III. Hiện trạng ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận
3. Tình hình thực hiện họp đồng nhập khẩu của Công ty
3.1. Hiệu quả thực hiện hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đợc ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. đây là giai đoạn mà Công ty phải có kế hoạch cụ thể để thực hiện công việc, đồng thời để sử lý các sự cố xảy ra bất cứ lúc nào, để nhận hàng kịp thời tiến độ nh đã thoả thuận và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trờng và khách hàng, bởi có nhiều hàng hoá có tính thời vụ, nếu không thực hiện tốt hợp đồng thì hàng hoá nhận về sẽ không đáp ứng cho thị trờng kịp thời và sẽ ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
Để đánh giá một hợp đồng thực hiện có hiệu quả hay không thể hiện gián tiếp qua một hệ thống chỉ tiêu gồm:
Về tốc độ thực hiện hợp đồng, đây là chỉ tiêu quan trọng, nó ảnh hởng đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong hai năm hoạt động trong lĩnh vực thơngmại quốc tế thì đây quả là một thời gian ngắn ngủi cho một Công ty kinh doanh quốc tế.
Do vậy không thể tránh khỏi những sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thời gian đầu mới tham gia kinh doanh XNK nên đã có mấy hợp đồng thực hiện không đúng tiến độ, th ờng bị lỗi trong khâu làm thủ tục nhận hàng nên hàng hoá nhận đ ợc thờng bị chậm lại, dẫn đến việc thiệt hại về tài chính đối với Công ty nh việc trả tiền l- u bãi, tiền đi lại, có cả tiền phạt do không thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đúng tiến độ nh đã thoả thuận.Nhng sau mấy tháng hoạt động Công ty đã rút kinh nghiệm và tiến hành cải cách cả về tổ chức và nghiệp vụ chuyên môn cho Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty, nên sau đó tốc độ thực hiện hợp đồng đã theo đúng tiến độ nh thoả thuận, từ đó đã tạo đ ợc niềm tin cho khách hàng và bạn hàng, tăng thêm phần tự tin vào việc kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty mình.
- Thời gian thực hiện hợp đồng:
Phần lớn số hợp đồng mà công ty đã ký và thực hiện kéo dài trong một khoảng thời gian ít nhất là hai tháng, bởi thời gian tính từ lúc ký hợp đồng đến lúc Công ty ra ngân hàng mở L/C. Sau một
khoảng thời gian nhất định Công ty nhận đ ợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngân hàng do đối tác gửi đến. Công ty đem bộ chứng từ này ra ngân hàng ký hậu để có thể đi nhận hàng khi có thông báo hàng về đến cảng quy định. Sau khi nhận đ ợc bộ chứng từ của ngân hàng, công ty phải kiểm tra kỹ l ỡng các số liệu ghi trong bộ chứng từ và đặc biệt là vận đơn bộ th ơng mại. Có nhiều trờng hợp bịlệch số nên ảnh hởng đến thời gian nhận hàng của Công ty, điều này cũng ảnh hởng đến hiệu quả việc thực hiện hợp đồng.
- Về số lợng thực hiện hợp đồng:
Trong cơ chế qủan lý kế hoạch hoá tập trung, chủ thể của các hợp đồng là hai Chính phủ hai n ớc. Các đơn vị nhập khẩu thực chất chỉ thực hiện kế hoạch Nhà nớc giao về số lợng, qui cách chất l- ợng, vì vậy việc ký kết hợp đồng nh đã theo một khuôn mẫu sẵn và tơng đối đơn giản. sau những thay đổi cơ bản của nền kinh tế, cho đến nay Nhà nớc cho phép các Công ty tự giao dịch với khách hàng để ký kết, thực hiện hợp đồng, không còn thụ động, trông chờ vào nhà nớc nh trớc kia nữa. Bằng sự nỗ lực của các thành viên trong Công ty, các bạn hàng trong n ớc và ngoài nớc đã đến với Công ty tăng dần và số lợng hợp đồng ký kết đợc năm 2000 tăng hơn nhiều so với năm 1999.
