II. Kiến nghị các giải pháp đối với Nhà nớc và công ty
1. Ký kết hợp đồng XNK có nội dung đầy đủ , chặt chẽ về khía cạnh pháp lý và kỹ thuật
1.2 Các biện pháp hạn chế tranh chấp khi thực hiện hợp đồn g:
1.2.1 Biện pháp hạn chế tranh chấp trong việc thuê phơng tiện vận chuyển :
Khi tiến hành thực hiện hợp đồng ngoại thơng theo điều kiện CIP , CIF thì công ty cần nắm đợc những thông tin về hãng tàu vận tải để có thể tin tởng hợp tác làm ăn , tránh đợc những sự lừa đảo khi thuê phuơng tiện vận tải . Công ty cần nắm đ- ợc những thông tin sau :
Lịch trình tàu đến , tàu đi là thông tin cần thiết mà công ty cần biết và một số thông tin sau :
- Uy tín của hãng tàu mà công ty thuê , công ty nên lựa chọn các hãng tàu đã có văn phòng đại diện tại Việt nam để tiện lợi trong quá trình giao dịch .
- Lịch sử con tàu cần thuê nh quốc tịch , tuổi tàu , trong quá trình vận chuyển đã gặp sự cố gì hay cha ?
- Lịch trình tàu chạy ( nếu thuê tàu chợ )
- Thuỷ thủ đoàn nếu thuê tàu chuyến ( kinh nghiệm đi biển của họ)
Nếu công ty không nắm đợc các thông tin trên sẽ khó tránh khỏi trờng hợp thuê nhầm con tàu đã già , quá cũ kỹ , không đủ khả năng đa hàng đến nơi một cách an toàn hoặc hàng hóa bị h hỏng ...gây ra tranh chấp .
* Biện pháp thu thập thông tin :
Công ty có thể thu thập tất cả các thông tin này trực tiếp qua thuyền trởng con tàu , đại lý hay hãng tàu đang quản lý con tàu .
1.2.2 Biện pháp hạn chế tranh chấp trong việc xác định giá cả hàng hoá :
Nông sản là mặt hàng phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên , giá cả không có sự ổn định lâu dài , do đó khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản với giá cố định thì trong nhiều trờng hợp khi giá thu mua nông sản trong nớc lên cao thì công ty sẽ phải bù lỗ , hoặc phải huỷ hợp đồng dẫn đến mất uy tín trong kinh doanh .
Khi xác định giá cả nông sản , công ty nên tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Xác định giá theo mức giá thị trờng thế giới : giá thị trờng quốc tế là giá mà hai bên giao dịch đều có thể chấp nhận , là căn cứ khách quan để xác định giá hàng nông sản .
- Cần kết hợp xem xét chính sách liên quan của các nớc và khu vực để xác định giá bán .
- Nắm bắt kịp thời xu thế biến động của giá cả thị trờng thế giới : hiểu rõ tình hình cung cầu của thị trờng thế giới sẽ giúp công ty đa ra phán đoán chính xác về xu thế giá cả của thị trờng , từ đó xác định hợp lý giá ký kết hàng nông sản XK .
Ngoài ra công ty cũng cần xem xét đầy đủ các nhân tố ảnh hởng đến giá cả :
- Chất lợng của hàng hoá : hiện nay , mặt hàng nông sản của Việt nam cha đáp ứng đợc các tiêu chuẩn thế giới do đó giá bán không đợc cao nh của các nớc khác .
- Khoảng cách vận chuyển : khoảng cách xa gần của vận chuyển có ảnh hởng tới cớc phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm , từ đó ảnh hởng tới giá cả hàng hoá . Do vậy , khi xác định giá cả hàng hoá công ty cần tính toán giá thành vận chuyển ,chi phí bảo hiểm, công ty phải so sánh giá nhằm thấy rõ độ chênh lệch giá của các khu vực để có sự điều chỉnh phù hợp .
- Số lợng ký kết : khi lợng ký kết lớn , công ty cần có sự u đãi thích đáng về giá cả .
