IV Tài sản cố định
2.2.1.2,Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn
Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn được lập ở cỏc bộ phận khỏc nhau trong cụng ty , hay từ bờn ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toỏn cụng ty. Bộ phận kế toỏn kiểm tra những chứng từ kế toỏn đú và chỉ sau khi kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng những chứng từ đú để ghi sổ kế toỏn và cần phải luõn chuyển chứng từ kế toỏn một cỏch khoa học và hợp lý.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn bao gồm cỏc bước sau : - Lập chứng từ kế toỏn, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toỏn.
- Kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toỏn hoặc trỡnh Giỏm đốc cụng ty ký duyệt.
- Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, định khoản và ghi sổ kế toỏn. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn.
=> Ưu điểm và nhược điểm của tổ chức vận dụng chứng từ kế toỏn tại cụng ty
• Ưu điểm :
Chi nhỏnh tổ chức ỏp dụng cỏc mẫu chứng từ tương đối đầy đủ theo đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh, riờng húa đơn bỏn hàng thỡ đăng ký sử dụng theo đặc thự của cụng ty để quảng bỏ thương hiệu, giới thiệu cụng ty nờn rất phự hợp, linh động.
Cỏc chứng từ được đỏnh số liờn tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất… nờn rất dễ dàng kiểm tra, trỏnh tỡnh trạng mất mỏt cú thể xảy ra.
Cỏc húa đơn tiền điện sử dụng tại chi nhỏnh rất nhiều nờn chi nhỏnh đó ký hợp đồng thanh toỏn với cụng ty Điện Lực bằng ủy nhiệm thu nờn giảm bớt khối lượng cụng việc cho kế toỏn tổng hợp.
• Nhược điểm :
Một số tài sản cốđịnh hỡnh thành do đầu tư xõy dựng cơ bản nhưng vẫn cũn thiếu biờn bản giao nhận tài sản cố định làm chứng từ khi đầu tư xõy dựng cơ bản hoàn thành để ghi tăng tài sản cốđịnh.
Một số húa đơn bỏn hàng do số lượng hàng thỏng in nhiều nờn thường bị ký sút, cỏc húa đơn mua hàng từ cụng ty chuyển xuống cũn thiếu chữ ký của người mua hàng.
Cỏc húa đơn bỏn hàng được cỏc kế toỏn cụng nợ lập khi xỏc nhận cụng nợ hoàn thành rồi in nờn thường qua mấy ngày của thỏng sau mới hoàn thành và chuyển cho kế toỏn tổng hợp để kiểm tra làm bỏo cỏo thuế nờn thường cụng việc dồn vào cuối thỏng và qua mấy ngày đầu thỏng sau.
Một số chứng từ thanh toỏn nội bộ như húa đơn mua vật liệu của chi nhỏnh, cụng ty thanh toỏn hộ vẫn cũn thiếu chứng từ thanh toỏn hộ như phiếu chi tiền mặt hay giấy bỏo cú của ngõn hàng nờn chưa thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu giữa kế toỏn chi nhỏnh và kế toỏn cụng ty.
Cỏc húa đơn của điện lực Biờn Hũa cung cấp cho chi nhỏnh đều ghi địa chỉ nơi đặt đồng hồ điện nờn khụng đỳng theo quy định về húa đơn chứng từ theo quy định ( dẫn chứng húa đơn số 1075452 ngày 15 thỏng 04 năm 2009 để minh họa), hơn nữa việc thanh toỏn bằng ủy nhiệm thu nờn cụng việc kiểm tra chứng từ của kế toỏn thường là sau khi thanh toỏn xong, nếu cú sai xút xảy ra thường khụng được phỏt hiện ngay.
( Nguồn : Phũng kế toỏn – Chi nhỏnh cụng ty TNHH Cụng Nghệ Việt Thành) [1]