thụ 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm
Để có chỗ đứng vững chắc trong thị trờng nhựa hiện nay là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của Công ty.
Sản phẩm của Công ty đã chiếm đợc lòng tin của ngời tiêu dùng. Chính nhờ những điều đó mà công ty có đợc những bạn hàng thờng xuyên, chuyên mua với khối lợng lớn. Đặc biệt Công ty có phòng KCS chuyên làm công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm đa ra thị trờng đạt tiêu chuẩn. Sản phẩm của Công ty đã đạt đ- ợc tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đợc tổ chức chất lợng quốc tế TUV NORD (CHLB Đức) cấp chứng chỉ và giành đợc nhiều giả thởng cao.
- Sản phẩm của Công ty do bộ phận sản xuất kinh doanh chính làm ra. Nó đợc hình thành từ nguyên liệu của Công ty và không có sản phẩm gia công cho khách.
- Sản phẩm của Công ty Nhựa Cao cấp Hàng không đợc sản xuất theo quy mô lớn với hàng trăm mẫu loại sản phẩm khác nhau, phù hợp với nhu cầu thị hiếu ngời tiêu dùng. (Bảng số 5)
(Biểu 2.5 )Danh sách vật t hàng hóa
Mã HH Tên hàng vật t, hàng hóa Đơn vị
tính Tài khoản
0032 Khay nhỏ Chiếc 15510000
0033 Ly Chiếc 15510000
0034 Que khuấy Chiếc 15510000
0035 Âu cơm Chiếc 15510000
0036 Bình nớc to Chiếc 15510000
0037 Mắc áo Chiếc 15510000
0038 Thân hộp mứt Chiếc 15510000
0039 Bộ TBVS 707 Chiếc 15510000
0040 Khung gơng 707 Chiếc 15510000
0041 Để hộp mứt Chiếc 15510000
0042 Trục hộp giấy Chiếc 15510000
0043 Thân hộp rác Chiếc 15510000
Do số lợng sản phẩm sản xuất lớn nên các sản phẩm đợc phân loại theo các nhóm khác nhau để dễ quản lý đến từng nhóm sản phẩm và giúp cho việc sắp xếp, phân nhóm thành phẩm trong kho, để khi xuất kho lấy hàng đợc thuận tiện.
Sản phẩm đợc quản lý cả về mặt số lợng và giá trị. ở Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không thực hiện ở 2 bộ phận chủ yếu sau:
- Phòng Tài vụ: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm và hạch toán quá trình tiêu thụ toàn bộ sản phẩm trên cả 2 chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
- Tại kho: Thủ kho quản lý về mặt số lợng thành phẩm, sắp xếp phân loại theo yêu cầu bảo quản, cất giữ một cách khoa học, thuận tiện cho quá trình Nhập - xuất, theo dõi kịp thời chi tiết tình hình hiện cứ và sự biến động của thành phẩm, báo cáo tình hình chất lợng trong kho.
2.2.1.2 Các phơng thức tiêu thụ thành phẩm tại Công ty
Sản phẩm của Công ty nhựa Cao cấp Hàng Không đợc bán theo các phơng thức chủ yếu:
- Bán trực tiếp tại kho: Hình thức này áp dụng rất phổ biến tại Công ty. Tr- ớc khi mua hàng, khách hàng lên phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho rồi phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT và trả tiền hoặc nhận giấy nợ rồi cầm hóa đơn xuống kho lấy hàng.
- Bán hàng theo hợp đồng: Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua thành phẩm của Công ty thờng xuyên hay là mua với số lợng lớn có thể làm hợp đồng trớc với Công ty. Khi đó, khách hàng ký hợp đồng tại phòng kế hoạch và định ký, nh trong hợp đồng khách hàng đến kho Công ty lấy hàng hoặc Công ty sẽ vận chuyển hàng đến nơi khách hàng yêu cầu, tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, séc hoặc Công ty cho nợ. Đây là hình thức tiêu thụ chủ yếu tại Công ty.
ở Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bán hàng đều đợc lập chứng từ theo đúng chế độ quy định.
Các chứng từ chủ yếu gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Bán hàng qua đại lý: Hình thức này đợc thực hiện tại Công ty. Công ty có
đại lý ở tại Hà Nội và cả Thành phố Hồ Chí Minh nơi mà bán và giới thiệu sản
phẩm cho Công ty.