- Điều kiện thanh toán và rủi ro do biến động tỷ giá hối đoái : điều kiện thanh toán có lợi hay không và rủi ro do biến động tỷ giá lớn hay nhỏ đều ảnh hởng tới giá cả hàng hoá . Khi xác định giá cả hàng hoá , công ty nên sử dụng loại tiền thanh toán có lợi cho mình , nếu sử dụng loại tiền thanh toán bất lợi , cần suy xét đa rủi ro biến động tỷ giá vào trong giá hàng , tức là nâng giá XK một cách thích hợp .
Ngoài ra , các nhân tố nh độ dài ngắn của thời gian giao hàng , tập quán tiêu thụ thị trờng , thị hiếu ngời tiêu dùng...cũng có những ảnh hởng khác nhau tới việc xác định mức giá , cần phải xem xét toàn diện và nắm bắt kịp thời , chính xác mọi yếu tố .
Để hạn chế tranh chấp về giá hàng thì công ty có thể áp dụng phơng pháp quy định mức giá trong hợp đồng theo:
* Giá có thể xét lại ( revirable price ) hay còn gọi là giá linh hoạt (flexible price) là giá đợc xác định lúc ký hợp đồng nhng có thể đợc xem xét sau này khi giao hàng hoặc khi giá thị trờng của của hàng hóa có sự biến động tới một mức nhất định . Trong trờng hợp vận dụng giá này , ngời ta cần thoả thuận với nhau nguồn tài liệu để phán đoán sự biến động giá cả và thoả thuận mức chênh lệch tối đa giữa giá thị trờng với giá hợp đồng để khi quá mức này hai bên có thể xét lại giá hợp đồng . Hiện nay , trong các hợp đồng về nông sản , ngời ta thờng thoả thuận điều khoản cho phép xét lại giá của hợp đồng khi giá thị trờng biến động v- ợt mức 5% hoặc 10% so với giá hợp đồng quy định .
1.2.3 Biện pháp hạn chế tranh chấp trong :
- Thời gian giao hàng và chất lợng hàng : để đảm bảo nguồn hàng ổn định , chất
lợng đồng đều đáp ứng đợc yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu thì công ty nên thu mua hàng tại các công ty chế biến nông sản của nhà nớc hoặc t nhân , công ty cũng nên thiết lập các mối quan hệ làm ăn thân thiết , ký kết các hợp đồng thu mua lâu dài , chặt chẽ về các điều khoản thu mua , tránh tình trạng các công ty chế biến sẵn sàng huỷ hợp đồng với công ty khi giá nông sản lên cao .
Công ty nên có chính sách hỗ trợ tài chính cho các nhà máy chế biến nông sản tại các vùng nguyên liệu , tránh tình trạng bị giành mất nguồn hàng , đảm bảo cho công ty có đợc một mạng lới cung ứng có hiệu quả . Công ty cũng nên đầu t mạnh hơn nữa cho công tác đầu t -liên kết sản xuất chế biến nông sản với các nhà máy chế biến .
Bên cạnh những giải pháp chung để đảm bảo chân hàng ổn định và hiệu quả thì đối với từng hợp đồng xuất khẩu , công ty nên áp dụng biện pháp sau :
+ Dùng kinh nghiệm thực tế để lập bảng tính thời gian , gồm hai bảng : - Thời gian thu mua và chuẩn bị hàng hóa - Thời gian đa hàng lên tàu
Nếu thời gian mà công ty tính đợc từ hai bảng tính trên mà không thoả mãn với khung thời gian cho phép trong L/C thì công ty phải thông báo với đối tác để tiến hành tu chỉnh L/C ngay .
- Giao hàng không đúng cơ cấu yêu cầu : đối với trờng hợp giao hàng từng phần
, cán bộ XK cần đọc kỹ L/C và đề nghị tu chỉnh nếu cần cho các mục sau : + L/C cho phép giao hàng mấy lần
+ Thời gian của từng lần giao hàng + Khối lợng của từng lần giao hàng - Đóng gói bao bì , kí mã hiệu hàng hóa :
Khi nhận đợc L/C , công ty nên kiểm tra ngay điều khoản bao bì và kí mã hiệu , nếu công ty thấy không thể đáp ứng đợc yêu cầu bao bì của khách hàng thì nên thông báo ngay cho khách hàng biết .Để tránh sự hiểu lầm, dẫn đến tranh chấp , hai bên nên quy định một cách cụ thể về yêu cầu chất lợng đối với bao bì trong hợp đồng .
