4 Báo cáo TMĐT Việt Nam 2008 –Bộ Công Thương
4.3.2 Một số đề xuất về phía Công ty Dệt may Hoàng Dũng
4.3.2.1 Nâng cao nhận thức và chủ động tham gia vào TMĐT B2B
TMĐT nói chung và TMĐT B2B nói riêng là một xu thế tất yếu trong nền kinh tế mở và hội nhập, được hỗ trợ bởi các thành quả công nghệ thông tin ngày càng cao. Đây là một hình thức đã phát triển khá mạnh trên thế giới. Tuy nhiên, cho đến
nay mặc dù nhà nước đã tỏ ra khá quan tâm đến lĩnh vực này nhưng có một bộ phận lớn doanh nghiệp vẫn tỏ ra khá thờ ơ trước vai trò và triển vọng của TMĐT B2B. Tâm lý hoài nghi thiếu tin tưởng và không dám chấp nhận mạo hiểm của một bộ phận doanh nghiệp đã phần nào làm cho TMĐT B2B Việt Nam đến nay vẫn chỉ ở mức tiềm năng mà chưa thực sự phát triển. Nhiều doanh nghiệp tham gia các sàn giao dịch chỉ vì trào lưu và vì được miễn phí mà chưa có kế hoạch và mục tiêu dài hạn cho mình. Thực tế cho thấy để tìm được một đối tác thông qua Internet doanh nghiệp cũng phải mất nhiều thời gian và phải trải qua rất nhiều các giao dịch, trao đổi thông tin giữa hai bên. Tuy nhiên xét đến cùng thời gian và chi phí bỏ ra khi áp dụng TMĐT B2B vẫn thấp hơn so với mức chi phí phải bỏ ra khi tiến hành giao dịch trực tiếp. Do đó, ngay trong bản thân Công ty phải có sự nhận thức đúng đắn, rõ ràng hơn về vai trò của TMĐT nói chung và TMĐT B2B nói riêng. Việc tham gia và áp dụng hình thức này không phải là một trào lưu thời thượng mà là một xu thế tất yếu của hội nhập và phát triển kinh tế quốc tế.
Thương mại điện tử nói chung và TMĐT B2B nói riêng không tạo ra sản phẩm mới, không tạo ra thị trường mới mà đơn giản là dùng phương tiện điện tử để làm thương mại. đằng sau nó là cả một sự thay đổi về thói quen phong cách tập quán làm việc và kinh doanh. TMĐT B2B lập nên một phương thức kinh doanh mới góp phần làm thúc đẩy hoạt động kinh doanh hơn và góp phần tăng kim ngạch mặt hàng, mở rộng thị trường, xóa dần khoảng cách địa lý giữa các Quốc gia.
Nhận thức về TMĐT B2B và lợi ích của nó là cản trở lớn nhất đối với việc tham gia vào TMĐT của các DN. Nhiều DN cho rằng hoạt động kinh doanh B2B không phải là sân chơi dành cho họ vì nó quá lớn, họ thiếu tự tin khi phải cạnh tranh với các đối thủ quá mạnh trên thị trường quốc tế. Một số doanh nghiệp đã cố gắng thực hiện giao dịch B2B nhưng chỉ ở mức độ sơ khai. Xét cho cùng, TMĐT B2B là phương tiện để kinh doanh tốt hơn mà doanh nghiệp là chủ thể đầu tiên có nhu cầu tận dụng những lợi ích đó và có điều kiện đầu tư vào trang, thiết vị cần thiết để áp dụng. Do vậy, doanh nghiệp phải là lực lượng tham gia TMĐT B2B quan trọng và tích cực nhất. Nhà quản lý doanh nghiệp cần mạnh dạn nhập cuộc chơi sớm để tạo
tên tuổi Công ty mình trên thị trường thế giới. Không nên coi TMĐT B2B như là một cứu cánh cho tài chính doanh nghiệp, chỉ nên coi TMĐT B2B như là một phương tiện mới hỗ trợ kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở nhận thức đó doanh nghiệp cần quan tâm đến việc nên áp dụng như thế nào, lựa chọn các giải pháp mục tiêu và chiến lược kinh doanh phù hợp để có thể chủ động tham gia.
4.3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực về TMĐT
Nhân lực chính là yếu tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp khi tham gia vào TMĐT B2B. Bởi vì, nếu không có nhân lực khai thác thì những đầu tư cho cơ sở hạ tầng sẽ trở nên rất lãng phí. Nguồn nhân lực phục vụ cho TMĐT B2B phải là những người hiểu biết sâu sắc về công nghệ thông tin để quản lý kiểm soát các giao dịch qua mạng, đồng thời phải có kiến thức về thương mại, về kinh tế.
