1. Giới thiệu quy trình nhập khẩu
1.3.5 Thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng mua bán XNK đã được ký kết tức là nghĩa vụ và quyền lợi của các bên ký kết trong hợp đồng đã được xác định. Đơn vị kinh doanh XNK, với tư cách là một bên ký kết, phải tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành xắp xếp các phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời ghi lại những diễn biến các văn bản phát đi và nhận được để xử lý giải quyết cụ thể. Nếu có gì phát sinh trong quá trình thực hiện thì các bên phải kịp thời trao đổi,
bàn bạc để có hướng giải quyết cụ thể. Việc thực hiện hợp đồng bao gồm các bước sau:
- Sơ đồ 1: Các bước thực hiện hợp đồng XK thanh toán bằng phương thức thư tín dụng L/C ( nguồn: giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đình Tửu)
Sơ đồ 2: Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh toán bằng phương thức thư tín dung L/C ( nguồn: giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đình Tửu)
a. Xin giấy phép XNK:
Việc xin giấy phép là vấn đề pháp lý để thực hiện tất cả các khâu tiếp theo. Hiện nay việc cấp giấy phép XNK được quy định như sau:
- Bộ thương mại cấp giấy phép XNK đối với hàng mậu dịch Ký hợp đồng
XK
Kiểm tra L/C Xin giấy phép XK
Chuẩn bị hàng hóa
Giao hàng lên
tàu Làm thủ tục hải quan
Kiểm nghiệm
hàng hoá Uỷ thác thuê tàu
Ký hợp đồng
NK Xin giấy phép NK
Mở L/C khi
bên bán báo Đôn đốc bên giao hàng
Nhận hàng Làm thủ tục hải quan
Mua bảo hiểm
hàng hoá Thuê tàu
Kiểm tra
hàng hoá đơn vị đặt hàngGiao hàng cho
Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại về hàng hoá nếu có
- Tổng cục hải quan cấp giấy phép đối với hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm)
Hồ sơ bao gồm: - Đơn xin phép - Phiếu hạn ngạch
- Bản sao hợp đồng đã ký hoặc bản sao L/C
Riêng đối với hàng hoá trong phạm vi Nghị định thư thì không phải xin phép.
b. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
- Với người xuất khẩu: Thu gom hàng lại hoặc hàng đơn vị tự sản xuất thì căn cứ theo đúng hợp đồng về số lượng, bao bì, đóng gói, ký mã hiệu. Bao bì phải hợp với hàng hoá vật tư, bảo đảm chuyên chở đến đích, có tính đến điều kiện khí hậu, phương tiện vận chuyển hoặc chuyển tại dọc đường. Ký mã hiệu phải tuân thủ theo 4 nguyên tắc:
+ Dễ làm dễ viết + Dễ đọc dễ thấy
+ Phải làm bằng sơn hoặc mực không phai nhạt
+ Không làm ảnh hưởng đến chất lượng mùi vị hàng hoá vật tư. - Với người nhập khẩu: Đôn đốc bên bán làm nhiệm vụ giao hàng kịp thời
c. Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá
- Với người xuất khẩu: Khi xuất khẩu các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì ... (tức là kiểm nghiệm). Nếu là hàng hoá động vật, thực vật thì phải tiến hành kiểm định. Việc kiểm nghiệm là kiểm định tiến hành ở hai cấp: ở cấp cơ sở và cấp cửa khẩu, kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng kiểm định lại chất lượng hàng hoá đã được kiểm tra ở cơ sở trước khi xuất qua biên giới. Thông thường chậm nhất là 7 ngày trước khi hàng lên tàu, chủ hàng xuất khẩu phải khai báo cho các cơ quan liên quan, sắp xếp hàng hoá thuận tiện và trung thực để kiểm tra.
- Với người nhập khẩu: Căn cứ vào nghị định 200CP ngày 31/12/1993 thì chức năng của cơ quan nào cơ quan đó tiến hành kiểm tra. Cơ quan giao thông (ga,
cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải, nếu phát hiện thấy bất kỳ một sai sót nào thì phải mời công ty giám định đến lập biên bản giám định các sự cố xảy ra. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên vận đơn phải làm thủ tục dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thấy bất kỳ một sai sót nào so với các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Những sai sót này thường là: hàng hoá có tổn thất, đổ vỡ, không đồng bộ theo hợp đồng ...
d. Thuê tàu chở (hoặc uỷ thác thuê tàu)
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê theo hình thức nào được tiến hành dựa trên ba căn cứ: Điều khoản hợp đồng, đặc điểm hàng hoá và điều kiện vận tải. Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, người nhập khẩu phải thuê tàu để vận chuyển hàng hoá, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về người xuất khẩu.
