Từ thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex ở các phần trên, nhận thấy những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế trong thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp cũng như nắm bắt được phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới, một số giải pháp sau được đưa ra để hoạt động thanh toán quốc tế của V-Coalimex ngày càng tốt hơn, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu như mong muốn.
1. Công tác tuyển dụng, đào tạo cán bộ thanh toán xuất khẩu.
Một nhược điểm lớn và cũng là yếu điểm của các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng là trình độ nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán quốc tế còn hạn chế, ảnh hưởng tới quá trình thanh toán qua ngân hàng.
Để thực hiện các hoạt động liên quan tới thanh toán xuất khẩu có hiệu quả, tất yếu doanh nghiệp phải có một đội ngũ cán bộ thanh toán quốc tế vững nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, nhanh nhạy trong việc xử lý tình huống. Muốn có được nguồn nhân lực như vậy, V-Coalimex phải thật chú trọng vào công tác tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ thanh toán quốc tế để đạt được tiêu chuẩn như mong muốn. Sau đây là một số giải pháp để công ty thực hiện công tác này có hiệu quả:
- Trước hết là công tác tuyển dụng vào vị trí cán bộ thanh toán quốc tế, công ty nên tăng cường tuyển dụng thông qua sự liên kết với các tổ chức giáo dục cung cấp các khóa học về kinh doanh, thanh toán quốc tế, kinh tế nhằm tìm được những sinh viên tốt nghiệp có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu công việc. Công ty cũng nên tổ chức các cuộc diễn đàn để thảo luận với tổ chức giáo dục nhằm rút bớt khoảng cách giữa kỹ năng của các sinh viên tốt nghiệp và các yêu cầu của thực tế công việc. Bên cạnh đó, công ty có thể tuyển dụng nhân viên trong nội bộ công ty, đánh giá các ứng viên theo các yêu cầu cụ thể của công việc.
- Công tác đào tạo cán bộ thanh toán quốc tế cũng quan trọng không kém so với công tác tuyển dụng bởi sau khi tuyển mộ được những cán bộ mới, đặc biệt là sinh viên mới ra trường, công ty có chương trình đào tạo ban đầu và phân công cán bộ đã có kinh nghiệm trong phòng và bộ phận thanh toán quốc tế hướng dẫn, đảm bảo rằng mọi kỹ năng còn thiếu so với nhu cầu công việc sẽ được chú trọng trong vòng 3 tháng đầu được tuyển dụng. Vì công việc của bộ phận thanh toán xuất khẩu phải thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ sử dụng ngoại ngữ nên mọi nhân viên cần có nền tảng kiến thức và một trình độ ngoại ngữ nhất định trước khi làm việc cho V-Coalimex. Họ có thể là những sinh viên mới tốt nghiệp đại học hoặc có số năm kinh nghiệm
tương đương. Để nâng cao kiến thức nghiệp vụ cũng như vốn ngoại ngữ của nhân viên, công ty có thể cử nhân viên đi đào tạo tại nước ngoài để sau này về phục vụ cho công ty, hoặc đào tạo tại chỗ bằng việc mời các chuyên gia giàu kinh nghiệm nghiệp vụ về giảng dạy cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
2. Cập nhật thông tin, văn bản pháp lý liên quan tới thanh toán xuất khẩu.
Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay, việc nhanh nhạy nắm bắt thông tin thị trường là một yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Hiện nay, giá cả hàng hóa lên xuống thất thường, tỷ giá ngoại tệ liên tục thay đổi, tình hình chính trị tại nhiều nước không được ổn định có thể gây rủi ro rất lớn đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung cũng như hoạt động thanh toán xuất khẩu của công ty nói riêng. Để phần nào giảm thiểu được những rủi ro do các yếu tố này gây ra đòi hỏi công ty phải rất sát xao trong việc nắm bắt nhanh nhạy thông tin trên thị trường, phòng khi có sự biến động còn kịp thời có phương án hành động. Để làm được việc này, công ty cần phải xây dựng hệ thống thông tin cũng như minh bạch thông tin trong toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, V- Coalimex phải luôn bám sát, theo dõi tình hình của các đơn vị sản xuất
khác trong Tập Đoàn cũng như các thông tin, chỉ thị từ Tập Đoàn gửi xuống để cập nhật về sự biến động của giá than cũng như việc quản lý khai thác than của ngành Than - Khoáng Sản.
Không chỉ nắm bắt nhanh nhạy thông tin trên thị trường về tỷ giá, giá các mặt hàng xuất khẩu của công ty mà V-Coalimex còn phải yêu cầu cán bộ thanh toán xuất khẩu của mình nắm vững những văn bản pháp lý mới nhất liên quan trực tiếp tới hoạt động xuất khẩu, thanh toán quốc tế như chính sách quản lý ngoại hối, quyết định của Ngân hàng Nhà nước về biên độ tỷ giá, thuế xuất nhập khẩu của Bộ Tài Chính… để chủ động lên kế hoạch hoạt động cho công ty, nhanh chóng áp dụng vào các hợp đồng xuất khẩu.
3. Lập kế hoạch cho hoạt động thanh toán quốc tế trong thời gian tới
Hiện nay, nền kinh tế thế giới cũng như kinh tế Việt Nam vẫn chưa thật sự thoát khỏi suy thoái. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vẫn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu cùng vấn đề về thực hiện thanh toán quốc tế khi khả năng thanh toán của các bạn hàng giảm sút. V-Coalimex cũng đang trong tình trạng chung ấy. Vì vậy, việc lên kế hoạch cụ thể cho từng thị trường, đối tác để từ đó vạch ra kế hoạch cho hoạt động thanh toán quốc tế trong thời gian tới là thật sự cần thiết. Sau đây là một số giải pháp để lên kế hoạch hiệu quả cho cả hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu .
Đối với vấn đề thanh toán hàng xuất khẩu, để có được giải pháp thanh toán tốt, V-Coalimex cần phân biệt rõ ràng các đối tác cũng như thị trường xuất khẩu trong thời gian tới. Đối tác xuất khẩu sẽ bao gồm những bạn hàng quen từ Trung Quốc, Hàn Quốc…, còn đối tác mới sẽ là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà công ty hợp tác một hai lần đầu trong chiến lược mở rộng thị trường trong năm 2009.
Với bạn hàng mới, V-Coalimex cần lên kế hoạch áp dụng triệt để phương thức thanh toán an toàn nhất là L/C vào hợp đồng xuất khẩu để
thể xảy ra rủi ro bạn hàng thanh toán chậm. Để giải quyết vấn đề này, V- Coalimex có thể lập kế hoạch để sử dụng Bao Thanh Toán tại doanh nghiệp trong thời gian tới. Đây là một biện pháp hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp cho phép bạn hàng thanh toán T/T trả chậm mà vẫn có vốn lưu động thể thực hiện các hợp đồng khác cũng như chủ động trong kế hoạch về tài chính. Trên thực tế, Bao Thanh Toán chưa được các ngân hàng và doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam áp dụng rộng rãi vì một số nhược điểm của nó như tính rủi ro và chi phí cao, nhưng nó thật sự là một biện pháp hiệu quả cho V-Coalimex trong thời gian tới vì những lợi ích sau đây:
Khi sử dụng dịch vụ này, V-Coalimex sẽ được ngân hàng tài trợ vốn lưu động, theo dõi công nợ và khoản phải thu nên công ty sẽ tiết kiệm được chi phí hành chính, quản lý công nợ, có nguồn tài chính mới mà không phụ thuộc vào các khoản vay của ngân hàng. Bên cạnh đó công ty không cần tới tài sản đảm bảo và giảm thiểu được nợ xấu, rủi ro tín dụng.
Lợi ích thứ hai là bằng cách sử dụng Bao Thanh Toán, V-Coalimex sẽ dễ dàng tăng được doanh số bán hàng nhờ chính sách mua hàng trả chậm, từ đó tạo thêm được quan hệ làm ăn tốt với đối tác.
