Do đặc thù của sản phẩm dệt may, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, bởi vậy việc lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp nhất về giá cả và chi phí vận tải đòi hỏi công ty phải thường xuyên nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp. Trên thị trường lại có rất nhiều loại nguyên vật liệu có phẩm cấp khác nhau có thể đáp ứng được khách hàng này nhưng lại không đáp ứng được khách hàng khác. Vì thế, việc tính toán đầy đủ các khía cạnh để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời gian, vừa đảm bảo được chi phí mua sắm và vận chuyển là yêu cầu quan trọng được đặt ra.
Việc tiến hành mua sắm nguyên vật liệu của phòng vật tư chủ yếu thường xuyên dựa vào uy tín của các đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với từng chủng loại khác nhau. Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán NVL, nhưng có rất nhiều người mua loại NVL áy. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh có nhiều người cùng mua, bán một loại NVL, những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường. Để đảm bảo đạt những yêu cầu đặt ra cho quá trình mua và đảm bảo hiệu quả kinh doanh, công ty phải tìm và lựa chọn người bán thích hợp.
Thông thường, trong loại công việc này, người mua lại phải xem xét trên các mặt đảm bảo số lượng, chất lượng, kỳ hạn đã đặt ra với chi phí mua nhỏ nhất. Để việc tìm và lựa chọn người
bán thích hợp, công ty phải xác định được chính sách lựa chọn người bán. Chính sách ấy phải đảm bảo 2 mục tiêu cơ bản:
- Thỏa mãn được 5 yêu cầu đặt ra cho quá trình mua: Đúng số lượng mong muốn; Đúng chủng loại mong muốn; Đúng chất lượng mong muốn; Đúng thời điểm mong muốn; Chi phí nhỏ nhất.
- An toàn cho sản xuất, nghĩa là đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục, không bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía người bán.
- Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng
Cung cấp được chất lượng NVL đảm bảo yêu cầu sản xuất dịch vụ, là yêu cầu tối quan trọng để đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao.
Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường, phù hợp với điều kiện tài chính của công ty. Đảm bảo về mặt tiến độ, thời gian cung ứng, có năng lực đáp ứng vật tư tự phục vụ cho sản xuất của công ty để tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, không xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư làm chậm thời gian hoàn thành.
- Phương pháp đánh giá nhà cung ứng
Để lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp công ty dựa trên những cơ sở như sau:
Dựa trên hồ sơ về quy trình cung ứng cụ thể mà những người cung ứng đã từng hợp tác với công ty trong thời gian vừa qua.
Dựa trên đánh giá của bên thứ ba (chứng chỉ, chứng nhận mà đơn vị đó nhận được), thông qua đó chứng tỏ được uy tín của đơn vị cung ứng trên thị trường NVL về chất lượng, khả năng đúng hạn, kịp thời đảm bảo cho cho công ty sản xuất liên tục nhờ vào việc đáp ứng đầy đủ NVL.
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, công ty tiến hành phân tích, đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất.
Chọn đơn vị cung ứng: khi đã có quyết định mua vật tư, phòng vật tư chịt trách nhiệm lập danh sách các đơn vị cung ứng trình lên Tổng Giám Đốc phê duyệt, nếu các đơn vị cung ứng nào đó được phê duyệt nhưng lại không đáp ứng được thì phải lựa chọn đơn vị cung ứng khác theo trình tự như sau:
Bước 1: Thu thập những thông tin của ít nhất 2 đơn vị cung ứng về loại NVL cần cung cấp.
Bước 2: Lấy thông tin trực tiếp từ các đơn vị cung ứng khi họ chào hàng, cho xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng…
Bước 3: Chọn lựa, phê duyệt: phòng vật tư đánh giá khả năng cung ứng của các đơn vị cung ứng trên cơ sở thông tin thu thập được, sau đó lập phiếu xem xét đề nghị của các nhà cung ứng, phiếu theo dõi được Giám Đốc phê duyệt và đưa vào danh sách các đơn vị cung ứng của công ty, danh sách này cứ sau 2 năm có sự đánh giá lại trước khi mua để kịp thời điều chỉnh.Việc lên danh sách nhà cung ứng và tạo được mối quan hệ thường xuyên, ổn định lâu dài tạo lợi thể là lựa chọn chắc chắn, không sợ rủi ro, giảm chi phí khảo sát, nghiên cứu.
Để có thể giữ dược mối quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung ứng, công tư cũng cần quan tâm tới các nhu cầu của họ về phương thức, sao cho hai bên luôn tìm được tiếng nói chung trong việc giao nhận hàng. Muốn vậy công ty cần có những biện pháp tìm hiểu nhà cung ứng của mình. Một phương pháp ít tốn kém mà mang lại hiệu quả mà công ty đã áp dụng là sử dụng phiếu xem xét đề nghị của nhà cung ứng như mẫu sau:
CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI
PHIỂU XEM XÉT CÁC ĐỀ NGHỊ CỦA NHÀ CUNG ỨNG 1. Về phần nhà cung ứng
Nhà cung ứng... Địa chỉ...Điện thoại... Tên người liên hệ... Địa chỉ...
Các yêu cầu thay đổi của nhà cung ứng...
Số lượng... Giá... Phương thức giao nhận... Phương thức thanh toán... Các yêu cầu khác... 2. Khả năng của công ty
Số lượng... Giá cả ... Phương thức giao nhận... Phương thức thanh toán... Các quy định khác...
3. Kết luận
... ... Phòng Vật Tư Hà Nội, ngày…tháng….năm Giám Đốc
Dối với nhà cung ứng nước ngoài:
Nguyên vật liệu trong nước không đủ đáp ứng, chất lượng của bông trong nước không đủ chất lượng yêu cầu với sản phẩm, công ty phải nhập bông từ nước ngoài chủ yếu là các nhà cung ứng như: bông Tây Phi, bông Liên Xô, bông Mỹ, bông Ấn Độ…..Nguyên liệu bông vẫn phải nhập đến 90%, đây là khó khăn cho công ty. Do đó để giảm bớt khó khăn, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm công ty cần tìm được các nhà cung ứng phù hợp đảm bảo chất lượng đầu vào tránh tình trạng lệ thuộc vào một số nhà cung ứng.
Bởi vậy, ngành dệt may nói chung chịu tác động của các nhà cung ứng nước ngoài là rất lớn và công ty Dệt 19/5 không nằm ngoài xu hướng này.
Bảng 2.3: Tình hình nhập khẩu bông của công ty năm 2006 và 2007
Đơn vị: tấn Tháng 2006 2007 1 5.300 6.524 2 7.212 8.163 3 7.280 10.360 4 17.300 15.975 5 15.423 16.842 6 15.100 16.825 7 15.230 17.198 8 16.912 18.200 9 14.521 15.912 10 18.232 19.468 11 13.260 20.156 12 15.415 21.236 Nguồn. phòng vật tư
Với bất kể sự biến động nào của thị trường này đều gây ra biện động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì thế tùy vào thời điểm khác nhau công ty sẽ nhập khẩu khối lượng nguyên vật liệu ở các mức khác nhau.
Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của mình, công ty đã tìm đến một số đối tác nước ngoài như: Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Thái Lan,… đây là các đối tác hiện nay thâm nhập
vào Việt Nam rất nhiều tạo điều kiện cho công ty lựa chọn được đối tác có chi phí mua thấp nhất.
Đối với nhà cung ứng trong nước:
Từ sức cung của thị trường trong nước ta thấy rằng mức độ ảnh hưởng của các nhà cung ứng trong nước đối với toàn ngành không lớn. Gần như toàn bộ các công ty hoạt động trong lĩnh vực này vừa sản xuất sợi, vừa sản xuất vải. Nhưng khối lượng sản xuất ra và chi phí sản xuất còn rất lớn. Bởi thành phần chính yếu là bông vẫn phải nhập đến 98% bông từ nước ngoài. Với chi phí sản xuất lớn như vậy, họ không thể tự tăng chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy bông nhập khẩu vẫn là giải pháp hiệu quả hơn.
Từ quý 4 năm 1998 công ty bông đã chuyển về cho công ty quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trồng, chế biến và tiêu thụ bông. Từ đó linh hoạt hơn trong việc cung ứng kịp thời bông cho sản xuất. Thêm nữa cây bông từ nay cũng có thị trường lớn và ổn định là các công ty sản xuất sợi mỗi lúc một tăng, dự báo đến năm 2010 là 150.000 tấn. Việc tăng sản lượng trong nước có ý nghĩa vô cùng lớn bởi sẽ giảm được tỷ lệ phải nhập khẩu, tránh các tác động của tỷ giá hối đoái, hạ giá thành sản phẩm, công ăn việc làm cho người lao động.
Nguồn cung ứng sợi trong nước của công ty bao gồm sợi Huế, sợi 8/3, sợi Hà Nội..