Cơ cấu tổ chức

2. Hiệu qủa sử dụng Tài sản lu động

2.2. Cơ cấu tổ chức

2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy.

Bộ máy của Công ty hiện nay gồm 43 ngời đợc phân bố theo các phòng nh sau:

Chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc là bớc ngoặt quan trọng giúp cho nớc ta thoát khỏi tình trạng khủng hoảng trầm trọng, triền miên.

Với những bỡ ngỡ ban đầu khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị tr- ờng từ cách suy nghĩ mới, cách kinh doanh mới các doanh nghiệp thơng mại nói chung và Công ty Sách và Thiết bị trờng học Hà Nội nói riêng còn gặp nhiều khó

Ban Giám Đốc

Phòng

kế toán tài chính kế hoạch kinh doanhPhòng hành chínhPhòng

Kho Cửa hàng bán lẻ số 1 … Cửa hàng bán lẻ số 12

khăn lúng túng do cha hoà nhập kịp thời và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế mới, có sự cạnh tranh gay gắt và quyết liệt.

Hoạt động kinh doanh thu đợc nhiều lợi nhuận mà vẫn đảm bảo nhiệm vụ chính trị là mục tiêu quan trọng nhất đối với toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty. Chính vì vậy, đổi mới trở thành yếu tố quyết định để thực hiện mục tiêu trên. Một trong những nội dung đổi mới có ý nghĩa quan trọng cơ bản góp phần tạo nên những kết quả của Công ty trong những năm gần đây là đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động và quá trình thực hiện lao động kinh doanh. Cơ chế thị trờng rất năng động và phức tap, chỉ có những doanh nghiệp nào thích ứng đợc với nó mới có thể tồn tại và phát triển đợc. Muốn chiến thắng trong cạnh tranh Công ty Hà Nội phải có chiến lợc kinh doanh và những biện pháp hữu hiệu để thực hiện chiến lợc đã đề ra. Do đó, yếu tố con ngời giữ vai trò trung tâm trong mọi hoạt động của quá trình kinh doanh.

Trong những năm vừa qua Công ty Sách và Thiết bị trờng học Hà Nội đã không ngừng đổi mới xây dựng và kiện toàn bộ máy tổ chức xắp xếp bộ máy gọn, ổn định, năng động và có hiệu quả thông qua Thoả ớc lao động tập thể mới phù hợp với Bộ luật lao động và Luật doanh nghiệp Nhà nớc tiến hành lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội và sổ lơng làm cơ sở pháp ly, bảo vệ quyền lợi của ngời lao động, xây dựng ý thức chủ thể doanh nghiệp cho cán bộ công nhân viên, mọi thành viên trong Công ty đều chăm lo đến quyền lợi nghĩa vụ, đề cao kỉ luật tự giác và nếp sống văn hoá phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động. Lợi ích của cá nhân gắn liền với lợi ích tập thể, hởng thụ đúng theo lao động của mình, lấy lợi ích làm đòn bẩy kinh tế không ngừng khuyến khích động viên khen thởng nâng cao năng suất lao động, chất lợng và hiệu quả của ngời lao động. Song song với đổi mới tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định rõ cho từng cán bộ, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của doanh nghiệp tự hoạch toán trong cơ chế thị tr- ờng, thờng xuyên quan tâm tới việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn khuyến khích đi học quản lý kinh tế, ngoại ngữ và tin học.

Địa điểm của công ty đóng tại 45b Lý Thờng Kiệt với cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay bao gồm Giám đốc, các phòng chức năng nh: Phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Hành chính tổng hợp, Kho và bộ phận Cửa hàng lẻ.

2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban.

Giám đốc Công ty do UBND thành phố bổ nhiệm là thủ trởng của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội và Nhà nớc về kết quả kinh doanh của Công ty và làm nghĩa vụ với Nhà nớc theo Luật định, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên và phụ trách công tác tài chính kế toán.

Phòng Kế toán tài vụ là phòng quản lý tài chính thực hiện hình thức kế toán sử dụng hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán theo đúng chế độ quy định. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nớc.