Để chuẩn bị cho việc sử dụng Bao Thanh Toán trong doanh nghiệp, công ty cần nghiên cứu kỹ về cách thức cũng như những văn bản pháp lý liên quan tới Bao Thanh Toán, lên kế hoạch đào tạo cán bộ thanh toán quốc tế chuyên sâu về hoạt động này để có thể áp dụng trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả.
4. Lựa chọn điều kiện thanh toán quốc tế
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và V- Coalimex nói riêng cần phải xem xét thật kỹ lưỡng về các điều khoản của hợp đồng đặc biệt là điều khoản thanh toán để tránh những bất lợi cho mình trong quá trình thực hiện thanh toán. Dựa vào phân tích thực trạng về những rủi ro V-Coalimex đã gặp phải liên quan đến lựa chọn
điều kiện thanh toán quốc tế có thể đi đến những giải pháp sau để tránh những tình trạng tương tự.
4.1. Điều kiện về phương thức thanh toán
Mỗi mặt hàng và đối tác khác nhau có phương thức thanh toán phù hợp nhất với nó, V-Coalimex phải có sự lựa chọn sao cho phù hợp để vừa có lợi cho công ty mà vẫn giữ quan hệ tốt với bạn hàng.
Như chúng ta đã biết thì thị trường xuất khẩu lớn của V-Coalimex là Trung Quốc, Hàn Quốc và thường là những bạn hàng lâu năm, tuy nhiên với mục tiêu mở rộng thị trường trong thời gian sắp tới, việc bắt tay với các đối tác mới là điều dễ hiểu. Do đó, Công ty cần xây dựng thị trường chủ lực, thị trường chủ lực là thị trường có khả năng tiêu thụ hàng than với số lượng lớn nhất và ổn định trong thời gian dài. Để tăng tối đa việc xuất khẩu than vào thị trường chủ lực, Công ty phải huy động mọi nguồn lực về tài chính, nhân lực, nguồn hàng...cho thị trường này nhằm thiết lập mối liên kết chặt chẽ. Cụ thể là:
• Giữ mối làm ăn lâu dài bằng cách luôn đảm bảo chất lượng, số lượng,
thời gian giao hàng, các chứng từ cần thiết và các yêu cầu khác của bạn hàng.
• Theo dõi sát sao những thông tin về thị trường, đặc biệt là các xu
hướng biến động về nhu cầu đối với hàng hoá của Công ty, vì những thay đổi sẽ có tác động rất lớn đến kinh doanh của Công ty
• Giữ vững và mở rộng các thị trường bạn hàng truyền thống. Thị
trường truyền thống là thị trường đã có quan hệ lâu năm với Công ty, hai bên có sự hiểu biết nhau khá rõ nên nói chung việc kinh doanh với các bạn hàng trên thị trường này gặp thuận lợi hơn, nó tạo ra nguồn thu ổn định và sự an toàn của đồng vốn được đảm bảo.
Đối với Công ty có thể thấy hầu hết các thị trường và bạn hàng đều quen thuộc và đã có sự làm ăn lâu dài với nhau. Công ty cũng rất chú trọng việc duy trì các mối quan hệ này, tuy nhiên gần đây do nhiều nguyên
nhân khác nhau, các thị trường truyền thống nhập khẩu hàng của Công ty đã có những biến động mạnh khiến cho Công ty mất hàng loạt các bạn hàng truyền thống. Vì vậy, Công ty cần lưu ý đến các vấn đề:
• Giữ vững uy tín của hàng hoá cũng như ấn tượng về doanh nghiệp
• Chú trọng triển khai các dịch vụ hỗ trợ mà đối thủ cạnh tranh không
có được để biến thành đặc điểm riêng có của Công ty, tạo mối liên kết vững chắc
• Tiến hành một số chiến dịch quảng cáo, một mặt là để củng cố hình
ản doanh nghiệp, mặt khác có cơ hội chiếm lĩnh những khu vực thị trường còn bỏ sót.