Khách hàng của Công ty chủ yếu là các Công ty, các đơn vị khắp cả nớc mua để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong đơn vị đó. Nhiều cửa hàng t nhân mua về để bán lẻ ở Hà Nội và cả các địa phơng khác cũng không phải là ít. Khách hàng nớc ngoài của Công ty là ở Singapo, Lào, úc, Mông Cổ... vẫn ký kết hợp đồng mua hàng với Công ty.
Tuy nhiên việc bán hàng không phải thuận lợi hoàn toàn mà nó còn gặp phải những khó khăn ví dụ nh khách hàng mua chịu nhiều, thời gian thanh toán chậm... ở Công ty Nhựa cao cấp Hàng Không số khách hàng mua chịu cũng nhiều do vậy bộ phận kế toán doanh thu của Công ty luôn phải theo dõi đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng, giám sát chặt chẽ tình hình thanh toán tiền hàng và đôn đốc khách hàng thanh toán nhanh gọn.
Về hình thức thanh toán sẽ đợc thực hiện theo hợp đồng đã thỏa thuận. Đối với các bạn hàng lớn khi lấy hàng Công ty hầu nh sẽ theo hình thức trả chậm và sau một thời gian nhất định sẽ thanh toán cho Công ty.
Về việc theo dõi, ghi chép doanh thu bán hàng do phòng Tài chính – Kế toán đảm nhận. Từng loại sản phẩm tiêu thụ đợc theo dõi trên “Sổ chi tiết bán hàng”. Nhân viên Phòng Tài chính - kế toán sẽ lấy đây làm căn cứ, cùng với hóa đơn, phiếu xuất kho để ghi nhận doanh thu bán hàng một cách chính xác, kịp thời.
Để đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm nhằm mục đích tăng doanh thu bán hàng Công ty đã có chính sách u đãi hợp lý nh về giá cả, phơng thức thanh toán. Đối với các mặt hàng vừa mới đem ra giới thiệu trên thị trờng, khách hàng có thể trả lại sản phẩm đó nếu sản phẩm đó không hợp lý với thị trờng đó. Chính sự linh hoạt trong các hình thức bán hàng đã tăng khối lợng hàng hóa bán ra và theo đó doanh thu bán hàng không ngừng tăng lên theo các năm.
2.2.2. Các thể thức thanh toán với khách khi bán hàng.
Để thuận tiện cho khách mua hàng, Công ty đã vận dụng nhiều hình thức thanh toán nh: Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản... Theo cách thanh toán này đó là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm.
*. Thanh toán ngay:
Sau khi lập hóa đơn bán hàng, khách hàng phải lập thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng tại phòng tài vụ cho thủ quỹ.
*. Thanh toán chậm: Công ty cho phép một số khách hàng thanh toán
chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Khách hàng có thể mua hàng và chịu tiền hàng trong khoảng thời gian 15 ngày đến 30 ngày, tùy thuộc vào quy định của hợp đồng trong thời gian quy định, nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn thì phải chịu lãi suất quá hạn của ngân hàng trên số tiền trả chậm đó.
Hết thời gian quy định trong hợp đồng, khách hàng đem tiền đến phòng Tài vụ nộp cho thủ quỹ. Lúc này các khoản nợ phải thu của khách xem nh đợc thu sau khi kế toán hoàn thành các thủ tục cần thiết.
Những quy định mang tính linh hoạt trong thanh toán tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quan hệ mua bán với Công ty. Và hơn thế nữa khi tiêu thụ là ghi nhận doanh thu bán hàng nhng số tiền thực thu (tiền bán hàng) chỉ có đợc khi khách hàng thanh toán. Làm tốt công tác này đảm bảo cho tài sản vốn của Công ty có mức độ an toán nhất định.
2.3. Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng và thanh toán với khách hàng tại công ty nhựa cao cấp hàng không.
2.3.1 . Quy trình bán hàng, tài khoản và chứng từ hạch toán tại công ty Nhựa cao cấp hàng không toán tại công ty Nhựa cao cấp hàng không
2.3.1.1 Quy trình chung về bán hàng ở công ty Nhựa cao cấp Hàng không không
(Biểu 2.6): Quy trình bán hàng
- Phòng Marketing
- Phòng Marketing
- Nhân viên viết phiếu - Ngời giao hàng - Ngời giao hàng - Phòng TC - Kế toán - Ngời giao hàng - Thủ kho - Bảo vệ - Phòng Marketing - Các đơn vị liên quan
Quy chế quản lý tổ chức
Quy chế quản lý tổ chức
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng khi hạch toán
Để phù hợp với đặc điểm của Công ty và những quy định của Bộ Tài chính cũng nh phục vụ nhu cầu quản lý, kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng và thanh toán với khách hàng.
