4. Giao dịch_đàm phán_ký kết hợp đồng xuất khẩu.
4.4 Thựchiện hợp đồng xuấtkhẩ u.
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời nó cũng ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và các mối quan hệ với bạn hàng ở các nước. Bất kỳ một sai sót nào xảy ra trong quá trình thực hiện các hợp đồng xuất khẩu đều có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc như làm chậm tiến độ hợp đồng, suy giảm chất lượng hàng hoá ...dẫn đến những tranh chấp khiếu nại rất khó giải quyết, gây tổn thất về mặt kinh tế. Vì vậy tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đòi hỏi phải tiến hành chu đáo, có bài bản trên cơ sở tiết kiệm tối đa các khâu chi phí, nhằm nâng cao lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
Vì vậy ký kết hợp đồng xong, các bên sẽ thực hiện các điều kiện mà mình đã cam kết trong hợp đồng. Với tư cách là nhà xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ cam kết thực hiện các công việc sau ( Tuy nhiên trên thực tế, tuỳ theo thoả thuận của các bên trong hợp đồng mà người xuất khẩu có thể bỏ qua một hoặc một vài công đoạn).
(1) Giục mở và kiểm tra thư tín dụng.
khi nhà nhập khẩu mở thư tín dụng, nhà xuất khẩu cần phải kiểm tra cẩn thận, tỷ mỉ và chi tiết các điều kiện trong L/C xem có phù hợp hoặc có sai sót thì cần phải thông báo cho nhà nhập khẩu biết để sữa chữa kịp thời. Bởi vì khi người mua ( nhà nhập khẩu) đã mở L/C thì lúc này L/C trở thành trái vụ độc lập và các bên sẽ thực hiện các điều kiện trong L/C chứ không căn cứ vào hợp đồng nữa.
(2) Xin giấy phép xuất khẩu .
Trong một số trường hợp, mặt hàng xuất khẩu thuộc danh mục mặt hàng Nhà nước quản lý, doanh nghiệp phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu. Việc cấp giấy phép xuất khẩu đối với hàng mậu dịch thì do Bộ Thương Mại cấp, còn Tổng cục Hải Quan cấp giấy phép hàng phi mậu dịch ( hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm).
(3) Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
Đối với doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu trực tiếp, việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là tương đối đơn giản, sau khi đã tiến hành sản xuất ra sản phẩm doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn, đóng gói kẻ ký mã hiệu và vận chuyển tới nơi quy định.
Đối với doanh nghiệp ngoại thương, các công việc thường tiến hành trong công tác chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là:
- Thu gom hàng xuất khẩu : Để thực hiện công việc này doanh nghiệp xuất khẩu cần phải ký kết hợp đồng với các nhà sản xuất trong nước. - Đóng gói hàng hoá xuất khẩu: Hàng hoá có thể được đóng gói trong
hòm, bao, chai, lọ... Ngày nay, container đang được sử dụng rộng rãi do những ưu điểm to lớn mà nó mang lại.
- Ký mã hiệu.
(4) Kiểm định hàng hoá.
Trước khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra số lượng, phẩm chất, trọng lượng của hàng hoá đó. Nếu hàng hoá là động
thực vật thì cần phải kiểm tra mức độ vệ sinh, an toàn thực phẩm và mức độ lây bệnh.
(5) Thuê phương tiện vận chuyển.
Doanh nghiệp xuất khẩu có thể tự thuê phương tiện vận chuyển hoặc thuê uỷ thác cho một Công ty uỷ thác thuê tàu. Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển nào, phương thức vận chuyển ra sao là căn cứ vào các yếu tố sau:
- Những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu . - Đặc điểm của hàng hoá.
- Điều kiện vận tải .
Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa bên uỷ thác thuê tàu và bên nhận uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác thuê tàu. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm và hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến. Nhà xuất khẩu cần căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn hợp đồng thuê tàu cho thích hợp.
(6) Mua bảo hiểm hàng hoá.
Hàng hoá trong buôn bán quốc tế thường được chuyên chở chủ yếu bằng đường biển. Tuy nhiên, vận chuyển bằng đường biển cũng gây ra không ít rủi ro do đó cần mua bảo hiểm hàng hoá. Việc mua bảo hiểm hàng hoá cần được thực hiện thông qua hợp đồng bảo hiểm. Có hai loại hợp đồng bảo hiểm là : hợp đồng bảo hiểm bao và bảo hiểm chuyến.
Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến Công ty Bảo Hiểm một số thông báo bằng văn bản gọi là: “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến chủ hàng phải gửi đến Công ty Bảo Hiểm một văn bản được gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, chủ hàng và Công ty Bảo Hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm .
Để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm. Có ba điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro ( điều kiện A ), bảo hiểm có tổn thất riêng (điều kiện B) và bảo hiểm miễn tổn thất riêng(điều kiện C). Cũng có một số điều kiện bảo hiểm phụ như : vỡ, rò, gỉ, mất trộm, mất cắp và không giao hàng, gỉ và ôxi hoá, hư hại do móc cẩu, dây bẩn do dầu hoặc mỡ ...Ngoài ra, còn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như: bảo hiểm chiến tranh(war rish), bảo hiểm đình công, bạo động và dân biến (strike, riost and civil commotion. Viết tắt là SRCC). Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa trên 4 căn cứ :
- Điều khoản hợp đồng : chẳng hạn khi bán CIF chúng ta chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện C.
- Tính chất hàng hóa.
- Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng. - Loại tàu chuyên chở.
(7)Làm thủ tục hải quan.
Hàng hoá khi vượt biên giới quốc gia để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước sau đây:
- Khai báo Hải quan: Doanh nghiệp khai báo tất cả các đặc điểm của hàng hoá về số lượng, chất lượng, giá trị, tên phương tiện vận chuyển, nước nhập khẩu. Các chứng từ cần thiết phải xuất trình kèm theo là: giấy phép xuất khẩu, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, hoá đơn...
- Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá xuất nhập khẩu được sắp xếp trật tự , thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.
- Thực hiện các quyết định của Hải quan. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách
có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...), cho hàng đi qua sau khi doanh nghiệp đã nộp thuế, lưu kho ngoại quan, hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu. Các doanh nghiệp phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó.
(8)Giao hàng lên tàu.
Tuỳ theo thoả thuận về điều kiện cơ sở giao hàng mà việc giao hàng lên trách nhiệm của bên bán hay bên mua. Nếu việc giao hàng là thuộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu thì cần thiết phải theo dõi bốc xếp hàng qua cơ quan điều độ cảng để tổ chức vận chuyển hàng hoá, bố trí lực lượng xếp hàng lên tàu. Sau khi bốc xếp thì thực hiện thanh toán phí bốc xếp và lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển nên là vận đơn hoàn hảo đã bốc hàng và có thể chuyển nhượng được.
(9)Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi đã thực hiện chuyển giao hàng hoá lên tàu, nhà xuất khẩu cần lấy đầy đủ các giấy tờ như hoá đơn thương mại, vận đơn đường biển ... Đến thời hạn giao hàng nhà xuất khẩu xuất trình các chứng từ theo quy định trong L/C tại ngân hàng thông báo để nhận tiền từ ngân hàng này hoặc từ ngân hàng thanh toán.
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đổi tiền.
Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn.
(10) Khiếu nại, trọng tài(nếu có).
Trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu có thể xảy ra những vấn đề phức tạp, không mong muốn làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồng. Khi đó hai bên cần có thiện chí trao đổi, thảo luận để giải quyết. Nếu giải quyết không thành thì tiến hành các thủ
tục kiện đối tác lên trọng tài. Thông thường kiện tụng được đưa ra giải quyết ở cơ quan trọng tài quốc tế. Việc kiện qua cơ quan trọng tài hay được sử dụng để giải quyết tranh chấp vì án phí rẻ hơn so với tòa án , giải quyết nhanh, đảm bảo được bí mật. Phán quyết của trọng tài kinh tế là chung thẩm và có giá trị bắt buộc đối với cả hai bên.
Tóm lại, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là hết sức quan trọng. Thông qua hợp đồng này, nó đưa lại kết quả phản ánh hiệu quả hoạt động của Công ty. Thực hiện tốt các hợp đồng kinh doanh xuất khẩu là cơ sở để nâng cao uy tín, đặt quan hệ kinh doanh lâu dài với bạn hàng, tạo điều kiện mở rộng phạm vi và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
Đến đây, một thương vụ xuất khẩu coi như đã kết thúc và doanh nghiệp bắt đầu tiến hành một thương vụ kinh doanh mới.
IV.CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU .