III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠ
1 Hệ thống kế hoạch hiện nay của công ty cổ phần 26
Lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp là sắp xếp những công việc sẽ phải thực hiện trong thời gian kỳ kế hoạch bao gồm các chỉ tiêu chủ yếu: sản xuất cái gì, sản lượng bao nhiêu, sản xuất trong bao lâu, số lao động cần thiết, tổng số vốn cần đầu tư, doanh thu, nộp ngân sách, lợi nhuận…ở công ty cổ phần 26 việc lập kế hoạch được tiến hành theo từng giai đoạn. Hiện nay việc lập kế hoạch sản xuất của công ty được chia làm hai loại chủ yếu sau:
- Kế hoạch ngắn hạn: Kế hoạch tháng, quý.
- Kế hoạch dài hạn: Kế hoạch cho từng năm tài chính “ kế hoạch hằng năm”.
2. Quy trình lập kế hoạch sản xuất của công ty cổ phần 26.
Trình tự lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần 26 có thể được biểu diễn trình tự theo sơ đồ sau:
Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh Xác định các căn cứ lập kế hoạch Lập kế hoạch sản xuất tổng thể Phê
Chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc
Ban nghiệp vụ của các xí nghiệp
Giám đốc xí nghiệp
Cán bộ vật tư và thủ kho mỗi xí nghiệp
Các phòng ban toàn công ty
Hình 8: Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần 26.
Nguồn: Phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh - Bước 1: Xác định căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm
Để lập được một bản kế hoạch khả thi thì khâu xác định căn cứ lập kế hoạch phải được xác định là bước tiên quyết. Nếu các căn cứ của kế hoạch được xác định đúng và đầy đủ thì các chỉ tiêu kế hoạch lập ra mới có tính khả thi và hiệu quả.
Bản kế hoạch của công ty cổ phần 26 được xây dựng dựa trên những căn cứ chủ yếu sau:
1. Căn cứ vào chỉ thị của Bộ Quốc phòng:
Tổ chức thực hiện
Lập kế hoạch sản xuất theo tháng
Lập kế hoạch nhu cầu vật tư
Kiểm tra và thực hiện kế hoạch
Phê duyệt
Hàng năm, Bộ Quốc phòng sẽ giao xuống cho công ty sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của Bộ.
Ví dụ: Liên tục trong các năm 2001 - 2006 công ty được giao nhiệm vụ là phục vụ dự án 678/ BQP bao gồm: DA3/678 và DA8/678 ( sản xuất lắp đặt các hạng mục đồ gỗ công trình Sở chỉ huy khu A và B - cơ quan BQP. Đây là một công trình có tầm vóc to lớn, trong khi XN 26.4 trực tiếp thực hiện thì điều kiện cơ sở vật chất ban đầu rất khó khăn, nhỏ bé, chưa bao giờ đảm nhận một nhiệm vụ lớn như vậy, với yêu cầu kỹ thuật, chất lượng nghiêm ngặt, tiến độ khẩn trương, hết sức khó khăn. Đứng trước yêu cầu nhiệm vụ cấp trên giao, Đảng ủy chỉ huy công ty, CBNV các phòng nghiệp vụ, trực tiếp là CBCNV XN 26.4 đã xác định rõ trách nhiệm được giao, xác định quyết tâm phấn đấu vượt khó khăn hoàn thành nhiệm vụ. Công ty đã triển khai thực hiện nhiều giải pháp từ việc tổ chức khai thác gỗ, đầu tư thiết bị, nhà xưởng, tuyển thêm lao động, thay đổi phương thức quản lý… Công ty luôn đặt mục tiêu là hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ quốc phòng thường xuyên cũng như đột xuất, sản xuất quốc phòng là nhiệm vụ chính trị số một, sản xuất kinh tế hỗ trợ, ổn định tình hình khi có biến động của hàng quốc phòng và sẵn sàng đưa gia công hàng kinh tế khi hàng quốc phòng lớn.
Từ khi công ty cổ phần hóa, các đơn hàng sản xuất quốc phòng vẫn được duy trì với giá trị ổn định, nhưng các sản phẩm quốc phòng truyền thống từng bước thực hiện đấu thầu cạnh tranh. Vì thế, công ty phải xác định được khả năng thắng thầu để dự tính được sẽ sản xuất gì, sản lượng bao nhiêu về hàng quốc phòng cho năm kế hoạch.
2. Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường.
Đối với doanh nghiệp hoạt động và kinh doanh trong nền kinh tế thị trường thì thị trường là một căn cứ vô cùng quan trọng và có ý nghĩa sống còn với sự tồn tại của doanh nghiệp. Đặc biệt từ sau khi cổ phần hóa, công ty không những phải cạnh tranh đối với các mặt hàng kinh tế mà còn phải cạnh tranh với cả các đơn hàng quốc phòng. Vì vậy, tìm hiểu nghiên cứu thị trường là vô cùng quan trọng, và rất khó trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập như hiện nay.
Thông qua nghiên cứu thị trường, công ty nắm được biến động của nền kinh tế ảnh hưởng như thế nào tới giá cả nguyên vật liệu, giá cả sản phẩm sản xuất ra… nghiên cứu để biết được nhu cầu tiêu thụ mặt hàng, biết được những thay đổi của thị hiếu…cũng như nghiên cứu đối thủ cạnh tranh.
Những nhận định về thị trường không chỉ là căn cứ giúp công ty xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể mà còn là căn cứ để công ty có những điều chỉnh kịp thời, phù hợp để bản kế hoạch khả thi hơn.
3. Căn cứ tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong năm trước và những định
hướng phát triển của công ty trong năm kế hoạch.
Đây cũng là một trong những căn cứ quan trọng hàng đầu trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể của công ty.
Công ty tính toán tình hình thực hiện kế hoạch năm trước đạt bao nhiêu %, tìm hiểu cụ thể xí nghiệp nào, sản phẩm nào không đạt chỉ tiêu và tìm hiểu rõ nguyên nhân. Từ đó rút ra kinh nghiệm và bổ sung cho việc lập kế hoạch năm sau. Về cơ bản bản kế hoạch năm kế hoạch được xây dựng trên chỉ tiêu của kế hoạch năm trước, có điều chỉnh, theo định hướng phát triển của công ty, theo biến động thị trường và khả năng sản xuất hiện tại của công ty.
4. Căn cứ vào nguồn lực hiện có của công ty.
Nguồn lực doanh nghiệp bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn lực về tài chính, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, khoa học công nghệ…Đây chính là yếu tố giới hạn mong muốn của doanh nghiệp. Công ty phải cân đối giữa khả năng hiện có với nhu cầu đầu tư. Từ đó quyết định quy mô sản xuất và nếu không đáp ứng được thì có nên thuê ngoài hay không?...
Năm 2006 để đáp ứng yêu cầu về tiến độ sản xuất, lắp dựng các sản phẩm đồ gỗ phục vụ DA8/678 công ty đã triển khai kế hoạch hợp tác sản xuất với công ty Minh Giang ( cơ sở chế biến gỗ ở địa bàn tỉnh Hà Tây cũ) một số cung đoạn sản xuất chế biến ban đầu của sản phẩm, góp phần đẩy nhanh tiến độ.
5. Căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam đều phải tuân thủ và chấp hành pháp luật và các quy định được đặt ra. Đó là các quy
định về thuế, tiền lương trả cho người lao động, về an toàn vệ sinh lao động. Doanh nghiệp phải nắm được những thay đổi để điều chỉnh phù hợp
Qua những căn cứ trình bày trên đây có thể thấy rằng căn cứ lập kế hoạch sản xuất của công ty cổ phần 26 là khá đầy đủ, khoa học, đảm bảo tính khả thi của các chỉ tiêu kế hoạch. Tuy nhiên việc vận dụng những căn cứ này vào tính toán các chỉ tiêu còn nhiều hạn chế như là: công tác nghiên cứu thị trường của công ty còn yếu kém. Việc vận dụng những căn cứ trên vào xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch còn rời rạc, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban.
- Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất tổng thể.
Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ tổng hợp và phân tích những căn cứ trên, sau đó sẽ xây dựng bản kế hoạch sản xuất tổng thể cho công ty rồi trình Tổng giám đốc và chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt.
