II. Tổ chức thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho của Công ty
1. Chơng trình kiểm toán của Công ty Kiểm toán và T vấn Tài chính
1.2. Chơng trình kiểm toán hàng tồn kho
Dựa trên chế độ kế toán Việt Nam và các chuẩn mực, chơng trình kiểm toán mẫu của Công ty Kiểm toán và T vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội đợc xây dựng nhằm hớng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên thực hiện kiểm toán. Mặt khác nhằm đáp ứng cho cho mỗi cuộc kiểm toán cũng nh các chu trình khác, chu trình kiểm toán hàng tồn kho đợc xây dựng hoàn chỉnh và mang tính công nghệ, phù hợp với phơng pháp kiểm toán chu trình. Nội dung chu trình kiểm toán hàng tồn kho bao gồm: kiến trúc hệ thống kiểm soát, thực hiện phân tích soát xét, kiểm tra chi tiết và kết luận đa ra cho chu trình. Dới đây sẽ trình bày nội dung chu trình kiểm toán hàng tồn kho:
Phần 1: Kiểm tra hệ thống kiểm soát
1) Kiểm tra quy chế quản lý hàng tồn kho, chính sách kế toán áp dụng của khách hàng nh: Phơng pháp hạch toán, phơng pháp tính giá, phơng pháp và nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2) Thu nhập các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ (lập sơ đồ tổ chức bằng hình vẽ hoặc bằng ghi chép). Các chính sách và quy trình kiểm soát trình tự các nghiệp vụ từ khi lập kế hoạch mua hàng đến khi kết thúc. Việc kiểm tra này phải bao gồm việc xem xét thủ tục thanh toán đối với quá trình mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Chọn một số nghiệp vụ về nhập xuất kho và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để kiểm tra tính tuân thủ quy chế hệ thống kiểm soát nội bộ từ khi bắt đầu phát sinh đến khi kết thúc. Việc kiểm tra này phải bao gồm việc đánh giá tính tuân thủ theo các quy chế quản lý hàng tồn kho và các quy định của luật pháp. Việc kiểm tra phải ghi chép lại trên giấy tờ làm việc.
Ghi chép lại các sai sót đợc phát hiện trên giấy tờ làm việc. Công việc này phải đợc hoàn thành cùng với phầntrình kiểm kê hàng tồn kho.
1) Phân tích so sánh số d và cơ cấu số d hàng tồn kho của năm trớc với năm nay.
2) Trên cơ sở loại hình sản xuất kinh doanh của công ty, tính toán và phân tích tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản; tổng số hàng tồn kho/ doanh thu hoặc hàng tồn kho/giá vốn hàng hóa và so sánh với các tỷ suất này với kỳ trớc. Xác định nguyên nhân biến động lớn nh: Hàng ế đọng do sản phẩm lỗi thời, thay đổi mức quy định trong dự trữ hàng tồn kho hay sản phẩm mất sức cạnh tranh …
3) Phân tích đánh giá cụ thể khoản mụcsản phẩm dở dang, xác định tỷ trọng trong tổng hàng tồn kho và so với kỳ trớc. Đánh giá tính chất và sự phù hợp với khoản mục này.
Phần III: Kiểm tra chi tiết
1) Lập bảng tổng hợp về hàng tồn kho theo các khoản mục 2) Tham gia kiểm kê hoặc kiểm kê mẫu
- Kiểm toán viên tham gia và quan sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho. - Hoàn thành mẫu kiểm tra quan sát trong kiểm kê
- Sử dụng biên pháp chọn mẫu để đếm số lợng thực tế
- Trong quá trình kiểm kê, kiểm toán viên phải quan sát nhắm đảm bảo hàng của bên thứ ba không có trong hàng đợc kiểm kê và hàng tồn kho không bị đếm 2 lần. Mặt khác các hàng đợc kiểm kê không bao gồm số hàng đợc nhập kho sau ngày khóa sổ.
(3) Thu nhập báo cáo hàng tồn kho (Báo cáo nhập, xuất, tồn) và đối chiếu các báo cáo này với kết quả kiểm kê.
- Tìm các bằng chứng về hàng tồn kho tơng ứng để giải thích cho việc chênh lệch giữa sổ sách với kết quả kiểm kê.
(4) Chắc chắn rằng tính đúng kỳ của hàng tồn kho đã đợc thực hiện bằng cách soát xét các chứng từ doanh thu và mua hàng bao gồm cả hàng mua đang đi đờng và các phiếu xuất hàng trong những ngày trớc và sau ngày khóa sổ.
- Kiểm tra việc xuất hàng trớc thời điểm khóa sổ mới đợc loại trừ ra khỏi số hàng kiểm kê và tính giá trị xuất trên sổ Cái tài khoản giá thành sản xuất hoặc tài khoản giá thành hàng bán.
(5) Kiểm tra hàng tồn kho
- Soát xét bút toán trên sổ cái tài khoản hàng tồn kho trớc và sau ngày kiểm kê để đảm bảo rằng tâts cả các bút toán nh lợng tồn tích, phân bổ chi phí phân xởng, điều chỉnh chênh lệch đã đ… ợc thực hiện đúng kỳ kế toán.
- Kiểm tra quyền sở hữu của doanh nghiệp về hàng tồn kho thông qua xác nhận của ban quản trị và phỏng vấn các nhân viên trong đơn vị.
- Xác nhận về số lợng hàng hóa gửi bán và đối chiếu với sổ sách
- Kiểm tra một số hóa đơn mua hàng của các hàng hóa mới nhận đợc gần nhất mà đã đợc chép trớc khi kiểm kê, liệu các nghiệp vụ này đã đợc phản ánh trên tài khoản mua hàng và tài khoản phải trả hoặc đã đợc thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Kiểm tra những khoản thanh toán bao gồm cả những hàng hóa trả lại trớc thời điểm kiểm kê, nhằm đảm bảo các tài khoản này đã đợc phản ánh trên các tài khoản mua hàng, tài khoản phải trả và tài khoản vốn bằng tiền.
- Những hóa đơn bán hàng gần nhất đợc phản ánh trên tài khoản doanh thu và phải thu có phù hợp với phiếu xuất kho đã đợc lập trớc thời điểm kiểm kê.
(6) Phỏng vấn quản đốc phân xởng liệu có sự thay đổi lớn nào trong ph- ơng thức sản xuất của niên độ kế toán hay không, nếu có thì phải xem xét
những ản0h hởng có thể tới giá trị ghi sổ và phản ánh điều kiện đó với chủ nhiệm kiểm toán.
- Chủ nhiệm kiểm toán sẽ quyết định những công việc cần làm thêm để đảm bảo chắc chắn rằng những chi phí mới phát sinh là đợc phản ánh chính xác trong giá vốn hàng tồn kho.
- Kiểm tra việc hạch toán chi phí đã đợc sử dụng để tính toán hàng tồn kho (hoặc) không hạch toán chi phí, thì tiến hành những thử nghiệm phù hợp trực tiếp đối với bảng tính giá hàng tồn kho) với:
a)Các hóa đơn mua hàng và các đơn đặt hàng b)Bảng lơng
c)Bảng chi phí sản xuất
- Xác định chi phí sản xuất chung đã đợc hạch toán trong giá trị hàng tồn kho. Xác định xem phơng pháp tính của chi phí sản xuất chung có đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
(7) Phân tích mối quan hệ giữa hàng tồn kho đối với mua hàng hiện thời và sản xuất hiện thời.