Tổ chức bộ máy kế toán thực hiện theo mô hình nh sau:

Công ty thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, theo hình thức nhật kí chứng từ: Trưởng phòng tài vụ Thủ quỹ Kế toán cửa hàng lẻ Kế toán Kho Kế toán thanh toán Kế toán trưởng

Sơ đồ hạch toán hình thức nhật kí chứng từ

Ghi chú: Ghi chép ngày Ghi chép tháng Đối chiếu

Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ căn cứ vào nhu cầu thị trờng đợc phản ánh qua thông tin từ các Phòng Giáo dục quận, huyện, các trờng và dựa vào tình hình thực tế để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Từ kế hoạch đợc duyệt, Phòng tổ chức đặt hàng với các cơ sở sản xuất nh Nhà xuất bản Giáo dục, Công ty thiết bị số 1 thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở sản xuất khác. Đồng thời tổ chức tiêu thụ, cung ứng sách giáo khoa và thiết bị cho các quận huyện, nhà tr- ờng, các đại lý thông qua bán buôn làm thủ tục xuất nhập hàng hoá trong phạm vi kinh doanh.

Bảng kê Nhật kí chứng từ

Sổ cái Bảng tổng

hợp chi tiết Thẻ, sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng

phân bổ

Phòng Hành chính tổng hợp làm công tác văn th, bảo mật, bảo vệ, tuyển dụng nhân sự và phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.

Kho có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận hàng hoá mua về nhập kho, xuất hàng ra và tổ chức bảo quản, bảo vệ các loại hàng hóa, tài sản của Công ty.

Cửa hàng lẻ có nhiệm vụ bán lẻ các loại sách giáo khoa, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập cho mọi đối tợng có nhu cầu ngay tại cửa hàng lẻ của công ty.

Hiện tại Công ty đã chủ động sắp xếp lại nhân sự, thực hiện giảm lao động gián tiếp, giảm biên chế, thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức bộ máy trên của Công ty đã phát huy tác dụng tích cực, nâng cao năng lực kinh doanh của Công ty. Cơ cấu này góp phần xác định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, các đơn vị và rất phù hợp với chế độ một thủ tr- ởng, tránh đợc tình trạng chồng chéo trong việc thừa hành mệnh lệnh cấp trên đồng thời vẫn sử dụng đợc các chuyên gia giỏi tham mu cho giám đốc.

Nhìn chung, qua phân tích khái quát cơ cấu tổ chức quản lý và nguồn nhân lực của Công ty ta có thể khẳng định rằng Công ty Sách và Thiết bị trờng học Hà Nội đã tạo cho mình một tiềm lực lớn về con ngời. Nó hứa hẹn khả năng tổ chức, điều hành có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh.

2.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sách và Thiết bị tr- ờng học Hà Nội.

3.1. Phân tích Bảng cân đối kế toán

Trích Bảng cân đối kế toán

(Ngày 31 tháng 12 năm 2003-2004)

Đơn vị: Triệu đồng

Tài sản Năm Nguồn vốn Năm

2003 2004 2003 2004

1.TSLĐ 11.988 12.719 1.Tổng nợ ngắn hạn 11.509 11.997

1.1 Tiền mặt 3.924 4.267 1.1 Vay Ngân hàng 2.041 2.154

1.2 Các khoản phải thu 5.891 6.106 1.2 Các khoản phải trả 6.601 6.841 1.3 Dự trữ 2.173 2.346 1.3 Các khoản phải nộp 2.867 3.002 2. TSCĐ (GTCL) 3.283 3.759 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 3.762 4.481 2.1 TSCĐ(nguyên giá) 3.925 4.457

2.2 Khấu hao 642 698

I. Tổng tài sản 15.271 16.478 II. Tổng Nguồn vốn 15.271 16.478

Từ bảng trên cho thấy một số chỉ số tài chính của Công ty nh sau:

Chỉ số về khả năng thanh toán hiện hành lần lợt các năm là 1,006 và 1,04 so với mức trung bình của ngành là 2,5. Điều này cho thấy Công ty đang gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ, hàng hoá tồn kho không bán đợc. Tỷ số thanh toán hiện hành của công ty thấp hơn nhiều so với mức trung bình của ngành. Đây là một vấn đề mà Công ty cần lu ý trong thời gian tới.

Tỷ số thanh toán nhanh của Công ty qua 2 năm 2002 và 2003 lần lợt là 0,82 và 0,85 so với mức trung bình của ngành là 1. Ta thấy khả năng thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn của Công ty là thấp so với mức trung bình của ngành. Nguyên nhân do mức dự trữ của Công ty cùng với các khoản nợ ngắn hạn ở mức khá cao. Tuy nhiên năm sau cao hơn năm trớc điều đó chứng tỏ Công ty đang khắc phục tình trạng này.

Tỷ số nợ trên tổng tài sản(hệ số nợ): của 2 năm lần lợt là 78,8% và 75,3% ; tỷ số trung bình của ngành là 50%. Ta thấy tỉ số nợ năm sau thấp hơn năm trớc nh- ng khá cao so với mức trung bình của ngành. Nguyên nhân chủ yếu là do tăng các khoản nợ ngắn hạn. Tỷ số này thể hiện sự bất lợi của các chủ nợ nhng lại có lợi cho chủ sở hữu nếu đồng vốn đợc sử dụng có khả năng sinh lợi cao. Tuy nhiên, với tỉ số nợ cao nh vậy thì Công ty khó có thể huy động đợc tiền vay trong thời gian tới để tiến hành sản xuất - kinh doanh.

3.2. Phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh.

Trích Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

(đến ngày 31/12 năm 2003, 2004)

Đơn vị: nghìn đồng

Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004

1. Doanh thu 30.239.230 32.245.541 2. Giá vốn hàng bán 26.642.643 27.541.849 3 Lãi gộp 3.596.587 4.703.692 - Chi phí điều hành 938.009 1.021.264 + Chi phí tiêu thụ 863.563 902.541 + Chi phí thuê 74.446 118723

- Khấu hao tài sản cố định 285.653 320.541

4. Lợi nhuận trớc thuế và lãi 2.372.925 3.361.887

5. Lãi vay 352.348 415.642

6. Lợi nhuận trớc thuế 2.020.577 2.946.245

7. Thuế thu nhập doanh nghiệp 646.584,64 942798,4

8. Lợi nhuận sau thuế 1.373.992 2.003.447

Khả năng thanh toán lãi vay của Công ty đợc thể hiện qua các năm 2002, 2003 lần lợt là 9,19 và 6,73 so với tỷ số trung bình của ngành là 7,7. Nh vậy khả năng trả lãi của Công ty trong năm 2002 là khá cao. Vì vậy, đến năm 2003 Công ty tiếp tục vay lãi tiếp nên đã dẫn đến tình trạng năm 2003 mất dần khả năng trả lãi. Điều này chứng tỏ khả năng sinh lợi tài sản giảm dần. Do vậy, Công ty khó có thể vay tiếp đợc nữa vì số nợ đã quá cao mà khả năng trả lãi lại thấp so với mức trung bình của ngành.

Các chỉ số về khả năng hoạt động

- Hiệu suất sử dụng tài sản cố định (TSCĐ) trong 2 năm 2002 và 2003 lần lợt là 9,4 và 9,2. Tuy chỉ số này có giảm tuy nhien so với mức trung bình của ngành là 5,0 thì chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng TSCĐ có hiệu quả.

- Hiệu suất sử dụng tổng tài sản đợc đo bằng doanh thu trên tổng tài sản. Cho biết một đồng tài sản đem lại bao nhiêu đồng doanh thu. Tỷ số hiệu suất này trong 2 năm 2002 và 2003 lần lợt là 2,46 và 2,58 so với mức trung bình ngành là 3 thì đây là ở mức thấp. Điều nay chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản lu động của doanh nghiệp thấp. Doanh nghiệp cần có biện pháp cải thiện tình hình này.

Các chỉ số về khả năng sinh lãi.

- Doanh lợi tiêu thụ sản phẩm bằng thu nhập sau thuế chia cho doanh thu. Chỉ số này trong 2 năm 2002 và 2003 lần lợt là 4,38% và 2,13% với tỉ lệ trung bình là 2,9%. Mức doanh lợi tiêu thụ sản phẩm năm 2003 suy giảm với mức độ lớn so với năm trớc. Năm 2003 doanh thu tiêu thụ tăng không đáng kể, trong khi đó chi phí mua hàng bán và chi phí khác tăng với tốc độ lớn, tình hình đó dẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm sút và kết quả là chỉ tiêu doanh lợi tiêu thụ sản phẩm thấp. Để cải thiện tình hình này, doanh nghiệp cần quan tâm tới các biện pháp hạ thấp chi phí, tăng doanh thu trong thời gian tới.