- Bước 3: Phê duyệt kế hoạch.
Bản kế hoạch sản xuất tổng thể được trình lên Tổng giám đốc và chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt. Khi được thông qua, Tổng giám đốc sẽ giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất xuống cho các xí nghiệp thành viên.
- Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch.
+ Về hàng quốc phòng: Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt, công ty sẽ giao chỉ tiêu về nhiệm vụ quốc phòng cho từng xí nghiệp thành viên gồm: giá trị, sản lượng, chủng loại sản phẩm, tiến độ, địa điểm giao hàng để đơn vị chủ động thực hiện.
Các xí nghiệp thành viên phải tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất hàng quốc phòng. Coi đây là nhiệm vụ chính trị hàng đầu. Nếu có phát sinh ngoài kế hoạch phải có báo cáo kịp thời cho các phòng nghiệp vụ, Tổng giám đốc để có biện pháp giải quyết. Xí nghiệp thành viên được hoàn toàn chủ động, phối hợp các xí nghiệp thành viên khác và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện hoàn thành đúng tiến độ các kế hoạch được giao đảm bảo đủ, kịp thời và chất lượng.
Các xí nghiệp thành viên chịu trách nhiệm liên hệ và thực hiện nhập kho, cấp phát thẳng với các đơn vị theo kế hoạch đảm bảo cỡ số, thời gian, thủ tục xuất hàng, thủ tục thanh toán và thông báo về phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh và phòng tài chính kế toán.
+ Về hàng kinh tế: Trên cơ sở chỉ tiêu kế hoạch được tổng giám đốc giao, các đơn vị chủ động tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng và được quyền tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng. Việc phân cấp thương thảo và tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế được thực hiện theo quy chế quản lý hợp đồng.
Giám đốc các xí nghiệp thành viên phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng do đơn vị mình sản xuất theo đúng các chỉ tiêu, thông số kỹ thuật được phê duyệt hoặc theo hợp đồng với khách hàng.
- Bước 5: Kế hoạch sản xuất theo tháng.
Hàng tháng trước ngày 25, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý do công ty giao và xí nghiệp tự khai thác, ban nghiệp vụ cân đối năng lực, xây dựng kế hoạch sản xuất cho tháng sau theo biểu mẫu
Kế hoạch sản xuất kinh doanh Tháng…năm…
STT Tên chỉ tiêu Đơn vị tính Sản xuất Tiêu thụ Ghi chú
I Giá trị
II Sản phẩm
- Bước 6: Phê duyệt.
Sau khi giám đốc xí nghiệp phê duyệt và gửi về phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh kiểm tra, tổng hợp báo cáo Tổng giám đốc công ty phê duyệt giao nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện theo biểu mẫu.
Thông báo kế hoạch sản xuất kinh doanh Tháng…năm…
Căn cứ vào ….
Tổng giám đốc công ty thông báo kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng… cho các xí
nghiệp thành viên như sau
1. Phần số liệu
Hàng quốc phòng Hàng kinh tế Tổng
Tổng
2. Lưu ý.
Nếu trường hợp do yêu cầu sản xuất gấp của khách hàng hay do nhu cầu khác thì phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh phối hợp với ban nghiệp vụ cân đối năng lực, giao kế hoạch bổ sung cho xí nghiệp thực hiện.
Kế hoạch sản xuất bổ sung Căn cứ….
Đề nghị đơn vị sản xuất bổ sung các sản phẩm sau: 1. Tên và số lượng sản phẩm.
STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 2. Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất…
3. Mẫu, thông số kỹ thuật và kiểu dáng…. 4. Thời hạn giao hàng…/…/….
5. Địa điểm giao hàng… - Bước 7: Kế hoạch nhu cầu vật tư.
Căn cứ vào thông báo kế hoạch sản xuất đã được Tổng giám đốc phê duyệt, căn cứ vào định mức vật tư kỹ thuật do phòng kỹ thuật công nghệ ban hành.
+ Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh / ban nghiệp vụ lập nhu cầu vật tư trình Tổng giám đốc/ giám đốc xí nghiệp phê duyệt
+ Ban nghiệp vụ các xí nghiệp thành viên lập phiếu giao kế hoạch sản xuất của tháng ( hay bổ sung) cho các xưởng thực hiện.
Căn cứ vào kế hoạch được giao, các xưởng lập phiếu yêu cầu vật tư, công cụ dụng cụ sản xuất.
Cuối cùng phòng kế hoạch kinh doanh lại tổng hợp lại xây dựng kế hoạch tạo nguồn vật tư, đáp ứng nhu cầu của kế hoạch sản xuất.
Mỗi xí nghiệp đều có cán bộ vật tư, thủ kho chuyên trách, thực hiện cấp phát theo đúng quy định. Hàng tháng có tổng hợp báo cáo về số lượng nhập, xuất, tồn trong tháng.
Do đó chủ động được trong việc điều chỉnh vật tư tồn, gối xây dựng phương án xứ lý những vật tư tồn đọng và đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất thường xuyên cũng như các đơn hàng đột xuất
- Bước 8: Kiểm tra và thực hiện kế hoạch.
Căn cứ vào kế hoạch Tổng giám đốc giao, các phòng công ty theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và hỗ trợ các đơn vị thực hiện kế hoạch theo từng lĩnh vực liên quan.
Hàng tháng các xí nghiệp phải báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình cho công ty thông qua văn bản. Sau đó, các phòng, ban sẽ báo cáo lên Tổng giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch để có những giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Như vậy, qua các phân tích, đánh giá có thể thấy quy trình lập kế hoạch sản xuất của công ty cổ phần 26 có một số ưu điểm và nhược điểm như sau:
* Ưu điểm:
- Xét về mặt lý thuyết quy trình đã bao gồm những bước cơ bản nhất, tuần tự và khoa học. Quy trình đi từ lập kế hoạch sản xuất tổng thể trên cơ sở các căn cứ được xác định. Sau đó được đánh giá, kiểm tra và điều chỉnh. Tiếp đến các chỉ tiêu được giao từ trên xuống cho các đơn vị thành viên thực hiện. Các đơn vị thành viên lại trên cơ sở nhiệm vụ được giao lại lập kế hoạch sản xuất theo từng tháng và trình để được phê duyệt , điều chỉnh, bổ sung.
- Quy trình này đáp ứng được những yêu cầu cơ bản về hoạt động kế hoạch hóa của một doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm riêng có về ngành nghề, về vốn, trang thiết bị của công ty.
- Quy trình này thể hiện là một công cụ quản lý hữu hiệu cho phép ban lãnh đạo có thể kiểm tra, theo dõi cụ thể sát sao hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mình. Từ đó kịp thời có những điều chỉnh kịp thời với những thay đổi bất thường xảy ra.
- Quy trình lập kế hoạch mang tính hệ thống, từ trên giao chỉ tiêu xuống, từ dưới lập kế hoạch gửi lên trên tổng hợp phê duyệt, và đã có sự phối hợp giữa các phòng chức năng. - Các căn cứ xây dựng kế hoạch được xác định tương đối đầy đủ.
* Nhược điểm:
- Trong bản kế hoạch sản xuất tổng thể của công ty chưa đề cập tới xây dựng và lựa chọn các phương án sản xuất tối ưu. Trong nền kinh tế thị trường thì việc đưa ra và lựa
chọn các phương án tối ưu giúp hoạt động của doanh nghiệp linh động hơn và chủ động với những biến động của thị trường.
- Công tác đánh giá, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch chưa thực sự sát sao.
- Khâu lập kế hoạch dựa trên căn cứ nghiên cứu thị trường còn yếu kém, mới chỉ dừng lại ở bước nghiên cứu thị trường chưa có những dự đoán về sự thay đổi của thị trường để từ đó đưa ra những phương án ứng phó kịp thời.
- Các quy trình của bản lập kế hoạch được đưa ra thực tế chưa được áp dụng đầy đủ, vẫn chỉ mang tính hình thức.
3. Nội dung của kế hoạch sản xuất.
Như đã trình bày ở trên, bản kế hoạch của công ty bao gồm kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch sản xuất theo tháng và kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (nội dung của bản kế hoạch theo tháng và kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu đã được trình bày trong phần
