TRONG XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU KẾ HOẠCH
X.3.1. Phương pháp xây dựng Cây vấn đề
X.3.1.1. Khái niệm
Phân tích vấn đề nhằm xác định những vấn đề đang gây trở ngại cho quá trình đạt đến Tầm nhìn phát triển của địa phương và xác định mối quan hệ nhân quả giữa chúng. Cây vấn đề là công cụ chính nhằm thực hiện mục đích đó.
X.3.1.2. Tác dụng
Mục đích của việc phân tích vấn đề là nhằm đảm bảo kế hoạch phát hiện và xử lý được các nguyên nhân sâu xa gây trở ngại cho quá trình phát triển của địa phương, chứ không chỉ nhằm giải quyết các hiện tượng bề ngoài.
X.3.1.3. Cách thức tiến hành
Để xây dựng cây vấn đề, cần đi theo các bước chính như sau: a. Phát hiện vấn đề chủ yếu cần giải quyết (vấn đề then chốt)
Để xác định được vấn đề then chốt, cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi sau đây:
- Nêu các vấn đề mà cộng đồng quan tâm một cách rõ ràng và dễ hiểu. Một vấn đề được mô tả rõ ràng phải thoả mãn các yêu cầu: Đó là vấn đề gì? Có ảnh hưởng đến ai? Ảnh hưởng ở qui mô và mức độ như thế nào? Có hợp lý và khả thi để giải quyết trong giai đoạn hiện tại chưa? - Xác định vấn đề cần ưu tiên giải quyết bằng cách trả lời những câu hỏi
sau: (i) Vấn đề nào đang được nhiều người quan tâm nhất? Vì sao? (ii) Vấn đề nào có thể giải quyết được với sự tham gia của nhiều bên hữu quan nhất? Vì sao? (iii) Vấn đề nào cần được giải quyết trước nhất? Tại sao? (iv) Vấn đề nào nếu được giải quyết sẽ kéo theo giải quyết được nhiều vấn đề khác? Vì sao?
Sau khi đã xác định được vấn đề then chốt, viết vấn đề đó lên một tấm thẻ, rồi đặt vào trung tâm của một tờ giấy A0 để cả nhóm thảo luận đều có thể đọc được rõ ràng.
b. Xác định các quan hệ nhân quả
Phân tích vấn đề nhằm xác định những vấn đề đang gây trở ngại cho quá trình đạt đến Tầm nhìn phát triển của địa phương và xác định mối quan hệ nhân quả giữa chúng. Cây vấn đề là công cụ chính nhằm thực hiện mục đích đó. Nó giúp kế hoạch xử lý được các vấn đề cốt lõi chứ không chỉ hiện tượng bề ngoài.
Xây dựng Cây vấn đề qua bốn bước: (1) phát hiện vấn đề then chốt; (2) xác định quan hệ nhân quả; (3) kiểm tra lại tính logic; (4) tập hợp thành Cây vấn đề; và (5) xử lý với các trở ngại khách quan.
Phần III: Các công cụ hỗ trợ lập KHCL PTKTĐP
- Phát cho các thành viên những tấm thẻ màu khác để họ viết ý kiến của mình về những vấn đề mà họ cho là nguyên nhân dẫn đến vấn đề then chốt đang thảo luận (trên một loại thẻ màu và xếp bên dưới vấn đề then chốt) hay là hậu quả do vấn đề then chốt gây ra (trên một thẻ màu khác và xếp bên trên vấn đề then chốt). Tiếp tục làm như vậy cho đến khi tất cả các nguyên nhân hoặc hậu quả của vấn đề then chốt đều đã được phát hiện và xếp vào đúng vị trí. Đó sẽ là các nguyên nhân (hoặc hậu quả) cấp I.
- Trong quá trình thảo luận, nếu những ý kiến nào trên thẻ chưa rõ ràng thì hỗ trợ viên có thể đề nghị viết rõ thêm hoặc tấm thẻ đó bị loại bỏ. Vấn đề nào được nêu rõ, nhưng quá chung chung và có tác động không chỉ đến vấn đề then chốt, mà đến tất cả các vấn đề phát triển nói chung thì cũng nên coi đó là những “trở ngại chung” và tạm thời loại khỏi cây vấn đề chính. Điều này sẽ giúp cây vấn đề chính có trọng tâm và có thể kiểm soát được. Nếu những vấn đề nào mang tính khách quan mà kế hoạch phát triển của địa phương không thể can thiệp được thì cũng coi đó là một “trở ngại khách quan” và không cần tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân gây ra nó nữa.
