III/ Kế toán chi tiết vậtliệu, công cụ dụng cụ.
2. Hạch toán chi tiết vậtliệu, dụng cụ.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho cho từng thứ, từng loại về cả số l- ợng, chất lợng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ sẽ đáp ứng đợc những yêu cầu này.
Hiện nay, trong doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện một trong các phơng pháp sau:
- Theo phơng pháp này , ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày của từng thứ, vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng loại (danh điểm ) vật liệu ở từng kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất - thủ kho ghi vào thẻ kho,s au khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chúng , cuối ngày tính ra số tồn kho . Sau đó tập hợp và phân loại các chứng từ rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận chứng từ .
- ở phòng kế toán : Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng và giá trị của từng vật liệu . Sổ chi tiết vật liệu đợc kết cấu nh thẻ kho nhng có thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lợng , giá trị cho từng danh điểm vật liệu.
- Hàng ngày, sau khi nhận các chứng từ ở kho , kế toán phải kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi chép trên sổ sách .
Định kỳ tiến hành kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có những yêu điểm nhợc điểm sau :
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ, đơn giản dễ dàng , kiểm tra đối chiếu số liệu , qủan lý chặt chẽ sự biến động của vật liệu theo số lợng và giá trị của chúng.
+ Nhợc điểm : ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lợng công việc ghi chép lớn, nên chủng loại vật t nhiều việc xuất nhập cồng kềnh, chậm và hạn chế tính kiểm tra kịp thời của kế toán , công việc thờng dồn vào cuối tháng.
Sổ ( thẻ ) kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết
Vật liệu 2.2Phơng pháp đối chiếu luân chuyển
- ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giống nh ở phơng pháp thẻ song song.
- ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép và phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng cũng nh số tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật t theo chỉ tiêu số lợng và gía trị. Số đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm, mỗi loại vật liệu ở từng kho đợc ghi vào từng dòng trong sổ . Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ, phân loại chứng từ theo từng thứ tự vật liệu rồi lập ra bảng kê nhập - xuất- tồn kho bằng cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán dùng số liệu này để đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp.
Những u điểm nhợc điểm
+ Khối lợng ghi chép giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhợc đỉêm : việc ghi chép vốn trùng lặp, công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra không kịp thời , hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm.
Sổ đối chiếu luân chuyển : Danh
điểm Loại vật liệu Đơn vị Số d đầu tháng SL TT
Sơ đồ :
Thẻ kho
chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất lu chuyển
Tổng hợp 2.3 / Phơng pháp sổ số d
Đặc điểm của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán. Trên cơ sở đó , ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt gía trị, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp nh hai phơng pháp trên . Mặt khác tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho. Đảm bảo số lợng chính xác, kịp thời.
ở kho : Hàng ngày ,hoặc định kỳ từ 3-5 ngày sau khi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập - xuất phát sinh trong ngày trong kỳ, phân loại theo từng loại vậ liệu, dụng cụ. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi rõ số lợng, số liệu chứng từ của mỗi nhóm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d kế toán mở cho từng kho ghi cả năm . Ghi số d xong , thủ kho chuyển giao cho kế toán và tính thành tiền.
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách kho nào phải thờng xuyên từ 3-5 ngày xuống kho một lần để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhập chứng từ.
ở phòng kế toán : Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ ( theo giá hạch toán ) tổng cộng số tiền và ghi chép vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ , đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn .
Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật liệu đợc mở cho từng kho , mỗi kho một cột. Số cột trong các phần nhập - xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào quy định của kế toán xuống kho thu nhận chứng từ . Cơ sở để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất.
Cuối tháng ,sau khi tính giá và ghi sổ số tiền nhập - xuất cuôi cùng trong tháng vào bảng,kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhóm hay từng loại trên bảng luỹ kế. Đồng thời , kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu nhập-xuất kho trong tháng theo từng nhóm loại vật liệu ở bảng luỹ kế nhập- bảng luỹ kế xuất để ghi vào bảng kẻ tổng hợp nhập xuất -tồn kho vật liệu . Sau đó ,kế toán tính ra số tiền của từng nhóm ,loại vật liệu và ghi ngay vào bảng kẻ tổng hợp này.
Mặt khác ,cuối tháng khi nhận số d do thủ kho chuyển đến ,kế toán thực hiện tính giá thứ nhóm của từng loại vật liệu tồn kho theo giá hạch toán trên cơ sở đơn giá hạch toán để ghi vào sổ số d. Số liệu ở sổ số d đợc đối chiếu với số liệu ở bảng kê nhập -xuất -tồn kho vật liệu về giá trị của từng nhóm loại vật liệu tồn kho cuối tháng.Số liệu ở bảng kê nhập -xuất -tồn kho vật liệu phải đợc đối chiếu với số liệu ở sổ kế toán tổng hợp .
- Những u và nhợc điểm của phơng pháp sổ số d:
*Ưu điểm: Giảm đợc số lợt ghi sổ kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị và theo loại ,nhóm vật .Công việc đợc tiến hành đều trong tháng , tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp ,đảm bảo tính chính xác cao .
*Nhợc điểm:Việc theo dõi chi tiết từng nhóm ,loại vật liệu có trờng hợp sai sót ,nhầm lẫn thì việc đối chiếu ,kiểm tra , phát hiện tơng đối phức tạp .
*Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật t khá lớn ,việc nhập -xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên hàng ngày , đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán ,hệ thống danh điểm vật liệu , trình độ của cán bộ quản lý và kế toán không thấp ,thủ kho có trách nhiệm cao.Có nh vậy mới đảm bảo tránh đợc sự nhầm lẫn sai sót.
Sơ đồ :
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ Sổ số d Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng kê nhập Bảng tổng hợp Bảng kê xuất N - X - TK
NLVL là tài sản lu động , thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp,việc mở tài khoản tổng hợp,ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hang tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng vào doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Phong pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất-tồn kho các loại vật liệu,thành phẩm, công cụ dụng cụ... trên các tài khoản và sỗ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập-xuất hàng tồn kho. Nh vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối t- ợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập-xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hành tồn kho ma chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối tháng căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hangtồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căncứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng có nhu cầu khác nhau. Phơng pháp này đợc áp dụng trong những doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.
A. Kế Toán tổng hợp NLVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.