II, MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU MUA TẠO NGUỒN HÀNG XUẤT KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THANH
2. Tăng cường công tác nghiên cứu và mở rộng thị trường.
Phát triển và mở rông thị trường là mục tiêu quan trọng để giúp cho Công ty có thể tồn tại và chiến thắng trong cạnh tranh. Có mở rộng và phát triển thị trường thì mới tăng được khối lượng thu mua, mới thu mua được nguồn hàng đạt chất lượng theo yêu cầu của khách hàng, mới duy trì được mối quan hệ thường xuyên với khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong thời gian vừa qua Công ty chưa thực sự chú ý tới công tác nghiên cứu thị trường và mở rộng thị trường. Đây là một thiếu sót trong hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung và công tác thu mua tạo nguồn hàng nói riêng. Vì vây, trong thời gian tới Công ty nên chú trọng hơn tới hoạt động này vì nó có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Công ty cần phát triển thị trường theo các hình thức sau:
-Phát triển các dạng khách hàng: Cả khách hàng bán buôn và bán lẻ, cả đại lý thu mua và trung gian, cả khách hàng mới lẫn khách hàng truyền thống. Chìa khoá để thu hút khách hàng là là thảo mãn chuỗi nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng qua công tác thu mua mà cụ thể là thông qua các hình thức thu mua cũng như phương thức thanh toán thuận tiện nhất cho khách hàng và cũng có lợi cho Công ty như mua khối lượng lớn hoặc nhỏ tuỳ vào khối lương của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc đổi hàng tuỳ theo yêu cầu của khách hàng ...
-Thực hiện đa dạng hoá các hình thức thu mua. Với việc đa dạng hoá các hình thức thu mua Công ty không chỉ thu mua nhiều loại sản phẩm khác nhau
mà còn tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như trao đổi hàng...
-Thực chất của đa dạng hoá các loại hình thu mua chính là hình thức kết hợp phát triển thị trường ở tất cả các loại sản phẩm (dạng tinh, dạng thô, đã qua chọn lọc đóng gói...) trên các vùng địa lý khác nhau.
Để thực hiện tốt công tác phát triển thị trường cũng như mở rông thị trường Công ty cần thực hiện những điều sau:
2.1. Công tác tổ chức thu thập thông tin.
2.1.1.Vai trò
Thông tin có vai trò rất quan trọng trong quản lý kinh tế. Nó giúp cho các nhà quản lý có quyết định tối ưu để điều hang hoạt động kinh doanh của Công ty. Vai trò của nó thể hiện:
-Thông tin về những thay đổi có thể xảy ra bên trong và bên ngoài Công ty sẽ giúp cho việc thay đổi những chi tiết trong phương án kinh doanh giúp cho nó có tính khả thi và hiệu quả cao hơn.
-Thông tin để ổn định quy trình kinh tế kỹ thuật, tìm mũi nhọn kinh tế, xác định phương án kinh doanh.
-Thông tin để xác định các quyết định quản lý kinh tế thích hợp với sự thay đổi với môi trường kinh doanh.
-Thông tin là thước đo tiến bộ khoa học kỹ thuật, tiến trình phát triển sản xuất kinh doanh và trình độ của cán bộ công nhân viên.
Đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty xuất nhập khẩu Thanh Hà nói riêng thông tin trở nên vô cùng cần thiết, các thông tin đó là:
-Thị trường có triển vọng nhất đối với việc xuất khẩu các mặt hàng nông lâm sản cùng với các điều kiện về số lương, chất lượng và giá cả... Cắt bớt các thị trường kém hấp dẫn để tìm kiếm thị trường mục tiêu.
-Tình hình cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hiện tại cũng như trong tương lai.
-Tình hình sản xuất, đầu tư áp dụng công nghệ mới cũng như trình độ tổ chức quản lý các phương thức, điều kiện mua bán, chiến lược kinh doanh của bạn hàng.
-Biến động chính trị, kinh tế, xã hội của các nước là thị trường hoặc đối thủ cạnh tranh có sự ảnh hưởng tới sự vận động của thị trường: Cung, cầu, giá cả các mặt hàng mà Công ty quan tâm
-Chính sách hải quan, thuế xuất nhập khẩu, chế độ quản lý ngoại thương của Nhà nước.
