II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
2.2.Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ thời gian của dự án.
1. Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý
2.2.Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ thời gian của dự án.
Tiến độ dự án ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí thực hiện dự án, việc rút ngắn thời gian trong quá trình thực hiện dự án sẽ tạo điều kiện sớm thu hồi
vốn đầu tư góp phần làm giảm thiểu thiệt hại về ứ đọng vốn gây ra. Tuy nhiên, rút ngắn thời gian cũng có thể đồng nghĩa với việc làm chi phí tăng thêm, trong trường hợp này phải tính đến hiệu quả chung mà dự án tạo ra
Quản lý tiến độ thực hiện dự án là một mặt còn hạn chế nhất đối với quản lý dự án đầu tư tại công ty. Mục tiêu thời gian luôn bị coi nhẹ, việc triển khai các dự án luôn có những ách tắc và chưa được giải quyết nhanh chóng. Tiến độ thực hiện dự án là một mục tiêu quan trọng không những rút ngắn thời gian thực hiện dự án mà còn có ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí thực hiện dự án. Thời gian từ khi nhận được dự án đến khi bắt đầu thực hiện triển khai ký hợp đồng thi công xây lắp tại công ty diễn ra rất chậm.
Vì vậy, công ty cần phải cải thiện việc quản lý mục tiêu tiến độ thực hiện dự án không những ở giai đoạn thi công dự án mà còn ở tất cả các công việc từ khi nhận quyết định chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc bàn giao dự án.
Thứ nhất, Phải quản lý tiến độ thời gian ở tất cả các giai đoạn của dự án. Việc lập trình từng công việc của dự án phải đảm bảo làm sao dự án có thời gian thực hiện ngắn nhất, bàn giao đúng thời gian dự định. Để lập lịch trình thực hiện dự án đòi hỏi phải phân tích một cách hệ thống và có phương pháp . Cụ thể là phải có liệt kê, sắp xếp, phân tích nhằm xác định: Thời gian cần phải hoàn thành từng việc và cả dự án, những công việc nào cần phải hoàn thành trước, những công việc nào có thể làm sau, những công việc nào có thể làm song song. Có nhiều phương pháp phân tích và lập trình thực hiện dự án khác nhau. Đối với công ty phương pháp phù hợp nhất là sơ đồ GANT. Đây là một phương pháp đơn giản và thông dụng, đó là biểu cho thấy khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc của dự án .
Việc quản lý dự án phải được coi trọng ở tất cả các giai đoạn của dự án, cụ thể: -Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
+Tiến hành lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật thi công chi tiết từ đó bám sát để lập kế hoạch tiến độ thi công sao cho khoa học dựa trên sự phân tích, khảo sát chính xác về hiện trường, năng lực thực hiện và dự trù biến cố xảy ra.
+Nghiên cứu sâu sát hơn về công tác giải phóng mặt bằng để từ đó đưa ra biện pháp và phương pháp giải phóng đền bù thoả đáng đối với các bên liên quan.
+Có phương pháp huy động vốn thích hợp đảm bảo giải ngân vốn kịp thời với tiến độ thực hiện dự án .
-Trong giai đoạn thực hiện đầu tư:
+Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc mạch lạc tránh chồng chéo, mệnh lệnh bị truyền qua nhiều khâu trung gian. Mặt khác, tổ chức lao động một cách khoa học trong quá trình xây dựng. Tổ chức các đội, các tổ thực hiện những công việc nhất định có tính đến việc bố trí xen kẽ công nhân có trình độ cao và công nhân có trình độ thấp. Các đơn vị cần bảo đảm các điều kiện lao động và chế độ nghỉ ngơi hợp lý vì hoạt động xây lắp chủ yếu tiến hành ngoài trời lại chịu ảnh hưởng của mùa vụ. Căn cứ vào tính chất công việc cũng như điều kiện mặt bằng để vận dụng các biện pháp thi công tương ứng như thi công tuần tự, thi công song song, thi công dây chuyền… Tăng cường kỷ luật lao động và kết hợp với việc khuyến khích lợi ích vật chất khen phạt để phát huy tính tự giác và trách nhiệm cao của người lao động.
+Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên theo lịch hoặc không thường xuyên để cùng nhau phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh nhằm giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án góp phần đẩy nhanh tiến độ.
+Khuyến khích và tạo điều kiện cho các đơn vị áp dụng tién bộ khoa học kỹ thuật, thực hiện cơ giới hoá thay thế lao động thủ công bằng công cụ lao động hoàn thiện hơn như máy móc thiết bị. Cơ giới hoá có thể tiến hành ở các mức độ sau: Cơ giới hoá từng phần, cơ giới hoá đầy đủ, tự động hoá.Việc áp dụng rông rãi các công cụ cải tiến, nửa cơ khí, vận động người lao dộng phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật ….Tất cả những việc làm trên nhằm mục đích tăng năng suất lao động, giảm lao động nặng nhọc, rút ngắn thời gian lao động, qua đó cũng rút ngắn thời gian hoàn thành dự án
+Thực hiện công tác giám sát một cách chặt chẽ để theo dõi sát sao việc thực hiện tiến độ dự án .Khi thấy đơn vị xây lắp có sự chậm trễ thì tham gia góp ý kiến để đợn vị xây lấp đề ra phương án mới đảm bảo đúng tiến độ đề ra.
+Phải dự đoán được sự thay đổi về các nguồn cung cấp các sản phẩm nguyên vật liệu đầu vào trên thị trường để từ đó có hương án chuẩn bị kịp thời khi có những biến động lớn xảy ra như: nguyên vật liệu khan hiến , giá cả tăng đột biến…
Thứ hai: Giám sát tiến độ thi công của nhà thầu
Công ty phải giám sát chặt chẽ hơn nữa tiến độ thi công của nhà thầu. Việc thực hiện các công việc phải hoàn toàn diễn ra theo đúng hợp đồng đã ký kết, mọi công việc phải được báo cáo phản hồi thông qua đội ngũ giám sát một cách thường xuyên. Các nhà thầu có thể bị từ chối được thực hiện tiếp nếu thời gian thực hiện kéo dài quá so với hợp đồng hoặc công tác chuẩn bị thi công của các nhà thi công chậm trễ làm chậm ngày khởi công công trình.
Thứ ba :Nâng cao năng suất người lao động
Để công trình hoàn thành một cách nhanh chóng đúng tiến độ, công ty cần phải có một số biện pháp khuyến khích người lao động để họ cảm thấy cần phải có trách nhiệm cao đối với phần việc của mình. Việc khen thưởng kỷ luật cần phải rõ ràng, có như vậy sẽ giúp họ nâng cao tinh thần trách nhiệm. Ngoài ra để công trình hoàn thành đúng kế hoạch thì trình độ của cán bộ công nhân viên là một trong những yết tố ảnh hưởng đến vì vậy việc nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên là điều quan trọng.
Nâng cao năng suất lao động của đội ngũ công nhân bằng cách:
• Đẩy mạnh áp dụng tiến bộ kỹ thuật, không ngừng được nâng cao trình độ nghiệp vụ và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của toàn bộ cán bộ công nhân viên.
• Củng cố đào tạo và đào tạo lại kỹ thuật, kỹ năng trong sản xuất xây dựng • Đẩy mạnh phong trào thi đua phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật.
• Khuyến khích vật chất và sử dụng có hiệu quả các nhân tố như các định mức… và tổ chức đúng đắn công tác tiền lương ề mặt chất lượng mà còn đảm bảo về mặt tiến độ.