4.1 Phương phỏp tương tự
Đõy là một phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành cụng và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cỏc cơ cấu tổ chức cú sẵn. Những cơ cấu tổ chức cú trước này cú những yếu tố tương tự với cơ cấu quản lý sắp hỡnh thành. Cơ sở phương phỏp lý luận để xỏc định sự tương tự là sự phận loại cỏc đối tượng quản lý căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Chẳng hạn: tớnh đồng nhất về kết quả cuối cựng của hoạt động quản lý (sản phẩm, quy trỡnh cụng nghệ… giống nhau); tớnh đồng nhất về cỏc chức năng quản lý được thực hiện; tớnh gần nhau về lónh thổ; đặc điểm ngành kinh tế- kỹ thuật… Ưu điểm nổi bật của phương phàp này là quỏ trỡnh hỡnh thành cơ cấu nhanh, chi phớ để thiết kế cơ cấu ớt, thừa kế cú phõn tớch những kinh nghiệm quý bỏu của quỏ khứ. Tuy nhiờn, sự sao chộp mỏy múc kinh nghiệm, thiếu phõn tớch những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa. Đõy là phương phỏp đó được ỏp dụng khỏ phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước.
Đõy là một phương phỏp khoa học được ứng dụng rộng rói cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương phỏp này thường được chia thành ba giai đoạn (sơ đồ dưới)
Sơ đồ: Logic của việc hỡnh thành cơ cấu theo phương phỏp phõn tớch theo yếu tố
4.2.1 Đối với việc hoàn thiện cỏc cơ cấu tổ chức đang hoạt động
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành được bắt đầu bằng cỏch nghiờn cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện hành và tiến hành đỏnh giỏ hoạt động của nú theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đú, người ta biểu thị cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành và cỏc bộ phận của nú dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ sẽ chỉ rừ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và cỏc chức năng mà nú phải thi hành. Nội dung phõn tớch đối với cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm:
- Phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng đó quy định cho từng bộ phận, từng nhõn viờn của bộ mỏy quản lý.
Xõy dựng sơ đồ cơ cấu tổng quỏt Xỏc định những kết
luận cú tớnh chất nguyờn tắc của cơ cấu
Xỏc định mối liờn hệ giữa cỏc bộ phận
Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức
quản lý
Xỏc định những đặc trưng của cỏc yếu tố
cơ cấu Xỏc định cỏc th nh à phần cho cỏc bộ phận cơ cấu Giai đoạn 1 Giai đoạn 3 Giai đoạn 2 Phương phỏp phõn tớch theo yếu tố
- Phõn tớch khối lượng cụng tỏc thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phỏt hiện khõu yếu trong việc phõn bố khối lượng cụng việc quản lý.
- Phõn tớch tỡnh hỡnh phõn định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trỏch nhiệm cỏ nhõn, mối quan hệ ngang dọc trong cơ cấu.
- Phõn tớch việc chia quyền hạn và trỏch nhiệm cho cỏc bộ phận, cỏc cấp quản lý.
- Phõn tớch việc thực hiện cỏc văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của cỏc cơ quan quản lý vĩ mụ và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp.
- Phõn tớch tỡnh hỡnh tăng giảm số lượng và tỷ lệ cỏn bộ, nhõn viờn giỏn tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lương cỏn bộ giỏn tiếp trong giỏ thành sản phẩm.
- Phõn tớch sự phự hợp giữa trỡnh độ cỏn bộ, nhõn viờn quản lý hiện cú (cơ cấu trỡnh độ ngành nghề) với yờu cầu cụng việc.
- Phõn tớch điều kiện làm việc, hợp lý hoỏ lao động và cơ khớ hoỏ lao động của cỏn bộ và nhõn viờn quản lý.
- Phõn tớch những yếu tố khỏch quan cú tỏc động tớch cực và tiờu cực đến việc duy trỡ sự ổn định của quản lý doanh nghiệp.
Kết quả phõn tớch là những nhõn xột, đỏnh giỏ mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trờn cơ sở đú dự thảo cơ cấu tổ chức mới. Để đỏnh giỏ chớnh xỏc, phải chấp nhận một loạt những kết luận cú tớnh nguyờn tắc, chi phối hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, đú là:
+ Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực hiện nghiờm ngặt chế độ thủ trưởng và trỏch nhiệm cỏ nhõn.
+ Cơ cấu quản lý bảo đảm sự cõn xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc cỏn bộ quản lý, thể hiện sự phõn cấp và phõn bố hợp lý cỏc chức năng quản lý. Điều đú cho phộp cỏn bộ quản lý cú thể độc lập giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng của mỡnh.
+ Trong quỏ trỡnh hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý khụng để được bỏ sút chức năng, cũng khụng để xảy ra tỡnh trạng cựng một chức năng lại được giao
cho hai hay nhiều bộ phận cựng thực hiện. Trường hợp cú một số chức năng cú mối liờn hệ mật thiết với nhau thỡ giao cho một bộ phận đảm nhiệm thực hiện số chức năng đú.
+ Trong cơ cấu tổ chức quản lý cỏc mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhõn viờn thừa hành nhất thiết phải được xỏc định rừ ràng. Mỗi nhõn viờn chỉ cú thể cú một người chỉ huy để nhận chỉ thị trực tiếp để bỏo cỏo kết quả cụng việc.
+ Rỳt gọn đến mức cho phộp những thang bậc quản lý cũng như số lượng cỏn bộ và nhõn viờn quản lý. Nhờ đú, mà phỏt hiện kịp thời những vần đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh quản lý.
+ Cơ cấu tổ chức quản lý phải được thiết kế và thực hiện một thời gian dài, chỉ nờn thay đổi khi nào thật sự cần thiết, do mục tiờu quản lý đũi hỏi.
+ Cơ cấu tổ chức quản lý phải cú khả năng thớch nghi với những điều kiện vốn cú trong phạm vi quản lý của mỡnh. Đú là sự thống nhất giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý. Dự cho một cơ cấu tổ chức hợp lý như thế nào đi nữa, nú vẫn khụng tớnh hết được tất cả những tỡnh huống bất ngờ cú thể xảy ra do hoàn cảnh bờn ngoài và bờn trong tỏc động đến. Cơ cấu tổ chức quản lý năng động, mềm dẻo, co dón càng thớch dụng với nền kinh tế thị trường đầy trắc trở và biến động
+ Trong quỏ trỡnh dự thảo cơ cấu tổ chức quản lý cần thu hỳt sự tham gia của cỏn bộ, nhõn viờn trong doanh nghiệp. Tinh thần chủ động cho phộp họ giải quyết tổng hợp, đỳng đắn hơn cỏc vấn đề đặt ra.
Giai đoạn cuối cựng trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành là bổ sung, thay đổi cỏn bộ, xõy dựng cỏc thủ tục, quy tắc hoạt động cho từng bộ phận và cho từng doanh nghiệp và cho cỏc nhõn viờn thừa hành chủ chốt.
4.2.2 Trường hợp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý mới
Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cỏc cơ quan quản lý vĩ mụ, những quy định cú tớnh chất luật phỏp để xõy dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tổng quỏt và xỏc định cỏc đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức quản lý này. Kết quả thực hiện giai đoạn một là xõy dựng mục tiờu
của tổ chức; xõy dựng cỏc phõn hệ chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiờu; phõn cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản lý; xỏc lập cỏc mối quan hệ cơ bản giữa cỏc bộ phận và cỏc cơ quan cấp trờn, cỏc đơn vị hiệp tỏc bờn ngoài; xỏc định cỏc nhu cầu đảm bảo cỏn bộ và thụng tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề cú tớnh chất định tớnh đối với cơ cấu tổ chức quản lý.
Bước 2: Xỏc định cỏc thành phần, cỏc bộ phận của cơ cấu tổ chức và xỏc lập cỏc mối quan hệ giữa cỏc bộ phận ấy. Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xõy dựng phõn hệ trực tuyến, phõn hệ chức năng và chương trỡnh mục tiờu. Cơ sở để xỏc định cỏc thành phần bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyờn mụn hoỏ hoạt động quản lý sự phõn cấp và phõn chia hợp lý cỏc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho cỏc bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phõn tớch cỏc dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.
Bước 3: Những cụng việc cụ thể ở bước này là phõn phối và cụ thể hoỏ cỏc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lượng cỏn bộ, trong cơ cấu tổ chức quản lý. Từ đú, xõy dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao.