IV. Đánh giá chung về khía cạnh pháp lý của hợp đồng nhập khẩu
1.Hoàn thiện căn cứ và trình tự xâydựng hợp dồng XK
1.1. Căn cứ vào nhu cầu của thị trờng:
Nhu cầu của thị trờng về hàng hoá nào đó sẽ ảnh hởng đến số lợng hàng hoá mà thị trờng cần và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Do đó nơ trở thành căn cứ quyết định khối lợng hàng hoá nhập khẩu để phục vụ cho nhu cầu của thị trờng trong nớc. Nh vậy, nắm vững đợc sở thích và thị hiếu của ngời tiêu dùng trong n-
ớc cũng nh khả năng tiêu thụ một loại sản phẩm nào đó là một trong những căn cứ quan trọng trong quán trình đàm phán của ngời làm công tác ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, do nhu cầu của thị trợng về hàng hoá luôn thay đổi nên Công ty phải luôn luôn nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng hàng hoá thị trờng và phải dự báo đợc xu hớng biến động của hàng hoá trong tơng lai để từ đó giúp cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK đạt hiệu quả cao.
Thông qua việc nghiên cứu đánh giá và dự đoán đợc nhu cầu thị trờng; Công ty phải nghiên cứu để biết xem phần thị trờng mà Công ty đáp ứng là bao nhiêu nhằm có căn cứ ký kết hợp đồng, tránh tình trạng ứ đọng vốn...
Phần thị trờng mà Công ty có thể đáp ứng có thể tính theo công thức:
Phần thị trờng mà Công ty có thể đáp ứng = Dung lợng thị trờng - Phần thị trờng các DN khác có thể đáp ứng
1.2. Căn cứ vào Luật thơng mại quốc tế, luật pháp của nớc XK và Việt Nam:
Hiểu biết kỷ luật thơng mại quốc tế; luật pháp nớc Việt Nam và luật pháp n- ớc Công ty muốn ký kết hợp đồng giúp Công ty tự tin trong việc ký hợp đồng, tránh đợc sự lừa đảo của bạn hàng và đối tác. nếu biết đợc tốt những căn cứ này sẽ giúp cho Công ty có những căn cứ để xây dựng những điều khoản hợp đồng tốt hơn, yên tâm và tự tin hơn.
1.3. Căn cứ vào thực trạng thị trờng nhập khẩu và khả năng sinh lợi của từng thơng vụ:
Thị trờng hàng hoá Việt nam thật đa dạng và phong phú, giá cả lại rất khác
nhau đối với sản phẩm cùng loại và giống hệt nhau về mẫu mã. Cho nên đối với một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá nh Công ty luôn gặp khó khăn lớn với những câu hỏi luôn đặt ra là: Nhập hàng gì? Nhập hàng nớc nào? Làm thế nào để tiêu thụ đợc hàng hoá nhập về? Hàng hoá có bán đợc hay không?...
Nắm rõ thực trạng thị trờng nhập khẩu để phân tích thị trờng và có những quyết định đúng đắn trứơc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu. Đó là nhiệm vụ quan trọng của các cán bộ làm công tác XNK. Từ đó giúp cho việc phân tích đợc khả năng sinh lợi và hiệu quả của việc ký kết thực hiện hợp đồng. Để làm đợc điều này tốt hơn Công ty có thể áp dụng một số biện pháp nh:
- Công ty nên cử cán bộ trực tiếp tham quan thị trờng để họ có cơ hội kiểm nghiệm và nâng cao kinh nghiệm chuyên môn của mình.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ về thông tin và thực trạng thị trờng hàng hoá giữa phòng XNK và tổ thị trờng của Công ty.
- Công ty nên duy trì tốt mối quan hệ với Tổng công ty và thu thập tin tức về thị trờng hàng hoá cũng nh xu hớng biến động của thị trờng hàng hoá tơng lai.
- Công ty cần duy trì và tạo những mối quan hệ với các cơ quan thơng mại trong nớc nh: Bộ Thơng mại, Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam cũng nh các cá nhân và cơ quan Thơng mại, đại s quán của Việt Nam tại nớc ngoài, thậm chí Công ty có thể sẵn sàng mua các thông tin có giá trị thuận tiện cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
1.4. Căn cứ vào môi trờng vĩ mô
Môi trờng vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố khách quan mà Công ty không thể kiểm soát đợc nhng lại có thể tác động trực tiếp và có ảnh hởng lớn đến kết quả công tác ký kết hợp đồng. Để nắm chắc môi trờng này, ngời ta phải nắm rõ nội dung sau:
- Chính trị, pháp luật nh: Mức độ hoàn thiện và hiệu lực thi hành của các văn bản pháp luật hiện hành, các quan điểm tình hình chính trị và các mối quan hệ của chính phủ Việt Nam với Chính phủ các nớc.
