Thủ tục lμ vấn đề cơ bản đầu tiên trong hình thức đấu thầu. Vậy chủ đầu t− phải xem xét, hiểu biết rõ về quyền vμ trách nhiệm của mình trong công tác đấu thầu để tránh các tr−ờng hợp đấu thầu sai quy định, sai thẩm quyền (v−ợt thẩm quyền, vi phạm quy chế quản lý về đấu thầu,…). Các gói thầu chủ đầu t−
dự tính thực hiện bằng hình thức chỉ định thầu, chμo giá cạnh tranh, đấu thầu hạn chế cần xác định ngay tr−ớc khi thực hiện nội dung sau:
• Chủ đầu t− đ−ợc tự quyết định hình thức đấu thầu nμo, hình thức đấu thầu nμo cần phải xin ý kiến của các cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhμ
n−ớc về đấu thầu. Nếu hình thức đấu thầu cần phải có ý kiến của cơ quan chủ quản thì phải xin ý kiến chấp thuận bằng văn bản để thực hiện.
• Hồ sơ gói thầu do chủ đầu t− tự quyết định hay cơ quan quản lý nhμ
n−ớc quyết định. Nếu hồ sơ gói thầu cần có ý kiến của cơ quan quản lý nhμ
n−ớc thì phải tiến hμnh xin chấp thuận bằng văn bản. 3.3.4.2. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu.
Một trong những nguyên nhân thực hiện đấu thầu chậm trễ lμ do công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu không tốt. Trong đó, phần lớn do khâu lập thiết kế, dự toán không phù hợp.
Hồ sơ thiết kế kỹ thuật vμ dự toán th−ờng do t− vấn đảm nhiệm, do đó khi t− vấn thiết kế, lập dự toán không tốt sẽ tạo khó khăn trong thực hiện đấu thầu. Có thể lập dự toán quá thấp, khi đấu thầu nhμ thầu chμo giá cao thì phải tổ chức đấu thầu lại. Hoặc ng−ợc lại, lập dự toán quá cao, khiến gói thầu chỉ định thầu của chủ đầu t− phải chịu thiệt. Do đó, để nâng cao hồ sơ đấu thầu chủ đầu t− cần phải:
• Chỉ tiến hμnh chỉ định thầu gói thầu khảo sát, thiết kế, dự toán đối với những đơn vị t− vấn đã lμm cho mình tại những công trình tr−ớc đó một cách có hiệu quả vμ đảm bảo uy tín.
• Nếu gói thầu có giá trị lớn, lĩnh vực mới đối với chủ đầu t−, chủ đầu t−
cần tổ chức đấu thầu thiết kế để đảm bảo chất l−ợng thiết kế. Nếu cần thiết, có thể thuê đội ngũ t− vấn thiết kế n−ớc ngoμi có trình độ hơn thực hiện.
• Chủ đầu t− có thể tham khảo các đơn vị t− vấn do các cơ quan nhμ n−ớc quản lý chuyên ngμnh giới thiệu (Bộ Kế hoạch đầu t−, Bộ xây dựng, Sở Kế
hoạch đầu t−, Sở xây dựng…) để có căn cứ thực hiện khâu khảo sát, thiết kế, lập dự toán tốt nhất.
3.3.4.3. Thuê đội ngũ t− vấn có kinh nghiệm thực hiện công tác đấu thầu.
Chủ đầu t− nếu ch−a thật sự hiểu biết sâu về công tác đấu thầu th−ờng dễ dẫn đến những sai sót, vi phạm nguyên tắc đấu thầu vμ lμm ảnh h−ởng đến tiến độ thực hiện dự án. Vì vậy, trong những tr−ờng hợp đó, chủ đầu t− nên thuê đội ngũ t− vấn có kinh nghiệm thực hiện (từ lập hồ sơ mời thầu đến tổ chức mở thầu, xét thầu).
3.3.4.4. Tuyển chọn thμnh viên có năng lực cho Hội đồng đấu thầu. Thμnh viên hội đồng đấu thầu có vai trò rất quan trọng, đảm bảo công tác tổ chức đấu thầu đúng quy định, chọn đ−ợc nhμ thầu đúng chất l−ợng mong muốn của chủ đầu t−. Do đó, nguyên tắc chọn thμnh viên Hội đồng đấu thầu cần phải:
• Bảo đảm cơ cấu thμnh viên trong Hội đồng theo nguyên tắc: chủ động (Giám đốc, Phó Giám đốc), có khả năng quyết định về các lĩnh vực kỹ thuật, tμi chính nh− Kỹ s− tr−ởng, Kế toán tr−ởng…
• Tuyển chọn những thμnh viên am hiểu về thủ tục, trình tự đấu thầu, am hiểu lĩnh vực chuyên môn trong công tác đấu thầu nh− am hiểu về tμi chính, kỹ thuật, vμ có kiến thức xã hội trong ngμnh nghề quản lý, kinh doanh một cách sâu sắc.