Đối với việc kẻ kí mã hiệu , thông thờng khách hàng yêu cầu kẻ kí mã hiệu theo yêu cầu của khách , còn trong trờng hợp khách hàng không có yêu cầu thì công ty kẻ kí mã hiệu nh bình thờng và vì là mặt hàng nông sản nên công ty nên quan tâm đến việc đa thêm thông tin về cách bốc xếp hàng , cách sắp đặt hàng trong container sao cho đảm bảo chất lợng hàng.
1.2.4 Những biện pháp hạn chế tranh chấp trong việc thanh toán :
Trong xuất khẩu công ty áp dụng phơng thức thanh toán L/C không huỷ ngang trả tiền ngay( Irrevocable L/C at sight) vì nó đảm bảo quyền lợi cho công ty trong thanh toán ,tuy nhiên công ty không phải đợc bảo đảm hoàn toàn khi áp dụng ph- ơng thức này . Trong khâu thanh toán thờng phát sinh tranh chấp do bộ chứng từ lập không đúng quy định nên ngân hàng từ chối thanh toán , thời gian xuất trình bộ chứng từ quá thời gian quy định của L/C ...
Để hạn chế phần nào các tranh chấp loại này thì công ty nên có biện pháp : - Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ thanh toán. - Lựa chọn đối tác nhập khẩu có thiện chí
- Đọc và nghiên cứu kỹ quy định của L/C đối với bộ chứng từ
- Thoả thuận ngay với nhà nhập khẩu từ khi ký hợp đồng về các chứng từ cần xuất trình khi thanh toán .
Để nhận biết những tranh chấp hay gặp khi lập bộ chứng từ thanh toán, ta xét đến những chứng từ có thể xảy ra sai sót và cách hạn chế khi lập bộ chứng từ ,bao gồm các loại chứng từ sau :
- Vận đơn (B/L)
- Hoá đơn thơng mại (C/I) - Hối phiếu
- Chứng từ bảo hiểm (I/P).
1/ Tranh chấp trong khi lập vận đơn ( B/L ) và các cách hạn chế sau :
Nội dung tranh chấp Cách hạn chế tranh chấp
1. Ngày tàu đi Ngày tàu đi là ngày thuyền trởng hay hãng tàu ký B/L
- Ngày tàu đi không đợc sau ngày giao hàng ,trễ nhất là nằm trong thời gian hiệu lực quy định trong L/C
2. Số lợng vận đơn - Nếu L/C quy định nộp ít nhất là hai bản thì ngời bán phải nộp ba bản
- Nếu L/C quy định
+ 2/3 bản nộp vào ngân hàng thì ngời bán phải nộp 2 bản chính và 1 bản copy
+ 3/3 bản thì ngời bán phải nộp 3 bản chính và 1 bản copy.
3. Số lợng giao hàng - B/L thể hiện việc giao đủ số lợng trên hoá đơn - L/C không cho phép giao hàng từng phần thì : B/L
phải thể hiện việc giao đủ số lợng trên L/C (có dung sai nếu L/C quy định ).
4. Loại B/L xuất trình - L/C yêu cầu xuất trình loại B/L nào thì ngời bán xuất trình đúng loại B/L đó
- Các B/L không có giá trị thanh toán nh : vận đơn hợp đồng thuê tàu , vận đơn nhận hàng để gửi , vận đơn tập thể ...không nên xuất trình .Nếu xuất trình phải đợc quy định trong L/C
5. Ngời ký phát B/L * Vận đơn phải do :
+ Ngời chuyên chở ( hãng tàu vận tải ký ) thì sau chữ ký của ngời chuyên chở thể hiện “As the Carrier “. + Thuyền trởng ký “As the Master “
+ Đại lý hãng tàu vận tải ký “ As agent for the Carrier “
+ Đại lý của thuyền trởng ký “ On behalf of Mr...As the Master .”
* Trờng hợp vận đơn do nhân viên giao nhận lập sẽ bị ngân hàng từ chối .
6. Việc bốc hàng lên tàu
đợc thể hiện trên B/L B/L phải thể hiện “On board.” Hoặc “ shipper on board .” và ngời ký nhận đơn ghi thêm vào ngày tháng ( ngày giao hàng ) ,tên tàu ,số chuyến , cảng xếp hàng ,và chữ ký của ngời chuyên chở.