Biểu 7: Số hợp đồng nhập khẩu đ ký kết đã ợc trong thời gian qua:
Đơn vị tính: Hợp đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Mức biến động 2000/1999 Số hợp đồng Tỷ lệ (%) Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 7 12 5 171,4 Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 24 42 18 175,0 Tổng số hợp đồng 31 54 23 174,2
Nhìn vào bảng trên ta thấy tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty là tốt. Nh ng tốc độ của hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tăng nhanh hơn tốc độ của hợp đồng nhập khẩu trực tiếp. Từ đó ta có thể nói rằng việc kinh doanh xuất nhập khẩu còn bị động, thiếu sự linh hoạt trong thực hiện kinh doanh XNK, còn phụ thuộc vào đơn đặt mua hàng của bạn hàng trong n ớc rất nhiều.
Số hợp đồng nhập khẩu của Công ty không chỉ tăng về số l - ợng mà còn tăng vè giá trị. Điều này khẳng định những cố gắng trong Công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu với những uy tín ngày càng cao của bạn hàng trong n ớc và khách hàng nớc ngoài. Phần lớn các hợp đồng NK của Công ty th ờng có giá trị từ vài nghìn USD. Những hợp đồng với giá trị khoảng trên 100.000USD đ ợc coi là những hợp đồng có giá trị, doanh thu lớn. Ta có thể theo dõi điều này qua bảng số liệu sau
Biểu 8: Một số hợp đồng có giá trị lớn đ đã ợc ký kết trong thời gian qua:
ĐVT: USD
Năm Số hợp đồng Tên đơn vị giao dịch Giá trị HĐ NK
1999
04 Dow Chernical Pacific Pte. LTD 32.592
09 Golden Wheat 68.742
15 To To Ltd 35.057
2000
08 Hunts man ICI Holland B.V 40.428
12 Kanematsu Corp 82.454
24 Asia Pulp and Paper Co., Ltd 120.312
28 Dae Seung International 98.764
31 To To Ltd 174.432
Về kết quả thực hiện hợp đồng so với ký kết: đây là chỉ tiêu phản ánh hiệu qủa việc thực hiện hợp đồng, nó ảnh h ởng lớn đến việc kinh doanh XNK của Công ty. Kết quả của việc thực hiện hợp đồng chịu sự ảnh hởng của nhiều nhân tố nh sự biến động của thị trờng, đối tác và năng lực của cán bộ công nhân viên.... Việc thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu là vấn đề đáng quan tâm và cần l u ý đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Biểu 9: Kết quả việc thực hiện so với ký kết hợp đồng nhập khẩu của VITACO năm 2000.
ĐVT: USD TT Nớc Nhập khẩu Mức độ biến động KT/TH Ký kết Thực hiện Số tiền Tỷ lệ (%) 1 Nhật Bản 234.018 242.864 8.846 103,78 2 Singapore 178.942 185.752 6.810 103,80 3 Đài Loan 212.854 178.432 -34.422 83,83 4 Hồng Kông 109.675 123.654 13.979 112,75 5 Thái Lan 136.010 119.740 -16.270 88,04 6 Hàn Quốc 114.452 106.420 -8.032 92,98 7 Mỹ 97.567 86.412 -11.155 88,57
8 Trung Quốc 90.746 84.712 -6.034 93,35
9 Indonesia 78.458 76.546 -1.912 97,56
10 Hà Lan 62.105 61.242 -863 98,61
11 Malaysia 50.076 54.678 4.602 109,19
12 Tổng cộng 1.364.903 1.320.452 -44.451 96,74
Qua số liệu ở bảng 9 ta biết đ ợc tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty trong năm 2000 ch a đợc tốt. Tổng kim nghạch ký kết là 1.364.903 USD nhng thực hiện đợc 1.320.452 USD, nh thế là âm 44.451 USD, chỉ đạt 96,74% so với ký kết. Nh ng ở thị trờng có quan hệ buôn bán th ờng xuyên thì lại đạt kết quả ao nhu Nhật Bản, Singapore, Hồng Kông... Điều đó chứng tỏ việc buôn bán với một số bạn hàng quen là tốt và nên duy trì những mối quan hệ này, bên cạnh đó cũng phải mở rộng thị tr ờng kinh doanh để khai thác triệt để khả năng sinh lợi...