Tuỳ theo khối lượng và đặc điểm hàng hoá cần chuyên chở mà doanh nghiệp thuê tàu cho phù hợp đảm bảo thuận lợi, nhanh chóng và an toàn. Có thể lựa chọn các phương thức vận tải bằng đường sắt, vận tải bằng đường bộ, vận tải bằng đường không, vận tải bằng đường thuỷ hay vận tải đa phương thức. Trong vận tải bằng tàu biển, nếu nhập khẩu thường xuyên với khối lượng lớn thì nên thuê tàu định hạn. Nếu nhập khẩu không thường xuyên nhưng khối lượng lớn thì nên thuê tàu chuyến. Còn nếu nhập khẩu với khối lượng nhỏ thì nên thuê tàu chợ.
e. Mua bảo hiểm
Việc chuyên chở hàng hoá bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất do đó bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất, điều kiện mua bảo hiểm do người mua và bán yêu cầu với mục đích bảo đảm sự an toàn cho hàng hoá. Tuy nhiên bảo hiểm cũng có nhiều loại khác nhau và phí mua bảo hiểm là không nhỏ, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự cân nhắc khi quyết định mua bảo hiểm nào. Thông thường các doanh nghiệp căn cứ theo 4 yếu tố sau:
- Tính chất hàng hoá - Tình trạng bao bì - Vị trí xếp hàng trên tàu
- Tình hình chính trị, xã hội
f. Làm thủ tục hải quan
Hàng hoá vận chuyển vào biên giới quốc gia nước mình, người nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục này là một công cụ của nhà nước quản lý hành vi mua bán qua biên giới để ngăn chặn việc buôn lậu và gian lận thương mại. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm các bước chủ yếu sau:
- Khai báo Hải quan: Chủ hàng - người nhập khẩu phải kê khai chi tiết hàng hoá lên tờ khai Hải quan để cơ quan chức năng kiểm tra và làm thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá phải được xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Nhân viên Hải quan đối chiếu hàng hoá trong tờ khai với thực tế để quyết định có cho hàng thông quan hay không.
- Thực hiện các quyết định của Hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hoá, Hải quan quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không hoặc cho qua với các điều kiện mà chủ hàng phải thực hiện nghiêm chỉnh. Nếu vi phạm các quyết định của Hải quan sẽ bị phạt tuỳ theo mức độ nặng nhẹ.
- Đóng thuế nhập khẩu (nếu có).
g. Giao nhận hàng với tàu
Giao hàng xuất khẩu đòi hỏi:
- Doanh nghiệp nắm vững chi tiết hàng hoá và nộp bản đăng ký hàng chuyên chở bao gồm: Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng, kích cỡ, bao bì, tên địa chỉ người nhập, trao bản đăng ký này cho hãng tàu để đổi lấy sơ đồ xếp.
- Theo dõi tiến độ tàu nào ra để biết ngày giờ đến lượt tàu mình - Xem xét và đưa hàng vào cảng
- Bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của hải quan và kiểm kiện. - Đổi lại lấy vận đơn hoàn hảo (B/L)
Giao nhận hàng nhập khẩu đòi hỏi:
Căn cứ vào nghị định 200CP, mọi việc giao nhận hàng nhập khẩu đều phải uỷ thác cho cảng. Do đó đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành:
- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận - Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá một cách cụ thể. - Thông báo cho các đơn vị đặt mua hàng hoặc uỷ thác ngày dự kiến hàng về để
các đơn vị này tổ chức việc nhận hàng
- Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản chi phí về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập.
- Theo dõi việc giao nhận hàng hoá, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra khi giao nhận.
h. Làm thủ tục thanh toán (tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán ghi trên hợp đồng)
Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)
thì đối với người xuất khẩu khi người mua mở L/C mới giao hàng. Khi có L/C phải tiến hành kiểm tra.
- Thời gian mở L/C thông thường từ 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. - Ngân hàng mở L/C là ngân hàng nào
- Thời hạn hiệu lực của L/C
- Những yêu cầu về chứng từ của L/C như tên hàng, số lượng hàng hoá, số hợp đồng, tình trạng hàng hoá ...
Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và phải xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng đổi tiền hộ. Chứng từ thanh toán đòi hỏi phải hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm thu lại vốn. Sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, phía nhập khẩu được quyền kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Nếu đơn vị không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền là hợp lệ. Quá thời hạn trên mọi tranh chấp giữa hai bên mua và bán về việc thanh toán tiền hàng sẽ được tục tiếp giải quyết giữa các bên hoặc qua cơ quan trọng tài.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu các bên (thông thường là bên mua) thấy hàng hoá có những điểm sai sót với những điều khoản đã ký trong hợp đồng, cần phải khiếu nại thì lập chứng từ khiếu nại. Việc khiếu nại cũng phải được thực hiện đúng như trong hợp đồng và phải tiến hành kịp thời, khẩn trương và tỷ mỉ. Đơn khiếu nại phải kèm theo bằng chứng về tổn thất như biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm, chứng từ hải quan và các chứng từ khác. Các loại giấy tờ, chứng từ này yêu cầu phải rõ ràng không tảy xoá. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài hoặc toà án.