* Tài khoản hạch toán Doanh thu
- TK 51110000 : Doanh thu bán thành phẩm.
- TK 51110001 : Doanh thu bán hàng cho VP KV miền Bắc. - TK 51110002 : Doanh thu bán hàng cho VP KV miền Nam. - TK 51120000 : Doanh thu bán hàng hóa.
Ghi nhận yêu cầu giao hàng của khách hàng và xem
xét khả năng đáp ứng
Ghi nhận yêu cầu
giao hàng của
khách hàng và xem
xét khả năng đáp ứng
Kiểm tra hàng hóa tồn kho Kiểm tra hàng hóa tồn kho
Thủ tục phiếu xuất kho Thủ tục phiếu xuất kho
Thanh toán Thanh toán Nhập hàng và xuất hàng Nhập hàng và xuất hàng Dịch vụ sau bán hàng Dịch vụ sau bán hàng
- TK 51130000 : Doanh thu xuất khẩu.
- TK 51210000 : Doanh thu bán thành phẩm nội bộ. - TK 51220000 : Doanh thu bán hàng hóa nội bộ. - TK 52110000 : Chiết khấu thành phẩm.
- TK 52120000 : Chiết khấu hàng hóa - TK 52130000 : Chiết khấu dịch vụ. - TK 53110000 : Hàng bán bị trả lại. - TK 53210000 : Giảm giá hàng bán.
* Tài khoản thanh toán với khách hàng.
- TK 13110000 : Phải thu của khách hàng
- TK 13111000 : Phải thu của khách hàng (mở chi tiết cho từng khách hàng).
- TK 13112000 : Ngời mua ứng trớc tiền hàng. - TK 13910000 : Dự phòng phải thu khó đòi.
* Các tài khoản liên quan khác.
- TK 11110000 : Tiền mặt. - TK 11120000 : Tiền ngoại tệ
- TK 1121000 : Tiền gửi ngân hàng VND - TK 1122000 : Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ - TK 11310000 : Tiền đang chuyển VND - TK 11320000 : Tiền đang chuyển ngoại tệ - TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- TK 33330000 : Thuế nhập khẩu của NVL nhập mua - TK ...
2.3.1.3. Chứng từ hạch toán
Kế toán tiêu thụ thành phẩm là phần hành kế toán quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong công tác kế toán của Công ty. Nó là khâu mấu chốt Công ty xác định kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Để xem xét thực hiện hạch toán của phần hành này, xin đợc bắt đầu từ việc lập và luân chuyển chứng từ bán hàng.
Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và thanh toán của khách hàng.
- Hóa đơn bán hàng. - Phiếu thu
- Giấy báo có của Ngân hàng , uỷ nhiệm chi - Hợp đồng mua hàng
Đối với khách hàng có nhu cầu mua hàng thờng xuyên với số lợng lớn, Công ty và khách hàng thờng xuyên tiến hành thỏa thuận ký hợp đồng mua hàng dài hạn. Cuối năm kế toán kiểm tra giữa số liệu hàng đã bán cho khách với số trên hợp đồng xem kh đã mua đủ số trên hợp đồng, hoặc thừa, hoặc thiếu để có chính sách phù hợp.
* Khi khách hàng đến mua hàng, Phòng Kế hoạch sẽ lập hóa đơn bán hàng loại 3 liên theo chế độ quy định.
Đối với khách hàng mua lẻ không có hợp đồng, phòng Kế hoạch cũng lập hóa đơn bán hàng.
