II. Phân tích quy trình nhập khẩu tại Côngty Dịch vụ Du lịch và Thơng mại TST
3. Đàm phán và ký kết hợp đồng
* Đàm phán:
Cũng giống nh bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thờng nào việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của Công ty cũng có thể là gặp gỡ trực tiếp hoặc gián tiếp đàm phán thông qua th từ, điện tín. Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Công ty thờng ký theo hình thức gián tiếp có nghĩa là Công ty sẽ lập hợp đồng, ký tên và đóng dấu sau đó gửi đến cho nhà cung cấp. Phơng thức này cho phép Công ty ký kết hợp đồng một cách nhanh hơn và tiết kiệm đợc một khoản chi phí. Trên thực tế, việc lập hợp đồng nhiều khi không phải do cán bộ Phòng Kinh doanh lập mà do chính phía đối tác lập hợp đồng sau đó gửi sang bằng fax. Trong trờng hợp này, Phòng Kinh doanh phải xem xét kỹ lỡng từng điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với thoả thuận đã đạt đợc khi đàm phán hay không. Nếu không thấy có sai sót thì Phòng Kinh doanh sẽ trình cho Giám đốc ký và fax lại cho bên bán. Hợp đồng này đợc coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên, chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý nh khi ký kết trực tiếp đối với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn với Công ty nh Thái Lan, Hàn Quốc, Đài Loan hoặc đối với những khách hàng quen thuộc nh Hàn Quốc nhng hợp đồng nhập có
khối lợng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận kỹ lỡng thì Công ty sử dụng hình thức trực tiếp ký kết hợp đồng.
* Ký kết hợp đồng:
Việc ký kết hợp đồng thờng do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trởng Phòng Kinh doanh đợc Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thờng là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau hoặc trực tiếp ký với nhau, mở L/C. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Hợp đồng của Công ty bao giờ cũng đợc ký kết dới hình thức văn bản để tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này.
Ngoài ra, do Công ty có khách hàng và có thị trờng nớc ngoài nên Công ty thờng ký uỷ thác để hởng hoa hồng.