- Tiếp theo, hỗ trợ viên đặt câu hỏi: “Cái gì dẫn đến những nguyên nhân đã nêu?”6 để các thành viên trong nhóm tiếp tục trả lời và viết vào các thẻ mới. Sau đó, những thẻ nào thể hiện các nguyên nhân chính sẽ được chọn và đặt dưới những tấm thẻ “nguyên nhân cấp I”. Các thẻ mới sẽ trở thành “nguyên nhân cấp II”. Nếu có nhiều nguyên nhân cấp II cùng gây ra một vấn đề cấp I thì đặt các thẻ đó cạnh nhau bên dưới nguyên nhân cấp I.
- Hỗ trợ viên tạm dừng qui trình lại để các thành viên trong nhóm xem xét lại logic giữa các tấm thẻ. Sau đó, hỏi các thành viên xem còn nguyên nhân nào bị bỏ sót nữa không. Nếu không, lại tiếp tục nhắc lại qui trình đó cho đến khi đã tìm được các nguyên nhân sâu xa mà với điều kiện về nguồn lực và khả năng của địa phương có thể giải quyết được trong kỳ kế hoạch, hoặc đã tương đối chi tiết để có thể cụ thể hoá thành các chương trình hoặc dự án đầu tư. Khi đó, ta sẽ được một “bản thảo” Cây vấn đề.
c. Kiểm tra lại tính logic
Tại mỗi bước xác định các nguyên nhân (hậu quả) các cấp, hỗ trợ viên nên đề nghị các thành viên trong nhóm thử đảo vị trí các tấm thẻ xem còn mối quan hệ nhân – quả nào khác có thể xảy ra. Sau khi các thẻ đã định vị
6 Mặc dù từ bước này Tài liệu chỉ đề cập đến việc xác định nguyên nhân của vấn đề cấp I, nhưng qui trình này hoàn toàn có thể lặp lại để tìm hiểu hậu quả tiếp theo của hậu quả cấp I.
Chương X: Các công cụ hỗ trợ quá trình lập KHCL PTKTĐP
theo một logic mà nhóm cho là tốt nhất, cần xem lại toàn bộ cấu trúc của Cây vấn đề để đảm bảo rằng mọi vấn đề nhân – quả chủ yếu đều đã được xác định và sắp xếp theo một logic hợp lý. Một cách kiểm tra khác là chọn ngẫu nhiên một tấm thẻ ở trên cùng rồi rà soát lại từ trên xuống theo câu hỏi: “Tại sao lại có vấn đề đó?” để xem cấu trúc nhân – quả đó đã thỏa đáng chưa.
d. Tập hợp các vấn đề thành cây vấn đề
Bước tiếp theo là hệ thống hoá lại các vấn đề then chốt, vấn đề nhánh và hậu quả các cấp thành một sơ đồ có dạng hình cây, còn gọi là Cây vấn đề (xem Hình 11.4) Theo chiều từ dưới lên trên, cây vấn đề cho biết mối quan hệ nhân quả giữa các cấp: cấp dưới là nguyên nhân trực tiếp gây ra hậu quả là cấp sát trên của nó. Theo chiều ngang, cây vấn đề thể hiện quan hệ giữa các yếu tố cùng tác động. Bằng cách sơ đồ hoá này, nhà kế hoạch có thể có cái nhìn tổng thể về vấn đề mà mình cần giải quyết, tác động của việc giải quyết vấn đề đã nêu trong ngắn và dài hạn.
e. Xử lý với các “trở ngại khách quan”
Đối với những nguyên nhân do trở ngại khách quan gây ra và nằm ngoài khả năng can thiệp của kế hoạch địa phương, cây vấn đề sẽ không tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân gây ra chúng. Những trở ngại khách quan này sẽ được coi như những yếu tố tác động bên ngoài cần chú ý theo dõi trong quá trình thực hiện kế hoạch.
X.3.1.4. Minh họa cách sử dụng cây vấn đề trong lập kế hoạch
- Xuất phát từ các vấn đề đã phát hiện ra trong phân tích SWOT, cho điểm theo thứ tự ưu tiên các vấn đề quan trọng cần giải quyết.
Phần III: Các công cụ hỗ trợ lập KHCL PTKTĐP
Lưu ý: Cây vấn đề sau khi xây dựng xong không phải là bất biến. Ở các bước sau, nếu phát hiện thấy có sự bất hợp lý, vẫn có thể quay trở lại điều chỉnh cây vấn đề.