Tốc độ phát triển kinh tế có quan hệ rất lớn đến nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng của khách hàng. Các vấn đề cần đợc ngời nhập khẩu nghiên cứu nh: các chính sách kinh tế của Nhà nớc nh thuế nhập khẩu, lãi xuất tiền vay, tiền gửi Ngân hàng, tỷ giá hối đoái.
- Các tập qúan, văn hoá từng miền. ở Việt Nam ngời tiêu dùng ở từng miền có những sở.
thích riêng
- Các đối thủ cạnh tranh: Hiện nay có rất nhiều Công ty cung ứng sản phẩm khác nhau. Do đó để mặt hàng nhập khẩu của Công ty mình đợc ngời tiêu dùng chấp nhận thi Công ty phải lựa chọn các chiến lợc nhằm đối phó và có sự ứng xử phù hợp trên cơ sở phải nắm chắc các thông tin về trạng thái cạnh tranh của thị trờng, số lợng và phạm vi hoạt động, u điểm và chiến lợc kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh.
1.5. Căn cứ vào hoa hồng uỷ thác:
Đây cũng là cơ sở để Công ty đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng nớc ngoài. Trên cơ sở hoa hồng đợc hởng do ngời nhập khẩu uỷ thác trả cho Công ty, Công ty tính toán tất cả chi phí phát sinh, và sự biến động của tỷ
giá từng thơng vụ. Từ sự tính toán này Công ty quyết định nhận nhập khẩu uỷ thác hoặc không nhận.
1.6. Căn cứ vào khả năng của Công ty
Nếu trên thực tế, tiềm lực của Doanh nghiệp không đủ mạnh thì tất cả các vấn đề đợc nghiên cứu ở trên chỉ là lý thuyết. Do vậy, để đi đến quyết định ký kết một hợp đồng nhập khẩu thì cán bộ Phòng XNK phải nắm rõ các thông tin về Công ty mình nh: Khả năng về vốn; khả năng huy động tiềm năng nội bộ, giá cả, chính sách phân phối sản phẩm; trình độ nghiệp vụ thơng mại của cán bộ làm công tác nhập khẩu ...
2. Hoàn thiện nội dung và phơng pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu.
Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu nh hỏi hàng, hỏi giá, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho ngời thực hiện hợp đồng. Bởi vậy nhiêm vụ cần thiết trớc mắt của các nhà đàm phán là:
* Chuẩn bị ký kết:
- Nghiên cứu thờng xuyên tình hình thị trờng trong và ngoài nớc, đặc biệt là thị trờng trong khu vực mà Công ty nhập khẩu thờng xuyên có nhằm có các thông tin chuẩn bị cho cuộc đàm phán.
- Tìm hình thức và phơng pháp phù hợp cho cuộc đàm phán.
- Xác định hớng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu hiệu quả tối đa. * Đàm phán:
Mục đích của cuộc đàm phán thơng mại là nhằm đạt đợc sự thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng, trong quá trình đàm phán các bên luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau:
- Lễ phép, lịch sự. - Hoà khí và thiện cảm.
- Không xa rời mục tiêu đã định. - Chủ động.
Trên cơ sở đó để cuộc đàm phán đợc xúc tiến tốt đẹp Công ty phải đạt đợc những yêu cầu sau:
- Chuẩn bị trớc những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản đợc nêu ra trong hợp đồng.
- Phải lờng trớc mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán tránh trờng hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những phơng án để giải quyết trong trờng hợp cuộc đàm phán không thành công.
- Có sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liên quan trớc khi đem hợp đồng đi đàm phán.
- Cần cập nhật kịp thời các thông tin về tình hình SX kinh doanh của đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ
- Biết mình muốn gì với giá nào trong điều kiện nào. - Quyết định: Gồm các bớc:
B1. ý thức vấn đề.
B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng. B3. Tìm hiểu đối tác.
B4. Đánh giá khả năng cung cấp hàng hoá của đối tác. B5. Nghiên cứu các thay đổi của thị trờng trong nớc. B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó. B7. Thực hiệnông báo cho đối tác.
B8. Quýêt định. * Chọn đối tác:
Sau các cuộc đàm phán Công ty chọn cho mình đối tác có lợi cho mình nhất với khả năng cung cấp hàng hoá tốt nhất, tránh tình trạng khi thực hiện bị sai sót, vi phạm nh một số trờng hợp đã xảy ra. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nớc ngoài bị vi phạm là do phía đối tác. Do đó sau đàm phán Công ty phải chọn cho mình đối tác với một số yêu cầu sau:
- Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thơng mại quốc tế. - Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác. - Giá cả hàng hoá phải thấp nhất với chất lợng cao nhất.
- Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp nh dịch vụ chở hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi phí thấp và cả dịch vụ sau bán hàng...
- Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải giao hàng đúng thời gian nh thoả thuận.
* Điều khoản giá cả
Trên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình thực tế Công ty nên đa ra mức giá có thể chấp nhận đợc với cả hai bên. Hiện nay, vấn đề đặt ra với ngời đàm phán là làm sao đạt đợc mức lợi nhuận tối đa trên mỗi hợp đồng. Do đó, chính sách giá cần đợc Công ty coi là chiến lợc u tiên hàng đầu vì nó ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, một số biện pháp cần thiết khi đàm phán về giá cả đối với nhà nhập khẩu là:
- Giá cả cần đợc tính trong mối quan hệ với toàn bộ các điều kiện giao hàng của hợp đồng nh: Tầm cỡ đơn hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hành....
- Để có một chính sách giá cả hợp lý cần phải căn cứ vào: giá cả ngời tiêu dùng có thể chấp nhận, các chi phí liên quan bao bì vận chuyển, thuế, bảo hiểm..., quan hệ cung cầu trên thị trờng. Tuỳ thuộc vào biến động của các yếu tố mà mức giá trên luôn đợc điều chỉnh cho phù hợp.
- Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự điều chỉnh giá cho phù hợp,
Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện chí cho các giao dịch hoặc các đơn hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh doanh của Công ty thì ngời đàm phán cần phải mềm dẻo nhân nhợng mà không nên dựa trên cơ sở giá cả.
* Điều khoản chất lợng.
Đây cũng là điều khoản thờng hay khiếu nại nhất trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Chất lợng của hàng hoá đợc đánh giá trên các chỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi loại hàng hoá. Do đó, việc xây dựng điều khoản chất lợng trong từng hợp đồng là vấn đề rất khó đối với các nhà đàm phán. Để đàm phán về điều khoản chất lợng có hiệu quả thì Công ty cần thực hiện một số biện pháp nh:
- Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực của hàng hoá.
- Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng hoá cần đàm phán.
- Đối với một số hàng hoá phức tạp cao thì Công ty phải mô tả chi tiết từng phần của máy móc.
* Phơng pháp xây dựng hợp đồng:
- Phơng pháp trực tiếp: Thờng áp dụng với những khách hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với Công ty hoặc khách hàng mà Công ty có hợp đồng giá trị lớn tính phức tạp của hàng hoá cao cần phải có sự trao đổi và thoả thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với ngời trực tiếp tham gia đàm phán là:
+ Có thái độ niềm nở, lịch sự với đối tác.
+ Tranh thủ giới thiệu các thành tích của Công ty nhằm gây ấn tợng tốt của đối tác về Công ty.
+ Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán tạo sự tin tởng cho đối tác của Công ty.
+ Có thái độ nhã nhặn nhng kiên quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc.
- Phơng pháp gián tiếp: Thờng đợc áp dụng phổ biến hơn phơng pháp trực tiếp do sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin liên lạc đồng thời ph- ơng pháp này cũng giảm chi phí về ăn ở đi lại giao dịch cho cả hai bên. Phơng pháp này bao gồm hai hình thức đàm phán qua th tín và đàm phán qua điện thoại.
+ Nếu bằng th tín: Thờng phải sử dụng hệ thống fax và bằng tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội thì có thể giao dịch bằng tiếng Việt. Do vậy, cần lu ý rằng th là sứ giả của mình đến đối tác nên cách viết, cách trình bày diễn đạt phải sáng sủa, chính xác và khoa học tạo ấn tợng tốt cho đối tác. Khi sử dụng th phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trơng của Công ty.
+ Nếu bằng điện thoại: Đây là hình thức đợc dùng thờng xuyên hàng ngày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trờng hợp khẩn trơng, cần thiết để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tránh lỡ thời cơ cho công việc. Ngời trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, chân thành không miễn cỡng giả tạo tránh sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện thoại. Sau khi trao đổi cần có th xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho đối tác.