Như vậy, ngoài một bộ phận nhân viên thực sự tham gia vào những liên lạc trực tiếp qua mạng, các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị kiến thức cho mình. Lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần hiểu cách thức vận hành của một tổ chức TMĐT để có thể nắm vững hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình, từ đó có thể có những quyết sách đúng đắn để phát triển kinh doanh.
Việc đầu tiên phải làm là phải gắn kết Internet vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cần có chương trình đào tạo, tập huấn cụ thể cho đội ngũ nhân viên, trang bị cho họ những kiến thức về TMĐT và các kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình, để ngược lại họ có thể giúp doanh nghiệp cạnh tranh với các đối thủ và tìm ra chiến lược phát triển cho Công ty.
Công ty nên tạo ra một môi trường làm việc cho phép nhân viên được tiếp xúc nhiều hơn với thông tin trong phạm vi Công ty. Đồng thời, Công ty cần đào tạo những nhân viên với kiến thức chuyên dụng và có trình độ về ngoại ngữ. Đây là điều rất quan trọng đối với việc tự động hóa và chuyên môn hóa trong từng khâu của quá trình kinh doanh buôn bán trên mạng. Xét về lâu dài, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể để thu hút nhân tài. Để thu hút được những nhân viên tốt nhất, doanh nghiệp có thể có nhiều chính sách ưu đãi và khuyến khích khác nhau như: đưa ra một mức lương hấp dẫn đối với những người làm trong lĩnh vực TMĐT B2B, có chế độ
thưởng, thăng cấp và tiền lương thích đáng đối với những người có năng lực thực sự, tạo một môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả cho nhân viên.
4.3.2.3 Xác định mô hình bán hàng B2B và kế hoạch TMĐT B2B thích hợp
Có nhiều cách thức bán hàng B2B, tuy nhiên với tình hình sản xuất kinh doanh, cũng như đặc thù của Công ty Hoàng Dũng, Công ty nên theo đuổi mô hình bán hàng qua Catalogue và bán một tới một. Hai mô hình này là phù hợp nhất và có nhiều thuận lợi nhất khi Công ty triển khai. Công ty hiện nay đã xây dựng được website, cũng đã có catalogue sản phẩm, tuy nhiên cần phải hoàn thiện hơn nữa về chất lượng hình ảnh sản phẩm cũng như những thông tin chi tiết về từng chủng loại sản phẩm để khách hàng truy cập vào có thể thuận tiện nhất cho việc tìm hiểu thông tin sản phẩm và tiến hành đặt hàng.
Đồng thời cần xây dựng một kế hoạch kinh doanh cụ thể cho TMĐT B2B. Một kế hoạch kinh doanh tốt phải có đầy đủ các nội dung như: định hướng, chiến lược marketing điện tử, chiến lược bán hàng… Do vậy, công tác nghiên cứu thị trường rất cần được coi trọng. Từ các kết quả nghiên cứu thị trường đó, doanh nghiệp sẽ xác định được loại sản phẩm, dịch vụ nào có khả năng thành công trong thị trường. Sau đó là bước xác định luồng xuất nhập khẩu cho các nhóm hàng và thị trường tại một số nước, xem xét một sản phẩm của mình nếu mang bán tại một thị trường nào đó thì có thể cạnh tranh được không, hoặc nếu nhập một loại hàng nào đó thì có thể bán nhanh tại thị trường trong nước hay không.
Khi lập kế hoạch kinh doanh hay xây dựng một hệ thống TMĐT B2B cần tham khảo ý kiến chuyên môn để có một kế hoạch mang tính khả thi, phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp cũng như kiểm tra độ tin cậy của đối tác. Doanh nghiệp nên phân tích kỹ lưỡng tất cả các nhân tố và thực tiễn của mình để đảm bảo rằng quyết định về việc chuyển sang TMĐT được sự ủng hộ của mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xác định hợp lý tiềm năng của việc bán sản phẩm dịch vụ trên thị trường điện tử, xác định độ lớn đầu tư cần cho việc tạo dựng duy trì và đạt tăng trưởng trong khu vực kinh doanh, đánh giá để xác
định mức độ tham gia nên ở mức nào: đơn giản hay phức tạp, ứng dụng từng phần hay tham gia toàn diện.
4.3.2.4 Tham gia thường xuyên và tích cực hơn vào các sàn giao dịch B2B
Thương mại điện tử có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ ngang bằng với các “đại gia” trong lĩnh vực tiếp thị và giao thương quốc tế. Vì thế, việc lựa chọn sàn giao dịch điện tử với những tiện ích thiết thực là điều mà Công ty dệt may Hoàng Dũng nên lưu ý.
Sàn giao dịch là nơi gặp gỡ của một cộng đồng thương mại điện tử bao gồm nhiều người mua và người bán và nhiều đối tác kinh doanh khác. Trong sàn giao dịch điện tử, người mua và người bán có thể tương tác, thỏa thuận về giá cả số lượng, chất lượng và các yêu cầu khác về đơn hàng. Sàn giao dịch chính là giải pháp hợp tác và giao dịch giữa rất nhiều trang web khác nhau, cho phép các Công ty mua bán và hợp tác hiệu quả hơn trên quy mô toàn cầu. Hiện nay, các sàn giao dịch ở Việt Nam đang hoạt động với số cơ hội kinh doanh và số lượng thành viên khá lớn. Ngoài đăng tải cơ hội kinh doanh mua bán hàng hóa và dịch vụ, các sàn giao dịch còn cung cấp các hỗ trợ khác như đấu thầu trực tuyến, các bản tin điện tử tìm kiếm thông tin.
Có thể nói việc Công ty tham gia vào các sàn giao dịch TMĐT B2B là rất cần thiết, cả sàn trong nước và Quốc tế. Tuy nhiên tham gia ở mức độ nào mới quyết định đến thành công. Khi tham gia vào sàn giao dịch Công ty có thể cập nhật được rất nhiều thông tin về ngành nghề của mình, tìm hiểu được nhiều thông tin về khách hàng, về các nhà cung ứng. Đồng thời có thể giới thiệu các sản phẩm dịch vụ tới rất nhiều các đối tác khác, đồng thời quảng bá hình ảnh thương hiệu Công ty đến những đối tác và thị trường mới.
4.3.2.5 Hoàn thiện website chuyên nghiệp hơn
Doanh nghiệp muốn tham gia vào TMĐT B2B đều phải xây dựng cho mình một website riêng. Một website doanh nghiệp phải được thiết kế đảm bảo các yêu cầu: mục tiêu của trang web rõ ràng, bố cục cụ thể, cách trình bày đơn giản, hiệu quả…Thêm nữa là các vấn đề về sản phẩm, phương thức vận chuyển, thanh toán và bảo mật cũng cần được đề cập một cách ngắn gọn xúc tích và hợp lý. Đối với website
TMĐT B2B có tích hợp trực tiếp với các đối tác và đạt đến mức độ tự động cao, vấn đề bảo mật cần được chú ý một cách đặc biệt. Kích thước hình ảnh giới thiệu vừa phải, đảm bảo tốc độ truy cập nhanh cho khách hàng. Website cần được cập nhật thông tin kịp thời chính xác để phản ánh các vấn đề liên quan đến sản phẩm, đến tình hình kinh doanh của Công ty.
Trang web của Công ty Dệt may Hoàng Dũng hiện nay đơn thuần mới chỉ dừng lại ở mức độ giới thiệu thông tin và đăng catalogue sản phẩm và dịch vụ. Khách hàng muốn đặt hàng thì có thể phải gọi điện thoại trực tiếp đến nhân viên kinh doanh của Công ty, hoặc gửi thư điện tử để yêu cầu đặt hàng. Như vậy là rất hạn chế cho việc đẩy mạnh hoạt động bán hàng B2B qua website. Muốn tăng được lượng khách hàng và doanh số bán hàng trực tuyến, trang web của Công ty cần phải cải tiến chức năng đặt hàng và thêm chức năng giỏ hàng tạo thuận tiện cho khách hàng lựa chọn sản phẩm khi truy cập trang web. Ngoài ra, cataloge sản phẩm của Công ty cần phải được đăng tải thêm nhiều sản phẩm và thông tin về sản phẩm cẩn chi tiết hơn nữa. Đồng thời, thông tin trên trang web cần được cập nhật thường xuyên, trang web phải luôn được làm mới, có thông tin đầy đủ chi tiết và bổ ích.
Hiện nay, trang web của Công ty chưa được cập nhật thông tin một cách thường xuyên, mức độ cập nhật theo tuần là hơi lâu, như vậy sẽ không cập nhật được các thông tin một cách kịp thời nhất. Công cụ tìm kiếm trên website cũng chưa được tối ưu hóa, gây khó khăn cho khách hàng khi tiến hành việc tìm kiếm các sản phẩm cũng như thông tin về sản phẩm. Vì vậy, Công ty cần có chiến lược cải tiến về mặt kỹ thuật cho công cụ tìm kiếm các thông tin trên trang web được chính xác, mức độ tìm kiếm sâu, có nhiều lựa chọn, có thể tìm kiếm nâng cao, giúp khách hàng tìm được những thông tin mà họ cần.
Khi khách hàng nhập vào từ khóa tìm kiếm thì công cụ tìm kiếm sẽ kiểm tra cơ sở dữ liệu các mặt hàng và đưa ra những mặt hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, kèm theo các liên kết dẫn đến một số kết quả tìm kiếm khác. Còn khi có thêm một sản phẩm mới được đăng lên, trước tiên nó sẽ cập nhật sản phẩm đó vào cơ sở dữ liệu của catalogue. Và khi các món hàng được nhập vào cơ sở dữ liệu thì các từ
khóa cũng được nhập vào. Các từ này được sử dụng khi khách hàng bắt đầu môt cuộc tìm kiếm.
4.3.2.6 Xây dựng và hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ bán hàng TMĐT B2B
Để tận dụng những cơ hội mới trong TMĐT B2B, doanh nghiệp phải cải tiến công nghệ để có một hạ tầng kỹ thuật, công nghệ bao gồm hệ thống mạng, phần cứng, phần mềm và các chương trình bảo mật, an toàn thích hợp. Công nghệ và giải pháp đó phải tích hợp với tất cả các sản phẩm, dịch vụ giúp doanh nghiệp đạt được mục đích kinh doanh của mình. Hiện nay, đa phần các công nghệ đang được phát triển cho TMĐT đều tương đối mới và kém hoàn chỉnh hơn so với các phương tiện điện tử khác.
Công ty dệt may Hoàng Dũng nên ứng dụng thêm một số phần mềm hỗ trợ cho việc kinh doanh điện tử được thuận tiện hơn. Hệ thống mạng phần cứng của Công ty nhìn chung cũng tương đối ổn định, tuy nhiên về phần mềm thì cần được đầu tư thích đáng hơn nữa:
Xây dựng một quy trình đặt hàng hợp lý, phù hợp với đặc thù của về
phẩm của Công ty. Giúp cho khách hàng thuận tiện hơn trong việc đặt hàng. Đồng thời, phần mềm đó cho phép gửi lại thông tin xác nhận đơn hàng cho khách hàng mỗi khi khách hàng thực hiện gửi một đơn hàng nào đó cho Công ty. Điều này thể hiện sự đổi mới trong công nghệ, cũng như sự quan tâm thực sự tới khách hàng.
Ứng dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) để tạo dựng
và duy trì các mối quan hệ với khách hàng. CRM cho phép Công ty thiết lập những mối quan hệ có lợi hơn với khách hàng trong khi cắt giảm được chi phí hoạt động. Để CRM thực sự đạt hiệu quả, không chỉ đơn thuần mua phần mềm CRM và cài đặt là xong, mà Công ty phải xác định loại thông tin gì về khách hàng cần phải có và sử
dụng các thông tin đó như thế nào. Trang web www.salesforce.com là một địa chỉ
cung cấp mô hình tư vấn và triển khai CRM theo yêu cầu giúp Công ty có khả năng triển khai CRM nhanh chóng mà không cần thiết lập riêng một bộ phận CRM chuyên trách.
4.3.3 Đề xuất mô hình bán hàng B2B qua website của Công ty dệt may Hoàng Dũng – www.detmayhoangdung.com.vn Dũng – www.detmayhoangdung.com.vn
Một quy trình bán hàng trực tuyến được tiến hành theo các bước sau: tiếp nhận đơn đặt hàng, thực hiện đơn hàng, thanh toán, giao nhận và vận chuyển, xử lý dịch vụ sau bán. Để xây dựng một quy trình bán hàng tốt, Công ty nên sử dụng một số các giải pháp cho từng quá trình thực hiện trong toàn bộ quy trình như sau:
4.3.3.1 Tiếp nhận đơn hàng
Sự thuận tiện cho khách hàng trong khâu này mang tính quyết định tới việc khách hàng có đi đến quyết định mua hàng hay không? Khi có nhu cầu mua sắm trực