2/ Tranh chấp trong khi lập hoá đơn thơng mại ( C/I ) và cách hạn chế
Nội dung tranh chấp Cách hạn chế tranh chấp
1. Ngày lập hoá đơn Ngày lập hoá đơn phải trớc hoặc bằng với ngày ký B/L
2. Số bản ,loại hoá đơn khi
xuất trình - Số bản xuất trình phải bằng số bản mà L/C yêu cầu - L/C yêu cầu “ Signed Commercial invoiced “ thì
hoá đơn phải có chữ ký ngời bán
- Nếu L/C không nói gì về loại hoá đơn thì ngời bán phải xuất trình số lợng hoá đơn nh yêu cầu và trong đó phải có ít nhất một bản có dấu “ORIGINAL”
- Xuất trình hoá đơn phải đúng nh yêu cầu L/C nh : bao nhiêu bản gốc ( “ORIGINAL “ ) và bản phụ ( “COPY” )
3. Mô tả hàng hoá - Mô tả hàng hoá phải phù hợp với mô tả hàng hóa trên L/C
- Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hoá thì hoá đơn và các chứng từ khác cũng phải đợc thể hiện .
4. Trị giá hoá đơn - Nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng trị giá hoá đơn phải nằm trong dung sai cho phép
của L/C
- Nếu giao hàng từng phần cho phép thì giá trị hóa đơn có thể nhỏ hơn trị gía L/C nhng giao hàng lần cuối cùng thì tổng trị giá của tất cả những lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm .
- Đối với hàng chuyên chở dạng rời thì dung sai cho phép là 5% cho số lợng và số tiền nhng số tiền thanh toán không đợc vợt số tiền quy định trên L/C
5. Ngời lập hoá đơn - Nếu L/C không quy định rõ ai là ngời lập thì ngời thụ hởng sẽ là ngời lập
- Nếu L/C ghi “ Commercial invoice by a third party is acceptable “ thì một ngời khác không phải là ngời thụ hởng là ngời lập hoá đơn .
3/ Tranh chấp trong lập chứng từ bảo hiểm ( I/P ) và cách hạn chế tranh chấp
Nội dung tranh chấp Cách hạn chế tranh chấp
1. Ngày lập Ngày lập I/P trớc ngày hoặc bằng với ngày giao hàng 2. Loại bảo hiểm - L/C và hợp đồng quy định mua bảo hiểm loại gì
phải mua đúng loại đó .
- L/C không quy định thì ngời bán có thể mua điều kiện C
3. Số bản - L/C không quy định thì ngời bán có thể xuất trìng 2 bản
- Thông thờng L/C quy định xuất trình 3 bản gốc I/P
4. Tên công ty bảo hiểm - Tên công ty bảo hiểm phải theo yêu cầu của L/C . Nếu L/C không quy định , ngời bán có thể lựa chọn công ty bảo hiểm bất kỳ
- Nếu có tái bảo hiểm thì phải ghi tên công ty tái bảo hiểm
đâu I/P phải ghi đúng địa điểm đó
- L/C không quy định thì bảo hiểm hàng hoá thờng tại cảng tới cuối cùng .
6. Ký hậu I/P - Nếu L/C quy định phải ký hậu thì ngời mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên và đóng dấu .
- Nếu L/C không nói gì hết thì ngời mua vẫn phải ký hậu
- Nếu L/C có quy định I/P “ endorsed to...bank” thì ngời mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm “ Pay to the order of...bank”.
- Nếu L/C quy định I/P “ To order and endorsed in bank” thì ngời mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên , đóng dấu và ghi “ Pay to the order of ( tên ngời giữ chứng từ cuối cùng) “.
4/ Tranh chấp trong lập hối phiếu ( B/E ) , và cách hạn chế tranh chấp
Nội dung tranh chấp Cách hạn chế tranh chấp 1.Tên tiếng Việt của công
ty thể hiện trên con dấu của công ty không phù hợp vời tên gọi của ngời thụ hởng nh L/C yêu cầu
- Nội dung L/C khi mở phải nêu tên giao dịch và cả tên thể hiện trên con dấu
- Chi đóng dấu ở những chứng từ đợc yêu cầu và