Chỉ tiêu về lợi nhuận và hoa hồng uỷ thác: Chỉ tiêu này là chỉ tiêu tổng hợp, phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Vì vạy việc thực hiện hợp đồng không tốt sẽ làm giảm lợi nhuận nên đây là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả việc thực hiện hợp đồng.
Lợi nhuận kế toán = Tổng doanh thu Chi phí kế toán.– Lợi nhuận kinh tế = Tổng doanh thu Chi phí kinh tế.–
Chi phí kinh tế = Chi phí kế toán Chi phí tiềm ẩn Chi phí– – cơ hội.
Chỉ tiêu tỷ suất doanh lợi nhập khẩu: Phản ánh kết quả tài chính của hoạt động nhập khẩu thông qua việc đánh giá kết quả thu đợc từ một đồng chi phí thực tế bỏ ra. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng ảnh hởng lớn đến chỉ tiêu này, qua đây chúng ta cũng có thể biết đợc phần nào về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Dn = Cn Ln x 100%. Trong đó:
Dn: Tỉ suất doanh lợi nhập khẩu Ln: Lợi nhuận về bán hàng NK
Cn: Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ đ ợc chuyển đổi theo đồng Việt nam công bố của ngân hàng nhà nớc.
Trong thời gian qua Công ty dùng chỉ tiêu này để đánh giá hiệu quả việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK.
VD: trong hợp đồng số: 99 NC 148 076 ngày 18 tháng 4 năm– 2000, tổng chi phí lô hàng NK đ ợc chuyển đổi theo đồng Việt nam, thời điểm bấy giờ là 248 triệu đồng, lợi nhuận về bán hàng NK là 62 triệu đồng. Từ số liệu này ta có thể tính đựơc tỷ suất doanh lợi Nk của lô hàng này:
Dn = 100 100 62 ì
% = 0,25%.
3.2. Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty họp và bàn bạc phơng án thực hiện tốt hợp đồng, hạn chế tối thiểu các tổn thất có thể xảy ra. Từ đó lần l ợt thực hiện các công việc cụ thể để hoàn thành hợp đồng với kết quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Những công việc sau khi ký kết Công ty phải làm nh sau:
• Xin giấy phép nhập khẩu đối với từng lô hàng tại Phòng cấp giấy phép Hà Nội - Bộ Thơng Mại. Hồ sơ xuất trình khi xin giấy phép bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ thác).
• Mở th tín dụng - L/C ( Nếu hình thức thanh toán bằng L/C): Trong các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết có áp dụng phơng thức thanh toán bằng th tín dụng(L/C) thì thủ tục mở L/C bao gồm: giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu, một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ, một Uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí kèm theo bản sao hợp đồng và hai Uỷ nhiệm chi do đích thân Giám đốc ký.
* Làm thủ tục Hải quan:
Khi có thông báo hàng về đến cảng nh thời gian đã quy định theo hợp đồng, thì Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Theo quyết dịnh số 383/1998/TCHQ/QĐ ngày 17-11- 1998 quy định 04 bớc chủ yếu nh sau:
- Bớc 1: Ngời khai báo (Công ty) phải quan tự kê khai, áp mã và tính thuế nhập khẩu đầy đủ, chính xác khi hàng đã vào cảng và đúng với tờ khai của Công ty, và hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác sự kê khai đó. Bộ hồ sơ khai báo với Hải quan bao gồm: 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số của Công ty, 03 tờ khai hàng nhập khẩu, 01 bản sao hợp đồng mua bán, 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thơng mại, 01 bản chính và 02 phiếu đóng gói, 01 vận tải đơn.
- Bớc 3: Hải quan thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng. - Bớc 4: Kiểm tra, xử lý vi phạm.
* Nhận hàng từ tầu chở hàng:
Khi nhận đợc giấy báo của đơn vị Ngoại th ơng, Công ty cử ng- ời đến gặp đại diện của đơn vị Ngoại th ơng đó tại cảng đến nh đã quy định trong hợp đồng để nhận "lệnh giao hàng". Sau đó, mang "lệnh giao hàng" cùng với hồ sơ, chứng từ ra cảng để nhận hàng.
* Kiểm hoá hàng hoá:
Khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hoá so với hợp đồng để phát hiện số bị thiếu hụt, mất mát, tổn thất( nếu có) để kịp thời khiếu nại, đòi bồi th ờng. Trờng hợp xảy ra tổn thất hay nghi là bị tổn thất, tr ớc khi nhận hàng, Công ty phải yêu cầu giám định hàng hoá tại địa điểm giao hàng.
