế hoạch chức năng
Ở Traphaco việc lập các kế hoạch chức năng được tiến hành khá đầy đủ, nó là sự phân cấp thực hiện và cụ thể hoá các mục tiêu của doanh nghiệp để thực hiện có thể diễn ra dễ dàng hơn. Khi đã có kế hoạch chiến lược, Traphaco triển khai chúng thành các kế hoạch chức năng để tiến hành thực hiện.Việc đánh giá,
phân tích nội dung của các kế hoạch chức năng này sẽ được trình bày ở phần sau của bài viết.
6. Điều chỉnh các bước của kế hoạch
Khi kế hoạch được lập ra sẽ được trình bày với ban lãnh đạo, nếu kế hoạch được thông qua thì phòng kế hoạch có trách nhiệm triển khai và chuyển xuống các phòng ban để bắt đầu tổ chức thực hiện, nếu như kế hoạch chưa được thông qua thì sẽ được điều chỉnh lại và chờ được phê duyệt. Thực tế bước này đã được Traphaco tiến hành khá tốt, nó thể hiện ý chí của nhà lãnh đạo và khả năng chuyên môn của đơn vị lập kế hoạch.
Kế hoạch thể hiện quyền lực điều hành của các nhà lãnh đạo, cùng với định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp, chính vì thế các kế hoạch rất cần sự tham gia của các nhà lãnh đạo. Thực tế khi càng có sự ủng hộ này thì kế hoạch sẽ càng có khả năng thực hiện thành công.
Qua sự đóng góp ý kiến của nhà lãnh đạo, các bước của kế hoạch hoá sẽ được điều chỉnh lại từ các kế hoạch chiến lược, các chương trình, dự án sao cho phù hợp với các mục tiêu chung được đã điều chỉnh. Từ đó điều chỉnh các kế hoạch tác nghiệp sao cho phù hợp với các mục tiêu chung và các bước triển khai để bắt đầu đưa vào hoạt động.
Sự đóng góp của các nhà lãnh đạo là rất có ý nghĩa, nó thể hiện sự đồng tình với kế hoạch đã được thông qua, như thế kế hoạch dễ dàng được sự ủng hộ của các nguồn lực trong doanh nghiệp hơn. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo lại là những người không chuyên về lập kế hoạch trong doanh nghiệp, nó cũng sẽ có ảnh hưởng tới chất lượng của bản kế hoạch.