Công ty Hơng Giang Bộ Quốc Phòng hoạt động với ngành nghề kih doanh chủ yếu là san lấp mặt bằng, thầu xây dựng. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp tới công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình xây dựng là rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian xây dựng dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi có nguồn vốn đầu t lớn. Quá trình sản xuất của công ty diễn ra ở nhiều thời điểm khác nhau và đợc vận động tới nơi đặt sản phẩm. Với tính chất nghề nghiệp của ngành xây dựng cơ bản phức tạp, trong quá trình thi công giá dự toán trở thành thớc đo và đợc so sánh với khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành nghiệm thu công trình, giá dự toán lại trở thành cơ sở để nghiệm thu , kiểm tra chất l- ợng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và xác định giá trị thanh lý hợp đồng đã ký kết.
Bên cạnh sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất, hạch toán kế toán các yếu tố đầu vào còn chịu ảnh huởng của quy trình công nghệ. Hiện nay công ty áp dụng quy trình công nghệ đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 9: Quy trình hoạt động sản xuất sản phẩm xây dựng Đấu thầu và nhận hợp đông công trình Trang bị, vật liệu lao động và máy Lập dự toán công trình Tiến hành hoạt động xây lắp Giao nhậngười hạng mục công trình hoàn thành
Duyệt quyết toán công trình hoàn thành
Thanh lý hợp đồng giao nhận công trình
Trên cơ sở các bớc và nắm chắc nội dung từng bớc quy trình cho việc tổ chức quản lý và hạch toán các yếu tố chi phí đầu vào hợp lý, tiết kiệm chi phí không cần thiết, theo dõi từng bớc quy trình tập hợp chi phí sản xuất đến giai đoạn cuối cùng. Từ đó, ghóp phần làm giảm giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty .
3-Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty Hơng Giang là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động với đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có bộ máy kế toán, có sổ sách riêng.Công ty có 6 đội sản xuất, mỗi đội chịu sự điều hành, phân công của công ty để thực hiện chức năng xây dựng cơ bản. để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, phù hợp với khả năng chuyên môn của cán bộ, công nhân viên quản lý, cơ cấuhoạt động của công ty đợc tổ chức theo kiểu hỗn hợp trực tuyến-chức năng.
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: -Ban giám đốc: Giám đốc, phó giám đốc. -Phòng kỹ thuật.
-Phòng tổ chức hành chính. -Phòng tài chính kế toán. -Ban vật t xe máy.
-Các đội thi công.
Sơ đồ 10: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hơng Giang – Bộ Quốc Phòng Giám đốc Phó giám đốc Phòng kỹ thuật Các đội thi công Phòng tổ chức kế toán Phòng tổ chức hành chính Ban vật tư xe máy Đội xây dựng I Đội xây dựng II Đội xây dựng III Đội xây dựng IV Đội xây dựng V Đội thi công cơ giới
* Bộ máy quản lý chung thực hiện các chức năng:
-Chỉ đạo phối hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty về lập dự toán chỉ đạo thiết kế, xây dựng , thi công.
-Thiết lập các mối quan hệđối ngoại, liên kết với các cơ quan, tổ chức kinh tế. -Xác định kết quả của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .
Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty và là ngời giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, các đội thi công. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công tyvà chịu nhiệm trớc nhà nớc, tập thể ngời lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc, phụ trách trực tiếp thi công, đôn đốc,kiểm tra chất lợng kỹ thuật và thực hiện kế hoạch đội sản xuất.
Các phòng ban: Các phòng ban trên đều có chức năng nhiệm vụ riêng.
4-Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác hạch toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, công tác kế toán giũ vai trò quan trọng. Công ty Hơng Giang là một đơn vị hạch toán độc lập, quá trìnhthông tin khép kín từ xử lý thông tin đến việc ra quyết định quản lý. Để tạo đợc hiệu quả trong quá trình kinh doanh, phù hợp với đặc điểm và quy mô của đơn vị, bộ máy kế toán ở phòng tổ chức kế toán gồm 10 ngời:
Kế toán trởng
-Kế toán tổng hợp và tài sản cố định -Kế toán ngân hàng và bảo hiểm xã hội -Thủ quỹ
-Kế toán các đội (6Kế toán) Sơ đồ bộ máy kế toán
- Kế toán trởng: Là ngời giúp đỡ giám đốc về nhiệm vụ chuyên môn nh tổng hợp số liệu để tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh nhằm khai thác khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp, chỉ đạo chuyên môn các nhân viên kế toán trong phòng, kế toán đội. Tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản, tổ chức phân công các kế toán viên bảo quản , lu trữ tài liệu hạch toán chi phí riêng cho từng công trình và chung cho toàn bộ công ty. Phân tích hoạt động tài chính trong quá trình sản xuất kinh doanh , thu hồi vốn, giải quyết những vớng mẵc chung về tài chính cho toàn công ty.
Kế toán tổng hợp, theo dõi TSCĐ: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả chi phí sản xuất cho toàn công ty, theo dõi TSCĐ, trích khấu hao, mở sổ chi tiết theo dõi tiền mặt, công nợ cá nhân, các đội sản xuất và chủ động lập báo cáo theo quy định của công ty và làm mọi nhiệm vụ với chúc năng kế toán tổng hợp.
- Kế toán ngân hàng, theo dõi BHXH: Mở sổ theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàngvà lập kế hoạch cũng nh báo cáo mà ngân hàng quy định. Mở sổ chi tiết theo dõi thu chi BHXH cho từng cá nhân trong toàn công ty.
- Thủ quỹ: Mở sổ quỹ theo dõi tiền mặt, thực hiện chi tiền theo lệnh giám đốc công ty, sắp xếp bảo quản chứng từ theo phát sinh hàng tháng.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp khấuhao TSCĐ Kế toán
-Kế toán đội sản xuất: Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép kinh phí, vật t tiếp nhận phục vụ thi công, hàng tháng tổng hợp xuất nhập vật t cho từng công trìnhvà chung cho cả đội. Khoá sổ đội, lập báo cáo theo quy định của công ty .
*Hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng tổ chức sổ theo hình thức “nhật ký, sổ cái” vì với hình thức này nó phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty không lớn,trình độ quản lý kế toán còn hạn chế, số lợng lao động kế toán còn ít trong điều kiện kế toán thủ công.
Về chứng từ kế toán : Công ty áp dụng bắt buộc hoặc hớng dẫn theomẫu 7 Bộ Tài Chính ban hành kèm theo quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT. Chứng từ và một số chứng từ theo quyết định số 54/TCT ngày 20/2/1991BTC.
Về tài khoản hạch toán tổng hợp đợc áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định số1141/Công ty/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Do đặc điểm kinh doanh hiện tại của công ty nên công ty đã sử dụng 31 tài khoản .
Chế độ báo cáo gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính theo phơng pháp trục tiếp.
Quy trình hạch toán theo hình thức “Nhật ký, sổ cái” tại công ty gồm nhật ký sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết và đợc tiến hành theo sơ dồ sau.
Sơ đồ 12 : Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Hơng Giang Bộ Quốc–
Phòng
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi sổ nhật ký sổ gốc, sau đó ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đunmg số liệu giữa sổ nhật ký- sổ gốc và bảng tôngr kết chi tiết( đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết).
Về nguyên tắc số phát sinh nợ, số phát sinh có, số d cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký sổ cái phải khớp với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tơng ứng. Các bảng tổng hợpchgi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu đợc sử dụng để lập bảng báo cáo tài chính.
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
Nhật ký Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
II) Tình hình thực hiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành ở công ty H ơng Giang Bộ Quốc Phòng–