Với bạn hàng mới, V-Coalimex cần lên kế hoạch áp dụng triệt để phương thức thanh toán an toàn nhất là L/C vào hợp đồng xuất khẩu để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất. Tuy nhiên, khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phương thức L/C, có thể linh hoạt giải quyết theo các cách:
• Công ty có thể cam kết miệng với ngân hàng của mình về những sai
sót trong bộ chứng từ để được thanh toán. Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trường hợp này khi bộ chứng từ có sai sót nhỏ, và Công ty thực sự có tín nhiệm đối với ngân hàng, có tình trạng tài chính tương đối khả quan, thường việc cam kết này được chấp nhận vì Công ty có mối quan hệ khá tốt với ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
• Công ty có thể viết thư cam kết bồi thường. Theo tập quán, người
xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng cam kết thư bồi thường của mình dù có các sai biệt.
• Công ty có thể chuyển sang phương thức nhờ thu.
Công ty có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu. Với cách này, Công ty phải chờ một thời gian mới được thanh toán. Ngân hàng mở
sẽ hành động như một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho Công ty thông qua ngân hàng của Công ty . Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, Công ty nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn.
4.2. Điều kiện về đồng tiền thanh toán
Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu đang ngày một lan rộng, chính phủ các nước đang tích cực đẩy nhanh các gói cứu trợ mong khôi phục lại nền kinh tế, giá trị của các đồng tiền liên tục thay đổi theo từng ngày. Cuối năm 2008, đồng JPY và USD còn đang mạnh đến thời điểm tháng 3 năm 2009, hai đồng tiền
này liên tục mất giá, theo dự báo thì đồng JPY sẽ vẫn có thể giảm nữa vì
nền kinh tế Nhật ngày càng lún sâu vào khủng hoảng 10 , trong khi đó V-
Coalimex vẫn sử dụng đồng JPY trong một số ít các hợp đồng nhập khẩu máy móc. Trong thời gian sắp tới công ty nên dừng việc chọn đồng tiền này là đồng tiền thanh toán để giảm thiểu rủi ro.
Hiện nay trong nước tỷ giá USD/VND vẫn đang được duy trì khá ổn định bởi chính sách kích cầu của Chính phủ đi kèm với nới lỏng tiền tệ. Vừa qua, ngân hàng nhà nước vừa nới rộng biên độ tỷ giá USD/VND từ 3% lên 5% , dựa vào đó công ty có thể nghiên cứu, lựa chọn đồng tiền thanh toán sao cho có lợi nhất. Theo dự báo của các chuyên gia kinh tế
thì tỷ giá USD/VND sẽ tăng nhẹ vào cuối năm 201011 nên trong các hợp
đồng xuất khẩu sắp tới của V-Coalimex, USD vẫn là sự lựa chọn tối ưu nhất.
4.3. Điều kiện về thời gian thanh toán
Để xây dựng được mối quan hệ làm ăn tốt với các bạn hàng quốc tế, điều kiện về thời gian thanh toán cần được công ty áp dụng linh hoạt hơn nữa trong quá trình thanh toán. Tùy theo từng bạn hàng, công ty nên lựa chọn
điều kiện về thời gian thanh toán sao cho phù hợp: trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau.
Đối với khách hàng quan hệ làm ăn lần đầu, công ty nên áp dụng thời gian thanh toán trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc thời gian thanh toán hỗn hợp để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro trong thanh toán. Đối với những bạn hàng có uy tín trên thị trường và đã có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty nên tạo điều kiện ưu đãi cho đối tác như áp dụng thời gian trả tiền sau nhất là trong thời kỳ khó khăn hiện nay Công ty có thể xem xét áp dụng thời gian thanh toán khá phổ biến hiện nay như: giao chứng từ trả tiền ngay (CAD- cash against documents) và hình thức giao hàng trên phương tiện vận tải trả tiền ngay (COD – cash on delivery). Sử dụng hình thức thời gian thanh toán này, trên phương diện là nhà xuất khẩu, công ty sẽ đảm bảo thu hồi được tiền hàng và thời gian thanh toán cũng nhanh hơn so với các hình thức khác
5. Tăng cường kiểm tra, giám sát, quản lý rủi ro đối với hoạt động thanh