3.2.2.1. Phòng Kinh tế - Kế hoạch
- Thực hiện kiểm tra, giám sát, quản lý tình hình sử dụng vốn, tài sản, chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực trong toàn Công ty.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán thống kê, hạch toán đầy đủ, chính xác kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng pháp luật của Nhà nước và điều lệ qui định của Công ty.
- Thực hiện kịp thời, đầy đủ việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của các Xí nghiệp thành viên và của Công ty.
- Thực hiện báo cáo chính xác kịp thời tình hình tài chính và hiệu quả kinh tế của Công ty cho Ban giám đốc và cấp trên theo đúng qui định của nhà nước và qui chế của Công ty.
- Tổng hợp nhu cầu từ các xí nghiệp, phòng ban, phân xưởng về vật tư, bao bì, công cụ dụng cụ,… tổ chức hợp đồng thu mua và cung ứng đầy đủ kịp thời cho yêu cầu sản xuất.
- Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của Công ty theo từng tháng, quí, năm đề nghị điều chỉnh giá thành và chi phí một cách kịp thời và phù hợp, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm một cách khoa học, phù hợp với tình hình thực tế của sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn.
- Kiểm tra chặt chẽ việc quản lý vốn hàng hóa, tài sản, tiền mặt chi phí của Công ty đảm bảo an toàn, hiệu quả không bị chiếm dụng, không thanh toán lãng phí ở tất cả phòng ban văn phòng, chi nhánh, phân xưởng, xí nghiệp của Công ty.
- Kiểm tra chặt chẽ tính khách quan chính xác, đúng định mức qui định của tất cả các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giá mua nguyên liệu, định mức vật tư, công cụ, tài sản, chi phí trong quá trình lưu thông, trong sản xuất tại xí nghiệp, phân xưởng phát hiện kịp thời những tiêu cực hoặc sai sót (nếu có).
- Hình thức kế toán đang áp dụng tại phòng là hình thức kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, thực hiện hạch toán chứng từ trên máy vi tính và bằng hình thức chứng từ ghi sổ.
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu , kiểm tra
Sơ đồ 7: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
3.2.2.2. Phòng quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm
- Đề ra các qui định, qui phạm quản lý chất lượng cho tất cả các loại sản phẩm mà Công ty đã, đang và sẽ sản xuất.
- Thực hiện quản lý chất lượng theo HACCP, GMP, SSOP, BRC và hoàn thiện quản lý chất lượng theo ISO phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty và đòi hỏi của thị trường.
- Nghiên cứu cải tiến mẫu mã bao bì ngày càng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của thị trường. Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
3.2.2.3. Phòng kinh doanh
- Theo dõi, ký kết và thực hiện các hợp đồng các L/C đã ký với khách hàng, triển khai nhanh, chính xác các yêu cầu chất lượng bao bì, mẫu mã sản phẩm của khách hàng cho Phòng Quản lý chất lượng & Phát triển sản phẩm và hai xí nghiệp trực thuộc, theo dõi chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng vận chuyển, bốc xếp, giao nhận hàng hóa cho khách hàng đảm bảo ngăn nắp kho hàng, an toàn về chất lượng và đúng hợp đồng được ký kết.
- Cân đối giá bán, đề xuất giá mua đảm bảo cạnh tranh và có hiệu quả, thường xuyên theo dõi cân đối hiệu quả kinh doanh từng thời vụ, từng khách hàng, để Tổng Giám đốc có chiến lược, sách lược kinh doanh cụ thể.
3.2.2.4. Phòng cơ điện lạnh và xây dựng cơ bản
- Quản lý vận hành hệ thống điện, điện lạnh, nước, một cách khoa học đáp ứng đủ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo an toàn tiết kiệm.
- Theo dõi sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị đúng qui trình, đúng định kỳ, hạn chế tối đa việc xảy ra sự cố bất ngờ, không để cho máy móc thiết bị xuống cấp.
- Lập các phương án thiết kế xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn mua sắm tài sản cố định cho toàn Công ty theo đúng trình tự qui định của nhà nước tùy từng loại hình và mức độ đầu tư, đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật, giá thành hợp lý và phục vụ thiết thực cho sản xuất kinh doanh.
3.2.2.5. Phòng tổ chức hành chánh
- Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong việc quản lý nhân sự của toàn Công ty, sắp xếp bố trí nhân sự một cách phù hợp cho sản xuất kinh doanh, tránh nơi thừa, nơi thiếu, phù hợp với sở trường và khả năng của từng người.
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc kiểm tra vấn đề về tuyển dụng, cho thôi việc đối với người lao động, quản lý ngày giờ công lao động, khen thưởng, cách chức, sa thải lao động, kiểm tra việc thực hiện qui chế, qui định về tiền l ương, tiền thưởng, các chính sách khác đối với người lao động, đảm bảo đúng nội qui, qui định của Công ty và đúng qui định Luật lao động.
3.2.2.6. Đội kiểm soát
- Kiểm soát qui trình, qui phạm sản xuất tại 03 xí nghiệp sản xuất trực thuộc, kiểm tra các công đoạn sản xuất như: kích cỡ nguyên liệu khi mua, xử lý
hóa chất,… đến thành phẩm nhập kho, đảm bảo tính khách quan và đúng theo qui trình cho từng loại sản phẩm (tập trung vào 3 khâu: ngâm hóa chất, mua bán thành phẩm sau phân cỡ và thành phẩm sau khi cấp đông đóng gói).
- Thực hiện phòng chống tiêu cực trong tất cả các khâu, nhất là khâu đánh giá chất lượng nguyên liệu, phân cỡ mua hàng và thành phẩm nhập xuất kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.2.7. Văn phòng tại thành phố Cà Mau
- Thực hiện việc trung chuyển giao nhận hàng hóa, tiền vốn, vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ từ các nơi về Công ty và từ Công ty đi tất cả các nơi khác.
- Thực hiện các quan hệ giao dịch với ngân hàng, theo dõi tình hình tiền vay, lãi vay, phí, thủ tục vay vốn, vay theo đồng tiền nào thì hiệu quả, theo dõi việc thanh toán trả nợ vay ngân hàng, tỷ giá bán ngoại tệ, các hợp đồng bán ngoại tệ, nắm chặt dư nợ ngân hàng. (nắm bắt chặt chẽ dư nợ vay ngân hàng).
- Liên hệ giải quyết các thủ tục về hải quan, kiểm dịch, Nafiquacen, ngân hàng liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa một cách nhanh chóng, kịp thời.
3.2.2.8. Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh
- Thực hiện các quan hệ giao dịch tiếp thị bán h àng ở cả thị trường trong và ngoài nước (quan tâm đúng mức đến thị trường nội địa nhằm đưa doanh số, số lượng hàng tiêu thụ nội địa ngày càng tăng lên); hướng dẫn, đưa đón khách hàng; thiết lập mối quan hệ nhiều mặt trong kinh doanh giữa Công ty và khách hàng (quan tâm đến thị trường khách hàng lớn, thị trường truyền thống). Nắm bắt nhanh tất cả các nguồn thông tin về diễn biến giá cả, nhu cầu từng thị tr ường, từng khách hàng, phản ánh kịp thời cho Tổng Giám đốc Công ty và Phòng Kinh doanh.
- Liên kết chặt chẽ với Phòng Kinh doanh và Tổng Giám đốc Công ty nhằm thực hiện liên tục công việc chào hàng, bán hàng, đảm bảo bán hết sản phẩm hàng hóa Công ty sản xuất và còn mở rộng kinh doanh bên ngoài với quy mô ngày càng lớn, an toàn và hiệu quả.