Đối với hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện: Khi nhận về kho của mình, Công ty mới phát hiện thiếu hụt, h hỏng bên trong hoặc qui cách phẩm chất không phù hợp so với hợp đồng; Công ty phải giữ nguyên hiện trạng và báo ngay cho đơn vị Ngoại th ơng biết để cử ngời đến xem xét, giám định. Tr ờng hợp quá 05 ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại th ơng không có sự phản hồi thì Công ty phải yêu cầu Công ty Giám định(Vinacontrol) đến xét nghiệm và lập biên bản giám định đòi bồi thờng.
* Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu:
Sau khi nhận hàng hoá thi Công ty giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc giao toàn bộ lô hàng nh đã thoả thuận cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu( đối với hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). Trong tr ờng hợp Công ty nhận uỷ thác nhập khẩu thông th ờng khi nhận đợc thông báo nhận hàng thì Công ty báo luôn và yêu cầu bên uỷ thác cùng đi nhận hàng tại cảng đến đã quy định trong hợp đồng.
• Làm thủ tục thanh toán: Khi nhận đ ợc bộ chứng từ gốc từ n- ớc ngoài về đến Ngân hàng Ngoại th ơng. Công ty phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi phải trả tiền cho Ngân hàng để nhận đợc bộ chứng từ đi nhận hàng.
* Khiếu nại (nếu có):
Thực tế, điều khoản này rất ít khi gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, có một số tr ờng hợp vi phạm hợp đồng thì hai bên đều giải quyết với nhau nên Công ty không phải lập Hồ sơ khiếu nại.
* Đánh giá kết quả:
Sau khi thực hiện xong hợp đồng nhập khẩu Công ty th ờng đánh giá những mặt đợc và những mặt cha đợc của cả quá trình thực hiện hợp đồng; tìm ra nguyên nhân ảnh h ởng đến kết quả đó
đồng thời phát huy những mặt tích cực để việc kinh doanh XNK nói riêng và việc kinh doanh của Công ty nói chung ngày càng phát triển có kết quả hơn.
3.3. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội.
Mặc dù qua ba năm tham gia vào lĩnh vực kinh doanh XNK nhng số hợp đồng bị vi phạm rất hạn chế. Để có đợc nh vậy là do đội ngũ cán bộ kinh doanh đã đáp ứng đợc yêu cầu thực tế, luôn trau dồi, cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùng với tinh thần làm việc nhiệt tình, trách nhiệm cao. Mặt khác, bộ phận nghiệp vụ đã biết rút ra những kinh nghiệm quý báu của ngời đi trớc cùng sự giúp đỡ của Tổng công ty nên hạn chế và giảm thiểu sai sót, rủi ro có thể xảy ra.
Tuy vậy, việc kinh doanh XNK lại rất phức tạp và luôn biến động nên Công ty cũng không thể tránh hết đợc những cạm bẫy của đối tác, kiểm soát đợc hết lỗi lầm dẫn đến vi phạm hợp đồng. Những vi pham trong thời gian qua chủ yếu mắc phải là do bên xuất khẩu và là những vi phạm sau: vi phạm về số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng, phơng thức thanh toán...
• Vi phạm về số lợng: đây là những sai sót do bên xuất khẩu không kiểm tra kỹ trớc khi hàng rời cảng hoặc do mất mát khi vận chuyển... theo hợp đồng thì bên xuất khẩu phải chịu trách nhiệm cho đến khi giao hàng cho Công ty, có nghĩa là trong trờng hợp này thì bên xuất khẩu phải có trách nhiệm tuỳ vào từng trờng hợp cụ thể mà đền bù thiệt hại hay thiếu hụt cho Công ty.
* Giao chậm:
- Với những lô hàng bình thờng thì việc nhận hàng chậm, không ảnh h- ởng lớn đển giá trị của hàng thì Công ty có thể vẫn gia hạn cho nhà xuất khẩu một khoảng thời gian nhất định; qua thời gian gia hạn đó mà bên xuất khẩu vẫn không thể giao hàng thì hoặc là Công ty có thể gia