X.3.2. Phương pháp xây dựng “Cây mục tiêu”
X.3.2.1. Khái niệm
Cây mục tiêu là việc xác định một tập hợp các mục tiêu cần đạt đến, rồi sắp xếp chúng theo thứ tự, bắt đầu từ cấp đưa ra được những kết quả cụ thể nhất và là điều kiện cần thiết để đạt được những mục tiêu cao hơn. Việc phân loại mục tiêu được thực hiện từ dưới lên, với cấp 1 là đầu ra (hay còn gọi là kết quả trực tiếp), cấp thấp nhất trong cây mục tiêu. Bước thấp thứ hai là mục tiêu trung gian và bước trên cùng là mục tiêu cuối cùng.
Lưu ý:
Ở dạng đơn giản nhất, Cây mục tiêu có cấu trúc giống hệt như Cây vấn đề, nhưng với các phát biểu mang tính chất tiêu cực trong Cây vấn đề đã được hoán chuyển thành các phát biểu mang tính chất tích cực.
…
Hậu quả cấp 2 Hậu quả cấp 2 2
Hậu quả cấp 2 2
Hậu quả cấp 2 Hậu quả cấp 2
Hậu quả cấp 1 Hậu quả cấp 1 Hậu quả cấp 1
Vấn đề then chốt Vấn đề nhánh cấp 1 Vấn đề nhánh cấp 1 Vấn đề nhánh cấp 1 VĐ nhánh cấp 2 VĐ nhánh cấp 2 VĐ nhánh cấp 2 VĐ nhánh cấp 2 VĐ nhánh cấp 2 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 3 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 3 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 VĐ N cấp 3 3 … … Ở dạng đơn giản nhất, Cây mục tiêu có cấu trúc giống hệt như Cây vấn đề, nhưng với các phát biểu mang tính chất tiêu cực trong Cây vấn đề đã được hoán chuyển thành các phát biểu mang tính chất tích cực.
Chương X: Các công cụ hỗ trợ quá trình lập KHCL PTKTĐP X.3.2.2. Tác dụng
Nếu Cây vấn đề cho biết mối quan hệ nhân – quả giữa các vấn đề thì Cây mục tiêu cho biết mối quan hệ phương tiện – mục đích giữa các mục tiêu. Việc xây dựng cây mục tiêu có tác dụng:
- Giúp nhà kế hoạch nhìn thấy rõ mối quan hệ giữa các cấp mục tiêu, mà mỗi cấp mục tiêu sẽ trở thành mục tiêu của các kế hoạch 5 năm hoặc hàng năm. Từ đó, tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa kế hoạch 5 năm và hàng năm của địa phương.
- Thấy được mối liên hệ giữa kế hoạch của địa phương (ngành) mình với các địa phương (ngành) khác trong quá trình cùng hướng tới một mục tiêu chung làm cơ sở để tổ chức phối hợp hành động giữa các địa phương (ngành).
- Là đầu vào trực tiếp để xây dựng các cấp mục tiêu trong kế hoạch chiến lược.
X.3.2.3. Yêu cầu về cây mục tiêu
- Các mục tiêu phải có tính logic: Mục tiêu cấp dưới phải có tác dụng thực hiện được mục tiêu cấp trên
- Các mục tiêu phải có tính cụ thể hoá dần: Mục tiêu cấp càng thấp càng phải cụ thể hơn so với mục tiêu cấp trên.
- Các mục tiêu phải có tính độc lập tương đối: Các mục tiêu cùng cấp phải độc lập với nhau để tránh sự chồng chéo về nguồn lực
X.3.2.4. Cách thức tiến hành xây dựng cây mục tiêu
Cách đơn giản nhất để xây dựng cây mục tiêu là dựa vào cây vấn đề đã có, nhưng tất cả các phát biểu mang tính chất tiêu cực (để nêu vấn đề) được đổi lại thành các phát biểu mang tính chất tích cực (để nêu mục tiêu).
Bảng 10.3: Ví dụ chuyển từ vấn đề thành mục tiêu
Câu phát biểu trong cây vấn đề Câu phát biểu trong cây mục tiêu
Tình trạng đói nghèo còn phổ biến Giảm bớt tình trạng đói nghèo Tỉ lệ thất học cao trong nhóm người
lớn
Giảm tỉ lệ thất học ở người lớn
Tình trạng suy dinh dưỡng của trẻ em Cải thiện tình trạng suy dinh dưỡng
Cây vấn đề thể hiện quan hệ nhân – quả, còn Cây mục tiêu thể hiện quan hệ phương tiện – mục đích.