Nếu khách hàng thanh toán ngay (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) thờng là khách hàng lẻ với số lợng ít (chiếm khoảng 5 ữ 10% doanh thu bán hàng) sau khi thu tiền thủ quỹ sẽ đóng dấu “đã thanh toán”. Nếu khách thanh toán chậm thì theo hình thức thanh toán đã ghi sổ trong hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1 (liên màu tím): Nếu thanh toán ngay thì tạm lu ở chỗ kế toán thanh toán, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền đồng thời chuyển phiếu thu cho kế toán doanh thu để ghi sổ. Nếu hóa đơn bán chịu thì sẽ tạm lu ở kế toán doanh thu để vào sổ chi tiết 131 - phải thu của khách hàng, vào sổ chi tiết 511 - Doanh thu bán hàng. Sau đó chuyển hóa đơn cho kế toán công nợ đến tiến hành quản lý, theo dõi công nợ của doanh nghiệp. Cuối tháng sau khi đã ghi chép đầy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối chiếu với số liệu trong máy tính phòng Kế hoạch và thủ kho thì liên 1 sẽ đợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần và đóng vào đúng quyển lu lại ở phòng Kế hoạch. (Biểu2.9)
- Liên 2 (liên màu đỏ): Giao cho khách hàng. Việc thanh toán nhanh hay chậm của khách đợc xác định ngay trên hóa đơn (có đóng dấu và ký xác nhận).
- Liên 3 (liên màu xanh): Khách hàng cầm xuống kho. Trờng hợp mua lẻ hoặc lấy số lợng lớn, sau khi vào sổ chi tiết thủ kho giao hàng có sự kiểm soát của bảo vệ nhà máy. Hóa đơn đó sẽ đợc vào sổ giao nhận chứng từ, định kỳ thủ kho gửi lên cho kế toán doanh thu. Kế toán doanh thu phân loại hóa đơn và lu giữ.
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập các chứng từ nh: + Phiếu thu: Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (Biểu 2.7)
(Biểu 2.7): Phiếu Thu
Công ty nhựa cao cấp hàng không
Phiếu thu tiền mặt
Ngày 15/01/2004
Số phiếu: TH 0015/4 TK ghi Nợ: 11110000 TK ghi Có: 13110000 Họ và tên ngời nộp tiền: Trần Văn An
Địa chỉ: Viện Quân y 108
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền: 3.000.000đ
Viết bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn
Kèm theo một chứng từ gốc hóa đơn bán hàng 019849 Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu đồng chẵn
Ngày 15 tháng 01 năm 2004
Giám đốc Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp tiền
Phiếu thu lập thành 3 liên Liên 1: Giao cho khách hàng Liên 2: Lu tại Công ty.
Liên 3: Kế toán Doanh thu giữ.
+ Giấy báo có của Ngân hàng: Đối với trờng hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng (biểu2.8).
(Biểu2. 8): Giấy báo có
Điện tử liên ngân hàng
Mã KS: NKHK 1021 Lệnh chuyển có
Loại giao dịch: Giá trị thấp
Số hiệu giao dịch: 06100081
Ngân hàng gửi: NHNT Viet Name
Ngân hàng nhận: NHCT Chi nhánh Chơng dơng Hà Nội
Số bút toán: 000012
Ngày, giờ lập: 06/01/2004 - 11:01:45
Ngày, giờ nhận: 06/01/2004 - 11:17:38
Mã NH: 1020302 TK Nợ
Mã NH: 10201077 TK Có
Ngời phát lệnh: HAIHA-KOTOBUKI JV Co.Ltd
Địa chỉ/số CMND:
Ngời nhận lệnh: Cty nhua cao cấp Hang khong
Địa chỉ/số CMND:
Tài khoản: 710A00044 Tại NH: 10201077 - NHCT Chi Nhanh Chuong Duong Ha
Noi
Nội dung: Trả tiền hàng - NHCT Chơng Dơng
Số tiền bằng số: 31.002.400 đồng
Số tiền bằng chữ: (Ba mơi mốt triệu không trăm linh hai nghìn bốn trăm đồng)
Kế toán Kiểm soát Chủ tài khoản
Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng đợc thiết kế nh sau (Biểu 2.9):
(Biểu2.9): Hóa đơn GTGT
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Liên 3: Nội bộ
Ngày 12 tháng 03 năm 2004
Mẫu số: 01 GTKT-3LL EM/2003B
0011336
Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa cao cấp Hàng không
Địa chỉ: Khu sân bay Gia Lâm
Số tài khoản: 710A00044 CNNHCT Chơng Dơng
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Văn phòng khu vực miền Name
Địa chỉ: 49 Trờng Sơn P2-Q/Tân Bình Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tinh Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 2
1 Cốc nhựa cao (Ly VN) Cái 200.000 381,82 76.364.000
Cộng tiền hàng 76.364.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.636.000
