II. Nhận xét về hoạt động Văn phòngTổng công ty xây dựng công trình giao thông
1. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý
Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp – một khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải đợc đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong văn phòng.
Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại sự phát triển sản xuất. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc.
+Tính tối u: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải đợc tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác.
+Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống.
+Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.
Muốn xây dựng đợc một bộ máy quản lý của doanh nghiệp gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cơng, thiếu khoa học, tham nhũng. Chúng ta không thể bằng lòng với cách làm thủ công nh hiện nay. Nên thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế một vấn đề phức tạp cha giải quyết đợc trong thời gian ngắn. Trong thời gian sắp tới còn phải từng bớc cơ giới hoá các tác nghiệp nh sau:
+Tác nghiệp văn th: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn.
+Tác nghiệp sao in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện.
+Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động, Telex, fax …
Tổng công ty XDCTGT 8 là một tổng công ty do Bộ giao thông quản lý, tổng công ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và điều hành các đơn vị thành viên. Do vậy công việc của ngời chánh văn phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một th ký giúp việc cho chánh văn phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết.