Là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ nên việc xây dựng các chính sách mặt hàng hợp lý có ảnh hưởng lâu dài tới hoạt động bán hàng của Công ty. Khi xây dựng mặt hàng kinh doanh, phải dựa vào các tài liệu điều tra nhu cầu của người tiêu dùng và tình hình cung cấp hàng hoá của các cơ sở sản xuất trong thời gian tới trên cơ sở mặt hàng tối thiểu qui định mà bổ sung hàng hoá.
Quá trình xây dựng mặt hàng kinh doanh phải xác định được danh mục các ngành hàng, các nhóm và tên hàng cụ thể. Dựa vào bảng danh mục hàng hoá kinh doanh trong ngành để phân chia các nhóm, các phân nhóm. Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty, các phòng ban phải thường xuyên có sự phối hợp với nhau để xây dựng được các kế hoạch nguồn hàng, kế hoạch dự trữ sao cho hợp lý để không xảy ra tình trạng khan hiếm hay ứ thừa hàng hoá.
- Phòng Điều phối:
+ Đánh giá tình hình dự trữ và lên kế hoạch dự trữ theo thời gian để cung cấp đầy đủ cho phòng Thu mua danh mục, số lượng của các hàng hoá cần cho các Siêu thị, Cửa hàng tiện ích cũng như hoạt động dự trữ đặc biệt là các mặt hàng chủ lực như các mặt hàng thuộc ngành hàng thực phẩm.
+ Có kế hoạch điều chuyển hàng hoá cho các Siêu thị, Cửa hàng tiện ích đặc biệt là các Siêu thị ở các tỉnh để không xảy ra tình trạng thiếu hàng hoá.
- Phòng Thu mua:
+ Tập hợp dữ liệu của phòng Điều phối cung cấp
+ Tập hợp danh sách các nhà cung cấp và cố vấn cho Ban Giám đốc Công ty để cùng xem xét sau đó lên danh sách gửi Ban Quản lý dự án phân loại, trình Tổng Công ty thống nhất cung ứng hàng cho toàn bộ chuỗi Hapro Mart.
+ Tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp để ký kết các hợp đồng cung ứng hàng hoá sao cho đúng tiến độ và giá cả hợp lý. Đồng thời phòng Thu mua cũng cần chú ý tới các đơn vị thành viên trong nội bộ Tổng Công ty.
+ Liên hệ với Cục Quản lý thị trường Sở Thương mại để tìm những nhà cung cấp có uy tín, chất lượng trong và ngoài nước.
- Phòng Marketing:
+ Lên các kế hoạch, chương trình khuyến mại trong các dịp đặc biệt như Tết Nguyên Đán, ngày Valentine, ngày 8/3,...
+ Nghiên cứu cải tiến cách trang trí các mặt hàng quà tặng để phong phú và đa dạng hơn về mẫu mã nhằm thu hút khách hàng như giỏ quà Tết phục vụ trong dịp Tết Nguyên Đán hay mẫu mã quà tăng trong các ngày 8/3, Valentine,...
- Phòng Bán buôn:
Kết hợp với phòng Thu mua, phòng Đối ngoại để tạo nguồn hàng bán, tăng doanh số.
Với số liệu mà phòng Điều phối cung cấp về tình hình tiêu thụ các mặt hàng: - Đối với các mặt hàng tăng mạnh như các mặt hàng thuộc nhóm hàng thời trang, nhóm sản phẩm thực phẩm có nguồn gốc từ thực vật, nhóm bánh kẹo đường sữa thì phòng Thu mua và phòng Bán buôn cần đàm phán với các nhà cung cấp để gia tăng lượng hàng nhập nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng cả về số lượng và chất lượng.
- Đối với những mặt hàng lượng tiêu thụ giảm hay lương tiêu thụ không có xu hướng tăng trong những năm gần đây như các mặt hàng thuộc nhóm đồ dùng cho trẻ em, nhóm hàng tạp phẩm, nhóm thuốc lá và đồ uống. Phòng Marketing cần có các chương trình quảng cáo, khuyến mại nhiều hơn để tăng dần sức mua của các sản phẩm đó.