Phần III: Các công cụ hỗ trợ lập KHCL PTKTĐP
còn cao của trẻ em
Như vậy, sau khi chuyển đổi, cây mục tiêu sẽ có cấu trúc giống hệt như cây vấn đề (Hình 11.3), nhưng lúc này nó không phản ánh quan hệ nhân quả giữa các cấp nữa mà là quan hệ phương tiện – mục đích: thực hiện thành công các mục tiêu cấp dưới là phương tiện để đạt được cái đích là mục tiêu cấp trên. Sau khi chuyển các nội dung trong cây vấn đề sang cây mục tiêu, cần kiểm tra lại xem:
- Các nội dung về mục tiêu đã rõ ràng hay chưa?
- Mối liên hệ giữa các cấp mục tiêu có logic và hợp lý không? (Liệu đạt được một mục tiêu cấp dưới có góp phần đạt mục tiêu cấp trên hay không?)
- Có cần bổ sung hoặc chi tiết hoá thêm một mục tiêu nào không?
- Cấu trúc cây mục tiêu đã đơn giản chưa? Có cách nào đơn giản hoá hơn nữa mà vẫn không bị mất đi những mục tiêu quan trọng nhất hay không?
Hình 10.3: Mô hình cây mục tiêu
Lưu ý:
Không nhất thiết phải chuyển hoá toàn bộ cây vấn đề thành cây mục tiêu, mà qua thảo luận với các bên hữu quan, có thể chỉ tập trung vào
…
KQMĐ cấp 2 KQMĐ cấp 2 KQMĐ cấp 2 KQMĐ cấp 2 KQMĐ cấp 2
Kết quả mong đợi cấp
1 Kết quả mong đợi cấp 1 Kết quả mong đợi cấp 1
Mục tiêu gốc Mục tiêu nhánh cấp 1 Mục tiêu nhánh cấp 1 Mục tiêu nhánh cấp 1 MT nhánh c2 MT nhánh c2 MT nhánh c2 MT nhánh c2 MT nhánh c2 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 MT N cấp 3 … …
Chương X: Các công cụ hỗ trợ quá trình lập KHCL PTKTĐP
những phần ưu tiên nhất của cây vấn đề và chuyển riêng phần đó thành cây mục tiêu mà thôi. Đồng thời, khi lựa chọn mục tiêu cần phải xem xét các yếu tố sau:
- Dự báo xu hướng vận động của mục tiêu và các nhân tố ảnh hưởng trong tương lai.
- So sánh giữa mục tiêu dự định với mục tiêu đã đạt được để thiết lập các đầu ra tương ứng, đồng thời so sánh đầu ra tương ứng với đầu ra hiện tại để xác định các hoạt động trong tương lai.
- Xác định những nhiệm vụ cơ bản để thực hiện mục tiêu.
X.3.2.5. Sử dụng cây mục tiêu trong lập kế hoạch
- Kiểm tra lại cây vấn đề đã xây dựng từ bước trước, nhất là về mối quan hệ logic và mức độ quan trọng tương đối của các vấn đề (cấp vấn đề) đã nêu.
- Đổi từng nội dung đã ghi trong thẻ màu của cây vấn đề thành nội dung phản ánh mục tiêu, và ghi lại vào các thẻ màu khác.
- Sắp xếp các thẻ màu mới theo cấu trúc giống như cây vấn đề, kiểm tra lại quan hệ logic giữa các cấp mục tiêu.
X.4. CÁC CÔNG CỤ XÂY DỰNG VÀ ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN CHIẾN LƯỢC
X.4.1. Xây dựng các Phương án Chiến lược
Các bước tiến hành xây dựng các PACL.
Tập hợp ý kiến về các Phương án chiến lược
1. Rà soát phân tích SWOT và xem xét lại các mục tiêu ưu tiên cho địa phương.
2. Cân nhắc các ý tưởng về các hành động từ tất cả các nguồn: nhân viên, các nhà chuyên môn, vv.
3. Yêu cầu mỗi người tham gia viết ra các biện pháp hành động mà họ tin là sẽ có tác động lớn nhất đối với các mục tiêu ưu tiên.
4. Yêu cầu mỗi người tham gia đọc ý tưởng về hành độn của họ. Viết mỗi ý tưởng hành động vào một tờ giấy to để mọi người đều có thể thấy được.
Phần III: Các công cụ hỗ trợ lập KHCL PTKTĐP
5. Yêu cầu những người tham gia không được bàn luận về các ý tưởng trước khi tất cả các ý tưởng được viết ra.
6. Yêu cầu những người tham gia tiếp tục bổ sung ý kiến vào danh sách các ý tưởng của họ khi mà họ nảy ra ý tưởng mới.
Danh mục các hành động và PACL cuối cùng được thu giữ lại để sắp xếp trong thời gian giữa các lần họp và chuẩn bị sẵn sàng cho buổi họp tiếp theo.