So sánh giá với báo cáo hàng tồn kho của năm trớc. (8) So sánh giá với báo cáo tồn kho năm trớc (9) Bớc kiểm tra thời điểm khóa sổ
- Chắc chắn rằng việc xuất hàng đã đợc ghi sổ và ghi vào tài khoản giá thành bán hàng trong mối quan hệ chặt chẽ với việc ghi chép hạch toán ở tài khoản phải thu.
- Chắc chắn rằng hàng hóa nhận trớc ngày cuối năm mới đợc ghi tăng hàng tồn kho và tăng khoản phải trả ngời bán.
- Chắc chắn rằng hàng tồn kho không bị báo cáo nhỏ hơn hoặc lớn hơn hàng luân chuyển giữa các chi nhánh, công ty nội bộ.
- Nếu hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên để xác định giá trị hàng tồn kho cuối năm thì phải giải thích xem làm thế nào có thể kiểm tra đợc thời điểm ghi nhập hàng, xuất hàng cho sản xuất và xuất bán tại thời điểm khóa sổ. (Phơng pháp tính giá hàng tồn kho áp dụng).
(10) Kiểm tra cơ sở tính giá hàng tồn kho áp dụng (đặc biệt khoản mục có giá trị lớn) đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp hoặc đối chiếu theo sổ chi tiết hàng tồn kho hoặc theo giá định mức.
- Đảm bảo rằng các chi phí liên quan đến hàng nhập nh chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, bảo hiểm đ… ợc tính vào giá trị hàng tồn kho.
- Nếu đúng giá định mức thì phải đánh giá xem xét cơ sở xác định giá định mức và phân tích chênh lệch giữa giá định mức với giá thực tế.
(11) Xác định hàng chậm luân chuyển, h hỏng hoặc lỗi thời,.
- Xem xết kết quả của công việc đã làm trong kiểm kê để xem xét liệu có cần lập dự phòng cho những hàng tồn kho lỗi mốt, cũ nát hoặc vợt quá nhu cầu dự trữ trong kho.
- Chủ nhiệm kiểm toán sẽ phỏng vấn những ngời có trách nhiệm trong đơn vị, liệu họ có thể biết những ảnh hởng nào có thể dẫn tới làm giảm giá hàng tồn kho.
- Soát xét báo cáo lỗ lãi theo tổng sản phẩm của khách hàng để soát xét phân tích kỹ lỡng những loại hàng bị lỗ. Xác định nguyên nhân lỗ, phơng pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Danh mục hàng hóa tồn kho lập dự phòng.
- Soát xét doanh thu theo từng loại hàng sau ngày khóa sổ để đảm bảo rằng giá có bán đợc tại thời điểm khóa sổ không lớn hơn giá thực tế có thể bán sau ngày khóa sổ.
(12) Xác nhận hàng đại lý hoặc gửi ở nơi thứ ba.
(13) Xác nhận với ngời mua hoặc ngời bán trong các trờng hợp hàng bán đang đi trên đờng và hàng mua đang đi trên đờng.
(14) Xác nhận hàng tồn kho đợc trình bày theo đúng luật và chuẩn mực kế toán.
(15) Kiểm tra chi phí sản xuất (sản phẩm dở dang)
Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
- Kiểm tra phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của công ty.
- Trong trờng hợp Công ty áp dụng phơng pháp tính giá thành phẩm theo phơng pháp định mức hoặc giá chuẩn thì phải kiểm tra cơ sở, phơng pháp xây dựng định mức hoặc đơn giá.
Phân tích soát xét
- So sánh chi phí sản xuất của năm nay với năm trớc
- Phân tích tỷ trọng của các loại chi phí trong sản xuất để từ đó xác định trọng tâm kiểm toán và đa ra phơng pháp kiểm toán phù hợp là phơng pháp tiếp cận dựa trên hệ thống và phơng pháp kiểm tra cơ bản.
Kiểm tra chi tiết
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
+Chọn mẫu một số loại vật t chủ yếu để đối chiếu và kiểm tra việc ghi chép vào tài khoản chi phí có phù hợp không?
+Đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu sử dụng vât t với sự phê duyệt để tìm ra những sai sót trong việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu giữa các tài khoản 621, 627, 641 và 642.
+Tính toán xác định số đơn vị vật liệu thực tế tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm với định mức hoặc dự toán để phát hiện ra những chênh lệch bất hợp lý đăc biệt là tỷ lệ hao hụt cho phép.
+Tham chiếu với phần kiểm tra hàng tồn kho ở trên. - Đối chiếu chi phí nhân công trực tiếp
- Nội dung kiểm tra chi tiết đợc tham chiếu tới phần kiểm tra Tiền lợng phải trả (TK 334). Ngoài ra trong phần này cần tập trung kiểm tra những nội dung sau:
+Đối chiếu xem xét bảng tính lơng, phân bổ tiền lơng vào các khoản tính trên tiền lơng có đợc hạch toán vào chi phí cho từng đối toựng hay không để tìm ra những sai sót trong hạch toán chi phí nhân công.
+So sánh chi phí nhân công theo thời gian lao động thực tế với định mức chi phí của một sản phẩm để phát hiện ra những chênh lệch.
+Đối với các chi phí nhân công thuê ngoài phải kiểm tra kỹ các hợp đồng lao động và phơng thức thanh toán, chi trả để tìm ra những dấu hiệu về gian lận nh lập Hợp đồng lao động giả…
- Đối với chi phí sản xuất chung:
+Chi phí khấu hao tài sản cố định đợc tham chiếu tới phần kiểm toán Tài sản cố định.
+Chi phí bằng tiền khác đợc tham chiếu tới phần kiểm tra tài khoản tiền hoặc có sự kết hợp.
+Kiểm tra phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang mà công ty áp dụng (theo số lợng hoàn thành tơng đơng, theo nguyên vật liệu trực tiếp, theo chi phí định mức) và phơng pháp này có nhất quán với kỳ trớc hay không?
+So sánh đối chiếu tỷ lệ sản phẩm dở dang kỳ này so với kỳ trớc để phát hiện những thay đổi bất thờng nhất là ở những trờng hợp công ty đánh giá giá trị sản phẩm dở dang cao để tạo ra lãi giả tạo hoặc ngợc lại …
Phần IV: Kết luận
- Trên cơ sở kiểm tra tất cả các nghiệp vụ trọng yếu và các nghiệp vụ không trọng yếu, theo ý kiến của riêng tôi các ghi chép kế toán phần hành trên là đầy đủ và hợp lý.
- Tôi khẳng định rằng tất cả các thủ tục kiểm toán cần thiết đã đợc thực hiện, đợc ghi chép trên các giấy tờ làm việc theo các thủ tục kiểm toán của hãng và cung cấp đầy đủ bằng chứng cho kết luận đa ra.
- Tôi khẳng định rằng các sai sót và các yếu điểm cũng nh các kiến nghị đã đợc nêu ra để đa vào th quản lý để gửi cho khách hàng).
- Căn cứ trên các công việc kiểm toán và các quy trình kiểm toán đã đợc thực hiện, chúng tôi thấy có đủ tin tởng kết luận rằng giá trị hàng tồn kho bao gồm:
+Hàng hóa tồn kho: ... +Nguyên vật liệu tồn kho: ... +Công cụ dụng cụ: ... +Thành phẩm: ... +Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: ...
của công ty trên sổ sách và báo cáo kế toán là phản ánh tơng đối chính xác và hợp lý cho kỳ hoạt động từ ngày……… đến ngày……. .
Trên đây là quy trình kiểm toán chu trình Hàng tồn kho của Công ty Kiểm toán và T vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội , nhng trong thực tế các kiểm toán viên áp dụng quy trình này nh thế nào? Để hiểu rõ vấn đề này sau đây là quá trình thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho của khách hàng A do công ty Công ty Kiểm toán và T vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội thực hiện.