Những thị trường này sẽ giúp cho Công ty có thể thiết lập được kề hoach sản xuất, chiến lược kinh doanh, lựa chọn đối tác và thị trường thích hợp với việc xuất khẩu của mình.
Trong công tác nghiên cứu và mở rộng thị trường thông tin có vai trò hết sức quan trọng, khả năng thu thập và chiếm giữ thông tin giúp Công ty có được một lợi thế lớn trong cạnh tranh. Đây là một tài sản mà không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có được. Nó giúp Công ty luôn nắm được tình hình thị trường, lượng cung cầu, giá cả và sự biến động của giá cả hàng hoá để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, lợi dụng được thời cơ kinh doanh, hạn chế được những rủi ro của thị trường và có được hiệu quả kinh tế cao.
2.1.3.Nguồn thị trường và các phương pháp thu thập.
Để có được các thông tin, Công ty cần phải đào tạo được đội ngũ cán bộ thị trường có nghiệp vụ, có khả năng phân tích và chọn lọc các thông tin thu được từ nhiều nguồn khác nhau trong đời sống kinh tế , chính trị, xã hội...
Công ty phải cử cán bộ có nghiệp vụ tiếp xúc với các bạn hàng có liên quan tới Công ty, cử các đoàn khảo sất sang thị trường nước ngoài, tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ, các hội nghị chuyên đề. Ngoài ra Công ty còn có thể thu thập thị trường thông qua các đại diện của các bạn hàng hoặc cũng có thể thu thập thị trường thông qua đài, báo, truyền hình hoặc các báo cáo của Nhà nước về các nguồn hàng doanh nghiệp kinh doanh.
* Phương pháp thu thập thị trường: có hai hương pháp
-Cử cán bộ đến thị trường quan sát trực tiếp, tiến hành tìm hiểu cũng như phỏng vấn những người liên quan để thu thập thông tin sau đó tiến hành xử lý các thị trường nạy
-Tiến hành thu thập các thị trường thứ cấp đã qua xử lý thông qua các thị trường trong các báo cáo của Nhà nước, các tổ chức kinh tế ... phương pháp này có thể tiến hành ngay tại Công ty.
2.2.Các bước xử lý thông tin.
Có được thông tin là chưa đủ mà còn cần phải biết xử lý thông tin mới có được các quyết định chính xác về thị trường, bạn hàng. Xử lý thị trường phải trả lời được câu hỏi về thị trường bạn hàng, nhu cầu, giá cả, số lượng, phương thức giao dịch, phương thức thanh toán cũng như các điều kiện và cơ sở giao hàng. Xử ly thông tin gồm hai bươc.
2.2.1.Bước1: Giới hạn điều tra.
Khả năng cung cấp hàng hoá của các bạn hàng trên thị trường (ví dụ như thị trường Nghệ An sẽ cung cấp được khoảng 40% giá trị lạc nhân xuất khẩu của Công ty)
Phong tục tập quán và đặc điểm văn hoá xã hội của từng thị trường Qua điều tra có thể đánh giá sơ bộ để lựa chọn thị trường và người cung cấp.
2.2.2.Bước: So sánh thị trường.
Trên cơ sở giới hạn điều tra, lựa chọn một số khu vực thị trường, người cung cấp, Công ty sẽ phân loại để xác định thị trường có triển vọng cũng như loại bỏ những thị trường và bạn hàng kém hấp dẫn, sắp xếp các thị trường đã lựa chọn theo cấp bậc ưu tiên sau đó tìm ra thị trường và người cung cấp thoả mãn các điều kiện đặt ra của Công ty.
Trong quá trình này Công ty nên quan tâm nhiều tới các điều kiện tài chinh, khả năng tiêu thụ, uy tín, địa vị trên thị trường, thái độ chính trị,... so sánh và rút ra Quyết định về đặt mối quan hệ với thị trường, với khách hàng nào.
Với tình hình hiện tại của Công ty thì nên đầu tư cho công tác thu thập và xử lý thông tin một cách hợp lý nhất. Đặc biệt hiện nay Công ty cần đầu tư cho phương tiện thu thập và xử lý thông tin. Cụ thể là Công ty cần đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính cũng như phương tiện đi lại cho bộ phận thị trường…
3.Các biện pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác thu mua nguồn hàng cho xuất khẩu .
Để công tác thu mua có hiệu quả Công ty phải cụ thể hoá các biện pháp nhằm thực hiện tốt công tác đó. Theo theo trình tự để đạt hiệu quả cao hơn trong điều kiện hiện nay Công ty cần đổi mới các vấn đề sau.
*Áp dụng các hình thức thu mua đa dạng có khả năng đáp ứng yêu cầu của từng trường hợp cụ thể một cách tốt nhất. Nếu không áp dụng biện pháp trên thì sẽ không nắm được nguồn hàng, hoặc ít ra cũng không tận dụng được những cơ hội tốt. Khi đó giá cả nguồn hàng sẽ không có lợi nếu không nói là không hợp lý.
Công ty nên áp dụng các hình thức mua hàng sau:
-Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết hợp đồng mua bán từ các người bán hàng theo hình thức mua đứt bán đoạn.
-Mua hàng bằng hình thức ký kết hợp đồng kinh tế với những đơn vị sản xuất, tư thương có hàng xuất khẩu, được phép kinh doanh và thanh toán qua ngân hàng.
-Đầu tư vốn cho những đơn vị sản xuất, bao mua sản phẩm. Hình thức này nên áp dụng với những nguồn hàng có mối quan hệ kinh doanh thường xuyên của Công ty. Nhưng điều kiện phải thu hồi vốn nhanh và có hiệu quả.
-Trao đổi hàng trên nguyên tắc lấy đồng tiền làm thước đo giá trị. Hình thức này cho phép đáp ứng nhu cầu về hàng hoá cho cả hai bên.
-Ký quỹ để bao mua sản phẩm . Đây là việc đặt cọc cho người sản xuất trong việc tiêu thụ sản phẩm .
* Thống nhất giữa khâu mua hàng và khâu bán hàng bằng cách chuyên môn hoá mặt hàng kinh doanh cho cán bộ hoặc nhóm phụ trách. Việc chuyên môn hoá mặt hàng sẽ đảm bảo cho cán bộ kỹ thuật am hiểu về chất lượng hàng hoá, thị trường mua, khách hàng, giá cả... Việc chuyên môn hoá từng ngành nguồn hàng sẽ tạo thuận lợi cho khâu lập kế hoạch và hạch toán lỗ lãi với phương châm mua với giá cả hợp lý, chi phí thấp và giá cả trên thị trường thế giới cao để đạt được mục đích cuối cùng của kinh doanh là lợi nhuận.
*Tổ chức và sử dụng mạng lưới thu mua hàng hoá đến tận các nguồn hàng. Nguồn hàng xuất khẩu do nhiều đơn vị sản xuất, sản phẩm phụ thuộc vào điều kiện sản xuất cụ thể của nó nên thường phân tán trôi nổi trên thị trường và không đồng bộ. Vì vậy, mạng lưới thu mua cần được tổ chức hợp lý kịp thời theo nguyên tắc bám chân hàng.
Mạng lưới thu mua không nên cố định như trước đây, mà nên thay đổi theo điều kiện không gian và thời gian đặc biệt phải chú ý tới tính thời sự của nó.
Hơn nữa thông phải thông qua các tổ chức ngoại thương ở tỉnh, huyện,... việc sử dụng cán bộ thu mua phải hết sức linh hoạt.
*Cần phải sử dụng mạng lưới tư thương làm khâu trung gian để thu mua nguồn hàng xuất khẩu. Cụ thể Công ty nên ký kết hợp đồng bao mua với tư thương, tuỳ từng trường hợp cụ thể nên quy định về chất lương, chủng loại, giá cả, bao bì, thời hạn giao hàng và thanh toán tránh tình trạng bị tư thương ép giá sau đó để tư thương tự tổ chức thu mua hàng hoá. Cách làm này giúp cho Công ty không bỏ sót những lô hàng đơn lẻ, tranh thủ tận dụng được kinh nghiệm của tư thương trong khâu mua hàng.
*Trong cơ chế thị trường nguồn hàng trôi nổi trên thị trường rất nhiều. Do vậy, muốn khai thác tốt nguồn hàng này Công ty phải tổ chức mạng lưới thông tin sâu rộng, ban hành chế độ thưởng phạt kinh tế cho những người mối lái, giới thiệu hàng. Khi thu mua những nguồn hàng trôi nổi trên thị trường thường giá mua thấp vì gặp những người muốn bán nhưng chưa tìm được người mua. Nguồn hàng này thực tế mang lại cho Công ty lợi nhuận không nhỏ giúp cho việc hoàn thành kế hoạch.