- Tỷ số thu nhập sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE): bằng thu nhập sau thuế chia cho vốn chủ sở hữu. Trong 2 năm 2002 và 2003 lần lợt là 40,4% và 36,5% so với mức trung bình là 17,5% thì mức này là rất cao. Điều này sẽ làm cho các nhà đầu t hết sức hài lòng về hoạt động có hiệu quả cua Công ty. Nguyên nhân chủ yếu là do doanh thu tăng mạnh với việc nâng cao hiệu suất lao động làm cho thu nhập sau thuế là rất lớn.

- Tỷ số Doanh lợi tài sản (ROA): đợc tính bằng thu nhập sau thuế trên tổng tài sản. Đây là chỉ tiêu tổng hợp nhất đợc dùng để đánh giá khả năng sinh lợi của một đồng vốn đầu t. Ta có tỷ số ROA của Công ty trong 2 năm 2002 và 2003 là 8,5% và 8,9% với mức trung bình của ngành là 8,8%. Điều này chứng tỏ Công ty

kinh doanh rất có hiệu quả. Tăng doanh thu giảm tối thiểu chi phí, Công ty đang trên đà phát triển toàn diện.

2.2. Thực trạng sử dụng Tài sản lu động tại Công ty Sách và Thiết bị trờng học Hà Nội.

2.2.1. Cơ cấu Tài sản lu động.

Bảng cơ cấu Tài sản lu động của Công ty.

Năm 2003 2004 2004/2003

Chỉ tiêu tr.d % tr.d % ± %

I. Tiền 3.924 32,7 4.267 33,5 343 108,7

II. Các khoản phải thu 5.891 49,1 6.106 48 215 103,6

1. Phải thu khạc hàng 2904 49,3 2949 48,3 45 101,6

2. Phải thu nội bộ 1208 20,5 1124 18,4 -84 93,01

3. Phải thu khác 1.779 30,2 2.033 33,3 254 114,3

III. Hàng tồn kho 2.173 18,1 2352 18,50 179 108,2

1. nguyên vật liệu tồn kho 1434 66 1505 64 71 105

2. CPSXKD dở dang 334,6 15,4 385,8 16,4 51 115,3

Tổng cộng 11.988 12719 731 106,1

Để theo dõi đánh giá cơ cấu TSLĐ và sự biến động của nó trong những năm vừa qua ta căn cứ vào bảng trên. Bảng này phản anh rõ ràng 4 thành phần cấu thành nên TSLĐ thì khoản mục phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, thờng từ 49% tổng TSLĐ trở lên mỗi năm, năm 2002 phải thu chiếm tỷ trọng cao nhất là 50,5%. Trong các khoản phải thu, khoản phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn, trên dới 50% tổng các khoản phải thu, trên 40% tổng TSLĐ. Tuy nhiên, khoản phải thu khách hàng có xu hớng giảm xuống, giảm từ 50,5% xuống 49,3% tuy nhiên tỷ lệ này giảm xuống không nhiều. Nguyên nhân do mặt hàng kinh doanh của Công ty là sách giáo khoa và khách hàng thờng là các công ty sách và các tr- ờng học trên cả nớc. Việc mua hàng thờng xuyên chậm lại do việc các công ty và trờng học này sẽ bán lại sách và thiết bị cho khách hàng là học sinh và phụ huynh hoc sinh. Nên các khoản tiền hàng này thờng bị chậm lại. Các khoản phải thu nội bộ và phải thu khác cũng chiếm tỷ trọng tơng đối cao trong tổng TSLĐ. Khoản phải thu cao từ 50% tuy nhiên so với đặc thù kinh tế mặt hàng kinh doanh của

Công ty nhu vậy cũng là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, đây vẫn là điều bất lợi cho việc quay vòng vốn của công ty. Công ty cần có biện pháp để điều chỉnh nếu không muốn bị chiếm dụng vốn trong các năm tiếp theo.

Khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ lớn thứ hai trong tổng TSLĐ nhng cũng chỉ khoảng trên dới 18%, thấp hơn so với tỷ trọng khoản phải thu. Tỷ trọng hàng tồn kho này khá hợp lý so với hình thức kinh doanh của Công ty. Do loại hàng sách giáo khoa và thiết bị trờng học thờng bán theo mùa vụ. Đặc biệt Công ty hoạt động với cờng độ cao vào các tháng chuẩn bị cho học sinh đến trờng. Còn các tháng còn lại hoạt động của công ty có phần giảm đi. Sách và thiết bị chủ yếu đợc